Εισαγωγή
Ο ασφαλιστικός κλάδος είναι ένας από τους κλάδους με τη μεγαλύτερη ένταση περιεχομένου σήμερα. Οι ασφαλιστικοί πάροχοι δημιουργούν και διανέμουν εκατομμύρια έγγραφα συμβολαίου, ειδοποιήσεις ανανέωσης και δηλώσεις παροχών, μαζί με μια σειρά από ρυθμιστικές αλληλογραφίες, αλληλογραφίες πελατών και λογαριασμών, κάθε μέρα. Ο τεράστιος όγκος πληροφοριών που πρέπει να αντιμετωπιστεί μαζί με την αυξανόμενη πολυπλοκότητα των συστημάτων πληροφοριών επιχειρήσεων καθιστά τη διαχείριση όλου αυτού του περιεχομένου μια ατέρμονη πρόκληση.
Ταυτόχρονα, οι κανονιστικοί περιορισμοί γίνονται όλο και πιο αυστηροί και εξελίσσονται συνεχώς. Η αβεβαιότητα σχετικά με τις ιδιαιτερότητες της νομοθεσίας μαζί με τις συχνά χαοτικές γεωπολιτικές συνθήκες καθιστούν τη διασφάλιση της συμμόρφωσης ένα όλο και πιο δύσκολο εγχείρημα, ειδικά εάν ο οργανισμός δραστηριοποιείται εκτός περιφερειακών ή εθνικών συνόρων.
Οι ασφαλιστικοί πάροχοι καλούνται επίσης να συμβαδίσουν με τον «ψηφιακό μετασχηματισμό». Ενώ πολλοί άλλοι κλάδοι, όπως οι χρηματοοικονομικές υπηρεσίες και η μεταποίηση, έχουν γίνει όλο και πιο ψηφιακοί, η κληρονομιά του χαρτιού βρίσκεται βαθιά στην ασφαλιστική επιχείρηση. Τα έγγραφα πολιτικής και οι γνωστοποιήσεις ως επί το πλείστον παραμένουν τυπωμένα σε χαρτί. ενώ ένας αυξανόμενος όγκος συναλλακτικών δραστηριοτήτων, όπως η τιμολόγηση, ο προγραμματισμός και οι υπενθυμίσεις έχουν γίνει ψηφιακά. Η διαχείριση αυτού του συνδυασμού έντυπου και ψηφιακού περιεχομένου αποτελεί, ως αποτέλεσμα, μια μοναδική πρόκληση για τις ασφαλιστικές εταιρείες.
Πώς μπορούν οι ασφαλιστικές εταιρείες να ανταποκριθούν στην πρόκληση; Crawford Technologies έχει μια σειρά λύσεων και υπηρεσιών που μπορούν να σας βοηθήσουν να βελτιώσετε τις λειτουργίες με αυτούς τους σημαντικούς τρόπους.
Υπεύθυνος Συμμόρφωσης
Δεν είναι μυστικό ότι η συμμόρφωση με τους κανονισμούς αποτελεί μείζον μέλημα για κάθε ασφαλιστικό οργανισμό. Οι κίνδυνοι που ενέχουν οι συνεχώς μεταβαλλόμενοι κανονισμοί επηρεάζουν τους ασφαλιστές σε όλο τον κόσμο. Ο νόμος για την προσιτή φροντίδα έρχεται στο μυαλό, όπως και ο Κανόνας Απορρήτου HIPAA και ο νόμος Dodd-Frank Consumer Protection Act, ως σημαντικά κομμάτια της νομοθεσίας των ΗΠΑ που οδηγούν τον κλάδο. Εκτός των Η.Π.Α., πρότυπα όπως το GDPR, οι Κανόνες Επιχειρηματικής Συμπεριφοράς Ασφαλιστικής Δεοντολογίας της Αρχής Χρηματοοικονομικών Υπηρεσιών του Ηνωμένου Βασιλείου και οι κατευθυντήριες οδηγίες της Canadian Life and Health Insurance Association διαμορφώνουν τις προσδοκίες συμμόρφωσης για τον κλάδο.
Όσον αφορά τη συμμόρφωση, δίνεται μεγάλη προσοχή στην αρχειοθέτηση και τη διαχείριση αρχείων. Ποια έγγραφα και εγγραφές αποθηκεύονται και για πόσο χρονικό διάστημα, αποτελούν κοινές πτυχές της διαχείρισης περιεχομένου και της συμμόρφωσης με τους κανονισμούς. Γενικά, τα έγγραφα του ασφαλιστηρίου συμβολαίου στις ΗΠΑ πρέπει να αρχειοθετούνται για τρία χρόνια μετά τη λήξη του συμβολαίου. Η διατήρηση των ασφαλιστηρίων συμβολαίων ζωής αυξάνεται σε επτά χρόνια μετά τη λήξη της ζωής του αντισυμβαλλομένου. Πολλαπλασιάστε το με τον αριθμό των εγγράφων που σχετίζονται με κάθε ασφαλιστήριο συμβόλαιο και τον ετήσιο κύκλο των εγγράφων που εκδίδονται σε πολλούς τομείς δραστηριότητας και το αποτέλεσμα είναι ότι οι ασφαλιστικές εταιρείες έχουν ορισμένες πολύ μεγάλες και περίπλοκες απαιτήσεις διαχείρισης αρχείων και διατήρησης εγγράφων που πρέπει να διαχειρίζονται αποτελεσματικά ή κίνδυνος μη συμμόρφωσης.
Χρήση θήκης
Η συνεργασία μας με την IF Insurance είναι ένα παράδειγμα του τρόπου με τον οποίο η Crawford Tech βοηθά τις ασφαλιστικές εταιρείες να διασφαλίσουν τη συμμόρφωση. Η IF Insurance είναι μια ασφάλιση περιουσίας και ατυχημάτων που βρίσκεται στη Φινλανδία με περίπου 3.8 εκατομμύρια πελάτες σε όλη τη σκανδιναβική περιοχή, συμπεριλαμβανομένης της Σουηδίας, της Νορβηγίας, της Φινλανδίας και της Ρωσίας. Τα υπάρχοντα συστήματά τους περιείχαν πάνω από 150 εκατομμύρια έγγραφα που πρέπει να διατηρηθούν για τουλάχιστον 11 χρόνια προκειμένου να συμμορφωθούν με τους σχετικούς τοπικούς νόμους για έγγραφα ασφαλιστηρίων συμβολαίων. Ως αποτέλεσμα, ήταν καθοριστικό για αυτούς να βρουν μια αποτελεσματική μέθοδο για τη μετατροπή και τη μετεγκατάσταση αυτών των εγγράφων σε PDF/A. Μας PRO Archiver Η λύση χρησιμοποιήθηκε για την ενοποίηση ορισμένων διαφορετικών αποθετηρίων και όλα τα 150 εκατομμύρια έγγραφα μεταφέρθηκαν και μετατράπηκαν από AFP σε PDF/A για μακροπρόθεσμη αποθήκευση και ανάκτηση. Διαβάστε περισσότερα για το IF Insurance εδώ.
Προσβασιμότητα
Η προσβασιμότητα στα έγγραφα αποτελεί αυξανόμενη ανησυχία για τις ασφαλιστικές εταιρείες. Πάνω από 285 εκατομμύρια άνθρωποι παγκοσμίως έχουν προβλήματα όρασης. Πάνω από 30 εκατομμύρια άνθρωποι στη Βόρεια Αμερική ζουν με προβλήματα όρασης και, σύμφωνα με το Εθνικό Ινστιτούτο Οφθαλμών, ο αριθμός αυτός αναμένεται να διπλασιαστεί μέχρι το 2020 λόγω της γήρανσης της γενιάς baby boomer. Για τα άτομα με προβλήματα όρασης, η δυνατότητα πρόσβασης σε λογαριασμούς, αντίγραφα κίνησης και άλλα έγγραφα συναλλαγών σημαίνει μεγαλύτερη ανεξαρτησία και ικανοποίηση πελατών. Για τις εταιρείες, η φιλοξενία πελατών με προβλήματα όρασης δεν είναι απλώς καλή υπόθεση, απαιτείται από την ομοσπονδιακή νομοθεσία.
Η Ενότητα 508 του Νόμου για τις Διακρίσεις για την Αναπηρία των ΗΠΑ απαιτεί από τις επιχειρήσεις να κάνουν προσαρμογές στον τρόπο παροχής των υπηρεσιών τους, ώστε τα άτομα με αναπηρία να μπορούν να τις χρησιμοποιούν. Άλλα παραδείγματα διεθνούς νομοθεσίας περιλαμβάνουν τον Νόμο για την Ισότητα του Ηνωμένου Βασιλείου και τον Νόμο για την Προσβασιμότητα για τους Οντάριους με Αναπηρίες (AODA) και τον Νόμο για την Προσβασιμότητα για το Μανιτόμπαν (AMA) στον Καναδά. Και σε πολλές άλλες χώρες έχει δρομολογηθεί αυστηρότερη νομοθεσία που επιβαρύνει περισσότερο τους οργανισμούς να κάνουν τα έγγραφα ευρύτερα προσβάσιμα.
Χρήση θήκης
Συνεργαστήκαμε πρόσφατα με μια μεγάλη εθνικά αναγνωρισμένη ασφαλιστική εταιρεία που χρειαζόταν να παρέχει προσβάσιμα έγγραφα προκειμένου να συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις προσβασιμότητας των Η.Π.Α. για Τεχνολογία Πληροφοριών και Επικοινωνιών (κοινώς γνωστή ως «ανανέωση ενότητας 508» του νόμου περί αποκατάστασης) που απαγορεύει τους ομοσπονδιακούς εργολάβους και υπεργολάβοι από τη διάκριση σε βάρος ατόμων με αναπηρία. Σχεδόν όλες οι αλληλεπιδράσεις και οι επικοινωνίες με τους πελάτες τους βασίζονταν στον ιστό και ήταν αποθηκευμένες σε ένα εταιρικό σύστημα διαχείρισης περιεχομένου. Η εταιρεία χρειαζόταν μια λύση που θα ενσωματωνόταν στο σύστημα αρχειοθέτησής της και θα μετατρέπει αυτόματα το AFP σε μορφές Accessible PDF και Accessible HTML5. Χρησιμοποιούν την αρχιτεκτονική CrawfordTech MasterONE για προσβασιμότητα, η οποία μετατρέπεται και στις δύο μορφές από μία εγκατάσταση. Όταν οι πελάτες ζητούν ένα έγγραφο Accessible PDF ή Accessible HTML5, το σύστημα το μετατρέπει αμέσως – δίνοντας αμέσως στον πελάτη αυτό που χρειάζεται, ενώ διατηρεί το αρχικό αρχείο στο αρχείο συστήματος.
Ψηφιοποίηση
Φαίνεται ότι κάθε κλάδος έχει τον επιτακτικό στόχο να απαλλαγεί από το χαρτί, να αυτοματοποιήσει τις διαδικασίες και να ψηφιοποιήσει τις επικοινωνίες. Αλλά ο ψηφιακός μετασχηματισμός δεν είναι τόσο εύκολος για τους ασφαλιστικούς οργανισμούς που πρέπει να αντιμετωπίσουν ένα αδιαπέραστο μείγμα έντυπου και ψηφιακού περιεχομένου.
Πράγματι, οι πελάτες μπορεί να είναι πολύ απαιτητικοί όσον αφορά τον τρόπο παράδοσης των επικοινωνιών τους. και μερικές φορές αυτό σημαίνει ψηφιακό περιεχόμενο, ενώ άλλες φορές προτιμάται το απλό παλιό χαρτί. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε οι μηνιαίοι λογαριασμοί σας να έρχονται ηλεκτρονικά και να εξοφλούνται ηλεκτρονικά…αλλά εξακολουθείτε να θέλετε τα έγγραφα του συμβολαίου σας να εκτυπώνονται και να ταχυδρομούνται. Η λήψη υπολοίπων ραντεβού σε ένα email ή ένα μήνυμα κειμένου είναι εξαιρετική υπηρεσία, αλλά πολύ λίγοι πελάτες θέλουν να διαβάσουν τα έγγραφα πολιτικής τους σε ένα smartphone.
Το αποτέλεσμα είναι ένας συνδυασμός έντυπου και ψηφιακού περιεχομένου που πρέπει να διαχειρίζεται αποτελεσματικά και σύμφωνα με τις προτιμήσεις του χρήστη. Αυτό σημαίνει πολύ περισσότερο τον τεμαχισμό και την κοπή σε κύβους διαφορετικών τύπων επικοινωνιών και αυτό απαιτεί αυξημένο βαθμό ευελιξίας και ευελιξίας να ενσωματωθούν στα συστήματα διαχείρισης περιεχομένου.
Χρήση θήκης
Ο όμιλος Economical Insurance χρησιμοποιεί το CrawfordTech Riptide για τη βελτίωση της ανταπόκρισης της υπηρεσίας και της απόδοσης του οργανισμού μετατρέποντας έγγραφα Metacode που είναι αποθηκευμένα στο αποθετήριο περιεχομένου τους σε PDF για ηλεκτρονική παρουσίαση. Αυτό περιλαμβάνει self-service
διαδικτυακό αποθετήριο για μεσίτες. Η ιδέα ήταν να δοθεί η δυνατότητα στους μεσίτες να μεταβούν σε ένα περιβάλλον χωρίς χαρτί, ενώ παράλληλα θα έλεγχαν το κόστος εκτύπωσης και αποστολής. Πολλοί μεσίτες σάρωναν έγγραφα και στη συνέχεια τεμάχιζαν αυτές τις σελίδες μόνο και μόνο για να τις μεταφέρουν σε μια ροή εργασίας χωρίς χαρτί. Αυτό είχε ως αποτέλεσμα περιττό κόστος για την εκτύπωση και την αποστολή των εγγράφων στην αρχή, καθώς και για τον μεσίτη όσον αφορά το υλικό, τα συστήματα και την προσπάθεια που απαιτείται για τη σάρωση και την ψηφιοποίηση του χαρτιού μόλις το λάβει.
Πορεία προς τα εμπρός
Crawford Technologies έχει μοναδικά προσόντα για να βοηθήσει τους ασφαλιστικούς οργανισμούς να αντιμετωπίσουν τις κρίσιμες πτυχές της κανονιστικής συμμόρφωσης, της προσβασιμότητας στα έγγραφα και του ψηφιακού μετασχηματισμού. Το βραβευμένο μας χαρτοφυλάκιο λύσεων διαχείρισης περιεχομένου ισχύει για την εκτύπωση, την αρχειοθέτηση, τον ανασχεδιασμό και την παρουσίαση με υψηλό βαθμό ευελιξίας. Καμία άλλη εταιρεία δεν έχει τόσο βάθος και εύρος εμπειρίας στη διαχείριση περιεχομένου.
Όμως, όπως μπορείτε να δείτε, δεν χρειάζεται να δεχθείτε μόνο τη λέξη μας. Αυτές και άλλες περιπτώσεις χρήσης είναι μερικές μόνο από τις ιστορίες που καταδεικνύουν πώς βοηθήσαμε περισσότερους από 1,800 οργανισμούς σε όλο τον κόσμο να ανταποκριθούν στις ολοένα και πιο αυστηρές απαιτήσεις συμμόρφωσης με τους κανονισμούς, να αντιμετωπίσουν την αυξανόμενη ανάγκη για προσβάσιμα έγγραφα και να αξιοποιήσουν προηγμένες τεχνικές και βελτιώσεις στη διαδικασία που έγιναν availaμε ψηφιακό μετασχηματισμό.
Θέλετε να μάθετε περισσότερα; Απλώς κάντε κλικ εδώ για να προγραμματίσετε μια δωρεάν διαβούλευση ή επίσκεψη χωρίς υποχρέωση CrawfordTech.com.
