A veces, las empresas crean flujos de trabajo de producción de documentos ineficientes por necesidad. De una mezcolanza de pasos manuales y automatizados, surge un nuevo trabajo o aplicación que, de algún modo, se convierte en el procedimiento permanente. No es raro ver que los mismos trabajos, que se ejecutan con los flujos de trabajo ad hoc originales, siguen procesándose varios años después.
Puede que los procedimientos funcionen, pero no son tan eficaces como podrían serlo en un flujo de trabajo documental racionalizado. A menudo, el éxito depende de los conocimientos de empleados clave que memorizan los pasos o realizan manipulaciones «entre bastidores» dentro del sistema de gestión documental. Eso no es bueno, y generalmente se considera una gestión deficiente o ineficaz del flujo de trabajo. A menudo es la causa de costosos errores de impresión y de violaciones de datos aún más costosas.
Los trabajos de producción pueden comenzar de esta manera cuando el trabajo aparece de repente y sin previo aviso, lo que obliga al personal de producción de documentos a buscar formas de ejecutar los trabajos y cumplir con los plazos. Los clientes siempre parecen retrasar esas ejecuciones iniciales, lo que deja poco tiempo para probar los procesos o planificar minuciosamente el flujo de trabajo de los documentos.
Los problemas aparecen años después, cuando algo cambia en el entorno de producción. Nuevos equipos, nuevas versiones de software o nuevos empleados pueden interrumpir uno o más pasos del trabajo. De repente, una luz brillante ilumina lo que era un proceso defectuoso desde el principio, revelando ineficiencias en el flujo de trabajo de documentos. Lo que todos creían que funcionaba bien resulta ser más frágil de lo que nadie imaginaba, lo que enfatiza la necesidad de una mejor gestión de documentos.
Cuando sucede algo así, la peor reacción es arreglar las cosas y hacer solo las modificaciones necesarias para que el trabajo vuelva a funcionar, lo que no ahorra tiempo ni dinero a largo plazo. Aunque eso puede ser necesario a corto plazo para cumplir con los plazos una vez más, al hacerlo se vuelve a poner a las operaciones de documentos en la misma situación, lo que afecta al flujo de trabajo de los documentos. La migración a la impresión de inyección de tinta con flujos de datos PDF de producción parece haber exacerbado este problema.
Estos problemas ocurren semanalmente en muchas operaciones de impresión de producción o proveedores de servicios de impresión (PSP). La migración de datos AFP y Xerox a flujos de trabajo de PDF de producción significa que ahora muchos clientes creen que si el PDF se ve bien en la pantalla, entonces se puede imprimir. No todos los PDF son iguales. Una simple actualización o cambio de controlador de PDF en el sistema que crea el PDF puede causar problemas importantes en flujos de trabajo ineficientes que no son capaces de realizar una «prueba previa» o normalizar los archivos de impresión para verificar que se incluyan todas las fuentes y los recursos de imagen y garantizar que el formato PDF final sea realmente imprimible.
Un mejor enfoque es evaluar los trabajos de producción en el taller antes de que fallen inesperadamente. Examine todos los pasos del trabajo y automatice los procesos siempre que sea posible. Esto ahorrará tiempo y dinero. Irónicamente, las empresas que invierten en software de automatización de la producción tal vez nunca migren todos sus trabajos a la plataforma de documentos digitales o a la moderna Fábrica Automatizada de Documentos (ADF). Instalan capacidades de automatización, pero nunca implementan por completo el sistema de documentos digitales electrónicos. Esta situación es demasiado común.
Es posible que el software de automatización haya venido con horas de servicios profesionales que expiraron antes de que el proveedor convirtiera todos los trabajos. A veces, los proveedores de software adaptan solo una única aplicación como parte del acuerdo de venta del flujo de trabajo de documentos. El personal interno debe convertir los trabajos restantes. Tal vez la empresa eligió una herramienta inadecuada para manejar la variedad de trabajos de producción que se ejecutan en el taller. Cualquiera sea la razón, muchos talleres ejecutan software de automatización del flujo de trabajo en sus instalaciones, pero continúan procesando una serie de trabajos «a la antigua usanza», de forma manual. Esto crea silos de flujo de trabajo problemáticos que pueden obstaculizar el proceso de producción.
Crawford Technologies ofrece herramientas que permiten a las operaciones documentales tomar el control de sus flujos de trabajo de producción. Sin embargo, recomendamos auditar todos los trabajos existentes antes de implantar soluciones como PRO Conductor para ahorrar tiempo y dinero. También recomendamos revisar la documentación interna existente y observar cómo procesa el trabajo el personal de producción. Los empleados suelen hacer ajustes en el flujo de trabajo y el proceso de producción, pero pueden descuidar la actualización de la documentación.
Elegir el software adecuado para tu entorno e implantar posteriormente una solución automatizada de flujo de trabajo de producción será menos estresante y más eficaz una vez que evalúes, racionalices y documentes cada trabajo de producción. Muchas organizaciones abogan por un «Estándar de Producción Normalizado», en el que muchas aplicaciones puedan procesarse en un único flujo de trabajo, y la incorporación de aplicaciones adicionales pueda configurarse en cuestión de minutos con herramientas basadas en IA como SmartSetup. Da el siguiente paso para encontrar esos flujos de trabajo ocultos y ahórrate fallos inesperados que afecten a tu capacidad de cumplir los compromisos con los clientes.
El equipo de servicios profesionales de CrawfordTech ha ayudado a muchas organizaciones a eliminar flujos de trabajo ocultos e innecesarios, simplificando enormemente las operaciones y reduciendo los puntos de falla, lo que da como resultado operaciones de producción mucho más fluidas. Este enfoque hace que la organización dependa mucho menos del conocimiento institucional de los operadores de impresión.
Cuando esté listo para una solución de automatización del flujo de trabajo de producción, estará mejor preparado para seleccionar el producto adecuado y aprovechar los beneficios de tener un flujo de trabajo de producción exitoso que incluya todas las aplicaciones de su tienda.
Crawford Technologies es un galardonado proveedor mundial de soluciones y servicios de software que ayudan a las empresas a optimizar y mejorar la entrega, el almacenamiento y la presentación seguros y accesibles de sus comunicaciones con los clientes.
