Esta es la quinta publicación de nuestra serie de blogs sobre el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea, que entró en pleno vigor el 25 de mayo de 2018. La última vez, analizamos brevemente si su archivo de comunicaciones con clientes cumple con la normativa.
En la última publicación, analizamos los denominados archivos sin ráfagas y con ráfagas completas. La mayoría de los archivos de comunicaciones con clientes que se utilizan en la actualidad son archivos sin ráfagas sin la capacidad de eliminar registros de lotes. Estos archivos representan un verdadero desafío para cualquier organización que intente cumplir con el RGPD, porque no pueden implementar de manera efectiva políticas de derecho al olvido y es posible que no informen con precisión los detalles de todos los documentos almacenados en el archivo.
En esta ocasión, analizaremos cómo se pueden actualizar los archivos existentes o, más precisamente, migrarlos para lograr el cumplimiento de las regulaciones GDPR.
Los archivos de comunicaciones con clientes que cumplen con el RGPD poseen dos atributos clave: la capacidad de almacenar documentos individuales en su totalidad y/o la capacidad de eliminar documentos de lotes grandes. Si su archivo de comunicaciones con clientes se puede actualizar a uno que admita la eliminación de documentos de lotes grandes, este es sin duda el enfoque más fácil de adoptar. Pregúntele a su proveedor de software si esto es posible.
Si esto no es posible, será necesario descargar todo el contenido del archivo, dividirlo en documentos individuales y volver a cargarlo. Muchos archivos antiguos simplemente no admiten estas técnicas, por lo que será necesaria una migración.
Las migraciones ofrecen otras oportunidades para mejorar la forma en que se almacena y se accede al contenido. Por ejemplo, muchos archivos antiguos almacenan archivos de impresión en formatos como AFP, datos de línea y Metacode. Estos formatos existían antes de que existieran estándares modernos como PDF/A, que es un formato diseñado específicamente para requisitos de archivo de documentos a largo plazo.
Es posible almacenar archivos de impresión y cumplir con el RGPD, pero si de todas formas es necesario migrar el archivo de comunicaciones con los clientes, ¿por qué no convertirlo en un archivo PDF con la norma ISO al mismo tiempo que se cumple con el RGPD? El formato PDF es mucho más adecuado para los casos de uso de presentación electrónica, en los que los clientes deben acceder a los documentos a través de la web o de un dispositivo móvil.
Otro desafío en cualquier migración de archivos es asegurarse de que cada lote y documento del sistema de origen termine en el sistema de destino. El proceso de migración debe demostrar una cadena de custodia para estos documentos y probar que los documentos no han cambiado durante el proceso de migración. Los procesos de control de calidad de la migración pueden, en su nivel más simple, contar los documentos que salen y contar los que entran en el otro extremo. Los procesos más sofisticados verificarán que el contenido del sistema de origen sea una copia exacta del original.
Migrar a un archivo que cumpla con el RGPD puede resultar abrumador, ya que se trata de cientos de millones de documentos que datan de hace 10, 15 o 20 años. Los estándares como PDF/A pueden desempeñar un papel importante para garantizar que su archivo de próxima generación esté preparado para el futuro. Sin embargo, una metodología y herramientas de migración rigurosas son esenciales para garantizar que los archivos de comunicaciones de los clientes sigan cumpliendo con las normas cuando se trasladen.
En nuestro próximo blog, veremos cómo mantener los datos seguros en un archivo compatible con GDPR y sus responsabilidades bajo el GDPR.
Para obtener más información sobre cómo CrawfordTech respalda las herramientas de archivado y migración que cumplen con el RGPD, tanto para archivos con ráfaga completa como sin ráfaga, mire esta grabación de nuestro seminario web: «Cómo garantizar que su archivo CCM cumpla con las normas».
Esta es parte de una serie de publicaciones de blog sobre el RGPD. ¡Léalas todas!
Crawford Technologies es un galardonado proveedor mundial de soluciones y servicios de software que ayudan a las empresas a optimizar y mejorar la entrega, el almacenamiento y la presentación seguros y accesibles de sus comunicaciones con los clientes.
