En el mundo cada vez más digital de hoy, las organizaciones se enfrentan a la necesidad cada vez mayor de garantizar que sus documentos sean accesibles para todos los usuarios, independientemente de sus capacidades. Esto no es solo una cuestión de responsabilidad social, sino también un requisito legal en muchas jurisdicciones. Una plataforma de accesibilidad de documentos empresariales (EDAP) puede ser una herramienta poderosa para ayudar a las organizaciones a enfrentar estos desafíos.
¿Qué es una plataforma de accesibilidad a documentos empresariales?
Una plataforma de accesibilidad de documentos empresariales es una solución integral que abarca todos los componentes esenciales necesarios para que las comunicaciones con los clientes sean accesibles, compatibles y utilizables en un entorno empresarial. Para abordar con éxito el desafío de la accesibilidad, normalmente incluye un conjunto de herramientas de software, servicios y soporte que pueden ayudar a las organizaciones a:
- Accesibilidad del contenido . Le ayudará a encontrar, probar y corregir el contenido de sus sitios web, repositorios y archivos, incluidos documentos PDF y MS-Word.
- Accesibilidad automatizada de documentos . Debe proporcionar un proceso automatizado para crear documentos digitales accesibles desde sus aplicaciones transaccionales.
- Soporte para todos los tipos de documentos : la plataforma debe permitir que todos los tipos de documentos (estáticos, transaccionales e híbridos) sean accesibles.
- Subcontratar cuando sea necesario . La plataforma debería permitirle subcontratar la creación de formatos alternativos, como braille y letra grande, así como la corrección de documentos complejos o de gran volumen.
Beneficios de un EDAP
Los beneficios de implementar una Plataforma de Accesibilidad de Documentos Empresariales son numerosos y de gran alcance, entre ellos:
- Reducción del riesgo de sanciones legales y reglamentarias . Al hacer que los documentos públicos cumplan con todas las normas, se reduce el riesgo de multas y demandas reglamentarias.
- Mayor satisfacción del cliente . Los documentos accesibles y utilizables mejoran la satisfacción del cliente.
- Mayor productividad . Un tiempo de comercialización más rápido significa que los documentos críticos se pueden entregar más rápidamente.
- Ahorro de costes . Se consiguen ahorros de costes al disponer de una única solución para la creación de todos los documentos accesibles, eliminando así el trabajo duplicado.
- Costos predecibles . La preparación del sistema para el futuro garantiza costos predecibles a largo plazo.
- Mejora de la reputación de la marca . Al invertir en la accesibilidad de los documentos, las organizaciones pueden mejorar sus resultados, atraer y retener a los mejores talentos y crear un entorno de trabajo más positivo y productivo.
Requisitos para un EDAP
Antes de implementar una plataforma de accesibilidad de documentos empresariales, es fundamental comprender los requisitos específicos de su organización. A continuación, se indican algunas consideraciones clave:
- Cumplimiento del 100 % . Debe lograr un cumplimiento del 100 % con los estándares de accesibilidad.
- Conversión de documentos. La plataforma debe convertir todos los documentos en formatos accesibles y utilizables por todos los lectores.
- Tipos de documentos . Debe admitir todos los tipos de documentos utilizados para la comunicación.
- A prueba de futuro. Comprometerse a apoyar la evolución de las normas de accesibilidad y proporcionar una transición fluida a las nuevas normas.
- Soporte para documentos transaccionales . Ofrezca una solución verificada para generar documentos transaccionales accesibles en grandes volúmenes.
- Soporte para documentos estáticos . Ofrece una solución verificada para generar documentos estáticos accesibles.
- Funcionalidad de IA . Utilice la IA para minimizar los costos de instalación y mantenimiento.
- Ofrecer diversas soluciones, incluidos servicios locales, basados en la nube o una fusión de estas opciones.
Requisitos exclusivos para los documentos transaccionales
Los documentos transaccionales son aquellos que se generan automáticamente por los sistemas de una organización, como facturas, extractos y facturas. Hacer accesibles estos documentos puede resultar especialmente complicado debido a su formato complejo y su naturaleza dinámica. Un EDAP debe tener las siguientes capacidades para gestionar documentos transaccionales:
- Remediación a pedido, en tiempo real . Capacidad de proporcionar remediación a pedido y procesamiento por lotes.
- Manejo de documentos históricos . Capacidad para manejar documentos históricos y del día siguiente.
- Remediación eficiente. Capacidad para manejar grandes volúmenes de datos de manera eficiente, incluida la validación, transformación y enriquecimiento de datos.
- Plantillas basadas en reglas . Un flujo de trabajo optimizado con creación de plantillas basadas en reglas para procesar grandes volúmenes.
- Cumplimiento de WCAG, PDF/UA y HHS . Capacidad para cumplir con todos los requisitos en cualquier flujo de trabajo estático y transaccional.
- Pruebas de cumplimiento . Capacidad de probar y validar automáticamente todos los documentos accesibles generados para garantizar el cumplimiento.
Requisitos únicos para documentos estáticos
Los documentos estáticos son aquellos que se crean manualmente, como folletos, informes y presentaciones. Se puede acceder a estos documentos mediante una variedad de herramientas y técnicas. Un EDAP debe tener las siguientes capacidades para manejar documentos estáticos:
- Escaneo de sitios web . Capacidad de escanear sitios web en busca de archivos PDF y MS-Word y comprobar su cumplimiento.
- Solución de problemas con tecnología de inteligencia artificial . Una herramienta de solución de problemas fácil de usar que utiliza inteligencia artificial para gestionar grandes cantidades de archivos PDF.
- Subcontratación de servicios de remediación . Capacidad de subcontratar servicios de remediación cuando hay una acumulación de documentos inaccesibles.
- Escaneo de repositorios de documentos . Capacidad para escanear repositorios de documentos y validar la accesibilidad de los mismos.
- Escaneo de documentos LMS. Escanear documentos en sistemas de gestión de aprendizaje (LMS) para garantizar el cumplimiento.
Cumplir los requisitos con AccessibilityNow
AccessibilityNow® de Crawford Technologies es una EDAP completa que cumple todos los requisitos enumerados anteriormente. Es una solución probada que utilizan muchas de las mayores organizaciones del mundo. AccessibilityNow® incluye los siguientes componentes:
En conclusión, un EDAP puede ser un recurso valioso para las organizaciones que se comprometen a hacer que sus documentos sean accesibles para todos los usuarios. Al implementar un EDAP, las organizaciones pueden reducir el riesgo de sanciones legales y regulatorias, mejorar la satisfacción del cliente, aumentar la productividad y mejorar la reputación de su marca.
AccessibilityNow® de Crawford Technologies es una EDAP completa que puede ayudar a las organizaciones a satisfacer todas sus necesidades de accesibilidad a los documentos.
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