Es hora de eliminar la complejidad del control de calidad de los documentos

El control de calidad de los documentos es, sin lugar a dudas, fundamental para todos los proveedores de comunicaciones con los clientes. Las consecuencias de unos procesos de control de calidad de documentos inadecuados van desde la pérdida de productividad, los retrasos posteriores, el incumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio y la costosa repetición del trabajo hasta una mala experiencia del cliente (CX). Pero realizar el control de calidad en un entorno de documentos transaccionales de gran volumen es inherentemente complejo. No solo hay que lidiar con millones de documentos únicos debido al formato dinámico y la personalización, sino que el creciente número de nuevas herramientas y plataformas que deben probarse solo se suma a la monotonía del control de calidad, que consume mucho tiempo. Cualquier pequeño cambio puede crear un problema que cueste un tiempo valioso para encontrarlo y resolverlo. Básicamente, podría convertirse en algo así como intentar encontrar una aguja en un pajar.

La inevitable y disruptiva solicitud de control de calidad de documentos

Considere el siguiente escenario. Recibe una llamada de su cliente principal sobre un trabajo de impresión de gran valor que se supone que se enviará mañana. Se realizaron cambios críticos en los documentos que deben verificarse antes de imprimirlos. No solo se agregaron nuevos Términos y condiciones (Ts&C) a declaraciones específicas del estado, sino que también hay declaraciones específicas del cliente que deben eliminarse de la tirada. Todo esto debe confirmarse dentro de las próximas 2 horas para cumplir con el acuerdo de nivel de servicio. Y su cliente quiere aprobar todos los cambios finales. Usted dice: «Por supuesto. Le devolveré la llamada en 2 horas».

El cambio no programado de sus clientes se ha convertido en una emergencia y no hay posibilidad de obtener tiempo extra.

Tras colgar el teléfono, recuerdas inmediatamente haber leído sobre algunas soluciones de control de calidad de Crawford Technologies que te habrían permitido atender rápida y fácilmente todas estas peticiones de tu cliente. Haces una nota mental para llamar a tu representante de CrawfordTech más tarde, porque ahora mismo tienes que ir a buscar la aguja en el pajar.

Tome el control del control de calidad de sus documentos

Este tipo de peticiones son bastante habituales y, con las herramientas (o soluciones) adecuadas, no tienen por qué convertirse en un simulacro de incendio. Las potentes y escalables herramientas de control de calidad de Crawford Technologies te ayudan a automatizar tus flujos de trabajo de control de calidad de documentos.

• Nuestra herramienta PRO Quick Compare facilita el trabajo de validación de los nuevos T&C para las declaraciones de estado especificadas. PRO Comparación Rápida es una utilidad de control de calidad de documentos eficaz y rentable que lee dos archivos de flujo de datos, los compara en el modo seleccionado -objeto, píxel o texto- y genera una visualización en paralelo de todas las páginas con resaltes codificados por colores para reconocer fácilmente las diferencias detectadas. Es ideal para comparar todas las páginas de un documento, incluso cuando se han insertado o eliminado páginas, como ocurre con estos nuevos Ts&C.
• Los usuarios pueden revisar fácilmente los extractos especificados y extraer las páginas antes de enviar el trabajo a producción. Esto elimina el paso manual de rebuscar entre pilas de documentos impresos y sobres para encontrar los documentos correctos de los que tirar.
• Y por último, nuestra solución PRO Conductor Probar y Aprobar permitirá a tu cliente ver, aprobar, retener o rechazar el trabajo o registros individuales dentro de un trabajo. Tu cliente obtiene acceso en tiempo real al archivo a través de un panel basado en web o un correo electrónico con una URL personal. Pone la responsabilidad y el control de la revisión y aprobación en manos del propietario del documento. Con menos tiempo y menos recursos para gestionar el control de calidad de los documentos, es fundamental que las organizaciones dispongan de las herramientas adecuadas para ofrecer de forma eficaz comunicaciones precisas a los clientes y una experiencia de cliente positiva. El paquete de control de calidad de Crawford Technologies proporciona estas herramientas junto con la experiencia necesaria para resolver estos retos empresariales, garantizando resultados de calidad, alto rendimiento y rentabilidad.

Volvamos a esa nota mental: ahora es el momento de eliminar tus retos de control de calidad de documentos con las herramientas automatizadas de control de calidad basadas en GUI de Crawford Technologies. Coge el teléfono y llama hoy mismo a tu representante técnico de Crawford para obtener más información sobre las soluciones de control de calidad de Crawford Technologies.