Licht ins Dunkel der in Dokumentenarchiven enthaltenen Daten bringen
Transaktionsdokumente bilden die Grundlage für Geschäftsprozesse. Ohne Dinge wie Rechnungen, Kontoauszüge, Abrechnungen und Geschäftsberichte käme der Arbeitsablauf in den meisten Organisationen einfach zum Stillstand. Die in diesen Dokumenten enthaltenen Daten erleichtern den Prozess und die „Dokumentation“ belegt die durchgeführten Maßnahmen und die erbrachten Dienstleistungen. Wählen Sie einen beliebigen Prozess aus und Sie können sicher sein, dass es mindestens ein Dokument, wenn nicht sogar mehrere, gibt, die für die Arbeit unerlässlich sind.
Aus diesem Grund speichern Unternehmen aller Branchen seit Jahren Transaktionsdokumente, oft in riesigen Mengen, in verschiedenen Archiven und Repositorien. Dieser Ansatz eignet sich zwar gut für die Bereitstellung eines Repositorys für proprietäre Druckdateien und Dokumentbilder, ermöglicht es Unternehmen jedoch nicht, die in diesen Dokumenten enthaltenen wertvollen Daten einfach zu extrahieren und zu analysieren. Bestimmte Informationen wie Beträge, Artikel, Daten und Kontonummern sind im Wesentlichen „Dark Data“ – unsichtbar und oft vergessen, was ihre Zugänglichkeit und Nutzbarkeit für Business Intelligence und Prozessoptimierung betrifft. Darüber hinaus stellen Unternehmen fest, dass diese Dark Data ein sehr reales Risiko für das Unternehmen darstellen können, wenn eine Offenlegungspflicht entsteht oder eine Prüfung erforderlich ist. Und das Extrahieren dieser Daten kann zeitaufwändig und teuer, wenn nicht gar unmöglich sein.
Was wir brauchen, sind Content-Management-Tools der nächsten Generation, die es Unternehmen ermöglichen, auf große Datenmengen zuzugreifen, die in Archiven für die Kundenkommunikation gespeichert sind, und diese für die Wiederverwendung in wichtigen Analyseanwendungen vorzubereiten. Die Möglichkeit, Kunden- und Geschäftsdaten über Jahre und Jahrzehnte hinweg abzurufen und zu analysieren, liefert tatsächlich ein vollständigeres Bild und ist ein leistungsstarkes Tool, um die Geschäftsintelligenz zu verbessern und die Informationsverwaltung insgesamt zu verbessern. Diese bisher übersehenen oder unsichtbaren Daten können erhebliche betriebliche Vorteile bringen, insbesondere wenn sie mit strukturierten Daten für Analyse, Entscheidungsfindung und Entdeckung kombiniert werden.
Durch die Öffnung und Nutzung von Transaktionsdokumentenarchiven ändern sich die traditionellen Geschäftsgleichungen, indem diese Archive von einer obligatorischen Kosten- und Risikoverpflichtung in eine Quelle für Geschäftsinformationen umgewandelt werden, die zu Betriebs- und Wettbewerbsvorteilen führen kann.
Warum sind all diese Dark Data wichtig?
Business Intelligence – Daten zum Wettbewerbsvorteil nutzen
Viele Führungskräfte auf C-Level wünschten, sie hätten eine Kristallkugel, aber das, was dem am nächsten kommt, ist wahrscheinlich „Business Intelligence“. Der Begriff stammt aus den 1860er Jahren, als er geprägt wurde, um zu beschreiben, wie Unternehmen Gewinne erzielten, indem sie Informationen über den Markt verstanden und auf deren Grundlage handelten, bevor die Konkurrenz ihn erreichte. Heute ist der Begriff wieder aufgetaucht und wird zu einem Oberbegriff für moderne Geschäftsentscheidungen mithilfe digitaler, faktenbasierter Unterstützungssysteme. Wir alle wissen, dass es keine Kristallkugel gibt, aber der beste Weg, die Zukunft vorherzusagen, besteht darin, die Vergangenheit vollständig zu verstehen.
Stellen Sie sich vor, Wissensarbeiter könnten eine Reihe historischer Dokumente angeben, aus denen Daten aus Tausenden oder Millionen von Rechnungen, Kontoauszügen, Abrechnungen, Berichten und anderen Dokumenten extrahiert werden. Darum geht es bei Business Intelligence: Informationen nutzen, um sich einen Wettbewerbsvorteil gegenüber Ihren Mitbewerbern und auf dem Markt zu verschaffen. Dies ist jedoch schwierig, wenn wichtige Geschäftsinformationen in Ihren Transaktionsdokumentarchiven eingeschlossen sind. Daher suchen Unternehmen heute zunehmend nach Möglichkeiten, Licht in diese dunklen Daten zu bringen und sie für eine durchdachtere Business Intelligence und strategische Planung zu nutzen.
Ein Beispiel hierfür ist ein großes Kreditkartenunternehmen, das Daten aus den Kundenabrechnungen einer bestimmten Region, eines bestimmten Zeitraums und nur für einen seiner zahlreichen Geschäftsbereiche extrahieren möchte. Wie würden Sie das heute erreichen? Oder denken Sie an einen Krankenversicherer, der jeden Tag Hunderttausende Leistungserklärungen veröffentlicht. Jede Kundenkommunikation enthält Daten wie Diagnosecodes, Patientenaktennummern, Adressen und Beträge. Wie würden Sie einen bestimmten Diagnosecode in Bezug auf eine bestimmte Postleitzahl untersuchen? Das Unterfangen kann tatsächlich so umfangreich und komplex sein, dass das Projekt nie abgeschlossen wird und infolgedessen einen direkten (und negativen) Einfluss auf die Gestaltung regionaler Versicherungsoptionen und Patientengesundheitsprogramme hat.
In beiden Beispielen würde die Analyse ohne Tools der nächsten Generation wie CrawfordTechs Dark Data Feeder Monate dauern und Hunderte von Arbeitsstunden erfordern. Weitere Beispiele finden sich in allen Branchen und Marktsegmenten, einschließlich Finanzdienstleistungen, Fertigung, Behörden und mehr. In dem zunehmend wettbewerbsorientierten Geschäftsklima können es sich Unternehmen nicht mehr leisten, auf die Business Intelligence und die operativen Vorteile zu verzichten, die in den dunklen Daten der Archive für Transaktionsdokumente und Kundenkommunikation schlummern.
Discovery – Dynamischer Dokumentenaufbau
Eine gerichtlich angeordnete Offenlegung von Informationen ist ein weiteres gutes Beispiel dafür, wie Dark Data in Dokumentenarchiven ein erhebliches Risiko und eine Beeinträchtigung der Leistungsfähigkeit eines Unternehmens darstellen können. Das dynamische Extrahieren und Erstellen von Dokumenten ist zwingend erforderlich, aber da das Volumen und die Vielfalt der Informationen in E-Discovery-Fällen weiterhin rasant ansteigen, spüren Unternehmen die Belastung in Bezug auf Kosten, Risiken und Aufwand.
Viele Content-Management-Systeme sind hervorragend darin, Informationen zu verwalten, zu speichern und auszugeben. Das Problem liegt nicht in der Dokumentausgabe, sondern darin, die richtigen Dokumente zu extrahieren und sie in einem einzigen Format zusammenzustellen, selbst wenn die Dokumente aus unterschiedlichen Repositorien stammen und in mehreren unterschiedlichen Formaten gespeichert sind. Sie können suchen und anzeigen, aber die meisten Systeme bieten keine effizienten Möglichkeiten, Dokumente aus unterschiedlichen Quellen dynamisch zusammenzustellen, sodass die Informationen leicht präsentiert und verstanden werden können. Dies bedeutet, dass für jeden größeren Ermittlungsbedarf Teams von Analysten und Sachbearbeitern erforderlich sind, um jedes Ergebnis Dokument für Dokument zusammenzustellen. Dies erfordert Zeit, zusätzlichen technischen Support und erhebliche Personal- und Arbeitskosten.
Man bedenke, dass jedes Jahr über 19 Millionen Zivilklagen vor US-Gerichten verhandelt werden. Die jährlichen Kosten dieser Zivilklagen liegen zwischen 200 und 250 Milliarden US-Dollar, wobei bis zu 50 Prozent davon für die Beweisaufnahme anfallen. Und dabei sind noch nicht einmal die indirekten Kosten wie Betriebsunterbrechungen und Auswirkungen auf den Aktienmarkt eingerechnet. Offensichtlich suchen Unternehmen aller Branchen heute nach Möglichkeiten, die Beweisaufnahme zu beschleunigen und ein breiteres Netz auszuwerfen, wenn es um Dark Data und die Beweisaufnahme geht.
Die gute Nachricht ist, dass moderne Software (wie unser eigenes Riptide) in der Lage ist, eine Verbundrecherche in mehreren Archiven durchzuführen, unterschiedliche Dokumenttypen zu extrahieren, sie alle in das PDF-Format zu konvertieren und dann den Inhalt zur Vorlage bei einem Gericht oder einer anderen anfragenden Behörde zusammenzustellen.
Regulatorisch – Risiken minimieren, Compliance maximieren
Einer der Gründe, warum man überhaupt ein Archiv für Transaktionsdrucksachen und Kundenkommunikation anlegen sollte, ist die Notwendigkeit, immer strengere gesetzliche Vorschriften einzuhalten. Zahlreiche verschiedene Vorschriften und Standards schreiben vor, welche Dokumente in welchem Format und wie lange aufbewahrt werden müssen. Sieben Jahre sind in vielen Branchen ein üblicher Zeitrahmen, aber andere wie die Fertigungs-, Automobil- und Pharmaindustrie verlangen längere Zeiträume von zehn, fünfundzwanzig oder mehr Jahren. Manche Dokumente, wie z. B. Baudokumentation, müssen unbegrenzt aufbewahrt werden. Und wenn keine spezifischen Aufbewahrungsvorschriften bestehen, gehen die meisten Organisationen lieber auf Nummer sicher und bewahren doppelte und redundante Kopien auf – oft auf Papier ausgedruckt –, um sicherzustellen, dass die Organisation unerwarteten behördlichen und rechtlichen Prüfungen standhält.
Die Anforderungen an die Aufbewahrung von Dokumenten können unterschiedlich sein und sind auch von der Region oder dem Standort abhängig. Die Verjährungsfristen sind von Staat zu Staat unterschiedlich und das potenzielle Risiko eines Anspruchs ist von Branche zu Branche sehr unterschiedlich. In den USA beispielsweise gibt es in den einzelnen Bundesstaaten unterschiedliche Gesetze hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht. Dies stellt insbesondere für gemeinnützige Organisationen und staatliche Einrichtungen eine Herausforderung dar. Die Frage lautet: Welche Arten von Dokumenten fallen unter die Anforderung? In einigen Fällen richtet sich die Aufbewahrungsdauer eines Dokuments nach der Zeitspanne, die einem potenziellen Anspruchsteller zur Geltendmachung eines Anspruchs in diesem Staat zur Verfügung steht.
Wichtige Überlegungen
Mehrere Archive
In Unternehmen ist es üblich, über mehrere Dokumentenarchive und Informationsspeicher zu verfügen. Beispielsweise eines für Transaktionsdruckdaten, ein anderes für Marketing und Kundenkorrespondenz und noch weitere für Geschäftsaktivitäten wie Schadensabwicklung, Vertragsmanagement oder Produktentwicklung. Diese Systeme arbeiten selten zusammen, insbesondere wenn es darum geht, Dokumente zu extrahieren und/oder Daten aus diesen unterschiedlichen Speicherorten zu analysieren.
Die aussagekräftige Extraktion von Dokumenten und die Analyse von Daten, die in mehreren Dokumentenspeichern untergebracht sind, erfordern fortschrittliche Lösungen (wie Riptide oder Dark Data Feeder) sowie umfassendere Strategien, die den Wert für das Unternehmen steigern
Dokumentformate
Ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor ist die Fähigkeit, die in den Dokumenten enthaltenen Informationen in einem Format bereitzustellen, das mit den Wünschen des Anforderers übereinstimmt. Viele Transaktionsdokumentarchive enthalten beispielsweise Informationen, die im AFP-Format gespeichert sind. „Advanced Function Presentment“ ist die elektronische Architektur und das Druckprotokoll, die ursprünglich von IBM entwickelt wurden und heute ein De-facto-Standard für Produktionsdrucker mit hohem Volumen sind. Dies ist ein wichtiger Aspekt, da behördliche Vorschriften häufig vorschreiben, dass Kundeninformationen so gespeichert werden müssen, wie sie ursprünglich erstellt wurden. Und während eine ursprüngliche Produktions-AFP-Datei sich hervorragend zum Drucken eignet, ist sie für die elektronische Präsentation nicht besonders gut. Daher ist es wichtig, Tools einzusetzen, die mit AFP und anderen Druckprotokollen wie Xerox Metacode und LCDS vertraut sind und die Ihnen die Möglichkeit geben, ein Dokumentarchiv weiterhin im Originalformat zu verwalten und gleichzeitig in dieses Repository zu gelangen, um wichtige Daten für Analysen, Erkenntnisse und Prozessverbesserungen zu extrahieren.
Auch die Präsentation von Informationen muss eine zunehmende Vielfalt an Formaten berücksichtigen. Ein gängiger Standard ist beispielsweise, Dokumente in AFP zu archivieren und sie dann als PDF zu präsentieren. Jahrelang war PDF das gängige Format für die Online-Anzeige. Doch mit der Weiterentwicklung der Technologie und den veränderten Benutzergewohnheiten hat PDF seinen Platz als bevorzugtes Format verloren, da die Anzeige eines altmodischen PDF in einer mobilen Umgebung problematisch sein kann. Es ist wichtig, Lösungen zu übernehmen, die HTML-/gerätekompatibel sind und Ihnen die Möglichkeit geben, Informationen basierend auf dem Gerät darzustellen, das sie anfordert, unabhängig davon, wie sie im Archiv gespeichert sind.
Vorwärtskommen
Die in Transaktionsdokumentarchiven enthaltenen Erkenntnisse stellen für Unternehmen heute eine wahre Fundgrube an Business Intelligence dar. Das Extrahieren von Dokumenten zur Weiterverteilung und von Daten aus diesen Archiven wirft Licht auf wichtige Informationen, die bei Unternehmensentscheidungen und strategischer Planung bisher ungesehen und übersehen wurden. Diese „Dark Data“ sind zwar unglaublich wertvoll, bergen für ein Unternehmen jedoch auch große Risiken und Kosten im Hinblick auf Gerichtsverfahren, Beweismittel und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Der Schlüssel liegt in einer gut durchdachten Strategie, die die Bedeutung der Informationen, die Bedeutung ihrer Extraktion und Verwendung sowie die Tools, Partnerschaften und Fähigkeiten beschreibt, die am effektivsten sind, um diese Gelegenheit optimal zu nutzen.
Und hier kommen wir ins Spiel. Wir bei CrawfordTech sind Experten für Kundenkommunikation, Transaktionsdruckprotokolle und Enterprise Content Management. Während sich einige Anbieter auf einen Bereich konzentrieren, arbeiten wir mit allen zusammen und nutzen die heute verfügbaren Möglichkeiten voll aus. Unsere preisgekrönte Lösungssuite bietet die Tools der nächsten Generation, die Sie für die Erledigung Ihrer Aufgaben benötigen. Mit CrawfordTech als Partner sind Sie besser in der Lage, die steigende Nachfrage nach verbesserter Business Intelligence und Unternehmensleistung zu erfüllen.
Möchten Sie mehr erfahren? Rufen Sie einfach die Nummer 1-866-679-0864 an, um eine kostenlose Beratung für Führungskräfte zu erhalten.
