Die Umstellung von einem monochromen Einzelblatt-Tonerbetrieb auf einen vollfarbigen Continuous Inkjet kann eine große Sache sein. Es gibt viele Vorteile, aber der Übergang umfasst mehr als nur einen Hardware-Austausch. Entscheidende Erfolgsfaktoren sind, die Auswirkungen des Inkjet-Drucks auf einen herkömmlichen Workflow zu verstehen und die richtigen Tools für eine reibungslose Migration zu haben.
Viele Druck- und Postunternehmen erwägen den Umstieg von den seit Jahren eingesetzten Einzelblatt-Tonerdruckumgebungen auf eine Continuous-Inkjet-Lösung. Obwohl Inkjet schon seit langem im Einsatz ist, machen neue Entwicklungen die Technologie attraktiver denn je.
Die ersten Generationen von Tintenstrahldruckern für die Produktion konnten keine Farbtexte und -bilder produzieren, die den Unternehmensstandards hinsichtlich Konsistenz und Klarheit entsprachen. Seit diesen frühen Tagen hat sich die Druckqualität jedoch enorm verbessert. Auch die Auswahl an Substraten ist gewachsen, sodass Unternehmen nun eine Vielzahl von Anwendungen auf denselben Geräten drucken können. Die erweiterte Papierauswahl bedeutet, dass sie neue Anwendungen hinzufügen, ihre Märkte erweitern und die Kapazität ihrer neuen Tintenstrahldrucker optimieren können. Und in letzter Zeit haben Druckmaschinenhersteller preisgünstige Geräte auf den Markt gebracht, die Tintenstrahldruck zu einer vernünftigen Option für Unternehmen machen, für die es in der Vergangenheit keine Investition in Geräte gab, die nur für sehr hohe Produktionsmengen ausgelegt waren.
Und das Beste: Die früher mit Farbdruck verbundenen Mehrkosten sind praktisch verschwunden. Die Kosten für das Hinzufügen von Farbgrafiken, Logos und Fotos zu Dokumenten, die traditionell mit schwarzem Toner gedruckt werden, sind nicht mehr so hoch wie früher.
Die Umstellung auf den kontinuierlichen Farbtintenstrahldruck bietet viele Vorteile, die Umgebungsbedingungen sind jedoch nicht mit denen eines herkömmlichen Tonerblattdrucks identisch. Es lohnt sich, diese Unterschiede schon früh im Bewertungsprozess zu kennen.
Nicht gerade Plug and Play
Die Umstellung auf Farbtintenstrahldruck kann für ein Geschäft, das mit der Verarbeitung von Transaktionsdokumenten bisher nur Einzelblatt-Tonerdrucker verwendet hat, große Veränderungen bedeuten. Es geht nicht nur darum, ein Gerät auszustecken und ein anderes anzuschließen. Bei der Entscheidung über die Umstellung auf neue Drucktechnologien müssen zahlreiche Aspekte berücksichtigt werden.
Das einfache Kopieren von Einzelblatt-Schwarzweiß-Workflows auf Rollentintenstrahldruckern macht viele der Vorteile zunichte, die sich die meisten Geschäfte mit einer Investition in Tintenstrahltechnologie wünschen. Um Produktivitätssteigerungen zu erzielen, ihre Produktionskosten zu senken oder neue Anwendungen hinzuzufügen, müssen Unternehmen Anpassungen an der Gestaltung, Zusammenstellung und Verarbeitung ihrer Arbeit vornehmen. Angesichts der Verschiedenheit der Anwendungen zur Dokumenterstellung ist es normalerweise keine Option, diese Anpassungen in den Quellsystemen vorzunehmen.
Modifikation nach der Komposition ist der direkteste Weg
Die von den Druckereien im Werk verarbeiteten Dokumente stammen normalerweise aus mehreren voneinander unabhängigen Systemen, die Dokumente generieren. Es kann sich dabei um Abrechnungsanwendungen, Kundenkorrespondenzsoftware, Programme für behördliche Hinweise und branchenspezifische Anwendungen handeln, die alle Dokumente generieren, die vom internen Betrieb gedruckt und verschickt werden sollen.
Um die Vorteile einer Rollendruckerei für weißes Papier voll auszuschöpfen, müssen Änderungen vorgenommen werden, wie z. B. das Zusammenlegen kleiner Aufträge, das Neuformatieren des Drucks, um Fensterplatzierungen in einem gemeinsamen Umschlag zu ermöglichen, das Hinzufügen von Farbe oder die Umstellung auf Drucksprachen, die mit Tintenstrahldruckern kompatibel sind. Dies sind komplizierte und zeitaufwändige Aufgaben. Und den meisten Organisationen fehlen die Ressourcen, um die erforderlichen Änderungen am Quellcode vorzunehmen.
Druckdienstleister stehen vor denselben Herausforderungen. Diese werden noch dadurch erschwert, dass sie in der Regel vorgefertigte Seiten oder bereits aus vielen Quellen zusammengestellte Daten erhalten. Sie haben keinen Zugriff auf die Dokumenterstellungsumgebung ihrer Kunden oder auf die Anwendungen, die Daten generieren, aus denen die Dokumente erstellt wurden, die sie derzeit drucken.
Um den Übergang zum Tintenstrahldruck zu ermöglichen, greifen Unternehmen auf Tools zur Dokumentenneugestaltung und -transformation zurück. Es gibt einfach keinen anderen Weg. Selbst wenn Unternehmen über das entsprechende technische Personal und Systemkenntnisse (von denen einige Jahrzehnte alt sein können) verfügen würden, würde die Änderung der Quellprogramme Jahre der Entwicklungszeit in Anspruch nehmen. Die einzige sinnvolle Vorgehensweise ist die Änderung nach der Komposition.
Farbe hinzufügen
Viele der Anpassungen, die Druckereien vornehmen müssen, betreffen das Hinzufügen von Farbe zum Arbeitsablauf. Um Rechnungen und Kontoauszüge mit schwarzem Toner auf vorgedrucktem Papier zu drucken, sind keine wissenschaftlichen und künstlerischen Kenntnisse erforderlich, die für die Erstellung von Vollfarbdokumenten in einer Tintenstrahlumgebung erforderlich sind. Die Begriffe „Farbmanagement“ und „Druckvorstufe“ waren im Transaktionsdruck möglicherweise nicht im Vokabular enthalten. Farbabstimmung ist eine irrelevante Fähigkeit, wenn der gesamte Ausdruck mit demselben schwarzen Toner erstellt wird.
Selbst Unternehmen mit Erfahrung im Offsetdruck werden feststellen, dass die Farbanpassung bei Tintenstrahldruckmaschinen von ihren gewohnten Vorgehensweisen abweicht. Beim Offsetdruck können Bediener Farbanpassungen direkt an der Druckmaschine vornehmen. Beim Tintenstrahldruck werden alle Kalibrierungen und Einstellungen an den Daten vorgenommen, bevor diese überhaupt an die Druckmaschine gelangen.
Unternehmen, denen es an internen Ressourcen mangelt, die mit Farbdrucktechniken vertraut sind, sollten die Anwerbung externer Fachkräfte in Erwägung ziehen, die sie bei diesem neuen Aspekt der Dokumentzusammenstellung und -produktion unterstützen.
Die Bedeutung von Papier
Ein Faktor, der oft übersehen wird, ist der Einfluss des Papiers auf farbige Texte und Grafiken. Im Gegensatz zu Lasertoner, der auf dem Papier liegt, wird Tintenstrahltinte absorbiert. Papiereigenschaften, Beschichtungen und Farbtöne verändern das Erscheinungsbild farbiger Texte und Grafiken. Tatsächlich ist das Papier im Wesentlichen eine fünfte Farbe, die zu Cyan, Magenta, Gelb und Schwarz hinzukommt. Bei der Tintenstrahlproduktion werden die Farben tatsächlich separat für verschiedene Papiersorten kalibriert.
Um die betrieblichen Vorteile von Whitepaper-Workflows zu nutzen, sollten Dienstleister und In-Plants für so viele Aufträge wie möglich ein einheitliches Papier verwenden. Sie müssen den Kunden möglicherweise erklären, warum die Farben auf ihren Dokumenten leicht von den Erwartungen abweichen. Die meisten Kunden werden mit kleinen Farbunterschieden auf ihren Transaktionsdokumenten kein Problem haben – insbesondere, wenn sie dadurch schnellere Bearbeitungszeiten, eine stärkere Personalisierung oder geringere Portokosten erzielen.
Die Wirkung von Tinte
Auch die Tintenmenge, die pro Seite verbraucht wird, kann ein Problem darstellen. Farbexperten müssen Grafiken optimieren, um sie effizient und präzise wiederzugeben. Für den Computerbildschirm entworfene Grafiken können beispielsweise mehr Tinte erfordern, als für den Ausdruck auf Hochgeschwindigkeits-Tintenstrahldruckern erforderlich ist. Etwas so Einfaches wie ein nicht optimiertes Logo kann Qualitätsprobleme oder einen Kostenanstieg verursachen, wenn das Bild auf jeder Seite erscheint.
Hersteller können Tintenstrahldrucker so konfigurieren, dass sie pigment- oder farbstoffbasierte Tinten verwenden. Sie erzeugen auf unterschiedlichem Papier unterschiedliche Farben. Nicht nur die Haltbarkeit des Drucks hängt von der Tinte ab, sondern manche Papiere sind auch für Farbstoffe und andere für Pigmente ausgelegt. Wenn die Farbintegrität von entscheidender Bedeutung ist, ist es ratsam, vor dem Kauf eines Geräts Tests auf verschiedenen Kombinationen von Papier, Tinte und Druckmaschine durchzuführen, um die Lösung zu finden, die die Unternehmensfarben am genauesten wiedergibt.
Berücksichtigen Sie das Dokumentdesign
Designer müssen möglicherweise einige Dokumentelemente ändern, die auf Laserdruckern einwandfrei funktionieren. Da Papier Tintenstrahltinte absorbiert, erscheinen einige Druckobjekte beim Drucken auf Produktionstintenstrahldruckern möglicherweise nicht so scharf. Dies kann bei kleiner Schrift oder in Negativdruckbereichen am deutlichsten sichtbar sein. Kleine Anpassungen im Dokumentdesign können die Lesbarkeit verbessern.
Andere Elemente, wie z. B. große Bereiche mit Volltonfarbe, können Fehler aufweisen, die gelegentlich auftreten, wenn Tintenstrahler die Seite besprühen. Durch Ändern des Hintergrunds können diese Fehler weniger auffällig werden. Dokumentdesigner sollten vorgedruckte Umschläge nicht blind in digitaler Form nachbilden. Darüber hinaus ist Tinte ein wichtiger Bestandteil der Dokumentproduktionskosten. Je mehr Tinte pro Seite verbraucht wird, desto höher sind die Kosten. Wenn das Drucken der Hintergrundfarbe dem Dokument keinen Mehrwert verleiht, sollten Sie in Erwägung ziehen, zu einem Umrissrahmen oder einer Volltonfarbe zu wechseln, um den Tintenverbrauch zu senken.
Es gibt noch einen weiteren Grund, übermäßigen Tintenauftrag zu vermeiden. Tintenstrahltinte besteht zum größten Teil aus Wasser, das mit dem Papier in Berührung kommt und schnell trocknet. Das Auftragen von zu viel Wasser auf Seiten mit starker Tintendeckung kann zu Verschmieren oder Tintenübertragung führen. Es kann sogar notwendig sein, die Druckmaschine zu verlangsamen, um mehr Zeit zum Trocknen zu haben. Probleme mit der Randkräuselung oder dem Stapeln können die Endbearbeitung beeinträchtigen, wenn das Hinzufügen und Entfernen von Wasser dazu führt, dass sich die Papierform ändert.
Viele Unternehmen stellen fest, dass sie mit dem Tintenstrahldruck vorgedruckte Beilagen durch variable Grafiken und Texte ersetzen können, die direkt im Drucker gedruckt werden, und so vorhandene Leerflächen auf Dokumenten nutzen können. Die geringeren Kosten des Tintenstrahldrucks und die Vermeidung einer Auftragssegmentierung aufgrund von Einfügevorrichtungen machen diese Strategie aus betrieblicher Sicht attraktiv. Druckdienstleister können sogar eine neue Einnahmequelle erschließen, indem sie höherwertige, zielgerichtete Werbeinhalte auf die Dokumente drucken, anstatt generische, vorgedruckte Beilagen zu verwenden. Software zur Dokumentenneugestaltung kann die Leerflächen verwalten und variable Texte und Grafiken in die gedruckten Dokumente einfügen.
Die Vorteile der Zusammenlegung von Jobs
Das Zusammenführen von Aufträgen hat für Dokumentenvorgänge zwei Vorteile. Das Zusammenführen mehrerer kleiner Aufträge zu einem einzigen Druckstrom verbessert den Durchsatz bei Druck- und Endbearbeitungsvorgängen. Weniger Unterbrechungen und Starts zum Wechseln von Materialien, Ändern von Maschineneinstellungen oder Ausfüllen von Auftragsprotokollen bedeuten, dass die Maschinen mehr Arbeit pro Schicht verarbeiten können. Ein effizienter Whitepaper-Workflow führt zu überschüssiger Produktionskapazität, sodass ein Unternehmen mehr Arbeit erledigen kann, ohne neue Geräte kaufen oder mehr Personal einstellen zu müssen.
Portokosteneinsparungen sind auch durch das Zusammenlegen von Aufträgen möglich. Anstatt Aufträge einzeln für Rabatte bei der Vorsortierung zu qualifizieren, können durch das Zusammenlegen von Aufträgen beispielsweise Sendungen, die früher zu dreistelligen Tarifen verschickt wurden, in fünfstellige qualifizierte Sendungen umgewandelt werden. Die Portokosten können sinken – manchmal sogar erheblich.
Das Einfügen von Dokumenten verschiedener Kunden und Anwendungen in Fensterumschläge erfordert, dass alle Adressen an derselben Stelle gedruckt werden. Die meisten Betriebe verwenden Umschläge mit zwei Fenstern, damit sie die durch kombinierte Aufträge erstellten Dokumente ohne Unterbrechung einfügen können. Das Verschieben von Adressblöcken an eine feste Position kann automatisch durch eine Software zur Dokumentenneugestaltung erfolgen, sodass es nicht erforderlich ist, den Code älterer Programme zu ändern, um die Vorteile der Erstellung größerer Druck- und Einfügeaufträge zu nutzen.
Natürlich ist Software zur Nachverfolgung einzelner Dokumente und Poststücke für Geschäfte, die Aufträge zusammenlegen, unverzichtbar. Die Software muss jedes Dokument identifizieren, während es die einzelnen Schritte im Workflow durchläuft. Software zur Dokumentenneugestaltung positioniert Absender- und Rücksendeadressen an festen Orten neu und generiert Barcodes, die zur Steuerung der Endverarbeitungsgeräte, zur Nachverfolgung und zur Postverarbeitung verwendet werden. Die Software Automated Document Factory (ADF) verfolgt die Dokumente.
Ausrüstung für die Endbearbeitung
Die meisten Unternehmen, die Transaktionsdokumente erstellen, schließen die Dokumente ab, indem sie die Seiten falten und in Umschläge stecken. Fensterumschläge sind die gängigste Konfiguration. Einige Geschäfte verwenden geschlossene Umschläge und fügen die Adressinformationen mithilfe von Tintenstrahlköpfen hinzu, die an der Kuvertiermaschine montiert sind. Einige Dokumentenbetriebe haben Verpackungs- oder Umschlagherstellungsgeräte in ihre Produktionsabläufe integriert.
Unabhängig von den einzelnen Methoden müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Endverarbeitungsgeräte und -verfahren mit den neuen Dokumenten kompatibel sind, die von Tintenstrahldruckern stammen. Es ist ein kluger Schachzug, sich von den Lieferanten der Endverarbeitungsgeräte beraten zu lassen, bevor man sich zum Kauf eines bestimmten Tintenstrahldruckers entschließt.
Papierstaus, die durch rutschiges Papier verursacht werden, beeinträchtigen die Produktivität und erhöhen die Anzahl der Nachdrucke. Lesefehler, die auftreten, wenn Kameras oder Barcode-Lesegeräte gedruckte Daten nicht interpretieren, führen ebenfalls zum Stillstand der Endverarbeitungsanlage. Schmierereien von Walzen, die zum Transport des Materials durch die Endverarbeitungsanlage verwendet werden, können ein Problem darstellen. Die meisten Tintenstrahlpapiere, die normalerweise für Transaktionsdokumente verwendet werden, sollten ohne Modifikation auf vorhandenen Kuvertieranlagen verwendet werden, es ist jedoch sehr ratsam, Tests durchzuführen.
Bei der Dokumentenverarbeitung muss zwischen Inline- und Nearline-Finishing entschieden werden. Der Vorteil von Inline liegt natürlich in der Produktivität. Leeres Papier wird an einem Ende in die Linie eingeführt und fertige Post kommt am anderen Ende heraus. Allerdings besteht auch ein Risiko. Wenn eines der vielen beweglichen Teile der Finishing-Komponenten ausfällt, wird die gesamte Produktion gestoppt.
Separate Druck- und Endverarbeitungslinien sind bei Druckdienstleistern und anderen Unternehmen, die eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumente produzieren, üblich, aber diese Konfiguration kann auch Nachteile haben. Es kann unter Umständen unerwünscht sein, mit dem Drucken einer ganzen Rolle zu warten, bevor die Ausgabe an die Endverarbeitung gesendet wird.
Unternehmen, die täglich große Mengen derselben Anwendungen ausführen, entscheiden sich im Allgemeinen für eine Inline-Finishing-Konfiguration. Für alle anderen ist eine Variante des Nearline-Finishings die gängige Lösung.
Eine weitere Entscheidung, die bei der Endbearbeitung von Dokumenten getroffen werden muss, betrifft die Eingabemodule für die Einfügegeräte. Wenn das Geschäft zuvor Einzelblattdrucker verwendet hat, verfügen alle Einfügegeräte über Einzelblattzuführungen. Das Ersetzen der Einzelblattzuführungen durch Rollenabwickler und -schneider kann teuer sein. Auch der Platzbedarf kann ein Problem darstellen. Das Drucken im Doppelnutzen erhöht die Komplexität und erfordert zusätzliche Schneide- und Sortierfunktionen.
Auch die relative Geschwindigkeit der Endbearbeitungsgeräte im Vergleich zu den Tintenstrahldruckern ist ein Faktor. Wenn ein Geschäft mehrere Endbearbeitungsgeräte benötigt, um mit jedem Tintenstrahldrucker Schritt zu halten, ist eine Roll-to-Cut-Blatt-Konfiguration für die Tintenstrahllinie wahrscheinlich am sinnvollsten.
Perforation und Lochung sind Endbearbeitungsvorgänge, die manchmal vergessen werden, wenn Transaktionsdokumentendrucker von Einzelblatt- auf Rollendruck umstellen. Papierhersteller fügen diese Funktionen bei der Herstellung von Einzelblattpapier hinzu. Bei Rollenpapier ist dies nicht der Fall. Betriebe halten es möglicherweise für notwendig, ihrer Tintenstrahl-Endbearbeitungslinie dynamische Perforation oder andere Module hinzuzufügen, um die für ihre Anwendungen erforderlichen Papiereigenschaften zu erzielen.
Der Endbearbeitungsvorgang ist die letzte Chance, Fehler in Dokumenten zu erkennen, bevor diese auf den Postweg gehen. Bildverarbeitungssysteme, die mit Stückverfolgungssoftware und Datenbanken verbunden sind, ermöglichen es einem Unternehmen, die physischen Ergebnisse mit der erwarteten Ausgabe zu vergleichen. Wenn das Stückverfolgungssystem fehlende Seiten, zusätzliche Seiten oder nicht übereinstimmende Komponenten erkennt, kann es das Material umleiten oder die Anlage anhalten, um manuelle Überprüfungen durchzuführen. Automated Document Factory (ADF)-Systeme übernehmen diese kritischen Schritte in den Workflows zur Dokumenterstellung und -verteilung.
Vorteile von Farbtintenstrahldruckern für Transaktionsdokumentendrucker
Die herkömmliche Methode zum Erstellen von Transaktionsdokumenten erfordert mindestens zwei Schritte. Formulare werden auf Offsetdruckmaschinen gedruckt, wo Farbbranding und andere Elemente hinzugefügt werden. Anschließend werden die Formulare an das Druckzentrum für Transaktionsdokumente geliefert, wo die variablen Daten mit schwarzem Toner überdruckt werden.
Durch die Umstellung auf Farbtintenstrahldruck entfällt einer dieser Schritte. Durch das gleichzeitige Drucken der Formularelemente und der variablen Daten wird Abfall durch Veralterung, Verzögerungen durch unzureichende Nachfüllung von Vorräten und Fehler durch das Drucken auf den falschen Formularen vermieden. Druckereien können sofort auf Kundenanfragen zur Änderung ihrer Formulare reagieren. Sie können ihren Kunden eine schnellere Markteinführungszeit bieten.
Mithilfe von Software zur Neugestaltung von Dokumenten nach der Erstellung können Druckereien Transaktionsdokumenten personalisierte farbige Werbebotschaften hinzufügen – ohne dass die Kunden Änderungen an ihrer Software vornehmen müssen. Die Dokumente werden wertvoller für die Weitergabe wichtiger Kontoinformationen (und die Reduzierung von Anrufen beim Kundendienst), für Upselling und Cross-Selling sowie für die Weiterleitung von Kunden zu zusätzlichen Inhalten durch Techniken wie QR-Codes und personalisierte URLs. Indem sie den Dokumenten einen Mehrwert verleihen, verbessern Rechnungsdruckereien ihre Kundenbeziehungen vom Lieferanten zum strategischen Partner.
Aufgrund der Produktivitätssteigerungen, die ein Tintenstrahl-Whitepaper-Workflow ermöglicht, können Druckereien mit einer wichtigen Anwendung für ihr Unternehmen weiterhin Geld verdienen. Analysten erwarten, dass das Volumen monochromer Transaktionsdokumente in den kommenden Jahren zurückgehen wird, das Volumen farbiger Dokumente jedoch zunehmen wird. Durch die Umstellung auf Farbtintenstrahldruck kann eine Druckerei Kommunikationstrends nutzen und gleichzeitig ihre Kundenbeziehungen ausbauen.
Der Übergang ist allerdings nicht einfach. Um alle Vorteile des Farbtintenstrahldrucks nutzen zu können, müssen die Tonerwerkstätten ihre Arbeitsabläufe ändern. Glücklicherweise gibt es kompetente Mitarbeiter und einige großartige Tools, die Unternehmen bei der Umstellung helfen.
Eines dieser Tools ist Pro Inkjet Express von Crawford Technologies.
PRO Inkjet Express ist eine Reihe von Tools, die speziell dafür entwickelt wurden, Unternehmen bei der Implementierung und Verwaltung der Produktionsabläufe zu unterstützen, die in einer Farbtintenstrahlumgebung erforderlich sind. Komponenten dieser Software ermöglichen Unternehmen die Migration, ohne den Quellcode zu ändern oder vorhandene Druckströme neu zusammenzustellen.
Die integrierte Funktionalität von PRO Inkjet Express ermöglicht Unternehmen den Übergang vom Einzelblatt-Toner zum Continuous Inkjet-Druck dank speziell auf diese Aufgabe abgestimmter Software und Unterstützung. Durch die Integration von PRO Inkjet Express können Druckereien den Wechsel zum Continuous Inkjet-Farbdruck sicher durchführen, da sie wissen, dass sie über alle Tools und die Unterstützung verfügen, die sie benötigen, um schnell und sicher Volumen auf die neue Ausrüstung zu übertragen.
