PRO DocNow: Die ganze Leistung der Dokumentenbearbeitung, die Sie brauchen. Wenn Sie sie brauchen!

Verarbeitung in der Cloud spart Zeit und Geld

Praktisch alle Druckereien, die Druckbilddaten von internen oder externen Kunden erhalten, müssen diese Daten vor dem Druck zu verschiedenen Zwecken manipulieren. PRO DocNow ist ein neuer Weg, um Aufgaben der Dokumentenbearbeitung zu bewältigen. PRO DocNow wird in einer sicheren privaten Cloud betrieben und kann alle Modifikationen, die eine Softwarelösung vor Ort bietet, zu einem Bruchteil der Kosten durchführen.

Herausforderungen

Nahezu alle Druckereien, die Druckbilddaten von internen oder externen Kunden erhalten, müssen diese Daten vor dem Drucken aus verschiedenen Gründen bearbeiten. Sie müssen möglicherweise das Erscheinungsbild der gedruckten Dokumente ändern, indem sie Barcodes für die Posteinfügung hinzufügen oder den Adressblock verschieben, um ihn an die Umschlagfenster anzupassen. In anderen Fällen fordern Kunden auffälligere Änderungen, wie das Hinzufügen variabler Datenfarben oder das Ändern des Seitenlayouts.

Häufig werden die Druckdateien in Formaten erstellt, die nicht mit den Druckern oder der Druckverwaltungssoftware des Unternehmens kompatibel sind und in eine kompatible Drucksprache konvertiert werden müssen. Viele PDF-Druckdateien sind nicht effizient und können ohne Optimierung zu Verarbeitungs- und Druckverzögerungen führen.

Oftmals sind die Druckdaten nicht richtig postalisch aufbereitet und erfordern zahlreiche postalische Optimierungen, um die Portokosten im Griff zu behalten.

Eine Herausforderung für viele Organisationen besteht darin, dass sie nur gelegentlich eine Neubearbeitung von Dokumenten benötigen. Vielleicht muss nur einer ihrer sich wiederholenden monatlichen Aufträge bearbeitet werden oder ein neuer Auftrag erfordert Datenextraktion, Kontrollmarkierungen oder Dokumentverbesserungen. Der Kauf von Softwaresystemen vor Ort für gelegentliche Neubearbeitung von Dokumenten ist möglicherweise nicht kosteneffizient.

Ohne die Möglichkeit, Druckbilddaten zu bearbeiten, entgehen Druckdienstleistern (PSPs) neue Umsatzmöglichkeiten oder sie kämpfen mit ineffizienten Arbeitsabläufen. Bis vor kurzem war die Installation vor Ort die einzige Möglichkeit.

Dokumenten-Reengineering war noch nie so einfach

PRO DocNow ist eine neue Art, Aufgaben zur Überarbeitung von Dokumenten zu erledigen. PRO DocNow wird in einer sicheren privaten Cloud betrieben und kann alle Modifikationen, die eine Softwarelösung vor Ort bietet, zu einem Bruchteil der Kosten durchführen. Dieser Service ist eine perfekte Lösung für Unternehmen, die die Kosten für die Lizenzierung und Wartung einer Vollzeit-Software vor Ort nicht rechtfertigen können, aber dennoch die Funktionalität eines solchen Systems benötigen.

Full-Service Document Re-Engineering PRO DocNow bietet Dokumentenprofis alles, was sie zur Korrektur oder Verbesserung von Dokumenten benötigen. Ganz gleich, ob es darum geht, die Nutzbarkeit und das Erscheinungsbild von Dokumenten zu verbessern oder sie mit einem Standard-Workflow für die Dokumentenverarbeitung kompatibel zu machen, die Funktionen von PRO DocNow werden Ihre Anforderungen erfüllen.

Hier sind einige Funktionen der Software zur Dokumentenrekonstruktion, die Unternehmen am häufigsten nutzen

Hinzufügen, Verschieben oder Anreichern von Daten

Kunden gestalten ihre Dokumente nicht immer so, dass sie mit den verfügbaren Kuvertiergeräten kompatibel sind. Möglicherweise fehlen ihnen die richtigen Barcodes oder sie sind für die Kameras der Geräte falsch positioniert. Die Lösung dieses Problems ist die häufigste Aufgabe für Software zur Dokumentenneugestaltung. Das Konvertieren oder Verschieben von Barcodes, damit Dokumente während des gesamten Dokumentenverarbeitungsvorgangs reibungslos verarbeitet werden, ist eine einfache Aufgabe für Software zur Dokumentenneugestaltung.

Wenn Druckereien auf Hochgeschwindigkeits-Tintenstrahldruck umsteigen, suchen sie nach Möglichkeiten, die Produktivität ihrer neuen Drucker zu maximieren. Eine beliebte Strategie besteht darin, kleine Aufträge zu größeren Druckauflagen zusammenzufassen. Eine Herausforderung bei diesem Ansatz ist die Position der Adressblöcke. Um die Dokumente aus einem kombinierten Druckauftrag zu versenden, müssen Sie die Adressen so positionieren, dass sie durch das Fenster eines für alle Dokumente gemeinsamen Ausgangsumschlags sichtbar sind. Die Software muss die Adressblöcke so verschieben, dass sie mit der neuen Standardfensterposition übereinstimmen.

Druckstream-Transformationen

Wenn Ihre Druckgeräte alle PDF- und PostScript-Druckströme akzeptieren, was passiert dann, wenn ein Kunde Ihnen eine AFP- oder Xerox Metacode-Datei zum Drucken schickt? Sie müssen diese fremden Druckdatenströme in ein Format konvertieren, das Ihre Drucker verarbeiten können. Dazu ist eine in PRO DocNow integrierte Umwandlung erforderlich. Verwenden Sie diese On-Demand-Software, um die schwierigen Aufträge zu erledigen, die Kunden oft von Dienstleistern verlangen, bevor sie den lukrativen Auftrag vergeben, den der Druckdienstleister wünscht.

Ohne Druckstromtransformation führen Druckdienstleister häufig kleine oder seltene Druckströme aus Fremddruck auf einem kleinen Drucker aus, der ausschließlich für diesen Zweck gekauft wurde. Alternativ vergeben sie die Arbeit an andere. Beide Lösungen verringern den Gewinn und sind riskant, da sie normale Kontrollen und Arbeitsabläufe umgehen. Fehler, Datenfreigabe oder Abwerben durch die Konkurrenz sind weitere Risiken.

Mit PRO DocNow werden die Anomalien und die damit verbundenen Risiken beseitigt. Laden Sie einfach die Druckbilddatei hoch und erhalten Sie eine konvertierte Druckdatei zurück, die Sie auf Ihrem bevorzugten Produktionssystem ausführen können.

PDF-Optimierung

Nicht alle PDF-Dateien sind gleich.

Schließlich handelt es sich bei PDFs um echte Programme, und manche laufen sehr gut, andere verursachen jedoch viele Probleme bei der Verarbeitung oder beim Drucken.

PRO DocNow verfügt über den beliebten PDF Accelerator von CrawfordTech, mit dem Sie PDF-Dateien für den schnellen Druck und die schnelle Verarbeitung optimieren können. Die Verwendung dieses Programms für problematische PDFs ist eine sehr kosteneffiziente Methode zur Lösung vieler Probleme.

Nicht alle PDF-Dateien sind gleich.

Schließlich handelt es sich bei PDFs um echte Programme, und manche laufen sehr gut, andere verursachen jedoch viele Probleme bei der Verarbeitung oder beim Drucken.

PRO DocNow verfügt über den beliebten PDF Accelerator von CrawfordTech, mit dem Sie PDF-Dateien für den schnellen Druck und die schnelle Verarbeitung optimieren können. Die Verwendung dieses Programms für problematische PDFs ist eine sehr kosteneffiziente Methode zur Lösung vieler Probleme.

Kolorieren

Durch die Farbgebung eines Dokuments wird die Lesbarkeit und das Verständnis verbessert. Manchmal kann die Farbgebung wichtiger Bereiche eines Dokuments die Anzahl der Kundenanrufe mit Fragen erheblich reduzieren und so die Gesamtkosten für den Support senken.

In einer Umgebung, in der weißes Papier verarbeitet wird, ist Farbdruck unverzichtbar. Farblogos, Formularelemente oder andere Grafiken ermöglichen es Ihnen, vorgedrucktes Papier zu vermeiden und Aufträge zu kombinieren, um Dokumente effizienter und kostengünstiger zu erstellen. Verleihen Sie monochromen Dokumenten, die mit älterer Software erstellt wurden, neues Leben, ohne jemals den Code zu berühren, der die Seiten generiert!

In den USA haben Portoänderungen im Laufe der Jahre es Versendern ermöglicht, Transaktionsdokumenten Seiten mit Marketing- oder Informationsinhalten beizufügen, ohne dass das Porto erhöht wurde. Unternehmen können die Wirkung von Farbe in ganzseitigen Werbebotschaften nutzen, um personalisierte und stark segmentierte Angebote zu erstellen – eine enorme Verbesserung gegenüber vorgedruckten Beilagen.

Studien zeigen, dass Farbe den Wiedererkennungswert von Marken und die Erinnerung an Informationen erhöht. Mit PRO DocNow kann Ihr Druckbetrieb Dokumente aufwerten, ohne große Investitionen in Software zu tätigen oder IT- oder Entwicklungsunterstützung zu benötigen, um die Routinen für die Dokumentenerstellung zu ändern.

Datenextraktion

Druckereien können den Wert der für interne oder externe Kunden erstellten Dokumente steigern, indem sie Daten aus Druckbilddateien extrahieren.

Einige Standardaufgaben zur Datenextraktion umfassen Informationen, die zum Erstellen von Datendateien für Briefeinleger erforderlich sind. Diese Mail Run Data Files (MRDF) teilen dem Einleger mit, wie viele Seiten in jeden Umschlag gehören, ob ein Poststück umgeleitet werden soll und welche Beilagen verwendet werden sollen. Systeme zur Integrität von Poststücken verwenden MRDF-Daten, um die Maschine anzuhalten, wenn Seiten in der falschen Reihenfolge sind, fehlen oder dupliziert sind, damit der Bediener den Fehler beheben kann. MRDF-Dateien können auch Drucker steuern, die an Einlegermaschinen angebracht sind, um die Umschläge mit Postanschriften, Absenderadressen, Markenelementen oder personalisierten Nachrichten zu bedrucken.

Unternehmen verwenden häufig aus Druckbilddateien extrahierte Daten, um Indizes zu erstellen, die von Dokumentenarchivierungssystemen verwendet werden. Wenn sie Bilder in das Dokumentenarchiv laden, können Benutzer die Dokumente mithilfe der extrahierten Informationen anhand von Kontonummern, Namen oder anderen Daten abrufen. Transaktionsdokumente enthalten eine Fülle von Informationen über Käufe, Nutzung, Kundentreue und mehr. Unternehmen können die in den Dokumenten bereits vorhandenen Daten verwenden, um den Wert der Kommunikation zu steigern und eine engere Beziehung zu jedem Kunden aufzubauen.

Bedenken Sie beispielsweise die Wirkung datengesteuerter Werbung auf Grundlage der Detailzeilen einer Rechnung. Kunden können je nach den aus den Detailzeilen der Rechnung extrahierten Daten dynamisch generierte Werbung für Zubehör oder erweiterte Garantien im Zusammenhang mit ihren Einkäufen sehen.

Wie es funktioniert

PRO DocNow arbeitet in einer sicheren AWS Private Cloud-Umgebung. Der Service verarbeitet jede Datei gemäß den vordefinierten Spezifikationen. Zu den angeforderten Vorgängen gehören die Umwandlung von Druckdatenströmen, die Einfärbung, die Datenextraktion, das Hinzufügen von Barcodes oder jede andere unterstützte Funktion.

Die Definition neuer Aufträge ist mit PRO DocNow einfach und erfordert keine besonderen technischen Kenntnisse. Das technische Team von Crawford Technologies kodiert die Transformations- und Re-Engineering-Anweisungen für die Software gemäß Ihren Spezifikationen und Wünschen. Nach der Definition wird Ihr Auftrag in der Cloud-Anwendung registriert und zu Ihrem Directory Monitor hinzugefügt. Sie müssen lediglich sicherstellen, dass Ihre Prozesse die zu überarbeitende Datei an den richtigen Stellen ablegen, damit sie vom Directory Monitor abgeholt wird.

Kunden von Crawford Technologies zahlen für PRO DocNow nur dann, wenn sie es verwenden. Die Kosten richten sich nach der Anzahl der verarbeiteten Seiten.

Der PRO DocNow Directory Monitor ist eine kleine Anwendung, die vor Ort installiert wird und auf zu verarbeitende Druckdateien wartet. Sie identifiziert die Dateien automatisch und sendet sie an die Verarbeitungsanwendung in der Cloud. Sobald der Auftrag abgeschlossen ist, sendet der Cloud-Service automatisch die überarbeiteten Druckdateien zurück an Directory Monitor, wo sie automatisch an den richtigen Stellen für den Druck oder die Weiterverarbeitung abgelegt werden können. Directory Monitor verwaltet auch Back-up-Daten sowie Benachrichtigungen, Warnungen und Audits. Die Benutzer haben über ein webbasiertes Dashboard Einblick in die Aktivitäten.

Vorteile für Druckdienstleister

Sie können Ihren Umsatz steigern, da Sie nie wieder Aufträge ablehnen oder aufwändige manuelle Workarounds entwickeln müssen, um eingehende Dateien so effizient wie möglich zu verarbeiten. Die Leistung von PRO DocNow steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie sie brauchen, und bleibt inaktiv und wartet auf Arbeit, wenn Sie sie nicht brauchen.

Sie können Kosten einsparen, da Sie nicht in Server, Wartung, IT-Support oder Arbeitsplatzlizenzen investieren müssen, die mit kommerzieller On-Premises-Software verbunden sind. Richten Sie einfach ein Konto ein und arbeiten Sie mit den Fachleuten von Crawford Technologies zusammen, um Ihren ersten Auftrag einzurichten. Sobald die Aufträge registriert sind, kann die Verarbeitung automatisch fortgesetzt werden.

PRO DocNow ist sowohl für innerbetriebliche Druckvorgänge als auch für ausgelagerte Druckdienstleister nützlich. Betriebsinterne Druckereien können das System nutzen, um die Auslastung ihrer Druckplattformen zu optimieren. Bei der Umstellung auf eine White Paper Factory-Umgebung können sie die Positionen von Adressblöcken und anderen Elementen anpassen, die es ihnen ermöglichen, Aufträge zu kombinieren.

Farb- und datengesteuerte Nachrichtenübermittlung auf Grundlage von Dokumentinhalten kann den Wert der für ihr Unternehmen erstellten Dokumente steigern, ohne dass dafür ein teures IT-Entwicklungsprojekt finanziert werden muss.

Outsourced PSPs unterstützen viele Anwendungen von mehreren Kunden. Die Unterschiede in Formaten, Dokumentkontrollzeichen und Layout machen die Neugestaltung von Dokumenten zu einer unverzichtbaren Funktion. Ohne diese Funktion ist die Arbeit weniger rentabel oder geht sogar an einen Konkurrenten verloren.

Druckdienstleister sind in einem hart umkämpften Markt tätig, in dem Kunden Dokumentendienste manchmal als Ware betrachten. Um sich von der Konkurrenz abzuheben und höhere Gewinnmargen zu erzielen, müssen PSPs einen Mehrwert schaffen. Das von PRO DocNow ermöglichte Re-Engineering von Dokumenten ist ein einfacher Weg, dieses Ziel zu erreichen. Zeigen Sie potenziellen Kunden, wie sie die CX durch die Dokumente verbessern können, von denen sie dachten, sie seien nur eine notwendige Ausgabe. Diese Strategie kann es PSPs ermöglichen, Aufträge zu gewinnen und die Preise für ihre Dienstleistungen auf der Grundlage des von ihnen gebotenen Wertes festzulegen.

Das CCM-Geschäft unterliegt einem raschen Wandel, da sich die Unternehmenstechnologie weiterentwickelt. Unternehmen sind bestrebt, eine überragende Kundenzufriedenheit zu bieten, und dazu gehören auch die Transaktionsdokumente, die sie an ihre Kunden senden. Mit den On-Demand-Funktionen von PRO DocNow können Druckbetriebe die Dokumente, die sie für ihre internen oder externen Kunden erstellen, verbessern. Die neu gestalteten Dokumente unterstützen die CX-Ziele des Kunden.

Unternehmen sehen sich manchmal mit unerwarteten Schwierigkeiten konfrontiert, wenn sie seltene Aufträge wie die Steuerdokumente zum Jahresende verarbeiten. Anstatt krampfhaft Programmänderungen vorzunehmen, können sie die Dokumente mit PRO DocNow anpassen und vermeiden es, um den IT-Support zu betteln, der notwendig ist, um drohende Berichtsfristen einzuhalten.

Was ist mit Operations Express?

Operations Express ist das Produkt für das Re-Engineering von Dokumenten und die Umwandlung von Druckströmen vor Ort, auf das sich die Kunden von Crawford Technologies seit Jahren verlassen.

CrawfordTech unterstützt, pflegt und erweitert Operations Express weiterhin, und Kunden können diese Lösung vor Ort erwerben. Für Unternehmen, die ein hohes Volumen an kontinuierlicher Nutzung benötigen, kann eine On-Premises-Lösung sinnvoller sein. PRO DocNow-Benutzer können ein Upgrade auf Operations Express durchführen, wenn sich ihre Anforderungen in der Zukunft ändern, und die Auftragsdefinitionen können einfach verschoben werden.

PRO DocNow bietet Unternehmen mit weniger strengen Anforderungen und einer Strategie für den Cloud-Betrieb die Möglichkeit, von der Funktionalität des Re-Engineering von Druck- und Bilddateien zu profitieren, ohne die Kosten, administrativen und funktionalen Probleme und Komplikationen, die mit einer Installation vor Ort verbunden sind.

Anwendungsfälle

Spitzenverarbeitungszeiten

Stellen Sie sich einen PSP oder eine interne Druckerei vor, die Kontoauszüge für Finanzinstitute druckt und verschickt. Service Level Agreements (SLAs) für diese Art von Arbeit können je nach Dokumenttyp, Kritikalität und anderen Faktoren variieren. Die Verarbeitung der monatlichen Kontoauszüge, die eine Neubearbeitung der Dokumente erfordern, ist für ein Unternehmen, das eine lokale Lösung verwendet, kein Problem.

Die Verarbeitung von Quartals- und Jahresabschlüssen kann jedoch eine Herausforderung darstellen. Zu diesen Spitzenzeiten steigt das Arbeitsvolumen um 50 % oder mehr. Bei einer lokalen Lösung muss das Unternehmen zusätzliche Server kaufen, um die Dokument-Reengineering-Arbeit innerhalb der vorgegebenen Zeit zu verarbeiten. Diese Server verarbeiten Aufträge nur für ein paar Tage zu Beginn jedes Quartals. Den Rest der Zeit sind sie ungenutzt.

Mit PRO DocNow können Unternehmen die in Spitzenzeiten benötigte zusätzliche Verarbeitungsleistung nutzen, ohne zusätzliche Investitionen in Hardware oder Software tätigen zu müssen. PRO DocNow weist bei Bedarf automatisch AWS-Server zu, je nach Auslastung.

Weiße Papierfabrik

Durch die Installation einer Vollfarb-Tintenstrahldruckmaschine können Druckereien mehr Drucke in kürzerer Zeit erstellen und so Geld für Ausrüstung und Arbeitskräfte sparen. Die Herausforderung besteht jedoch darin, die neue Maschine mit genügend Daten zu versorgen, damit sie mit optimaler Geschwindigkeit läuft. Häufiges Starten und Stoppen ist bei Hochgeschwindigkeits-Tintenstrahldruckmaschinen verschwenderisch und ineffizient.

In einer White Paper Document Factory benötigen Druckaufträge keine vorgedruckten Hüllen mehr. Druckereien fassen oft Dokumente aus mehreren kleinen Aufträgen zu einem einzigen großen Auftrag zusammen, um eine effiziente Verarbeitung zu gewährleisten. Da es jedoch kein vorgedrucktes Material gibt, müssen die variablen Daten mit elektronischen Versionen von Formularen, Logos und statischem Text zusammengeführt werden. PRO DocNow kann die Druckbilddaten lesen, das richtige Formular-Overlay bestimmen und das Overlay in einem Format auf den Datenstrom anwenden, das in Ihrer Umgebung druckfertig ist.

Ein weiteres Problem beim Kombinieren von Aufträgen ist die Platzierung des Adressblocks, damit er durch das Fenster eines gemeinsamen Umschlags richtig angezeigt wird. Auch hier hilft PRO DocNow, indem es die Adressinformationen aus dem Originaldruckbild übernimmt und an die richtige Stelle auf der Seite verschiebt.

Adressqualität

Der US-Postdienst gewährt Versendern, die ihre Adressen korrigieren und die Post vorsortieren, Portorabatte.

Mit PRO DocNow können Druckereien Postadressen aus druckfertigen Dateien und Druckbildern extrahieren und die Daten mit Hilfe von Postvorbereitungssoftware verarbeiten.

PRO DocNow platziert dann die standardisierten und aktualisierten Adressen, einschließlich der USPS Intelligent Mail Barcodes, wieder auf den richtigen Seiten in der Druckdatei.

Verlängern Sie die Anwendungslebensdauer

Viele der Programme, die noch heute Transaktionsdokumente erstellen, wurden vor Jahrzehnten in Sprachen wie COBOL geschrieben. Der Quellcode existiert möglicherweise nicht mehr, oder die Organisation kann die Programme nicht kompilieren, wenn sie eine Änderung vornehmen muss. Schlimmer noch: Die meisten Leute, die in COBOL programmieren konnten, sind nicht mehr im Berufsleben. Dies kann auch bei älterer CCM-Kompositionssoftware passieren.

Wenn Unternehmen aufgrund von Vorschriften oder anderen geschäftlichen Änderungen auch nur geringfügige Änderungen an gedruckten Transaktionsdokumenten vornehmen möchten, ist eine Software zur Dokumentenneugestaltung ein Muss. Ohne jemals den alten Quellcode zu berühren oder einen alten Programmierer zurückzurufen, können Unternehmen ihre Dokumente ändern und ein teures Neuprogrammierungsprojekt hinauszögern.

eDelivery-Formatierung

Unternehmen liefern viele Dokumente elektronisch, aber die Programme, mit denen sie erstellt werden, wurden ausschließlich für den Druck entwickelt. Die Anzeige dieser Bilder als PDF-Dateien auf mobilen Geräten ist unpraktisch. Mit PRO DocNow können Unternehmen die Druckbilddateien in mobilfreundliche, responsive HTML5-Dateien umwandeln und die Informationen über ein Kundenportal bereitstellen.

Cloud-Anwendungen sind heute gängige Geschäftslösungen. Unternehmen suchen sie in vielen Fällen als erste Option. Sie wollen die Gemeinkosten und Infrastrukturkosten, die mit On-Premise-Lösungen verbunden sind, nur dann tragen, wenn sie unbedingt erforderlich sind.

Bei der Neugestaltung von Dokumenten ist das nicht anders. Endlich ist es möglich, für diese Dienste nur dann zu zahlen, wenn Sie sie benötigen. Sie können aufhören, das ganze Jahr über in Hard- und Software zu investieren, wenn Sie diese nur zu Spitzenzeiten oder für bestimmte Aufträge in Ihrem Druckproduktionsbetrieb nutzen.

PRO DocNow-Kunden müssen keine eigenen Mitarbeiter für die Erstellung von Dokumenten haben, um die von ihren internen oder externen Kunden gewünschten Dokumente zu erstellen. Melden Sie sich einfach an und beginnen Sie mit der Verbesserung von Dokumenten.