Unternehmen haben viele Gründe, über die Installation einer Automated Document Factory (ADF) nachzudenken. Die Vorteile von Kontrolle, Verantwortlichkeit, Analysedaten, Warnmeldungen, Produktivitätssteigerungen und Kostenbegrenzung sind für fast alle Organisationen wichtig, die Kundenkommunikation erstellen und verteilen. Unternehmen, die diese Funktionalität nicht anbieten, seien es Outsourcing-Anbieter oder interne Dokumentenzentren, werden Schwierigkeiten haben, die für ihre Kunden wichtigen Dokumentenanwendungen zu unterstützen.
Unternehmen interessieren sich zunehmend für die ADF-Technologie, weil es offensichtliche Schwachstellen gibt, wie etwa Vorfälle mit gemischten Kontodokumenten, die Nichteinhaltung von SLAs oder der Verlust von Aufträgen an Wettbewerber, die dieselben Vorteile und die Sicherheit bieten wie ADFs.
In anderen Fällen betrachten Unternehmen die ADF-Technologie als einen entscheidenden Faktor für ihr Geschäftswachstum, der ihnen die Erschließung neuer Märkte oder die Bereitstellung besserer Produkte für ihre Kunden ermöglicht.
Könnte ein ADF Ihrem Unternehmen Vorteile bringen?
Risikobewertung
Welche Konsequenzen hat es, wenn Sie durch das Vermischen von Konten versehentlich persönliche Informationen preisgeben? Was passiert, wenn bei einem Auftrag die Versandfrist versäumt wird? Wenn während eines Produktionsauftrags eine Maschine ausfällt, wie kann der Bediener dann an der richtigen Stelle neu starten und Duplikate oder verloren gegangene Dokumente vermeiden?
Kostenkontrolle
Können Sie die dritte Schicht streichen? Welche Aufträge dauern am längsten? Wie viel Zeit verbringen Sie damit, Anfragen zum Auftrags- oder Dokumentenstatus nachzugehen? Können Sie durch die Zusammenlegung von Aufträgen Produktions- und Portokosten senken? Wann ist es finanziell sinnvoll, veraltete Geräte auszutauschen?
Neue Geschäftsfelder erschließen
Wären neue Märkte, wie die Verarbeitung HIPAA-kontrollierter Dokumente, für Ihr Unternehmen zugänglich, wenn Sie über bessere Nachverfolgung und Kontrollen verfügen würden? Gibt es Möglichkeiten, Abrechnungen mit variabler Seitenzahl auszudrucken und einzufügen? Erfordern alle aktuellen RFPs die Zustellung von Dokumenten über mehrere Kanäle und die Pflege von Kundenpräferenzen?
Service verbessern
Kann eine schnellere Reaktion auf Kundenanfragen zur Kundenbindung beitragen? Werden Dokumente durch automatisierte Nachdrucke ein oder zwei Tage früher in die Post gebracht? Könnte das Management Produktionsprobleme mithilfe von Echtzeitwarnungen lösen, bevor sie sich auf die Kunden auswirken?
Jeder dieser Punkte könnte den Kauf einer ADF-Lösung rechtfertigen. Die meisten Unternehmen erzielen Verbesserungen in mehreren Bereichen, indem sie die Möglichkeiten moderner automatisierter Dokumentenfabriken voll ausschöpfen.
Untersuchung einer Lösung: Identifizieren Sie alle Stakeholder
Die Druck-, Kuvertier- und Versandvorgänge für Dokumente sind offensichtlich von den Änderungen betroffen, die sich aus einer ADF-Implementierung ergeben. Die ADF-Lösung wird jedoch auch mehrere andere Gruppen und Abteilungen betreffen. Andere Stellen werden Ressourcen für die Entwicklung und Implementierung der ADF-Lösung bereitstellen. Typische beteiligte Gruppen sind:
- Informationstechnologie
- Qualitätskontrolle
- Kundenerfahrung
- Rechtliche/regulatorische/Compliance
- Finanzen
- Marketing
- Kundendienst
- Verkäufe
- Geschäftsbereiche
- Kunden
- Outsourcen von Dienstleistern
Die Entscheidung treffen
Berücksichtigen Sie beim Ermitteln Ihres Bedarfs und der Untersuchung möglicher Lösungen die folgenden Punkte:
Umfang des Projekts
Suchen Sie nach einer Lösung für einen einzelnen Standort oder benötigen Sie einen ADF, um die Arbeit an mehreren Standorten zu verwalten? Werden die verschiedenen Standorte unabhängig voneinander betrieben oder verteilen Sie die tägliche Arbeitslast auf alle Standorte? Wie viele Vertriebskanäle unterstützen Sie derzeit und wie könnte sich dies ändern? Implementieren Sie den ADF parallel zu anderen großen Projekten, beispielsweise der Umstellung auf Tintenstrahldruck?
Meilensteine und Termine
Werden von Kunden oder Aufsichtsbehörden Fristen gesetzt? Wie lauten diese? Wie wirken sich diese Ziele auf die Projektprioritäten aus?
Messung
Sind Basisdaten verfügbar? Wie werden Sie die Wirksamkeit von ADF messen? Benötigen Sie Hilfe bei der Problemerkennung und Anpassung?
Aktuelle Probleme identifizieren
Gibt es Probleme wie gemischte Dokumente, Nachdrucke, Produktivitäts-, Planungs- oder Vertriebskanalfehler? Gibt es blinde Flecken im Workflow, wo Sie den Status eines Dokuments oder Auftrags nicht feststellen können?
Strategische Ziele
Bremsen Fehler oder Ineffizienzen das Wachstum? Schwindet die Kundenzufriedenheit? Ist Ihr Unternehmen bestrebt, seinen Kunden ein nahtloses Kommunikationserlebnis zu bieten?
Optionen überprüfen
Welche ADF-Funktionen sind am wichtigsten? Können Sie einige sofort und einige später implementieren? Sind Investitionen in neue Geräte notwendig oder können Sie die vorhandene Hardware modifizieren? Benötigen Sie Portale für Ihren Kundenservice oder für Endkunden?
Risiken einschätzen
Welche Auswirkungen hat es auf die Kundenkommunikation, wenn Sie keine Maßnahmen ergreifen? Besteht die Möglichkeit von Verstößen gegen Vorschriften? Kann das ADF-Projekt planmäßig fortgesetzt werden, wenn Ihre IT-Ressourcen neu zugewiesen werden?
Projektkosten und Einsparmöglichkeiten
Erwägen Sie Anschaffungen, professionelle Dienstleistungen, Schulungen, Gerätemodifikationen oder -austausch, Personaleinsparungen, verbesserten Cashflow, geringere Portokosten, bessere Gerätenutzung, Reduzierung ausgelagerter Arbeiten usw. Jede Organisation, die eine automatisierte Dokumentenfabrik implementiert, kann unterschiedliche Ziele hinsichtlich Kosteneinsparungen oder Nutzung neuer Möglichkeiten verfolgen.
Der heutige Markt erfordert Integrität und Kontrolle
Dokumentenzentren und Druckdienstleister stellen fest, dass Kunden von ihren Anbietern Tracking- und Integritätskontrollen erwarten. Jeder Betrieb, der Dokumente mit vertraulichen Daten verarbeitet, muss über strenge Prozesse verfügen, um zu verhindern, dass die privaten Informationen eines Kunden versehentlich preisgegeben werden. Komplexe Anwendungen verstärken den Bedarf an Kontrollen auf Dokumentebene, die über die ADF-Technologie verfügbar sind.
Besonders fehleranfällig sind Aufträge mit Dokumenten mit variabler Seitenzahl, übereinstimmenden Umschlaginhalten, Adressierungen auf geschlossenen Umschlägen oder beidseitig gedruckten variablen Daten. Ohne ein ausgeklügeltes Identifikations- und Nachverfolgungssystem sind derartige Anwendungen riskant.
Auch Direktmarketing-Anwendungen erfordern die Dokumentintegritätsmaßnahmen von ADF-Systemen. Da Anwendungen stark personalisiert werden, steigt das Fehlerrisiko. Nicht übereinstimmende Elemente eines personalisierten Poststücks können dem Dienstanbieter oder dem internen Dokumentenzentrum große Schwierigkeiten bereiten, darunter Kosten für Nachbearbeitung oder sogar den Verlust eines Kontos.
Während das Gesamtvolumen an E-Mails aufgrund präziserer Zielgruppenansprache und der Migration zu digitalen Kanälen sinkt, steigt der Wert jedes einzelnen Poststücks. Wenn ein Teil der Liste nicht erreicht wird oder Fehler gemacht werden, die die Wirksamkeit der Poststücke, das gewünschte Ergebnis zu erzielen, mindern, verstärkt sich bei den Kunden die Wahrnehmung, dass Post zu teuer ist. Zu viele Fehler veranlassen die Versender, nach alternativen Wegen zur Kommunikation mit ihren Kunden und Interessenten zu suchen, was das Postvolumen weiter verringert.
Neben den offensichtlichen Vorteilen einer verbesserten Postqualität, geringerer Kosten oder effizienterer Abläufe können ADF-Lösungen auch die Tür zu neuen Möglichkeiten öffnen.
Durch eine verbesserte Nachverfolgung und Kontrolle können Dokumentenzentren Strategien wie das Householding und die Zusammenführung von Aufträgen in Betracht ziehen. Diese Strategien, die oft mit Tools für das Re-Engineering von Dokumenten wie Crawford Technologies Operations Express ermöglicht werden, senken die Betriebskosten und die Portokosten. Neu gestaltete Dokumente können auch das Kundenerlebnis verbessern.
Die Multichannel-Distribution ist ein Merkmal aller modernen Kundenkommunikationsstrategien. Dieses Ziel ist jedoch aufgrund neuer Trends und Technologien ein bewegliches Ziel. Eine flexible ADF-Plattform ist unerlässlich, um die Genauigkeit und Reaktionsfähigkeit zu gewährleisten, die Unternehmen benötigen, die über mehrere Kanäle mit ihren Kunden in Kontakt treten möchten.
Die Komplexität der Erfassung, Pflege und Reaktion auf Kundenkommunikationspräferenzen in Kombination mit der Notwendigkeit, Dokumente in mehreren Formaten auszugeben, um physische und digitale Kanäle zu unterstützen, erfordert eine automatisierte Dokumentenfabrik. Das erwartete Wachstum digitaler Liefersysteme wird diese Komplexität noch erhöhen, daher müssen Dienstanbieter und unternehmensinterne Dokumentenzentren darauf vorbereitet sein.
Höhere Produktivität und bessere Kontrolle können Geschäftschancen eröffnen. Durch die Fähigkeit, dank ADF ein höheres Maß an Genauigkeit, Produktivität und Qualität zu demonstrieren, können Unternehmen möglicherweise Kunden mit höheren Volumina oder solchen mit Turnaround-Anforderungen gewinnen, die sie zuvor nicht erfüllen konnten.
Und schließlich können Organisationen die von der ADF gesammelten Kundenkommunikationsdaten nutzen, um ihre gesamte Kundenkommunikationsstrategie zu bewerten. Diese Informationen können dazu beitragen, sicherzustellen
Kundennachrichten sind konsistent, relevant und notwendig. Unternehmen können den ADF in andere Geschäftsprozesse integrieren und Kundenbeziehungen auf eine ganz neue Ebene bringen.
ADF-Befähiger von Crawford Technologies
Flexible Arbeitsabläufe mit PRO Production Manager
Diese offene, konfigurierbare Lösung ermöglicht eine durchgängige Prozessautomatisierung. Sie verbindet Datenquellen, Satzsysteme, Drucker, Kuvertiermaschinen und den Mailstream und sorgt so für einen nahtlosen Produktionsablauf.
Echtzeit-Dashboard mit PRO Conductor™
Das PRO Conductor-System, das als integriertes Modul für andere CrawfordTech-Lösungen erhältlich ist, bietet ein benutzerfreundliches webbasiertes Dashboard, das Echtzeitinformationen zum Auftragsstatus liefert und anpassbare Berichte und Kennzahlen enthält, die Einblick in die wichtigsten Leistungsindikatoren bieten.
Kundenerfahrung mit PRO Preference Manager
Strategien zur Verbesserung der Kundenerfahrung (CX) hängen davon ab, den Kunden mehr Kontrolle zu geben. Mit PRO Preference Manager können die Empfänger von Dokumenten ihre eigenen Präferenzen über die sicheren Webportale unserer Kunden verwalten. PRO Production Manager setzt diese Informationen dann in die Tat um und leitet die Dokumente zum Zeitpunkt der Produktion an die aktuell ausgewählten Lieferkanäle weiter.
Barrierefreie Dokumente
Es ist wichtiger denn je, Dokumente in zugänglichen Formaten für die wachsende Zahl blinder, sehbehinderter und geistig behinderter Menschen bereitzustellen. Mit unseren Lösungen können Kunden die Erstellung und Bereitstellung von Dokumenten in Formaten wie
Barrierefreies PDF, barrierefreies HTML5 und andere Formate. Die Konvertierung in barrierefreie Formate wird zu einem integrierten Bestandteil des Produktionsworkflows.
Zusammenfassung
Um den richtigen ADF-Anbieter auszuwählen, müssen die Anforderungen und Prioritäten des Dokumentherstellers mit den individuellen Merkmalen und Stärken der Lösungen verglichen werden.
Überlegung. Manchmal ist unser PRO Production Manager die beste Lösung, möglicherweise in Verbindung mit anderen Lösungen von CrawfordTech und Drittanbietern. In anderen Fällen kann ein anderes Produkt besser geeignet sein. Wie auch immer die Wahl ausfällt, eine gut gewählte automatisierte Dokumentenfabrik hilft jedem Betrieb, Kosten zu senken, die Qualität zu erhöhen und die Produktivität zu steigern.
