En el mundo digital actual, las empresas se conectan con sus clientes por teléfono, correo electrónico, Facebook, SnapChat, Twitter y otras plataformas digitales, además de las tradicionales formas de comunicación en papel. Para brindar un excelente servicio al cliente y, en muchas industrias, cumplir con los requisitos regulatorios, se requiere un registro completo de las comunicaciones y el contenido de los clientes. Existen múltiples sistemas de gestión de contenido y archivos para toda la empresa basados en este nuevo paradigma.
Los clientes están acostumbrados a leer documentos PDF a través de los omnipresentes complementos independientes del lector Adobe Acrobat y del navegador. Esto es tan sencillo que muchas personas no ven los cambios tecnológicos entre presentaciones y menos aún comprenden las posibles complejidades que esto implica. Detrás de escena hay muchas tecnologías y estándares que trabajan en cooperación para brindarle a su cliente una experiencia positiva.
La mayor parte del contenido de los archivos heredados se creó cuando toda la comunicación se basaba en papel. Los mainframes de IBM y los dispositivos de soporte eran el canal de distribución «preferido», ya que eran el único canal de distribución automatizado y los ciclos de vida de los documentos se extendían a decenas de años (pensemos en los planes de pensiones y las hipotecas). Sin embargo, su uso y legado siguen siendo habituales hoy en día. Bienvenido al mundo de AFP.
En sus archivos heredados hay una gran cantidad de información a la que solo se accede cuando es necesario. Seguro que su archivo puede estar indexado con un número de referencia, pero eso es todo. Desea trasladar el archivo a su nueva plataforma de comunicación con el cliente para la gestión de contenidos, pero ¿cómo? Los programadores que implementaron los sistemas ahora son administradores o han dejado de trabajar en ellos y los equipos que utilizan las tecnologías de composición de documentos más nuevas simplemente generan archivos AFP y PDF que «simplemente funcionan». La infraestructura circundante y los controles de la impresora los aíslan de los matices de los recursos externos, la resolución de las imágenes y las sustituciones de fuentes. Sin embargo, el mantenimiento y el soporte de la plataforma y el software que contienen su archivo heredado son cada vez más costosos, y su valor más allá del cumplimiento normativo obligatorio disminuye día a día.
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