¿Cumples con las normas? ¿En serio? Puede que haya una falla en tu proceso

Esta es una pregunta que está en la mente de los grupos de gobierno en todas partes, y la realidad es que muchas organizaciones aún tienen brechas cuando se trata de proteger sus datos y documentos una vez que dejan el control de los sistemas y procesos administrados por TI.

Las ventajas económicas y de proceso de negocios de externalizar las funciones de impresión y correo son muchas, pero ¿es seguro? ¿Cumple con las normas? ¿Están la información privada personal (PPI) y la información médica protegida (PHI) protegidas adecuadamente para cumplir con las distintas regulaciones?

¿Su organización cumple siempre con las normativas PCI, HIPAA y GDPR? Como custodio y responsable de los datos, es posible que no tenga control sobre los métodos de comunicación durante la transmisión y transferencia a la oficina de servicios de impresión. Y una vez que la empresa de servicios los recibe, ya no tiene control sobre el manejo y la protección que se le da a la información.

En los “viejos tiempos”, antes de las conexiones a Internet de alta velocidad por todas partes, en muchos sentidos los datos estaban más seguros que hoy. Si alguien recuerda la cinta magnética, los archivos impresos se distribuían y transportaban en soportes físicos. Esos soportes físicos podían guardarse bajo llave en contenedores seguros y solo podían abrirlos aquellas personas que tuvieran una razón comercial válida para utilizar los datos y también tuvieran la clave.

Aunque hay pocas situaciones, si es que hay alguna, que hagan que uno quiera volver a los métodos antiguos, y aunque los métodos modernos son mejores desde el punto de vista del proceso, la velocidad y la eficiencia, se debe tener en cuenta la seguridad de los datos y emplear un método nuevo y más actualizado para protegerlos.

PRO Lockdown facilita la gestión de la seguridad de los documentos, no sólo a nivel de archivo, sino hasta cada página individual. Cuando es necesario ver, editar o procesar el archivo, sólo se accede a las páginas relevantes o se desbloquean para que el archivo pueda procesarse rápidamente.

Además, PRO Lockdown:

• Cifra archivos para almacenamiento y/o transferencia
• Cada página de salida se cifra y descifra independientemente de las demás páginas, lo que permite optimizar y proteger pasos como las reimpresiones.
• Protege los datos confidenciales para que nadie pueda verlos sin una contraseña
• Protege los datos desde la creación de documentos hasta el procesamiento de producción.
• Cumple con los requisitos establecidos por regulaciones como PCI, HIPAA y GDPR