“Si no está roto, no lo arregles”.
¿Cuántos de ustedes han adoptado ese enfoque con un proyecto doméstico cuando el dinero escasea y no tienen tiempo? ¿Por qué entrometerse con algo que funciona “bien”?
Pero ¿es aceptable el término “OK” en el competitivo mundo actual de la subcontratación de servicios de impresión y correo?
Los proveedores de servicios de impresión y correo no consiguen nuevos negocios ni retienen clientes cuando sus herramientas, sistemas y procesos son simplemente “aceptables”. En el mundo actual de presupuestos ajustados y recursos limitados, resulta muy fácil trasladar los proyectos que funcionan “aceptablemente” al final de la lista.
La optimización de PDF es uno de esos procesos que a menudo se pasan por alto. Puede parecer que el procesamiento de los archivos PDF «funciona bien» y no causa problemas obvios. Sin embargo, es muy probable que esté causando costosos desafíos e ineficiencias posteriores. Dados los tiempos inciertos que estamos atravesando actualmente, es importante que se implementen todas las oportunidades de productividad y ahorro de costos.
A continuación se presentan cinco problemas causados por archivos PDF problemáticos y las razones clave por las que debería centrarse en optimizarlos.
- Acuerdos de nivel de servicio incumplidos
Los archivos PDF que no están optimizados requieren un tiempo de procesamiento más prolongado y, en algunos casos, incluso pueden fallar. Según la cantidad de archivos, el tamaño de los mismos y los requisitos de procesamiento, ese tiempo adicional puede ser de horas, no de minutos. Con plazos de entrega de acuerdos de nivel de servicio cada vez más ajustados y los desafíos actuales de personal, las operaciones simplemente no pueden permitirse perder productividad. Como dice el refrán, «el tiempo es dinero». - Retorno de la inversión de activos
¿Su operación puede ejecutar sus archivos PDF en su sistema de inyección de tinta de alta velocidad a la velocidad nominal? Si no es así, podría deberse a que los archivos PDF no están optimizados. Cualquier desaceleración o pérdida de productividad afecta su capacidad de obtener un retorno positivo de la inversión en sus activos. Esto no tiene en cuenta las penalizaciones financieras por incumplimiento de un acuerdo de nivel de servicio o los costos de horas extra. Agregar servidores adicionales o actualizar los activos existentes son sin duda soluciones posibles, pero ¿por qué elegir una alternativa costosa cuando optimizar el PDF puede ser la opción más rentable y sencilla? Básicamente, es el botón «Fácil». - Interrupciones del flujo de trabajo
Una producción eficiente y optimizada es fundamental en lo que respecta a los flujos de trabajo de impresión y correo. La introducción de nuevos procesos o activos que no se integran perfectamente con los flujos de trabajo existentes puede dar lugar a interrupciones y desafíos de implementación prolongados. Los archivos PDF grandes o inflados pueden generar desafíos desde la reingeniería de documentos hasta la impresión. Para cada uno de estos pasos, la resolución requiere tiempo y recursos adicionales. - Flexibilidad limitada
La única constante es el cambio, y contar con las herramientas adecuadas para realizar el trabajo es fundamental si desea mantenerse al día con los nuevos requisitos de la industria. Cuando se trata de archivos PDF, no existe un formato que sirva para todos. Las operaciones necesitan una solución que optimice los archivos PDF para su propósito, ya sea para impresión, archivo, entrega multicanal o accesibilidad. Continuar procesando archivos PDF que no están optimizados afecta la eficiencia del flujo de trabajo, limita las ganancias de productividad y reduce el crecimiento potencial. - 5. Requisitos laborales adicionales
Los tiempos de procesamiento prolongados, las interrupciones del flujo de trabajo y las iteraciones múltiples se traducen en la incorporación de más recursos para realizar el trabajo y cumplir con los requisitos del acuerdo de nivel de servicio. Los archivos PDF que no están optimizados para fuentes, tamaño, estructura, recursos y gestión del color pueden generar flujos de trabajo ineficientes que requieren mano de obra adicional o problemas de impresión que requieren un servicio técnico no planificado. No hace falta decirlo, pero incurrir en gastos de mano de obra adicionales no ayuda a resolver el desafío n.° 2: el retorno de la inversión de los activos.
Si tu empresa experimenta alguno de estos problemas, es hora de que te plantees arreglar «lo que no está roto» y te asegures de que tus PDF están optimizados. Echa un vistazo a PDF Accelerator (enlace al sitio web /infografía) de Crawford Technologies.
PDF Accelerator agiliza y optimiza rápida y fácilmente los PDF para su impresión, archivado y entrega electrónica, garantizando un mayor rendimiento, una utilización eficaz de los activos y recursos y una mayor productividad operativa. Crawford Technologies tiene las soluciones y, lo que es más importante, la experiencia para ayudar a las organizaciones a conseguir los resultados empresariales deseados, incluido un ahorro significativo de tiempo y dinero.
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