Unternehmen implementieren die Automated Document Factory (ADF)-Technologie aus verschiedenen Gründen, darunter:
- Sicherheit/Datenschutz
- Betriebseffizienz
- Multi-Channel-Vertriebsmanagement
- Produktionsplanung/Ressourcenzuteilung
- Automatisierte Nachdrucke
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
- Einhaltung des Service Level Agreements (SLA)
- Postsparen/Postvorbereitung
- Prozesstransparenz
- Verbesserter Kundenservice
- Wettbewerbsvorteil
Organisationen, die Dokumente mit privaten oder vertraulichen Informationen verarbeiten, werden sich darauf konzentrieren, wie ein ADF eine versehentliche Offenlegung verhindern und es ihnen ermöglichen kann, die für ihre Branche relevanten Vorschriften einzuhalten. Andere wiederum sind möglicherweise daran interessiert, SLAs einzuhalten oder die Produktivität zu verbessern. ADFs können Organisationen auch dabei helfen, Geld bei Porto und Postvorbereitung zu sparen oder Aspekte ihres Arbeitsablaufs, wie z. B. Nachdrucke, effizienter zu gestalten.
Sendungsverfolgung und -berichterstattung werden zu einer Mindestanforderung für moderne Postzentren. Selbst Organisationen, die keine Dokumente verarbeiten, die behördlichen Kontrollen unterliegen, müssen feststellen, dass ihre Kunden mehr Rechenschaftspflicht für einzelne Poststücke verlangen. Da Dokumenterstellungsmaschinen vielseitiger geworden sind, enthalten selbst herkömmliche Kontoauszüge, Rechnungen und andere Dokumente häufig hochgradig zielgerichtete und personalisierte Nachrichten. Es ist zwingend erforderlich, dass diese Sendungen an die richtigen Empfänger gehen und das Material pünktlich ankommt. ADFs unterstützen den Dokumentenbetrieb bei der Erreichung dieser Ziele.
Externe Dienstleister und unternehmensinterne Dokumentendienste, die ihren Kunden die Gewissheit geben können, dass jedes Dokument korrekt erstellt und zugestellt wurde, haben einen Wettbewerbsvorteil. Das Kundenerlebnis steht für viele Unternehmen im Mittelpunkt. Vertrauen in den Status von Papier- und elektronischen Dokumenten und die Möglichkeit, diese Informationen umgehend an Kunden weiterzugeben, tragen positiv zu den Kundenbeziehungen bei.
Wie kann ein ADF Ihrem Unternehmen helfen?
Sicherheit/Datenschutz
Informationssicherheit ist für alle Organisationen ein Thema. Produktionsabläufe für physische Dokumente und digitale Ausgabekanäle enthalten viele Stellen, an denen Informationen von zwei oder mehr Kunden versehentlich vermischt werden können. Es ist zwar nicht möglich, Fehler zu 100 % zu verhindern, aber die ADF-Technologie ermöglicht es Dokumentenvorgängen, Fehler zu korrigieren, bevor fehlerhafte Dokumente die Produktionsstätte verlassen.
Ein Verstoß gegen die Privatsphäre ist immer problematisch, selbst wenn die Dokumente keine regulierten oder geschützten Daten enthalten. Kunden, die erfahren, dass eine Organisation ihre Informationen an nicht autorisierte Empfänger weitergegeben hat, können den Vorfall öffentlich machen und so den Ruf des Absenders und seiner Dienstanbieter schädigen.
Einige Organisationen haben eigene Vorgaben zum Datenschutz. Ein ADF kann den Nachweis und die Rechenschaftspflicht erbringen, die diese internen Anforderungen erfordern.
Da der ADF bei jedem Schritt im Workflow jede Seite in jedem Dokument berücksichtigt, kann das System die Betriebsleitung benachrichtigen, wenn der Abgleich auf Artikelebene nicht ausgeglichen ist. Die Betriebsleitung kann Fehler leicht finden und korrigieren, bevor sie als ausgehende Kommunikation ausgegeben werden.
Zu den problematischen Workflow-Bereichen, in denen Dokumente für verschiedene Kunden erstellt werden, gehören:
- Druckerstaus, die zu fehlenden Seiten, zusätzlichen Seiten oder nicht synchronisierten
- Statische Elektrizität, die dazu führt, dass Seiten kleben bleiben
- Seiten gehen beim Transport von der Druckerei zur Post verloren oder werden vermischt
- Fehlender oder nicht übereinstimmender Umschlaginhalt
- Fehler bei der Dokumentzusammenstellung führen zu versehentlichen Seiten
- Gemischte Daten aus zwei
In den Nachrichten wird häufig über Datenschutzverletzungen berichtet, die durch Druck- oder Versandfehler verursacht wurden. Manche Fehler sind schwerwiegend, wie etwa die Offenlegung von Sozialversicherungsnummern, Gehalts- oder Einkommensinformationen oder sogar Banktransaktionen oder Gesundheitszuständen. Die Korrektur solcher Fehler kann kostspielig sein. Unternehmen haben Kosten für Kreditüberwachungsdienste übernommen, wurden in der Presse blamiert oder haben aufgrund von Fehlern, die ein ADF möglicherweise entdeckt hat, Geschäfte verloren. Andere Organisationen haben Anreize oder Rabatte angeboten, um Kunden zu behalten, nachdem das Dokumentenzentrum vermeidbare Versandfehler gemacht hatte.
Betriebseffizienz/Produktionsplanung/-zuteilung
Unternehmen können ADF-Daten verwenden, um Statistiken wie Durchsatzraten, Leerlaufzeiten und Engpässe zu untersuchen, die zu Verarbeitungsverzögerungen führen. Manager können diese Informationen nutzen, um beispielsweise die Gestaltung der Produktionsfläche zu ändern, Qualitätskontrollverfahren zu optimieren und Materialdesigns zu verbessern.
Einige ADF-Lösungen enthalten Module, die speziell für die Ressourcenzuweisung und Produktionsplanung entwickelt wurden. Sie enthalten Tools, mit denen Manager „Was-wäre-wenn“-Szenarien testen und die Arbeit auf verschiedene Schichten oder Geräte verteilen können. Manager können ADF-Daten über die Produktivität der Mitarbeiter, die Effizienz der Geräte und die Auswirkungen der Merkmale verschiedener Jobs auf den gesamten Produktionsaufwand sammeln. Dokumentproduktionsmanager können die von ADF bereitgestellten Daten sogar verwenden, um Leistungsbonusprogramme für Mitarbeiter zu verwalten.
Unternehmen, die eine Aufrüstung ihrer Ausrüstung in Erwägung ziehen, werden die von einem ADF erfassten Produktionsdaten bei der Beurteilung der Auswirkungen geplanter Investitionen in neue Hardware als wertvoll erachten. ADF-Daten können Managern beispielsweise dabei helfen, die Produktivitätseffekte zu testen, die sich durch den Austausch zweier älterer Kuvertiermaschinen durch ein Hochgeschwindigkeitsgerät ergeben. Auftragspläne, SLAs und Auftragsmerkmale können alle die endgültige Entscheidung über die Anschaffung von Ausrüstung beeinflussen.
Wenn Unternehmen den Einsatz neuer Kommunikationskanäle in Erwägung ziehen, sind die von der ADF gesammelten Daten von unschätzbarem Wert, um die Auswirkungen der digitalen Migration auf Produktionsabläufe, Gerätenutzung und Personaleinsatz abzuschätzen. Wie ändert sich die Arbeitsbelastung, wenn 15 % der Kunden sich für den papierlosen Vertrieb entscheiden? Was, wenn 30 % sich für die elektronische Zustellung entscheiden? Diese Fragen lassen sich leichter beantworten, wenn man Produktionsinformationen in einer zentralen ADF-Datenbank erfasst hat.
Automatisierte Nachdrucke
In vielen Betrieben ist das erneute Drucken von Dokumenten, die beim Drucken, Falten oder Einfügen beschädigt wurden, ein manueller und fehleranfälliger Prozess. Mitarbeiter müssen das Dokument, die Kundenkontonummer und den ursprünglichen Druckauftrag identifizieren. Dies kann eine mühsame Angelegenheit sein. Manchmal erhält der Mitarbeiter nur Papierfetzen, die die Bediener aus der Maschine gefischt haben.
Sobald der Drucker das Konto und den Auftrag identifiziert hat, lädt er die Druckdateien erneut oder greift auf ein Archiv zu, um die Seiten erneut zu drucken, zu falten und einzufügen. Diese manuellen Aktivitäten werden häufig nicht protokolliert. Es gibt keinen Prüfpfad, der die oft gestellte Frage „Wo ist mein Dokument?“ beantwortet.
Durch Automatisierung werden erhebliche Kosten gespart, die Qualität verbessert und der Kundenservice verbessert. Der ADF erkennt, wenn ein gedrucktes Dokument nicht als abgeschlossen protokolliert wurde oder sich zum Zeitpunkt eines Papierstaus im Gerät befand. Dann kann der ADF das Dokument automatisch erneut drucken, um es in die Sendung des aktuellen Tages aufzunehmen, oder es dem Produktionslauf des nächsten Tages hinzufügen. Natürlich zeichnet der ADF alle Aktivitäten auf, falls eine Überprüfung oder Recherche erforderlich ist.
Bei Postvorgängen ist es üblich, dass die Mitarbeiter Poststücke nach einem Papierstau manuell neu zusammenstellen. Mithilfe eines ADF mit automatischem Neudruck können Unternehmen eine „Touch and Toss“-Richtlinie implementieren und so durch menschliches Eingreifen verursachte Fehler bei der Dokumentenintegrität vermeiden.
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Eng verbunden mit den oben beschriebenen Vorteilen in puncto Sicherheit und Datenschutz ist die Fähigkeit der ADF, es Versendern zu ermöglichen, auf Anfragen zu reagieren, wenn sie zu einem Verstoß gegen Vorschriften befragt werden. Die Reaktion auf Vorfälle ist von entscheidender Bedeutung für die Lösung von Problemen, die Sanktionen oder Geldbußen seitens der Aufsichtsbehörde nach sich ziehen könnten. Durchsuchbare Aufzeichnungen der ADF machen es viel einfacher, mit Dokumentation auf Anfragen zu reagieren.
Die Durchsetzungs- und Prüfungsbemühungen der Aufsichtsbehörden haben in den letzten Jahren zugenommen, ebenso wie die Strafen bei Nichteinhaltung. Die überprüften Unternehmen müssen nachweisen können, dass sie über Tools und Verfahren verfügen, um Verstöße zu verhindern und auf Anfragen zu reagieren. Die Aufsichtsbehörden kritisieren Unternehmen scharf, die das Risiko von Datenschutzverletzungen nicht eindämmen. Das Office for Civil Rights (OCR) setzt die Einhaltung des Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) in den USA durch. Die Aufsichtsbehörde hat erhebliche Geldstrafen verhängt, wenn betroffene Unternehmen Opfer eines Verstoßes wurden und eine Prüfung unzureichende Vorbereitungs- und Präventionsmaßnahmen ergab.
SLA-Einhaltung
Verstöße gegen Service Level Agreements können kostspielig sein. Serviceprovider müssen leistungsbezogene Bußgelder zahlen und wiederholte Verstöße können zur Kündigung des Vertrags führen. Bei internen Dokumentenvorgängen können nicht eingehaltene SLAs dazu führen, dass ein Unternehmen das Vertrauen in die Fähigkeit des Unternehmens verliert, seine Aufgaben zuverlässig zu erfüllen. Es können Initiativen zur Auslagerung von Dokumentenvorgängen folgen.
ADF-Lösungen schützen vor solchen Vorfällen, indem sie die Aktivitäten während des gesamten Arbeitsablaufs überwachen. Die ADF vergleicht die auf die Produktion wartenden Mengen mit der Produktivität der verfügbaren Ressourcen und der gemäß den vorab festgelegten Vereinbarungen zulässigen Zeit. Wenn das System prognostiziert, dass die Arbeit den Termin nicht einhält, zeigt die ADF diese Warnungen auf Dashboard-Bildschirmen oder Overhead-Displays an. Viele ADF-Systeme informieren wichtige Mitarbeiter auch per E-Mail oder SMS über drohende Probleme.
Postsparen/Postvorbereitung
ADF-Lösungen können Portokosten sparen und die Postvorbereitung optimieren, indem sie Informationen aus mehreren Aufträgen sammeln und sie in spezielle Postsoftware einspeisen. Einige ADF-Systeme verfügen über vorgefertigte Hooks, mit denen sich die Postsoftware direkt in den Workflow integrieren lässt.
Eine weitere Möglichkeit für Unternehmen, Postkosten zu sparen, ist die Einführung des Householding. Diese Strategie reduziert die Anzahl der ausgehenden Poststücke und die Portokosten, indem ehemals separate Dokumente in einem einzigen Umschlag zusammengefasst werden. Householding ist eine praktischere Lösung für Versender geworden, seit der US Postal Service die Portokosten für First Class Presort Letters überarbeitet hat. Nach den neuesten Bestimmungen können Postversender Dokumente um weitere Seiten ergänzen, ohne dass sich das Porto erhöht, unabhängig vom Gewicht der Sendung. Mit Tools für das Re-Engineering von Dokumenten wie Operations Express von Crawford Technologies können Versender Drucksachen aus verschiedenen Aufträgen zu einem neuen, haushaltsbezogenen Druckstrom kombinieren.
Strategien wie diese erfordern umfassende Tracking- und Kontrollsysteme auf Dokumentenebene, um sicherzustellen, dass der Absender alle Dokumente erfasst, die er in einem Umschlag zusammenfassen wollte. Mithilfe der ADF-Software können Kundendienstmitarbeiter außerdem nachvollziehen, welche Dokumente das Unternehmen an welchem Tag verschickt hat, sodass sie Kundenanfragen effektiver bearbeiten können.
Prozesstransparenz/Verbessertes Kundenerlebnis
Ohne ADF stören Kundenfragen zum Status ihrer Arbeit. Diese Anfragen führen unweigerlich dazu, dass die Dokumentenabteilung durchsucht oder Papierunterlagen geprüft werden, bevor der Kunde zurückgerufen wird. Dokumentenabteilungen können oft nur ungenaue oder geschätzte Informationen liefern, da ihre Statusberichte auf Auftragsebene erstellt werden.
In ADF-Umgebungen kann der Kundendienst Kundenfragen wie „Wann wurde mein Dokument verschickt?“ oder „Über welchen Kanal wurde mein Dokument zugestellt?“ schnell beantworten, ohne dass die Produktion im Dokumentencenter unterbrochen werden muss oder ein Rückruf erforderlich ist. Kunden können ihre Fragen sogar selbst über Self-Service-Portale beantworten. Wenn Kunden ihre Antworten sofort und präzise erhalten, steigt die Zufriedenheit.
Zusätzlicher Nutzen durch Vollfarb-Tintenstrahldruck
Unternehmen, die von vorgedrucktem Papier auf weißes Papier umsteigen, erzielen Einsparungen beim Einkauf, der Lagerung und der Inventur verschiedener Papiersorten. Ein ADF kann jedoch noch größere Kosteneinsparungen ermöglichen.
Mithilfe von Tools im ADF-Workflow können Unternehmen, die in einer Umgebung mit weißem Papier und Vollfarb-Tintenstrahldruck drucken, Aufträge zusammenführen, die sie zuvor getrennt hatten, weil sie unterschiedliche vorgedruckte Papiersorten erforderten. Diese Konsolidierung kann die Anzahl kleiner, arbeitsintensiver Aufträge verringern und Portorabatte erhöhen. Ein perfektes Beispiel ist ein Dienstanbieter, der für mehrere Kunden Kontoauszüge druckt und verschickt. Indem er alle Dokumente des Tages zusammenführt und sie vor dem Drucken in Versandreihenfolge sortiert, kann der Dienstanbieter große Druck- und Kuvertieraufträge ohne Unterbrechung ausführen. Außerdem erreicht er eine Postdichte, die bei jedem einzelnen Auftrag unerreichbar ist.
Druck- und Postbetriebe können die Möglichkeiten der Vollfarb-Tintenstrahldruckfunktionalität zusammen mit intelligenter Software für die Dokumentenzusammenstellung, Dienstprogrammen für das Re-Engineering von Dokumenten wie Operations Express von Crawford Technologies und den Nachverfolgungs- und Kontrollfunktionen eines ADF nutzen, um vorgedruckte Auszugsbeilagen zu reduzieren oder zu eliminieren. Arbeitsabläufe für die Verarbeitung von Transaktionsdokumenten, die früher ein Anhalten der Kuvertiermaschine erforderten, um vorgedrucktes Kuvertiermaterial zu wechseln, können erheblich vereinfacht werden.
Wenn Marketing- oder behördliche Mitteilungen in gedruckte Dokumente eingebettet sind, können Mailing-Abteilungen die Arbeit auf Geräten mit weniger Einlegestationen abwickeln. Mailing-Verkäufer können Kosten senken und Platz im Lager, in Bereitstellungsbereichen und in der Produktion sparen.
ADF-Befähiger von Crawford Technologies
PRO Production Manager Eines von vielen hervorragenden Produkten, die heute auf dem Markt sind. PRO Production Manager unterstützt den Aufbau einer automatisierten Dokumentenfabrik, die allen Anforderungen von heute gerecht wird und die Dokumentenproduzenten auf die komplizierte Welt der Dokumentenproduktion und -verteilung der Zukunft vorbereitet.
Flexible Arbeitsabläufe mit PRO Production Manager
Diese offene, konfigurierbare Lösung ermöglicht eine durchgängige Prozessautomatisierung. Sie verbindet Datenquellen, Satzsysteme, Drucker, Kuvertiermaschinen und den Mailstream und sorgt so für einen nahtlosen Produktionsablauf.
Migrieren Sie mit PRO Inkjet Express zum Inkjet-Druck
Mit dieser skalierbaren Lösung können Sie vorhandene Prozesse migrieren, um die Funktionen von Vollfarb-Tintenstrahldruckern voll auszunutzen, ohne vorhandene Druckströme neu zu erstellen oder laufende Produktionsabläufe neu zu gestalten.
Dashboard in Echtzeit mit PRO Conductor
PRO Conductor, das als integriertes Modul für andere CrawfordTech-Lösungen erhältlich ist, bietet ein benutzerfreundliches, webbasiertes Dashboard, das Informationen über den Auftragsstatus in Echtzeit liefert, mit anpassbaren Berichten und Kennzahlen, die einen Einblick in die wichtigsten Leistungsindikatoren geben.
Kundenerfahrung mit PRO Preference Manager
Strategien zur Verbesserung der Kundenerfahrung (CX) hängen davon ab, den Kunden mehr Kontrolle zu geben. Mit PRO Preference Manager können die Empfänger von Dokumenten ihre eigenen Präferenzen über die sicheren Webportale unserer Kunden verwalten. PRO Production Manager setzt diese Informationen dann in die Tat um und leitet die Dokumente zum Zeitpunkt der Produktion an die aktuell ausgewählten Lieferkanäle weiter.
Barrierefreie Dokumente
Es ist wichtiger denn je, Dokumente in zugänglichen Formaten für die wachsende Zahl blinder, sehbehinderter und geistig behinderter Menschen bereitzustellen. Mit unseren Lösungen können Kunden die Erstellung und Bereitstellung von Dokumenten in Formaten wie barrierefreiem PDF, barrierefreiem HTML5 und anderen Formaten automatisieren. Die Konvertierung in zugängliche Formate wird zu einem integrierten Bestandteil des Produktionsworkflows.
Zusammenfassung
Bei der Wahl des richtigen ADF-Anbieters müssen Sie die Anforderungen und Prioritäten des Dokumentenproduzenten mit den einzelnen Funktionen und Stärken der in Frage kommenden Lösungen vergleichen. Manchmal ist unser PRO Production Manager die beste Lösung, möglicherweise in Verbindung mit anderen Lösungen von CrawfordTech und anderen Anbietern. In anderen Situationen ist ein anderes Produkt vielleicht besser geeignet. Wie auch immer die Wahl ausfällt, eine gut gewählte automatisierte Dokumentenfabrik hilft jedem Betrieb, Kosten zu senken, die Qualität zu erhöhen und die Produktivität zu steigern.
