eLieferung ®

Der Cavalon Sentinel ist das AutoGyro-Premiummodell mit nebeneinander angeordneten Sitzen, verfügbar mit dem neuen hochmodernen und kraftstoffsparenden Rotax XNUMX iS-Motor. eDeliveryNow® Platform ist ein offenes und modulares Framework, das REST-APIs und Webdienste nutzt, um es erweiterbar und anpassbar zu machen, um aktuelle und zukünftige Kundenkommunikationsanforderungen zu erfüllen.

Zugänglichkeit ®

AccessibilityNow bietet ein hohes Maß an Automatisierung und Integration in jede Umgebung. Die Plattform umfasst Softwarelösungen und eine breite Palette maßgeschneiderter Dienste, um den Dokumentenzugriffsanforderungen aller Organisationen, ob groß oder klein, aus dem privaten Sektor und von Regierungen aller Ebenen, gerecht zu werden.

Migration von Kundenkommunikationsarchiven – Alles, was Sie für eine erfolgreiche Archivmigration beachten sollten

Einleitung

Kundenkommunikation bestimmt den Arbeitsablauf und den Erfolg nahezu jedes Unternehmens. Ohne Transaktionsdokumente wie Rechnungen, Kontoauszüge und Bestätigungen würden die meisten Unternehmen einfach nicht funktionieren. Und für Unternehmen in besonders dokumentenintensiven Branchen wie Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen oder Versicherungen ist die kritische Natur der Kundenkommunikation ein Grund für die Bedenken der C-Ebene hinsichtlich der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, finanzieller Offenlegung und rechtlicher Offenlegung. Die Erstellung und Verteilung vieler dieser Dokumente ist gesetzlich vorgeschrieben, um den Status der finanziellen Beziehung zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden zu kommunizieren.

Daher wurden im Laufe der Jahre verschiedenste Ansätze und Technologien entwickelt, um kritische Kundenkommunikation zu speichern und zu archivieren. Vom einfachen Scannen von Aktenschränken voller Papier bis hin zu fortschrittlichen digitalen Unternehmensdokumentenverwaltungssystemen wird alles verwendet, um die ständig wachsende Konvergenz der Kundenkommunikation zu sichern, zu teilen und zu speichern, die den grundlegenden Geschäftsablauf jeden Tag bestimmt.

Ansätze der nächsten Generation

Wir stellen fest, dass Unternehmen heute nach mehr suchen. Sie möchten nicht nur wichtige Kundendokumente speichern und archivieren, sondern auch Fortschritte bei Content-Management-Systemen nutzen, um angesichts der digitalen Transformation agiler, reaktionsfähiger und effektiver zu sein. Hier kommen wir ins Spiel. Unser Fachwissen sowohl im Bereich veralteter als auch moderner Dokumentensysteme ist beispiellos und wir verstehen die geschäftlichen Auswirkungen des Informationsmanagements. CrawfordTech verfügt über die Tools und das Fachwissen, um Sie bei der effektiven Transformation Ihrer Altarchive auf eine Weise zu unterstützen, die einen echten Unterschied macht.

Schritte für den Umzug

Seien wir ehrlich; Viele Kundenkommunikationsarchive sind alt, veraltet und kostspielig und komplex in der Wartung. Aus diesen Gründen sowie dem Wunsch, die Informationsverwaltung und Compliance zu verbessern und ein besseres Geschäftsprozessmanagement zu ermöglichen, entscheiden sich Unternehmen für den Umstieg auf ein Dokumentenarchiv der nächsten Generation. Wir arbeiten mit ihnen allen zusammen und verfügen über umfangreiche Erfahrung bei der Migration wichtiger Kundenkommunikation von einem Archiv in ein anderes, unabhängig davon, für welches Sie sich entscheiden.

Für eine erfolgreiche Archivmigration ist jedoch mehr als nur Technologie erforderlich. Sie müssen außerdem über die richtigen Informationen, die richtige Perspektive und die richtige strategische Vision verfügen, um Ihr Ziel zu erreichen. Aus diesem Grund haben wir dieses Whitepaper erstellt, um einen Leitfaden zu den wichtigsten Dingen zu geben, die für eine erfolgreiche Archivmigration zu beachten sind. Nutzen Sie die Konzepte, Ansätze und Strukturen, um Ihre Migrationsbemühungen zu bewerten, zu planen und durchzuführen.

Extrahierung

Jede Migration eines Kundenkommunikationsarchivs beginnt mit einem einfachen Ziel: Dokumente und Daten aus dem aktuellen System zu extrahieren und im neuen System zu platzieren. Es klingt einfach, aber der Umfang und die Komplexität Ihrer Migration können je nach Art des Archivs, das Sie derzeit verwenden, stark variieren. Wenn es um Extraktionsstrategien geht, gibt es nicht die eine Lösung, die für alle passt; Daher ist es wichtig, dass Sie Ihre Bemühungen mit einer sorgfältigen Bewertung der bei der Extraktion beteiligten Faktoren beginnen.

Umfang der Migration

Es kann verlockend sein, sofort loszulegen und Dinge in Bewegung zu setzen, bevor Sie den Umfang, die Form und die Komplexität der Migration richtig eingeschätzt haben. Es ist jedoch von entscheidender Bedeutung, sich die Zeit zu nehmen und sich die Mühe zu machen, eine gründliche Entdeckung und Analyse durchzuführen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass es zu Ineffizienzen und Redundanzen kommt, die den gesamten Migrationsprozess umständlicher, zeitaufwändiger und fehleranfälliger machen.

Formate

Heutzutage ist es in vielen Unternehmen nicht ungewöhnlich, dass ein Kundenkommunikationsarchiv schon seit langer Zeit existiert und es ist wahrscheinlich, dass darin einige überraschende und herausfordernde Inhalte enthalten sein werden. Selbst wenn Sie Ihre Kundenkommunikation elektronisch, im Internet oder per E-Mail verteilen, ist es immer noch üblich, eine „Druckdatei“ zu erstellen, die in einem Archiv gespeichert wird. Beginnen Sie Ihre Entdeckung also, indem Sie Fragen stellen wie:

  • Welche Arten von Daten und Dokumenten werden im aktuellen Archiv gespeichert?
  • Handelt es sich bei allen um Druckdateien? Und welches Format haben diese Druckdateien: AFP? Xerox-Metacode? PDF?
  • Liegen die Informationen in Form von alten Berichten, Liniendaten oder Textdateien vor?
  • Welche Überraschungen könnte das Archiv enthalten (Geschäftsdokumente, E-Mail, Audio/Video)?

Mit einer vollständigen Bestandsaufnahme der in Ihrem Archiv enthaltenen Dateien und Formate können Sie die Migration viel besser planen.

Dokumenttypen

Transaktionsdokumente und Korrespondenz mit Kundenkontakt gibt es in vielen Varianten und Klassifizierungen. Auf einige Dokumente wird häufig verwiesen, während andere ein Leben im Dunkeln führen, weil sie vor Jahren gespeichert und vergessen wurden. Andererseits erfordern viele Dokumente HypervigilaDabei müssen sowohl Sicherheit als auch Datenschutz gewährleistet sein, während andere leicht zugänglich und regelmäßig überarbeitet werden müssen. Verschiedene Branchen haben unterschiedliche Aufbewahrungsanforderungen, die bestimmen, welche Informationen wie lange archiviert werden sollen. Berücksichtigen Sie die folgenden Schritte, um Ihre Dokumenttypen zuzuordnen:

  • Identifizieren Sie jeden Dokumenttyp im Archiv (z. B. Erklärung, Brief, Bestätigung, Vertrag usw.).
  • Weisen Sie jedem eine Wichtigkeitsstufe zu (z. B. 1 = Hoch, 2 = Mittel, 3 = Niedrig).
  • Legen Sie eine Strategie für den Umgang mit Ausreißern fest (z. B. ungerade Textdateien, Geschäfts-, Desktop- oder alternative Formate).
  • Erkennen Sie künftige Analyse- und Optimierungsanforderungen (z. B. „Big Data“-Initiativen, BPM).

Dimensionierung der Migration

Der nächste Schritt besteht darin, zu bestimmen, wie viele Inhalte Sie verwalten und migrieren müssen. Hier sollten einige entscheidende und strategische Entscheidungen darüber getroffen werden, was genau in das neue System übernommen wird und was zurückbleibt oder eliminiert wird.

Zielen Sie auf den Inhalt

Es ist unwahrscheinlich, dass Sie jede einzelne Datei und jedes einzelne Dokument migrieren müssen. Möglicherweise werden nur die aktuellste Korrespondenz und hochwertige Dokumente benötigt. Berücksichtigen Sie diese Fragen bei der Planung Ihrer Migration.

  • Müssen Sie den gesamten Inhalt aus dem aktuellen Archiv verschieben?
  • Haben Sie in der Vergangenheit alles behalten, aber das ist nicht nötig?
  • Wie können Sie durchdachte Entscheidungen darüber treffen, was Sie in Zukunft behalten möchten?
  • Welche Dokumente müssen Sie zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften aufbewahren?
  • Gibt es Möglichkeiten, die Effizienz zu steigern und gleichzeitig Ressourcenverschwendung zu vermeiden?

Sie können sich bei Ihren Dimensionierungsbemühungen an der von Ihnen oben zugewiesenen Wichtigkeitsstufe orientieren, aber es wird sicherlich noch eine Reihe anderer Faktoren geben, die Ihre Entscheidungen und Strategien beeinflussen. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Sie ohne ein klares und sachliches Verständnis des Umfangs der angestrebten Archivmigration weniger bereit sind, ausreichend Zeit und Rechenressourcen für die ordnungsgemäße Durchführung einzuplanen. Und es ist wahrscheinlicher, dass Sie aus Versehen etwas Wichtiges zurücklassen.

Zeitanforderungen

Die Zeit, die für den Abschluss Ihrer Archivmigration benötigt wird, hängt außerdem stark von der Größe und dem Umfang Ihres Aufwands sowie der Menge an Rechenleistung, temporärem Speicher und verfügbarem Durchsatz abilable. Der Extraktions- und Migrationsprozess ist sehr I/O-intensiv, daher ist es wichtig, eine statistisch fundierte Größenanalyse durchzuführen, da es für Geschäftsanwender nichts ist, wenn die Produktionssysteme mitten in einem wichtigen Batch-Prozess oder einem Fenster mit hoher Nachfrage mit äußerst CPU-intensiven Aufgaben konfrontiert werden werde akzeptieren.

Klicken Sie hier für eine Vorlagentabelle, die Sie für eine detailliertere Analyse verwenden können. Achten Sie darauf, dass Sie die Einheiten konsistent halten.

Welche Methode Sie auch verwenden, um den Zeitbedarf für Ihre Archivmigration zu berechnen, es ist wichtig zu bedenken, dass Sie wahrscheinlich nicht für ganze 24 Stunden am Tag Zugriff auf den Computer haben werden. Wenn Sie also nur eine Stunde pro Tag Zugriff auf den Mainframe haben, erfordert die Arbeit von 24 Stunden mindestens 24 Tage und nicht 24 Stunden. Parallele Verarbeitung kann eine Option zur Verkürzung der Verarbeitungszeit sein, der Nachteil besteht jedoch darin, dass Sie möglicherweise auf Einschränkungen beim E/A-Durchsatz stoßen.

Aus der Quelle extrahieren

Die zum Extrahieren von Dateien und Dokumenten aus Ihrem aktuellen Archiv verwendeten Methoden variieren je nach Quelle. In manchen Fällen kann es so einfach sein, einen Entladebefehl zu verwenden, oder wenn Ihr Archiv intern entwickelt wurde, müssen Sie möglicherweise selbst APIs schreiben. Bei größeren Unternehmenssystemen werden die benötigten Tools häufiger vom ursprünglichen Archivanbieter bereitgestellt, um Ihre Daten zu extrahieren, aber deren geistiges Eigentum zu schützen. Kurz gesagt, die Extraktion variiert von Quellsystem zu Quellsystem, also überlegen Sie sich diese Fragen sorgfältig.

  • Welche Werkzeuge werden für die Extraktion benötigt?
  • Stellt mir der aktuelle Lieferant die Werkzeuge zur Verfügung?
  • Ist eine API-Available, oder muss man geschrieben werden.
  • Haben Sie bereits Werkzeuge zur Hand, die jetzt wiederverwendet werden können?
  • Müssen Sie für den Zeitraum der Migration erweiterte Tools lizenzieren?

Inhalte inszenieren

Während des Migrationsprozesses benötigen Sie Speicherplatz, auf dem Sie die Daten speichern können, während sie aus dem vorherigen Archiv verschoben und an ihr neues Ziel geschrieben werden. Wenn Sie nur über 20 GB Festplattenkapazität verfügenilaMöglicherweise werden Sie in der Kerninfrastruktur einer sehr starken Einschränkung ausgesetzt sein. Unserer Erfahrung nach sollten Sie mit einem Bedarf von einigen Terabyte, möglicherweise auch mehr, an Festplattenspeicher rechnen und dies bei Ihrer Planung berücksichtigen.

Berücksichtigen Sie auch die Notwendigkeit geeigneter Governance-Kontrollen im Extraktionsprozess. Ihre speziellen Informations-Governance-Richtlinien sollten den Gleichgewichtspunkt zwischen zwei möglicherweise unterschiedlichen Unternehmenszielen bestimmen: die Extraktion der Informationen aus dem Archiv und die Reduzierung des potenziellen Risikos, dass diese Informationen verloren gehen, gestohlen oder beschädigt werden. Verwenden Sie einen konsistenten und logischen Rahmen für den Umgang mit Daten gemäß den Richtlinien, Best Practices und Verfahren der Organisation zur Informationsverwaltung.

Transformation

Sie müssen festlegen, welches Format Sie zum Speichern der Dokumente in Ihrem neuen Archiv verwenden möchten. Sie können sich dafür entscheiden, das Originalformat beizubehalten, oder Sie wünschen sich möglicherweise ein flexibleres Format, das eine Umwandlung erforderlich macht, um Unterstützung für Barrierefreiheit oder elektronische Verteilung und Präsentation zu integrieren.

Ein weiterer Gesichtspunkt sind Ressourcen wie Schriftarten, Bilder und Maschinensteuerungsmetadaten, die übersehen werden können und besonders wichtig für ältere Druckströme sind, die darauf angewiesen sind, dass diese Ressourcen auf dem Drucker selbst vorhanden sind. Betrachten Sie diese Fragen:

  • Welches Format wird für das neue Archiv verwendet?
  • Wie wird auf diese Dokumente zugegriffen? in gedruckter Form oder online oder beides?
  • Werden alle Dokumente und Dateien im gleichen Format vorliegen oder wird es eine Mischung geben?
  • Wo passen alle Schriftarten, Grafiken und anderen Ressourcen in die Transformation?
  • Konvertieren Sie alles in PDF oder ein anderes gängiges Format?
  • Gibt es eine Anforderung für eine 100-prozentige Übereinstimmung in Bezug auf die Dokumententreue?

OPTIMIERUNG

Es ist nicht ungewöhnlich, dass ältere Archive Dinge wie doppelte Seiten, leere Seiten und andere obskure Ressourcen enthalten, die entweder veraltet sind oder nicht mehr benötigt werden. Erwägen Sie daher eine Reihe von Modifikationen und Transformationen, die das neue Archivsystem erheblich optimieren können:

  • Entfernen Sie alle doppelten Seiten und reduzieren Sie den Speicherbedarf des neuen Archivs.
  • Eliminieren und optimieren Sie die Ressourcen und verbessern Sie die Lager- und Abrufzeit.
  • In der Lage sein, Dokumente für blinde und sehbehinderte Kunden vollständig barrierefrei zu präsentieren.
  • Sorgen Sie für zusätzliche Verschlüsselungsstufen, um den Schutz vor Datenschutzverletzungen und Cyberdiebstahl zu verbessern und die geltenden Vorschriften Ihrer Branche einzuhalten.
  • Nutzen Sie die Verschlüsselung digitaler Signaturen sowie Technologie zur Datensatzverwaltung und andere Techniken, um sich vor internem Betrug zu schützen und eine ordnungsgemäße Governance sicherzustellen.
  • Automatische Schwärzung, um sensible Daten verborgen zu halten und gleichzeitig insgesamt einen flexibleren Informationszugriff zu ermöglichen.

Indizierung

Alle Dokumentenmanagementsysteme verfügen über ein gewisses Maß an Inhaltsindizierung. Die Planung geeigneter Indizes ist einer der Schlüsselfaktoren für eine erfolgreiche Dokumentenarchivmigration. Die Standardsystemindizierung umfasst Elemente wie Datum, Dokumenttyp, Name, Kontonummer oder andere allgemeine Identifikatoren, um sicherzustellen, dass die Dokumente und Dateien im neuen Archivsystem gefunden werden können. Es gibt zusätzliche Indizes, die erweiterte Funktionen wie die Volltextsuche ermöglichen, und eine erweiterte Klassifizierung öffnet die Tür zu Geschäftsprozessmanagementanwendungen und Big-Data-Analysen. Berücksichtigen Sie bei Ihren Migrationsbemühungen Folgendes:

  • Werden Sie dieselben Indizes wie im vorherigen System verwenden?
  • Werden neue Indexierungsparameter und -ansätze benötigt?
  • Führen Sie ein Stammdatenverwaltungssystem ein und müssen daher alle Indizes diesem neuen Paradigma zugeordnet werden?
  • Wie kann ein erweitertes Indexierungsschema mehr Erkenntnisse aus den im neuen Archiv enthaltenen Informationen gewinnen?

Laden Sie das neue Archiv

Denken Sie beim Vorbereiten des Ladens des neuen Archivs daran, dass jedes System über eine eigene Technik zum Einlesen der Dateien und Dokumente verfügt. Einige Archive verwenden Web-APIs für die Dokumentenaufnahme, andere laden sie stapelweise aus speziell formatierten Dateien. Alle Repositories verfügen über eigene Tools und Techniken. Berücksichtigen Sie daher frühzeitig alle Anforderungen.

Übergangszustand

Überlegen Sie, in welchem ​​Zustand sich Ihr System befinden wird, wenn Sie es verfügbar machenilaGeeignet für Geschäftsanwender. Wird das gesamte Archiv Teil der neuen Anwendungsumgebung sein und alle Ihre migrierten Dokumente verfügbar gemacht?ilable? Oder möchten Sie das aktuellste Segment (z. B. die letzten zwei Jahre) zurückladen und über einen bestimmten Zeitraum hinweg nach Bedarf ältere Inhalte bereitstellen?

Qualitätssicherung und Abstimmung

Die Qualitätssicherung sollte bei jeder Migration des Kundenkommunikationsarchivs oberste Priorität haben. Zwei Qualitätsfaktoren sollten berücksichtigt werden: Die Qualität der Archivmigration und die Qualität der Dokumente selbst.

Qualität der Archivmigration

Wie stellen Sie sicher, dass das, was Sie ursprünglich hatten, auch das ist, was Sie jetzt in Ihr neues Archiv geladen haben? Reicht es aus, Ihre Dokumente zu zählen, die in den Extraktionsprozess eintreten, sie durch die Staging- und Transformationsaktivitäten zu zählen und sie ein drittes Mal zu zählen, während sie den Ladeprozess durchlaufen, oder sind ausgefeiltere Techniken erforderlich? Bedenken Sie auch, dass im Quellsystem im Laufe der Zeit möglicherweise Fehler und Inkonsistenzen aufgetreten sind. Die Indizes könnten falsch, veraltet oder beschädigt sein.

Dokumententreue

Viele Dokumente erfordern ein hohes Maß an Bildtreue; Beibehaltung des exakten Aussehens des Originals. Bei der Umwandlung von einem Format in ein anderes – zum Beispiel AFP in PDF – ist es von entscheidender Bedeutung, die Qualität der Umwandlung zu berücksichtigen. Andererseits sind einige Dokumente nur für den internen Gebrauch bestimmt oder enthalten keine besonderen Anforderungen an die Treue. In solchen Fällen ist es möglicherweise nicht sinnvoll, Vollfarbbilder oder hochauflösende Bilder beizubehalten und die Ladezeit für Kundendienstmitarbeiter zu reduzieren.

Records Management

Ein angemessener Ansatz zur Verwaltung Ihrer Archivdateien und -dokumente sollte die Steuerung während ihres gesamten Lebenszyklus umfassen – vom Zeitpunkt ihrer Erstellung und Speicherung bis zu ihrer endgültigen Entsorgung. Dazu gehört das Identifizieren, Klassifizieren, Speichern, Sichern, Abrufen, Verfolgen und Vernichten bzw. dauerhafte Bewahren der Aufzeichnungen. Diese Aktivitäten sollten unter die umfassenderen Richtlinien Ihrer Organisation in Bezug auf Governance, Risiko und Compliance fallen und sich in erster Linie mit der Verwaltung der Beweise für die Aktivitäten einer Organisation sowie der Reduzierung oder Minderung der damit verbundenen Risiken befassen.

Disposition und Termine

Anbieter von Archivdatenbanken erleichtern die Unterstützung eines formalisierten Ansatzes für die Dokumentendisposition. Bestimmen und legen Sie fest, wann eine Datei oder ein Dokument gegebenenfalls entsorgt wird. Zum Beispiel: „Dieser Datensatz wird in zehn Jahren gelöscht“ oder „sechs Monate, nachdem wir die Benachrichtigung über eine Kontoauflösung erhalten haben.“ Indem Sie die Entsorgungsrichtlinien und -termine während Ihrer Migrationsbemühungen festigen, vermeiden Sie, dass Sie die Entsorgungsrichtlinien und -verfahren später erneut prüfen müssen. oder noch schlimmer, und Ihr Archiv wird schließlich überfüllt, da jahrelange Inhalte nicht mehr benötigten Speicherplatz beanspruchen und erhöhte Kosten und Risiken für das Unternehmen darstellen.

Moving Forward

Wir hoffen, dass dieses Whitepaper Ihnen bei der Beurteilung der wichtigsten Dinge, die Sie bei einer erfolgreichen Migration des Kundenkommunikationsarchivs berücksichtigen sollten, hilfreich sein wird. Nutzen Sie die Konzepte, Ansätze und Strukturen, um Ihre Strategien und Aktivitäten für die Zukunft zu bewerten, zu planen und umzusetzen. Obwohl Technologien eine große Rolle spielen, denken Sie daran, dass eine ordnungsgemäße Entdeckung, Bewertung und Planung unerlässlich sind. Und suchen Sie nach bewährten Partnern und Expertenressourcen wie CrawfordTech, die Sie dabei unterstützen können, das Beste aus Ihrer Archivmigration herauszuholen.

Wir verlassen uns auf unsere STEP™-Migrationsdienste, um eine schnelle, genaue und zuverlässige Migration zwischen Repositories sicherzustellen. STEP basiert auf branchenüblichen Standardangeboten und verwendet definierte Prozesse zum Extrahieren, Transformieren und Laden von Inhalten und Indizes aus den ursprünglichen Quellarchiven in das Ziel-Repository. AvailaAls Vor-Ort- oder Remote-Service ist STEP plattformunabhängig und bietet die Transparenz und Kontrolle, die Sie benötigen, um einen effizienten Übergang zu gewährleisten.

Für weitere Informationen besuchen Sie einfach CrawfordTech.com oder rufen Sie 866.679-0864 an

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