Οι επιχειρήσεις έχουν πολλούς λόγους να εξετάσουν το ενδεχόμενο εγκατάστασης ενός Automated Document Factory (ADF). Τα οφέλη του ελέγχου, της λογοδοσίας, των δεδομένων ανάλυσης, της ειδοποίησης ειδοποίησης, των βελτιώσεων παραγωγικότητας και του περιορισμού του κόστους είναι σημαντικά για όλους σχεδόν τους οργανισμούς που δημιουργούν και διανέμουν επικοινωνίες με τους πελάτες. Οι λειτουργίες που αποτυγχάνουν να προσφέρουν αυτήν τη λειτουργία, είτε πρόκειται για παρόχους εξωτερικής ανάθεσης είτε για εσωτερικά κέντρα εγγράφων, θα δυσκολευτούν να υποστηρίξουν τις εφαρμογές εγγράφων που είναι σημαντικές για τους πελάτες τους.
Οι εταιρείες ενδιαφέρονται για την τεχνολογία ADF λόγω προφανών σημείων πόνου, όπως περιστατικά μικτών εγγράφων λογαριασμών, αποτυχία εκπλήρωσης των SLA ή απώλεια επιχειρηματικής δραστηριότητας από ανταγωνιστές που προσφέρουν τα πλεονεκτήματα και την ασφάλεια που παρέχουν οι ADF.
Άλλες φορές, οι εταιρείες βλέπουν την τεχνολογία ADF ως έναν κρίσιμο παράγοντα ανάπτυξης της επιχείρησης που τους επιτρέπει να εισέλθουν σε νέες αγορές ή να προσφέρουν ένα καλύτερο προϊόν στους πελάτες τους.
Θα μπορούσε ένας ADF να ωφελήσει την εταιρεία σας;
Αξιολόγηση Κινδύνου
Ποιες είναι οι συνέπειες εάν εκθέσετε κατά λάθος προσωπικές πληροφορίες αναμιγνύοντας λογαριασμούς; Τι γίνεται αν μια εργασία χάσει μια προθεσμία αποστολής; Εάν ένα μηχάνημα αποτύχει κατά τη διάρκεια μιας εργασίας παραγωγής, πώς θα επανεκκινήσει ο χειριστής στη σωστή θέση, αποφεύγοντας τα αντίγραφα ή τα χαμένα έγγραφα;
Έλεγχος Κόστους
Μπορείς να ρίξεις την τρίτη βάρδια; Ποιες δουλειές χρειάζονται περισσότερο χρόνο για να λειτουργήσουν; Πόσο χρόνο αφιερώνετε για να κυνηγήσετε ερωτήματα σχετικά με την κατάσταση εργασίας ή εγγράφων; Μπορείτε να μειώσετε τα έξοδα παραγωγής και τα ταχυδρομικά έξοδα συνδυάζοντας θέσεις εργασίας; Πότε έχει οικονομικό νόημα η αντικατάσταση του παλιού εξοπλισμού;
Προσέλκυση νέων επιχειρήσεων
Θα ήταν προσβάσιμες στον οργανισμό σας νέες αγορές, όπως η επεξεργασία εγγράφων που ελέγχονται από HIPAA, εάν είχατε καλύτερη παρακολούθηση και ελέγχους; Υπάρχουν ευκαιρίες εκτύπωσης και εισαγωγής μεταβλητών δηλώσεων πλήθους σελίδων; Απαιτούν όλα τα τελευταία RFP παράδοση εγγράφων πολλαπλών καναλιών και συντήρηση προτιμήσεων πελατών;
Βελτίωση της Υπηρεσίας
Μπορεί η ταχύτερη απόκριση σε ερωτήματα πελατών να βοηθήσει στη διατήρηση των πελατών; Οι αυτοματοποιημένες επανεκτυπώσεις θα λάβουν έγγραφα στο ταχυδρομείο μία ή δύο ημέρες νωρίτερα; Οι ειδοποιήσεις σε πραγματικό χρόνο θα επέτρεπαν στη διοίκηση να επιλύσει προβλήματα παραγωγής προτού επηρεάσουν τους πελάτες;
Οποιοδήποτε από αυτά τα στοιχεία θα μπορούσε να δικαιολογήσει την αγορά μιας λύσης ADF. Οι περισσότερες εταιρείες βλέπουν βελτιώσεις σε πολλούς τομείς, εκμεταλλευόμενοι πλήρως τις δυνατότητες που προσφέρουν τα σημερινά σύγχρονα εργοστάσια αυτοματοποιημένων εγγράφων.
Διερεύνηση μιας λύσης: Προσδιορίστε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη
Οι λειτουργίες εκτύπωσης, εισαγωγής και αποστολής εγγράφων είναι προφανείς ενδιαφερόμενοι στις αλλαγές που θα προκύψουν από μια υλοποίηση ADF. Αλλά η λύση του ADF θα επηρεάσει και πολλές άλλες ομάδες και τμήματα. Άλλοι φορείς θα δανείσουν πόρους για το σχεδιασμό και την υλοποίηση της λύσης ADF. Οι τυπικές εμπλεκόμενες ομάδες περιλαμβάνουν:
- Πληροφορική
- Ποιότητα
- ΕΜΠΕΙΡΙΑ του ΠΕΛΑΤΗ
- Νομική/Ρυθμιστική/Συμμόρφωση
- Οικονομικά
- Marketing
- Εξυπηρέτηση πελατών
- Πωλήσεις
- Επιχειρηματικές γραμμές
- Πελάτες
- Εξωτερική ανάθεση παρόχων υπηρεσιών
Λήψη της Απόφασης
Καθώς προσδιορίζετε τις ανάγκες σας και διερευνάτε πιθανές λύσεις, λάβετε υπόψη τα ακόλουθα σημεία:
Πεδίο εφαρμογής του Έργου
Αναζητάτε μια ενιαία λύση τοποθεσίας ή χρειάζεστε έναν ADF για τη διαχείριση της εργασίας σε πολλές τοποθεσίες; Οι πολλαπλές τοποθεσίες λειτουργούν ανεξάρτητα ή θα εξισορροπήσετε τον καθημερινό φόρτο εργασίας μεταξύ όλων των τοποθεσιών; Πόσα κανάλια διανομής υποστηρίζετε τώρα και πώς μπορεί να αλλάξει αυτό; Θα εφαρμόσετε το ADF ταυτόχρονα με άλλα μεγάλα έργα, όπως η μετατροπή σε inkjet;
Ορόσημα και Προθεσμίες
Οι πελάτες ή οι ρυθμιστικές αρχές επιβάλλουν προθεσμίες; Τι είναι? Πώς θα επηρεάσουν αυτοί οι στόχοι τις προτεραιότητες του έργου;
Μέτρηση
Είναι βασικά δεδομένα available; Πώς θα μετρήσετε την αποτελεσματικότητα του ADF; Θα χρειαστείτε βοήθεια για να εντοπίσετε προβλήματα και να κάνετε προσαρμογές;
Προσδιορίστε Τρέχοντα Θέματα
Υπάρχουν προβλήματα όπως μικτά έγγραφα, επανεκτυπώσεις, παραγωγικότητα, προγραμματισμός ή σφάλματα καναλιού διανομής; Έχετε τυφλά σημεία στη ροή εργασίας όπου δεν μπορείτε να προσδιορίσετε την κατάσταση ενός εγγράφου ή μιας εργασίας;
Στρατηγικοί Στόχοι
Τα λάθη ή η αναποτελεσματικότητα καθυστερούν την ανάπτυξη; Η ικανοποίηση των πελατών μειώνεται; Η εταιρεία σας προσπαθεί να προσφέρει στους πελάτες μια απρόσκοπτη εμπειρία επικοινωνίας;
Επιλογές αναθεώρησης
Ποιες λειτουργίες ADF είναι πιο σημαντικές; Μπορείτε να εφαρμόσετε κάποια τώρα και κάποια αργότερα; Είναι απαραίτητες οι επενδύσεις σε νέο εξοπλισμό ή μπορείτε να τροποποιήσετε το τρέχον υλικό; Χρειάζεστε πύλες για το τμήμα εξυπηρέτησης πελατών σας ή για τελικούς πελάτες;
Αξιολογήστε τον κίνδυνο
Ποια είναι η επίδραση στην επικοινωνία των πελατών εάν δεν προβείτε σε καμία ενέργεια; Είναι πιθανές παραβιάσεις κανονιστικών ρυθμίσεων; Μπορεί το έργο ADF να συνεχιστεί σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα, εάν οι πόροι πληροφορικής σας εκχωρηθούν εκ νέου;
Κόστος Έργου και Ευκαιρίες Εξοικονόμησης
Εξετάστε την απόκτηση, επαγγελματικές υπηρεσίες, εκπαίδευση, τροποποίηση ή αντικατάσταση εξοπλισμού, μειώσεις ανθρώπινου δυναμικού, βελτιωμένες ταμειακές ροές, χαμηλότερα ταχυδρομικά τέλη, καλύτερη χρήση εξοπλισμού, μείωση της εξωτερικής ανάθεσης εργασίας κ.λπ. Κάθε οργανισμός που εφαρμόζει ένα αυτοματοποιημένο εργοστάσιο εγγράφων μπορεί να έχει διαφορετικούς στόχους για εξοικονόμηση χρημάτων ή αξιοποιώντας νέες ευκαιρίες.
Η σημερινή αγορά απαιτεί ακεραιότητα και έλεγχο
Τα κέντρα εγγράφων και οι πάροχοι υπηρεσιών εκτύπωσης βρίσκουν ότι οι πελάτες αναμένουν από τους προμηθευτές τους να παρέχουν ελέγχους παρακολούθησης και ακεραιότητας. Οποιαδήποτε λειτουργία που χειρίζεται έγγραφα που περιέχουν ευαίσθητα δεδομένα πρέπει να έχει σιδερένιες διεργασίες για την αποφυγή τυχαίας έκθεσης των προσωπικών πληροφοριών ενός πελάτη. Οι σύνθετες εφαρμογές ενισχύουν την ανάγκη για τα χειριστήρια σε επίπεδο εγγράφου availaδυνατότητα μέσω τεχνολογίας ADF.
Εργασίες που διαθέτουν έγγραφα μεταβλητού αριθμού σελίδων, αντιστοιχισμένο περιεχόμενο φακέλων, διευθυνσιοδότηση σε φακέλους κλειστής όψης ή δεδομένα μεταβλητής εκτύπωσης διπλής όψης είναι ιδιαίτερα ευάλωτα σε σφάλματα. Εφαρμογές όπως αυτές είναι επικίνδυνες να εκτελεστούν χωρίς ένα εξελιγμένο σύστημα αναγνώρισης και παρακολούθησης.
Ακόμη και οι εφαρμογές μάρκετινγκ απευθείας αλληλογραφίας απαιτούν τα μέτρα ακεραιότητας των εγγράφων που παρέχονται από τα συστήματα ADF. Καθώς οι εφαρμογές εξατομικεύονται σε μεγάλο βαθμό, ο κίνδυνος σφάλματος αυξάνεται. Η αναντιστοιχία στοιχείων ενός εξατομικευμένου ταχυδρομείου μπορεί να προκαλέσει μεγάλη δυσκολία στον πάροχο υπηρεσιών ή στο εσωτερικό κέντρο εγγράφων, συμπεριλαμβανομένων των δαπανών εκ νέου επεξεργασίας ή ακόμη και της απώλειας ενός λογαριασμού.
Καθώς ο συνολικός όγκος αλληλογραφίας μειώνεται λόγω της ακριβέστερης στόχευσης και της μετεγκατάστασης σε ψηφιακά κανάλια, η αξία κάθε αλληλογραφίας αυξάνεται. Η αποτυχία αποστολής αλληλογραφίας σε κάποιο τμήμα της λίστας ή η πραγματοποίηση λαθών που μειώνουν την ικανότητα των τεμαχίων αλληλογραφίας να παράγουν το επιθυμητό αποτέλεσμα ενισχύει την αντίληψη των πελατών ότι η αλληλογραφία είναι πολύ ακριβή. Τα πάρα πολλά λάθη θα αναγκάσουν τους ταχυδρομητές να εξετάσουν εναλλακτικούς τρόπους επικοινωνίας με τους πελάτες και τους υποψήφιους πελάτες τους, μειώνοντας περαιτέρω τον όγκο αλληλογραφίας.
Εκτός από τα προφανή οφέλη της βελτιωμένης ποιότητας αλληλογραφίας, του χαμηλότερου κόστους ή των πιο αποτελεσματικών λειτουργιών, οι λύσεις ADF μπορούν επίσης να ανοίξουν την πόρτα σε νέες ευκαιρίες.
Η βελτιωμένη παρακολούθηση και έλεγχος επιτρέπει στα κέντρα εγγράφων να εξετάζουν στρατηγικές όπως η οικιακή εργασία και η συνδιαλλαγή εργασιών. Αυτές οι στρατηγικές, συχνά ενεργοποιούνται με εργαλεία ανασχεδιασμού εγγράφων όπως Crawford Technologies Operations Express, χαμηλότερο λειτουργικό κόστος και έξοδα αποστολής. Τα επανασχεδιασμένα έγγραφα μπορούν επίσης να βελτιώσουν την εμπειρία του πελάτη.
Η πολυκαναλική διανομή είναι χαρακτηριστικό όλων των σύγχρονων στρατηγικών επικοινωνίας με τους πελάτες. Αυτός είναι ένας κινούμενος στόχος καθώς αναδύονται νέες τάσεις και τεχνολογίες. Μια ευέλικτη πλατφόρμα ADF είναι απαραίτητη για την παροχή της ακρίβειας και της ανταπόκρισης που απαιτούνται από εταιρείες που επιδιώκουν να συνδεθούν με τους πελάτες τους σε πολλά κανάλια.
Η πολυπλοκότητα της λήψης, της διατήρησης και της δράσης σύμφωνα με τις προτιμήσεις επικοινωνίας των πελατών, σε συνδυασμό με την ανάγκη εξόδου εγγράφων σε πολλαπλές μορφές για την υποστήριξη φυσικών και ψηφιακών καναλιών, απαιτεί ένα αυτοματοποιημένο εργοστάσιο εγγράφων. Η αναμενόμενη ανάπτυξη των συστημάτων ψηφιακής παράδοσης θα προσθέσει σε αυτήν την πολυπλοκότητα, επομένως οι πάροχοι υπηρεσιών και τα κέντρα εγγράφων εντός της εγκατάστασης πρέπει να είναι έτοιμα.
Η υψηλότερη παραγωγικότητα και ο μεγαλύτερος έλεγχος μπορούν να δημιουργήσουν επιχειρηματικές ευκαιρίες. Με την ικανότητα να επιδεικνύουν υψηλότερους βαθμούς ακρίβειας, παραγωγικότητας και ποιότητας λόγω του ADF, οι οργανισμοί μπορεί να ανακαλύψουν ότι μπορούν να προσελκύσουν πελάτες με υψηλότερους όγκους ή εκείνους με απαιτήσεις ανακύκλωσης που δεν μπορούσαν προηγουμένως να υποστηρίξουν.
Και τέλος, οι οργανισμοί μπορούν να χρησιμοποιήσουν δεδομένα επικοινωνίας πελατών που έχουν συσσωρευτεί από το ADF για να αξιολογήσουν ολόκληρη τη στρατηγική επικοινωνίας με τους πελάτες τους. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να βοηθήσουν στη διασφάλιση
τα μηνύματα των πελατών είναι συνεπή, συναφή και απαραίτητα. Οι εταιρείες μπορούν να ενσωματώσουν το ADF με άλλες επιχειρηματικές διαδικασίες και να φέρουν τις σχέσεις με τους πελάτες σε ένα εντελώς νέο επίπεδο.
Ενεργοποιητές ADF από Crawford Technologies
Ευέλικτες ροές εργασίας με PRO Production Manager
Αυτή η ανοιχτή, διαμορφώσιμη λύση επιτρέπει τη διαχείριση αυτοματισμού διεργασιών από άκρο σε άκρο. Γεφυρώνει πηγές δεδομένων, συστήματα σύνθεσης, εκτυπωτές, εισαγωγείς και τη ροή αλληλογραφίας, με αποτέλεσμα μια απρόσκοπτη ροή εργασιών παραγωγής.
Πίνακας ελέγχου σε πραγματικό χρόνο με το Alchem-e™
Το σύστημα Alchem-e, availaΤο ble ως ενσωματωμένη μονάδα για άλλες λύσεις CrawfordTech, παρέχει έναν εύχρηστο πίνακα εργαλείων που βασίζεται στον ιστό που παρέχει πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο για την κατάσταση της εργασίας, με προσαρμόσιμες αναφορές και μετρήσεις που παρέχουν πληροφορίες για βασικούς δείκτες απόδοσης.
Εμπειρία πελάτη με PRO Preference Manager
Οι στρατηγικές εμπειρίας πελάτη (CX) εξαρτώνται από την παροχή μεγαλύτερου ελέγχου στα χέρια των πελατών. Με PRO Preference Manager, οι παραλήπτες εγγράφων μπορούν να διαχειρίζονται τις δικές τους προτιμήσεις μέσω των ασφαλών διαδικτυακών πυλών των πελατών μας. PRO Production Manager Στη συνέχεια, θέτει αυτές τις πληροφορίες σε λειτουργία, κατευθύνοντας έγγραφα στα επιλεγμένα κανάλια παράδοσης κατά το χρόνο παραγωγής.
Προσβάσιμα έγγραφα
Είναι πιο σημαντικό από ποτέ να παρέχουμε έγγραφα σε προσβάσιμες μορφές για τον αυξανόμενο πληθυσμό των τυφλών, των ατόμων με μειωμένη όραση και των ατόμων με γνωστική αναπηρία. Με τις λύσεις μας οι πελάτες μπορούν να αυτοματοποιήσουν τη δημιουργία και την παράδοση πληροφοριών εγγράφων
Προσβάσιμο PDF, Προσβάσιμο HTML5 και άλλες μορφές. Η μετατροπή σε προσβάσιμες μορφές γίνεται ένα ενσωματωμένο στοιχείο της ροής εργασιών παραγωγής.
Χαρακτηριστικά
Η επιλογή του σωστού προμηθευτή ADF απαιτεί σύγκριση των απαιτήσεων και των προτεραιοτήτων του παραγωγού εγγράφων με τα μεμονωμένα χαρακτηριστικά και πλεονεκτήματα των λύσεων
θεώρηση. Μερικές φορές το καλύτερο ματς θα είναι το δικό μας PRO Production Manager, πιθανώς σε συνδυασμό με άλλες λύσεις CrawfordTech και τρίτων. Σε άλλες περιπτώσεις, ένα άλλο προϊόν μπορεί να είναι καλύτερο. Όποια και αν είναι η επιλογή, ένα σωστά επιλεγμένο αυτοματοποιημένο εργοστάσιο εγγράφων θα βοηθήσει οποιαδήποτε λειτουργία να μειώσει το κόστος, να βελτιώσει την ποιότητα και να βελτιώσει την παραγωγικότητα.
