El trabajo detrás del flujo de trabajo

Un tema común subraya las principales tendencias que se están dando en las comunicaciones con los clientes: el flujo de trabajo de producción.

La automatización de procesos y el flujo de trabajo son fundamentales para el éxito de las comunicaciones omnicanal y la producción de documentos a todo color con inyección de tinta. El flujo de trabajo puede desempeñar un papel fundamental para lograr el cumplimiento normativo y debe formar parte de cualquier estrategia de subcontratación. Además, las fusiones y adquisiciones están haciendo que la gestión de múltiples sitios sea una prioridad, lo que también exige procesos de flujo de trabajo precisos y confiables.

Las instalaciones de operaciones documentales enfrentan varios obstáculos que superar cuando revisan o implementan sus flujos de trabajo.

Transferencia de conocimientos: en todas las grandes organizaciones existen silos de conocimientos. En muchas plantas, la información crítica sobre la configuración de los trabajos, el control de calidad, las alertas y la eficiencia solo existe en las cabezas de los empleados clave. Los cambios de personal o el crecimiento repentino pueden interrumpir la producción que funcionaba sin problemas solo porque la organización dependía del conocimiento de personas con experiencia. La documentación debe actualizarse y ponerse a disposición de todos los empleados relevantes.

Normalización y estandarización: las organizaciones pueden elegir muchos caminos para producir resultados impresos y digitales. Los diversos procesos impiden que se produzcan transiciones fluidas cuando las empresas intentan crear eficiencias que son posibles gracias a las nuevas tecnologías. La inspección manual de cada conjunto de pasos de trabajo y el desarrollo de un marco común que funcione para todos los trabajos pueden requerir recursos capacitados. Las organizaciones deben asignar mucho tiempo para esta fase de análisis y determinación del alcance de la mejora del flujo de trabajo.

Automatización: la elección de una plataforma de automatización común requiere una cuidadosa comparación, investigación y prueba. Muchas organizaciones han invertido en más de una solución de automatización, con el resultado de que su trabajo se ejecuta bajo el control de varias herramientas de software. La fusión de todos los trabajos de producción para que se ejecuten en una sola plataforma de automatización puede requerir una transición gradual para evitar perturbaciones en la producción.

Integración: la mayoría de las instalaciones de impresión de producción cuentan con equipos y software de distintos proveedores. Es importante reconocer que un enfoque de “eliminar y reemplazar” no siempre es correcto. Una plataforma de flujo de trabajo también debe ser una plataforma de integración. Esto permitirá a la organización lograr un mayor retorno de la inversión original.

Para alcanzar los objetivos de operaciones documentales se necesita un software fiable y en segundo plano que prepare los datos en bruto y los archivos de impresión. Estos importantes sistemas garantizan que el trabajo se desarrolle sin problemas de un paso al siguiente. Algunos aspectos que se deben tener en cuenta son:

• Las empresas deben transformar los archivos de impresión heredados compuestos para impresoras específicas en lenguajes de impresión incorporados por los dispositivos de inyección de tinta modernos.
• Las carcasas preimpresas deben reemplazarse por formularios en línea.
• La impresión monocromática debe convertirse en color.
• Los flujos de documentos deben dividirse según las preferencias del canal del cliente para permitir la salida multicanal desde una única fuente.
• Los bloques de nombre y dirección deben reposicionarse para alinearse con las ventanas en un sobre de salida estándar.
• Se deben crear archivos de control de inserción para permitir la integridad del documento y la responsabilidad del seguimiento de los artículos.

Detrás del flujo de trabajo hay mucho trabajo

La automatización de procesos es más eficaz cuando todos los datos y operaciones son iguales. La realidad para la mayoría de las organizaciones es que los datos y documentos provienen de diferentes departamentos, subsidiarias o fuentes externas, y rara vez son idénticos. La normalización es difícil, ya que la combinación de formatos y diseños cambia a medida que la organización agrega nuevos trabajos. La incorporación de nuevas aplicaciones que no se adaptan al modelo de trabajos existentes puede dar lugar a soluciones personalizadas, lo que complica aún más las cosas.

La mejor manera de abordar este problema es aplicar tecnologías en lugares estratégicos dentro de los flujos de trabajo. Estas tecnologías modifican y estandarizan la diversa recopilación de datos y formatos, lo que da como resultado procesos optimizados que las soluciones de flujo de trabajo pueden gestionar fácilmente.

Los productos de Crawford Technologies hacen posible que las operaciones documentales produzcan los resultados que sus empresas o sus clientes desean conseguir. Nuestro software facilita ajustes y conversiones de todo tipo, desde la actualización de las marcas de control del insertador hasta la optimización de los datos para aumentar la eficacia de la impresión, la creación de índices de archivo, el mantenimiento de la integridad de los documentos o la distribución de mensajes a través de múltiples canales.

Comprar una nueva solución de flujo de trabajo no es toda la solución. Crawford Technologies hace que cualquier flujo de trabajo de automatización de procesos funcione con más fluidez y eficacia. Hacemos el trabajo que hay detrás del flujo de trabajo.

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