Como dijimos en el post de la semana pasada, Crawford Technologies publicará en las próximas semanas una serie de artículos y grabaciones que, vistos en conjunto, proporcionarán una revisión exhaustiva de la tecnología que sustenta un archivo empresarial. La semana pasada analizamos los inicios de la tecnología de archivo y cómo «El problema del legado» puede afectar a los cambios que las empresas quieren hacer hoy. En el post de esta semana, te ponemos al día y te contamos lo que puedes esperar de esta serie en el futuro.
La proliferación de la impresión digital a todo color y la necesidad de incorporar recursos de documentos que admitan opciones de impresión y visualización para el usuario final son entendidas y respaldadas por todos los paquetes de composición de documentos actuales. Sin embargo, un efecto secundario de esto ha sido el aumento de la cantidad de datos que se archivan. Cuando los recursos se almacenan «en documento» en un archivo, entonces, por cada documento almacenado, los recursos se almacenan una y otra vez. Si bien las opciones de almacenamiento comparativamente baratas significan que esto no es necesariamente prohibitivo, desde una perspectiva de costos, existen una serie de penalizaciones de rendimiento por procesar datos continuamente de esta manera.
AFP o Advanced Function Presentation es el estándar de facto para la impresión transaccional de alto volumen. Fue definido por IBM a mediados de los años 80 para controlar sus impresoras en una época en la que las impresoras estaban conectadas como unidades de disco a una unidad central de procesamiento (el mainframe). Ahora está definido como un estándar abierto por el consorcio AFP.
El AFP comprende muchas áreas, desde IPDS (Intelligent Printer Data Stream), un protocolo bidireccional para la interconexión con impresoras, hasta el estándar ISO recientemente aprobado para el archivado a largo plazo: AFP/A. Una vez que se comprende la arquitectura subyacente, es posible extraer contenido y recursos de un archivo, lo que permite la conversión a otro formato. Por ejemplo, el AFP se puede transformar en un PDF, con una semejanza punto por punto y una resolución más adecuadas para los procesos empresariales actuales, donde es necesario acceder repetidamente a documentos tanto en formato impreso como electrónico con menos pérdidas de rendimiento.
Nuestro objetivo en esta serie es ayudarle a comprender la riqueza de AFP, la facilidad con la que se puede convertir y reutilizar, y los beneficios que esto le traerá. Analizaremos cómo puede ser la base para la reingeniería de documentos que aborde los desafíos de los archivos actuales y le presentaremos la terminología y las técnicas necesarias para indexarlos y transformarlos. También analizaremos su importancia al migrar un archivo. Creemos que cuando comprende y se beneficia de la arquitectura de AFP, puede comprender mejor el valor de la información que posee.
Crawford Technologies es un galardonado proveedor mundial de soluciones y servicios de software que ayudan a las empresas a optimizar y mejorar la entrega, el almacenamiento y la presentación seguros y accesibles de sus comunicaciones con los clientes.
