Todos los proveedores de servicios de documentos transaccionales reciben llamadas como ésta de sus clientes. La respuesta habitual es: «No lo sé. Te llamaré más tarde». Y entonces comienza el lío.
El personal de operaciones debe realizar una serie de pasos manuales para localizar los documentos que los clientes quieren eliminar del correo. A menudo, los proveedores de servicios no tienen forma de extraer páginas individuales de un trabajo hasta que lo imprimen. Con frecuencia, el departamento de operaciones se encarga de las extracciones de último momento buscando en las bandejas de correo terminado. Alguien tiene que ajustar los informes de correo, registrar el incidente como una intervención manual y devolver los documentos extraídos al cliente.
Además de ser increíblemente disruptivo, gestionar las consultas de clientes ansiosos persiguiendo el correo por toda la tienda da como resultado una experiencia de cliente deficiente. No les gusta que les pidan que esperen una respuesta. Y, por supuesto, un proceso manual y que requiere mucho tiempo aumenta las posibilidades de que se produzcan errores.
Afortunadamente, hay una forma mejor. Con Review and Release de Crawford Technologies, puedes dar a tus clientes más visibilidad sobre sus trabajos. Pueden marcar ellos mismos los documentos extraídos, evitando el simulacro de incendio familiar a tantos proveedores de servicios de impresión y correo.
La función Retener de Revisar y Liberar garantiza que los trabajos no se impriman hasta que los clientes revisen el trabajo, retiren las páginas innecesarias y liberen el trabajo para su producción.
Algunos trabajos de alto valor requieren la revisión del cliente antes de permitir que continúen. Las verificaciones de prensa en persona son difíciles de programar y generan un tiempo de inactividad excesivo mientras se espera que los clientes lleguen al sitio. La función de retención elimina este cuello de botella al permitir que los clientes vean representaciones en PDF de la impresión de producción. El cliente libera el trabajo después de aprobar la copia electrónica.
Otra aplicación útil de Revisar y publicar se aplica a los documentos sujetos a auditorías periódicas. En lugar de imprimir un segundo juego completo de documentos para los auditores, los funcionarios pueden realizar sus tareas en línea. Los clientes ya no tendrán que asumir el coste de imprimir, entregar y destruir de forma segura las copias de los auditores, y éstos podrán terminar su trabajo con mayor eficacia.
La funcionalidad de gestión de derechos integrada en Revisar y publicar garantiza que sólo las personas autorizadas puedan acceder a los documentos sensibles. El sistema mantiene un registro de qué documentos fueron abiertos y por quién.
Utiliza Revisar y publicar para verificar los cambios de programación o el desarrollo de nuevas aplicaciones. En lugar de gastar tinta y papel en una inspección visual manual, haz que el personal técnico confirme sus modificaciones mediante una revisión en línea. Esta función es especialmente útil para documentos basados en datos en los que las variables controlan la selección de imágenes, el formato o los bloques de texto.
Revisión y publicación aborda un problema que impide a los proveedores de servicios de impresión y correo prestar un servicio superior al cliente, un factor crítico de diferenciación competitiva. Para tener éxito en el mercado, los proveedores de servicios deben distinguirse por un servicio y un rendimiento superiores a la media. Revisión y Publicación es una forma de lograr ese objetivo.
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