Documentos de minería para datos enterrados

Si su empresa es un proveedor externo de servicios de impresión y correo, se encuentra al final de la cadena de producción de documentos. No tiene acceso a las bases de datos que utilizan sus clientes para crear las facturas, los estados de cuenta, los avisos, las reclamaciones y otros documentos transaccionales que usted crea. Las empresas suelen realizar la composición de los documentos de forma interna. Su empresa, el proveedor de servicios de impresión y correo, recibe únicamente el producto de la etapa de composición: un archivo listo para imprimir, como un PDF.

Puede parecer que tiene pocas oportunidades de agregar valor a los documentos que sus clientes le confían, que solo puede imprimir lo que el cliente le envía. Pero ese no siempre es el caso. Con acceso a las herramientas adecuadas, puede extraer datos de esos archivos listos para imprimir y utilizarlos para que los documentos sean más fáciles de entender. Puede dirigirse a destinatarios individuales de documentos con anuncios o mensajes relevantes, conectar documentos con otros recursos relevantes e implementar otras estrategias beneficiosas para usted y sus clientes.

Reingeniería de documentos para agregar valor

A menos que agregues valor, te verás obligado a vender tus servicios en función de reducir el costo. La fijación de precios de los productos básicos te pone a merced de tus competidores, quienes podrían rebajar tu precio para conseguir el trabajo.

Veamos algunos ejemplos de mejoras documentales que puedes hacer con un software de reingeniería de documentos, como el que ofrece Crawford Technologies:

1. Anuncios y mensajes basados en datos: si los documentos que produce incluyen líneas de detalle que especifican un producto o servicio, puede agregar mensajes relevantes en función de lo que compró el cliente. Un ejemplo podría ser anunciar una garantía extendida u ofrecer un descuento en un accesorio popular relacionado con el producto que se compró.
2. Agregue color para mayor claridad: aproveche las ventajas de sus impresoras de inyección de tinta o tóner a color resaltando ciertas áreas de los documentos en color para que destaquen. Dirigir a los clientes a las áreas de autoservicio de un sitio web, por ejemplo, puede reducir la cantidad de llamadas de servicio al cliente que deben atenderse, lo que les permite ahorrar dinero. Otra idea podría ser resaltar la fecha de vencimiento, lo que puede aumentar la cantidad de facturas pagadas a tiempo, lo que mejora el flujo de efectivo de sus clientes.
3. Cree un archivo de control de envío: el software puede analizar los números de cuenta y contar las páginas para crear un archivo que controle el equipo de inserción. El software también genera los códigos de barras de inserción de correo. La inserción basada en archivos permite un mayor control de calidad y le permite implementar procesos que ahorran tiempo, como reimpresiones automatizadas.
4. Mueva el bloque de dirección: la posición de la dirección de envío en una página impresa determina la ubicación de las ventanas de sobre y las especificaciones de la placa de plegado. Al reposicionar el bloque de dirección, puede estandarizar en un solo sobre de salida y eliminar los ajustes de plegado entre trabajos. Esto le permite combinar trabajos pequeños y lograr una mayor productividad a menores costos.
5. Envíos por correo segmentados: utilice el saldo final de los estados de cuenta de corretaje para separar los documentos para los clientes con un alto patrimonio. Agregue detalles como gráficos y cuadros a todo color o imprima los estados de cuenta en papel de alta calidad para comunicar el aprecio de su cliente por el negocio de sus clientes adinerados.
6. Cambiar el flujo de trabajo o los mensajes: en función de los datos del método de pago extraídos de las facturas, suprimir la inserción de sobres de devolución para los clientes que pagan en línea. Añadir mensajes que promocionen los beneficios del pago automático.

Como puede ver en estos ejemplos, las oportunidades de agregar valor a sus servicios de impresión y correo son abundantes una vez que puede extraer y analizar los datos que ya tiene, es decir, la información presente en los archivos listos para imprimir. Capacidades como estas lo diferenciarán de su competencia, aumentarán la lealtad de los clientes e incluso pueden permitirle cobrar un poco más por procesar documentos transaccionales para sus clientes, lo que mejorará su rentabilidad.

En las instalaciones o en la nube

Con Crawford Technologies, las empresas tienen dos opciones para gestionar sus requisitos de reingeniería documental. Para las que tienen una carga de trabajo elevada y constante, Operations Express es una solución local que se ejecuta íntegramente en tu propio entorno informático. Para quienes tienen necesidades más modestas, o tareas de reingeniería documental que sólo se producen ocasionalmente, ofrecemos PRO DocNow.

Al operar en un entorno seguro en la nube de AWS, PRO DocNow puede realizar todas las modificaciones disponibles en una solución de software local a una fracción del coste. PRO DocNow reside en un entorno de nube privada de Amazon Web Services. Una pequeña aplicación instalada en tus ordenadores locales gestiona una conexión segura con el software. Los clientes de Crawford Technologies sólo pagan por PRO DocNow cuando lo utilizan. Basamos el coste en el número de páginas procesadas. Este software es perfecto para las empresas que quieren evitar el gasto de obtener licencias y mantener a tiempo completo el software in situ.

La configuración de nuevos trabajos es fácil con PRO DocNow y no requiere conocimientos técnicos especiales. El equipo técnico de Crawford Technologies codificará las instrucciones de transformación y reingeniería del software según tus especificaciones y peticiones. Una vez definido, tu trabajo se registrará en la aplicación en la nube y se añadirá a tu Monitor de Directorio. ¡Todo lo que tienes que hacer es cargar los archivos de producción!

Una oportunidad para destacarse

Las empresas de todos los sectores están trabajando para forjar relaciones más personales y satisfactorias con sus clientes. Los documentos transaccionales mensuales o trimestrales regulares son puntos de contacto importantes y controlables con los clientes. Ofrecen muchas oportunidades para fortalecer la experiencia del cliente. Con acceso a software de reingeniería de documentos, los proveedores de servicios de impresión y correo pueden ayudarlos a lograrlo.