PRO Conductor Automatisierung von Arbeitsabläufen

Nach einer gründlichen Analyse von Workflow-Lösungen entschied sich das Finanzdienstleistungsunternehmen für die Implementierung von Crawford Technologies‘ PRO Conductor.

PRO Conductor ist eine moderne Plattform, die die Anforderungen an eine Low-Code-Schnittstelle und grafische Berichterstellung erfüllt und gleichzeitig die Hochgeschwindigkeitsumwandlung älterer Druckanwendungen und die Anforderungen an den Produktionsworkflow eines ADF-Systems (Automated Document Factory) erfüllt.

In dieser ersten Phase wurden Standards und Regeln definiert. Das Finanzdienstleistungsunternehmen verfügt über ein sehr talentiertes IT-Team und wollte eine Workflow-Lösung, die alle Auftragsarten und verschiedenen Druckströme verarbeiten kann, ohne dass eine Standardisierung auf ein bestimmtes Designformat erzwungen werden muss. Außerdem wollte man sich nicht mit der Erstellung von Hunderten von Vorlagen für jeden Dokumenttyp herumschlagen, die jedes Mal bearbeitet werden müssen, wenn eine Geschäftseinheit ein Dokument ändert.

Normalisierung

Gemeinsam mit dem Serviceteam von CrawfordTech konnten sie Techniken entwickeln, um alle Jobs in den Normalisierungsprozess von CrawfordTech einzuordnen.

Die Datennormalisierung wird durchgeführt, wenn ein Druckauftrag PRO Conductor erreicht. Diese Technik vereinfacht die Verwaltung von Druck-Workflows erheblich. In der Produktionsumgebung werden nur drei robuste, umfassende Workflows verwendet:

• Ein älterer Xerox-Druckworkflow mit einem standardisierten Ausgabeformat
• Ein Workflow zum Konsolidieren, Aufteilen, Zusammenführen und Segmentieren von PDF-Dateien
• PDF-Marketing-Mail-Workflow für weitere Ad-hoc-Marketing-/Massenmail-Aufträge.

Hunderte von Anwendungen wurden normalisiert und über diese Workflows verarbeitet, so dass nicht mehr für jede Anwendung eine eigene Vorlage, ein eigener Workflow oder ein Hot Folder erforderlich war. Dies vereinfacht die Bereitstellung und Verwaltung aller Anwendungen und sorgte dafür, dass der Rollout in einem Bruchteil der Zeit abgeschlossen werden konnte, die für die meisten ADF-Bereitstellungen benötigt wird. Diese erweiterte Workflow-Implementierung wird vom Crawford Technologies Team als „Normalisierung“ bezeichnet.

Archivierung

Die Archivierung von Dokumenten und der Zugriff auf diese Daten waren Schlüsselkomponenten des Projekts, da sie ein wichtiges Bindeglied für die Initiative zur digitalen Transformation des Unternehmens darstellten. Der ursprüngliche Prozess verwendete Verarbeitungszyklen zur Erstellung von PDF- und Indexdateien für die Speicherung in einem FileNet-Dokumentenspeichersystem, was sich auf andere Systeme und nachgelagerte Prozesse auswirkte.

Im Rahmen der Einführung von PRO Conductor verlagerte CrawfordTech die Indizierung auf einen Server und automatisierte das Laden von FileNet mit allen Korrespondenzdokumenten. Kundendienstmitarbeiter (CSRs) haben nun einfachen Zugriff auf bestimmte Poststücke und Kundenkommunikation in FileNet sowie über einen sicheren webbasierten Zugang zum ADF, bevor das Stück versendet wurde.

Dieser Ansatz erwies sich als besonders vorteilhaft, da sich das Unternehmen in einer akuten Phase der IT-Ressourcenknappheit befand. Die neue Lösung ermöglichte es dem Unternehmen, seine digitale Transformation effizient voranzutreiben.

Auftragsverwaltung

Die Verwaltung und Verfolgung von Aufträgen und Poststücken war ein äußerst wichtiger Bestandteil der Einführung des ADF. Die Mitarbeiter verwendeten eine alte Schnittstelle (SDSF), um Aufträge an die Druckereien zu übermitteln. Dieser Prozess war manuell und wurde am Ende eines Quartals tausende Male wiederholt, nur um den normalen Druck- und Versandprozess abzuschließen.

Im Rahmen der Lösung PRO Conductor wurde der Prozess der Auftragsbereitstellung auf eine grafische Benutzeroberfläche (GUI) umgestellt, die eine automatische Übermittlung per Drag-and-Drop ermöglicht. Heute können die Bediener mit Hilfe der grafischen Benutzeroberfläche Auftragseingaben einfach auf ein Druckersymbol ziehen. Das System wurde so konfiguriert, dass die bestehenden Bediener- und Druckernutzungsrechte und -regeln erhalten bleiben.

Wie bei vielen großen Unternehmen war die Unterstützung für die Ausrüstung ein Problem, das dieses Unternehmen herausforderte. Budgetbeschränkungen schränkten die Möglichkeit ein, Kuvertiermaschinen und Drucker auf die neueste Hardware aufzurüsten. Crawford Technologies Post-Composition Software löste dieses Problem. Bei einigen großen Aufträgen mussten die Mitarbeiter die Post manuell in die Umschläge kuvertieren, da die Kuvertiermaschine die Ausgabe in umgekehrter Reihenfolge verlangte.

Die Lösung PRO Conductor war in der Lage, die Druckreihenfolge umzukehren, neue Barcodes auf der Rückseite der Bögen hinzuzufügen und den Kuvertiervorgang vollständig zu automatisieren. Sie konnten die vorhandenen Kuvertiermaschinen nutzen, ohne Hunderttausende von Dollar in neue Geräte investieren zu müssen.
Am Monatsende überforderte die schiere Anzahl der Aufträge das Betriebsteam. Manchmal gab es 4.000 bis 5.000 einzelne Druckaufträge, die von einzelnen Poststücken bis hin zu großen Aufträgen reichten, deren Druck bis zu 20 Stunden dauern konnte. Dies führte zu zahlreichen Problemen:

• Wie können 5.000 Druckaufträge manuell verwaltet, verfolgt und abgerechnet werden?
• Wie können wir sicherstellen, dass jeder Auftrag erfolgreich gedruckt wird?
• Wie können wir sicherstellen, dass wir denselben Auftrag nicht zweimal drucken?
• Wie minimieren wir die Anzahl der Auftrags- und Lagerwechsel, um die Auslastung der Produktionsanlagen zu maximieren oder um Ausfallzeiten zu minimieren?

Konsolidierung

PRO Conductor war in der Lage, viele der kleinen Aufträge in einer einzigen großen Produktionsausgabedatei zusammenzufassen. Diese großen Dateien wurden dann aufgeteilt, segmentiert, sortiert und nach Kuvertierertyp ausgegeben, um sicherzustellen, dass die Einrichtung des Druckers und des Kuvertierers nur einmal für einen bestimmten Papier- oder Umschlagtyp abgeschlossen wurde.

Die Möglichkeit, Tausende von Dateien schnell zu sortieren und zusammenzuführen und Tausende von Dateien auf nur ein Dutzend Produktionsdruckdateien zu reduzieren, machte den Abrechnungs- und Herstellungsprozess einfach und unkompliziert. Die Dateien wurden nach Gewicht und Seitenzahl, Ziel, Papier oder Umschlagtyp gruppiert, wobei jedes Poststück zur Prüfung und vollständigen Nachverfolgung auf Stückebene weiterhin der ursprünglichen Druckdatei zugeordnet wurde.

Nachdrucke

Ein Problem, das bei der Entwicklung und dem Einsatz eines ADF manchmal übersehen wird, ist die Verfolgung und Überprüfung von Nachdrucken. Der ursprüngliche Prozess erforderte, dass die Bediener zum Mainframe zurückkehrten oder am Xerox-Druckercontroller einen Seitenbereich zum Nachdrucken auswählten. Dieser Prozess war ineffizient und zeichnete sich durch Nachdruckverzögerungen von ein bis zwei Tagen und eingeschränkte Prüfungsfunktionen aus.

Der neue Prozess nutzt die neueste Integration der Hyperautomatisierung von CrawfordTech. PRO Conductor kommuniziert mit dem Kuvertierer, um sicherzustellen, dass alle Sendungen erfolgreich kuvertiert werden. Wenn ein Poststück beschädigt ist, sammelt PRO Conductor automatisch alle erforderlichen Ressourcen und Dokumente, erstellt eine neue Druckdatei und legt sie wieder in der Druckwarteschlange ab. Anschließend wartet es auf die Rückmeldung des Kuvertierers, um sicherzustellen, dass jedes Stück erfolgreich kuvertiert wurde. Dieser Prozess ist zu 100% automatisiert, völlig berührungslos und stellt sicher, dass jedes wichtige Poststück gedruckt und korrekt an den USPS geliefert wird.

Der vorherige Workflow erforderte manuelle Prozesse für alle Verfolgungsüberprüfungen und Audits. Als das Team die Ziele für die Workflow-Initiative zusammenstellte, erkannte es viele Verbesserungen bei der Berichterstattung, Nachverfolgung, Prüfung und Genehmigung. PRO Conductor ist eine fortschrittliche Integrationsplattform mit der Möglichkeit, eine Verbindung zu praktisch allen Druckern, Kuvertiermaschinen und anderen Unternehmenssystemen herzustellen. Die Beseitigung manueller Prozesse war ein wesentlicher Bestandteil der Lösung PRO Conductor. Die Mitarbeiter müssen nicht mehr mit Klemmbrettern durch die Werkshalle laufen, um die Auftragsverfolgung durchzuführen. Heute blicken Manager auf ein Echtzeit-Dashboard, das genau die Informationen und Grafiken enthält, die sie auswählen. Sie können Dateien, Aufträge oder sogar Informationen auf Stückebene von jedem angeschlossenen Gerät aus einsehen, das Zugriff auf ihre PRO Conductor Schnittstelle hat. Was die Genehmigung angeht, so ermöglicht PRO Conductor die webbasierte Genehmigung und Überprüfung in Echtzeit für verschiedene Abteilungen, was sich als äußerst hilfreich erwiesen hat.

Einpacken

Und schließlich, und das war von höchster strategischer Bedeutung, brauchten sie eine Möglichkeit, ihre Druck-/Mail-Abläufe mit der unternehmensweiten „Digital First“-Strategie zu verbinden. Das bedeutete, dass alle Informationen den Mitgliedern auf ihrem bevorzugten Kanal zur Verfügung stehen sollten, wann immer sie sie brauchen.

Einfach ausgedrückt, musste sichergestellt werden, dass das gesamte Output-Management-Team ein proaktiver Teil der eDelivery-Infrastruktur und der Multi-Channel-Kundenerfahrung sein konnte. Diese Integration wurde von ihrem IT-Team geleitet und nutzte PRO Conductor, um jegliche Druckausgabe für Personen zu unterdrücken, die eDelivery angefordert haben, was Standard ist.

Ein spannender Aspekt dieses Projekts war der Einsatz von Hyperautomatisierung auf Multi-Channel-Basis. Wenn eine E-Mail zurückkam, sammelte ein API-Aufruf die Informationen der betreffenden Person und erstellte dann einen Druckauftrag mit der wichtigen Korrespondenz, die nicht elektronisch zugestellt werden konnte, damit der Empfänger die physische Mitteilung (oder das Poststück) erhielt. Das FileNet-Archiv wurde dann zu Prüfzwecken mit der tatsächlichen endgültigen Disposition aktualisiert.

Im Finanzdienstleistungssektor kann es zu zahlreichen Rechtsstreitigkeiten kommen. Daher legte das für die Bereitstellung zuständige Team großen Wert darauf, sicherzustellen, dass alle Mitglieder ihre Mitteilungen auch dann erhalten, wenn ein Kanal nicht verfügbar ist, und dass ihnen ein detaillierter, gesetzeskonformer Prüfpfad zur Verfügung steht.

Die Installation und der Erfolg jeder ADF-Implementierung hängt von der Vision, der Erfahrung und der Technologie ab. Bei diesem Projekt war PRO Conductor die Technologie, das Crawford Technologies Services Team lieferte das Fachwissen für die Implementierung und der Kunde lieferte und formulierte einen zukünftigen Zustand, der einen enormen Wert für das Unternehmen darstellt.