eLieferung ®

Der Cavalon Sentinel ist das AutoGyro-Premiummodell mit nebeneinander angeordneten Sitzen, verfügbar mit dem neuen hochmodernen und kraftstoffsparenden Rotax XNUMX iS-Motor. eDeliveryNow® Platform ist ein offenes und modulares Framework, das REST-APIs und Webdienste nutzt, um es erweiterbar und anpassbar zu machen, um aktuelle und zukünftige Kundenkommunikationsanforderungen zu erfüllen.

Zugänglichkeit ®

AccessibilityNow bietet ein hohes Maß an Automatisierung und Integration in jede Umgebung. Die Plattform umfasst Softwarelösungen und eine breite Palette maßgeschneiderter Dienste, um den Dokumentenzugriffsanforderungen aller Organisationen, ob groß oder klein, aus dem privaten Sektor und von Regierungen aller Ebenen, gerecht zu werden.

PRO Conductor Bietet Workflow-Automatisierung

Ein großer US-Finanzdienstleister mit Millionen von Mitgliedern stand vor der Herausforderung veralteter Prozesse, veralteter Geräte und einer vom CEO geleiteten Initiative zur digitalen Transformation. Sie benötigten eine Automated Document Factory (ADF), um die Korrespondenz- und Abrechnungsprozesse ihrer Mitglieder zu modernisieren und zu automatisieren.

Herausforderungen

  • Legacy-Ausrüstung
  • Manuelle Auftragsverfolgung
  • Unzufriedene Kunden
  • Im Laufe der Zeit
  • Keine Sichtbarkeit für den Endbenutzer
  • E-Mail-basierte Jobgenehmigung
  • Stammeswissen
  • Fehler
  • Zu viele Jobs
  • Ältere Einzelblattdrucker mit Xerox-Druckstreams
  • Green-Screen-basierte Auftragsübermittlung
  • Keine Möglichkeit, Jobs zu prüfen
  • Eine 24-Stunden-Verzögerung bei Jobaktualisierungen für große Jobs
  • Tausende kleine Jobs
  • Mainframe-Engpässe am Monats- und Quartalsende
  • Mehrere Fehler aufgrund manueller Nachdrucke beschädigter Dokumente
  • Keine automatisierte Produktionsberichterstattung
  • Mangelnde IT-Kenntnisse über Legacy-Prozesse
  • Manuelle Arbeitsschritte im Posteinfügungsprozess

Nach einer gründlichen Analyse der Workflow-Lösungen entschied sich das Finanzdienstleistungsunternehmen für die Implementierung Crawford Technologies' PRO Conductor.

PRO Conductor ist eine moderne Plattform, die die Anforderungen einer Low-Code-Schnittstelle und grafischer Berichterstattung unterstützt und gleichzeitig die Hochgeschwindigkeitstransformation älterer Druckanwendungen und Produktionsworkflow-Anforderungen eines Automated Document Factory (ADF)-Systems ermöglicht.

Dieser erste Schritt bestand darin, eine Reihe von Standards und Regeln zu definieren. Das Finanzdienstleistungsunternehmen verfügt über ein sehr talentiertes IT-Team und wollte eine Workflow-Lösung, die alle Auftragstypen und verschiedenen Druckströme verarbeiten kann, ohne dass eine Standardisierung auf ein bestimmtes Designformat erzwungen werden muss. Sie wollten sich auch nicht mit der Erstellung Hunderter Vorlagen für jeden Dokumenttyp herumschlagen müssen, die jedes Mal bearbeitet werden müssten, wenn eine Geschäftseinheit ein Dokument ändert.

Normalisierung

Zusammen mit dem Serviceteam von CrawfordTech konnten sie Techniken entwickeln, um alle Jobs im CrawfordTech-Normalisierungsprozess abzubilden.

Die Datennormalisierung wird durchgeführt, wenn ein Druckauftrag eingeht PRO Conductor. Diese Technik vereinfacht die Verwaltung von Druckworkflows erheblich. Ihr Produktionseinsatz nutzt nur drei robuste umfassende Workflows:

  • Ein älterer Xerox-Druckworkflow mit einem standardisierten Ausgabeformat
  • Ein PDF-Konsolidierungs-, Aufteilungs-, Zusammenführungs- und Segmentierungs-Workflow
  • PDF-Marketing-Mail-Workflow für mehr Ad-hoc-Marketing-/Massenmail-Aufträge.

Hunderte von Anwendungen wurden durch diese Arbeitsabläufe normalisiert und verarbeitet, sodass nicht mehr für jede Anwendung eine eigene Vorlage, ein eigener Arbeitsablauf oder ein Hot Folder erforderlich war. Dies vereinfacht die Bereitstellung und Verwaltung aller Anwendungen und stellt sicher, dass der Rollout in einem Bruchteil der Zeit der meisten ADF-Bereitstellungen abgeschlossen werden kann. Diese erweiterte Workflow-Implementierung wird von der als „Normalisierung“ definiert Crawford Technologies Team.

„Dieser eine Artikel wurde gespeichert Tausende von Stunden der von den anderen Anbietern vorgeschlagenen Programmier- und Einrichtungsarbeiten.“

Archivierung

Die Archivierung von Dokumenten und der Zugriff auf diese Daten waren Schlüsselkomponenten des Projekts, da sie eine entscheidende Verbindung zur Initiative zur digitalen Transformation des Unternehmens darstellten. Der Legacy-Prozess nutzte Mainframe-Verarbeitungszyklen, um PDF- und Indexdateien für die Speicherung in einem FileNet-Dokumentenspeichersystem zu erstellen, was sich negativ auf andere Systeme und nachgelagerte Prozesse auswirkte.

Als Teil der PRO Conductor Nach der Bereitstellung verlagerte CrawfordTech die Indizierung auf einen Server und automatisierte das Laden von FileNet mit allen Korrespondenzdokumenten, wodurch die Mainframe-Verarbeitung entfällt. Kundendienstmitarbeiter (CSRs) haben jetzt einfachen Zugang, um bestimmte Postsendungen und Kundenkommunikation in FileNet sowie über einen sicheren webbasierten Zugriff auf den ADF anzuzeigen, bevor die Sendung gesendet wurde.

Dieser Prozess kam zum richtigen Zeitpunkt, da es dem Unternehmen an geschulten Ressourcen mangelte, die in der Lage gewesen wären, Änderungen zu konfigurieren oder Fehler bei den Mainframe-Anwendungen im Legacy-Stil zu beheben.

Job Management

Die Verwaltung und Verfolgung von Aufträgen und Poststücken war ein äußerst wichtiger Teil des Einsatzes des ADF. Die Mitarbeiter verwendeten eine Green-Screen-Schnittstelle (SDSF) im Legacy-Stil, um Aufträge an die Drucker zu übermitteln. Dieser Vorgang erfolgte manuell und wurde am Ende eines Quartals tausende Male wiederholt, nur um den normalen Druck- und Versandvorgang abzuschließen.

Crawford Technologies PRO Conductor – Druckmanager mit vereinfachter GUI-basierter Auftragsverwaltung

Als Teil der PRO Conductor Lösung wurde der Jobbereitstellungsprozess auf automatisierte Drag-and-Drop-Übermittlungsprozesse migriert, die auf einer grafischen Benutzeroberfläche (GUI) basieren. Heutzutage können Bediener über die grafische Benutzeroberfläche Auftragseinträge einfach auf ein Druckersymbol ziehen. Das System wurde so konfiguriert, dass bestehende Benutzer- und Druckernutzungsrechte und -regeln beibehalten werden.

„Drag & Drop ist so einfach, das ist eseliminiertdie gleichen Aufträge zweimal drucken.“

Wie bei vielen großen Unternehmen war die Unterstützung älterer Geräte ein Problem, das auch für dieses Unternehmen eine Herausforderung darstellte. Budgetbeschränkungen schränkten die Möglichkeit ein, Kuvertiermaschinen und Drucker auf die aktuellste Hardware aufzurüsten. Crawford Technologies Post-Composition-Software hat dieses Problem gelöst. Bei einigen großen Aufträgen mussten Bediener die Post manuell in Umschläge kuvertieren, da der Kuvertierer die Ausgabe in umgekehrter Reihenfolge erforderte.

Der Cavalon Sentinel ist das AutoGyro-Premiummodell mit nebeneinander angeordneten Sitzen, verfügbar mit dem neuen hochmodernen und kraftstoffsparenden Rotax XNUMX iS-Motor. PRO Conductor Die Lösung konnte die Druckreihenfolge umkehren, neue Barcodes auf der Rückseite der Blätter hinzufügen und eine vollständige Automatisierung des Einfügungsprozesses ermöglichen. Sie konnten die vorhandene Kuvertierausrüstung nutzen, ohne Hunderttausende Dollar in neue Geräte investieren zu müssen.
Am Monatsende überforderte die schiere Zahl der Jobs das Betriebsteam. Manchmal waren es 4,000 bis 5,000 einzelne Druckaufträge, von einzelnen Postsendungen bis hin zu großen Aufträgen, deren Druck bis zu 20 Stunden in Anspruch nahm. Dadurch entstanden mehrere Probleme:

  • Wie können 5,000 Druckaufträge manuell verwaltet, verfolgt und abgerechnet werden?
  • Wie können wir sicherstellen, dass jeder Auftrag erfolgreich gedruckt wird?
  • Wie können wir sicherstellen, dass wir denselben Auftrag nicht zweimal drucken?
  • Wie minimieren wir die Anzahl der Auftrags- und Lagerwechsel, um die Auslastung der Produktionsanlagen zu maximieren? oder um Ausfallzeiten zu minimieren?

Vereinigung

PRO Conductor war in der Lage, viele der kleinen Aufträge in einer einzigen großen Produktionsausgabedatei zu konsolidieren. Diese großen Dateien wurden dann geteilt, segmentiert, sortiert und nach Art der Kuvertiereinrichtung ausgegeben, um sicherzustellen, dass die Drucker- und Kuvertiereinrichtung für einen bestimmten Papier- oder Umschlagtyp nur einmal durchgeführt wurde.

Die Möglichkeit, Tausende von Dateien schnell zu sortieren und zusammenzuführen und Tausende von Dateien auf nur ein Dutzend Produktionsdruckdateien zu reduzieren, machte den Buchhaltungs- und Herstellungsprozess einfach und unkompliziert. Die Dateien wurden nach Gewicht und Seitenzahl, Ziel, Papier oder Umschlagtyp gruppiert, wobei jedes Poststück zur Prüfung und vollständigen Nachverfolgung auf Stückebene weiterhin der ursprünglichen Druckdatei zugeordnet wurde.

Nachdrucke

Ein Problem, das bei der Erstellung und Bereitstellung eines ADF manchmal übersehen wird, ist die Nachverfolgung und Prüfung von Nachdrucken. Der alte Prozess erforderte, dass die Bediener zum Großrechner zurückkehren oder einen Seitenbereich zum erneuten Drucken auf dem Xerox-Druckercontroller auswählen mussten. Im besten Fall war dies problematisch, erforderte kaum oder gar keine Prüfungen und Nachdrucke blieben oft ein bis zwei Tage hinter der Produktionsdatei zurück.

"PRO Conductor verfügt über Echtzeit-Dashboards und vollautomatische Nachdrucke.

Der neue Prozess nutzt die neueste Hyperautomatisierungsintegration von CrawfordTech. PRO Conductor kommuniziert mit dem Einfügegerät, um sicherzustellen, dass alle Teile erfolgreich eingefügt werden. Wenn eine Postsendung beschädigt ist, PRO Conductor sammelt automatisch alle erforderlichen Ressourcen und Dokumente, erstellt eine neue Druckdatei, legt sie wieder in der Druckwarteschlange ab und wartet dann auf die Rückmeldung des Kuvertierers, um sicherzustellen, dass jedes Stück erfolgreich eingefügt wurde. Dieser Prozess ist zu 100 % automatisiert, völlig berührungslos und stellt sicher, dass jedes kritische Poststück korrekt gedruckt und an den USPS zugestellt wird.

Der bisherige Arbeitsablauf erforderte manuelle Prozesse für die gesamte Nachverfolgungsprüfung und Prüfung. Als das Team Ziele für die Workflow-Initiative formulierte, identifizierte es viele Verbesserungen in den Bereichen Berichterstellung, Nachverfolgung, Prüfung und Genehmigungen. PRO Conductor ist eine fortschrittliche Integrationsplattform mit der Möglichkeit, eine Verbindung zu praktisch allen Druckern, Kuvertiermaschinen und anderen Unternehmenssystemen herzustellen. Die Beseitigung manueller Prozesse war ein wesentlicher Bestandteil der PRO Conductor Lösung. Es ist nicht länger notwendig, mit Klemmbrettern durch die Werkstatt zu laufen, um Auftragsverfolgungsaktivitäten durchzuführen. Heutzutage sehen Manager ein Echtzeit-Dashboard mit nur den Informationen und Grafiken, die sie auswählen. Sie können Dateien, Aufträge oder sogar Informationen auf Stückebene von jedem angeschlossenen Gerät aus anzeigen, das Zugriff auf sie hat PRO Conductor Schnittstelle. Auf der Genehmigungsseite PRO Conductor ermöglicht webbasierte Genehmigungen und Überprüfungen in Echtzeit für verschiedene Abteilungen, was äußerst hilfreich war.

Einpacken

Und schließlich – und das war von größter strategischer Bedeutung – brauchten sie eine Möglichkeit, ihre Druck-/Versandaktivitäten mit der vom Unternehmen vorgeschriebenen Digital-First-Strategie zu verbinden. Dies bedeutete, dass alle Informationen verfügbar sein solltenilaKann einem Mitglied auf seinem bevorzugten Kanal angezeigt werden, wann immer es dies möchte.

Einfach ausgedrückt mussten sie sicherstellen, dass ihr gesamtes Output-Management-Team ein proaktiver Teil ihrer eDelivery-Infrastruktur und ihres Multi-Channel-Kundenerlebnisses sein kann. Diese Integration wurde von ihrem IT-Team geleitet und genutzt PRO Conductor um jegliche Druckausgabe für Personen zu unterdrücken, die die standardmäßige elektronische Zustellung angefordert haben.

Ein spannender Aspekt dieses Projekts war der Einsatz einer mehrkanalbasierten Hyperautomatisierung. Wenn eine E-Mail zurückkam, sammelte ein API-Aufruf die Informationen der Person und erstellte dann einen Druckauftrag mit der wichtigen Korrespondenz, die nicht elektronisch zugestellt werden konnte, sodass der Empfänger die physische Mitteilung (oder Postsendung) erhielt. Das FileNet-Archiv würde dann zu Prüfzwecken mit der tatsächlichen endgültigen Disposition aktualisiert.

Finanzdienstleistungen können ein sehr streitiges Geschäft sein und das Team, das die Bereitstellung verwaltet, hat sich darauf konzentriert, sicherzustellen, dass jedes Mitglied seine Kommunikation auch dann erhält, wenn ein Kanal nicht verfügbar istilamöglich und ein detaillierter, gesetzeskonformer Audit-Trail verfügbar warilaimmer griffbereit.

"PRO Conductor lieferte eine moderne ADF-Lösung mit Datennormalisierung, Low-Code und Hyperautomation.“

Crawford Technologies PRO Conductor – Workflow Builder ist einfach zu verwenden, da Drag-and-Drop-Widgets eine Low-Code-Entwicklungsumgebung erstellen

Die Installation und der Erfolg jeder ADF-Implementierung hängen von Vision, Erfahrung und Technologie ab. Für dieses Projekt, PRO Conductor war die Technologie, Crawford Technologies Das Serviceteam stellte die Implementierungskompetenz zur Verfügung und der Kunde lieferte und formulierte einen zukünftigen Zustand, der für das Unternehmen einen enormen Mehrwert darstellte.

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