Glendale, California, la Ciudad Joya, es un suburbio de Los Ángeles conocido popularmente por ser el lugar de nacimiento de la cadena de hamburguesas Bob’s Big Boy y la cadena de heladerías Baskin-Robbins “31 Flavors” y actualmente la sede de IHOP. Su Departamento de Policía supervisa 23 millas cuadradas y garantiza la seguridad pública de los casi 210.000 residentes de Glendale. Está compuesto por cuatro divisiones: Investigación, Campo, Apoyo y Servicios Administrativos. Los Servicios Administrativos incluyen la Oficina de Registros, que es responsable de administrar los archivos de casos. Un archivo de caso, creado cuando se denuncia un delito, se reúne a medida que llegan documentos adicionales. Cada archivo de caso se compone de documentos en formatos dispares, como informes policiales, archivos de huellas dactilares, declaraciones de testigos, listas y fotos de investigadores de la escena del crimen, registros de ADN y posiblemente expedientes judiciales, registros de cárceles y registros de arrestos. Contará con documentos escaneados y documentos fuente electrónicos. A medida que avanza el proceso de investigación, los documentos del archivo del caso deben ser revisados y estudiados por varios departamentos involucrados en el caso. Algunos departamentos que pueden estar involucrados son la Libertad Condicional, la oficina del Fiscal de Distrito, los Secretarios de los Tribunales y varios Oficiales de Investigación. Los archivos de casos también deben enviarse a los abogados defensores asociados con cada caso. La mayoría de las agencias están dentro del gobierno de la ciudad; pero, en ocasiones, pueden estar involucradas agencias externas como CHP, Servicios Familiares / Servicios Infantiles o incluso el FBI.
Siempre que se añada contenido nuevo a un expediente, la Oficina de Registros debe distribuir una copia marcada del expediente actualizado a cada uno de los departamentos y agencias involucrados en la investigación y/o gestión del caso de las personas asociadas con el delito. Un requisito especialmente oneroso es que cada copia debe llevar la marca de agua exclusiva de la parte receptora. En el pasado, la frecuencia de los cambios y la gran cantidad de departamentos y agencias creaban una carga administrativa para el personal de la Oficina. Cada expediente puede ir a una docena o más de departamentos y agencias y ocupar cien o más páginas, cada una de las cuales antes se sellaba a mano. Se requiere un servicio de apoyo a la investigación las 24 horas del día, los 7 días de la semana, lo que significaba que había que mantener personal administrativo en los tres turnos, lo que aumentaba aún más los costos de la ciudad.
Originalmente, el proceso era manual e implicaba escanear e imprimir los documentos de los casos en varias impresoras Ricoh Aficio en color y, a continuación, copiar, compaginar y sellar manualmente los paquetes de casos. El proceso consumía demasiado tiempo y requería mantener altos niveles de personal en los tres turnos para cumplir los requisitos de puntualidad de los tribunales para hacer llegar los expedientes de los casos a las partes implicadas. Se implantó Riptide de Crawford Technologies, que automatizaba la distribución y gestión de salida de los expedientes de los casos almacenados en el repositorio ECM de IBM. Perfectamente integrado con la aplicación de gestión de casos, Riptide proporcionó una serie de funciones de valor añadido, como la automatización de la identificación de paquetes de casos con marcas de agua, la automatización de la impresión de copias de paquetes de casos y el montaje de paquetes de casos a partir del contenido de casos almacenado en el repositorio ECM. Todo ello contribuyó a reducir los costosos errores de los usuarios y a reducir las tareas manuales que tanto tiempo consumían.
El proceso comienza cuando se envía un correo electrónico automático al Negociado de Registros informándole de que se ha añadido nuevo contenido a un expediente. El agente del Departamento de Registros accede al sistema de expedientes y, mediante plantillas de búsqueda basadas en el número de expediente, recupera automáticamente los documentos del expediente. Con el complemento de Riptide para ECM, el agente de la Oficina de Registros sólo tiene que seleccionar «Riptide» como salida para los documentos recuperados. Tras seleccionar «Riptide», una pantalla personalizada presenta la lista de documentos. Aquí el agente puede reordenar los documentos, seleccionar el número de copias y, para cada copia, seleccionar la salida de destino y la marca de agua requerida en un menú desplegable. Riptide automatiza el resto del proceso de gestión de la salida. La implantación del proceso automatizado Riptide de CrawfordTech no sólo ahorra tiempo; también proporciona seguimiento de errores, registro y un registro del contenido de los expedientes enviados.
En palabras del director del proyecto del gobierno municipal de Glendale, «la solución Riptide marcó la diferencia, cambiando ‘días y horas’ de trabajo por ‘minutos y segundos'», ya que se eliminaron las tareas de copia, cotejo y sellado a mano. Uno de los resultados clave fue que el personal pudo reasignarse a tareas más productivas.
Para ver nuestro seminario web a la carta para obtener más información y ver una demostración de la solución Riptide® , haz clic aquí.
Crawford Technologies es un galardonado proveedor mundial de soluciones y servicios de software que ayudan a las empresas a optimizar y mejorar la entrega, el almacenamiento y la presentación seguros y accesibles de sus comunicaciones con los clientes.
