En nuestro artículo anterior de esta serie técnica sobre la presentación de funciones avanzadas (AFP), Cómo comprender su archivo: requisitos de almacenamiento, parte 1 , analizamos los tipos de datos dentro de un archivo de comunicaciones de clientes. Esta vez, consideramos las opciones de almacenamiento y recuperación disponibles para el archivado a largo plazo.
Los documentos de un archivo de comunicaciones con clientes son estáticos y, por lo tanto, ya no se actualizan como parte estándar de cualquier proceso empresarial. Los clientes internos y externos pueden acceder a algunos de ellos a través de portales web, y otros se recuperan con fines de auditoría o cumplimiento normativo, pero la gran mayoría de las comunicaciones con clientes nunca se volverán a consultar.
Dependiendo de la herramienta de composición o la línea de sistema de negocios que generó los documentos, estos pueden almacenarse individualmente, en su propio archivo (ráfaga) o como parte de un archivo más grande (sin ráfaga).
Con este tipo de técnica de almacenamiento, cada comunicación se archiva como un documento independiente. El formato más común es PDF o PDF/A, y cada documento se almacena en modo ráfaga y se gestiona como una entidad independiente. Esta técnica implica mayores gastos generales de almacenamiento porque los datos de fuentes y recursos se replican en cada documento y la cantidad necesaria varía según el caso.
Afortunadamente, si los documentos no están encriptados, existen técnicas para reducir los requisitos de almacenamiento en un 80% o más.
En el modo sin ráfaga, el archivo se almacena con un único conjunto de recursos, pero contiene varios documentos. Cada uno de ellos se indexa por número de página para su identificación dentro del archivo. Un archivo típico de presentación de funciones avanzadas (AFP) contendrá un conjunto de recursos, pero miles de documentos. Crear un archivo con esta estructura no es tan difícil como parece, en particular porque muchos sistemas de composición de documentos ya implementan este método de forma predeterminada para crear archivos de impresión, etc.
Para los archivos individuales que ya contienen recursos, herramientas como PRO Concatenator pueden identificar y eliminar los recursos duplicados a medida que los archivos se combinan y se cargan en el archivo. Estas herramientas pueden utilizarse además de otras soluciones que comprueban la existencia de elementos comunes en todo un archivo, garantizando que sólo se conserva una única copia del recurso.
A continuación, el software de recuperación vuelve a combinar los recursos y las páginas individuales de los documentos para el usuario antes de presentarlos. Estos documentos pueden incluir su propia copia de los recursos (PDF/A) y pueden firmarse digitalmente, por ejemplo, sin comprometer la integridad del archivo.
Al comprender las técnicas de almacenamiento, compresión y recuperación que están disponibles cuando se crean o cargan archivos en un archivo, se pueden tomar decisiones comerciales importantes. Estas pueden incluir mover documentos de plataformas heredadas, eliminar sistemas costosos y difíciles de mantener de la infraestructura de TI e iniciar ahorros de almacenamiento durante la migración. Otras opciones incluyen agregar mensajes transpromocionales en documentos transaccionales o crear documentos accesibles mientras se administra y mantiene su espacio de almacenamiento.
La próxima vez exploraremos la recuperación dinámica de documentos y cómo ésta utiliza su archivo de comunicaciones con el cliente.
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