Einführung
Die Versicherungsbranche ist heute eine der inhaltsintensivsten Branchen. Versicherungsanbieter erstellen und verteilen täglich Millionen von Versicherungsdokumenten, Verlängerungsmitteilungen und Leistungsabrechnungen sowie eine Vielzahl von behördlichen, Kunden- und Kontokorrespondenzen. Die enorme Menge an Informationen, die verarbeitet werden muss, und die zunehmende Komplexität der Unternehmensinformationssysteme machen die Verwaltung all dieser Inhalte zu einer nie endenden Herausforderung.
Gleichzeitig werden die regulatorischen Auflagen immer strenger und entwickeln sich ständig weiter. Die Unsicherheit hinsichtlich der Einzelheiten der Gesetzgebung sowie die oft chaotischen geopolitischen Bedingungen machen die Einhaltung der Vorschriften zu einem zunehmend schwierigen Unterfangen, insbesondere wenn das Unternehmen über regionale oder nationale Grenzen hinweg tätig ist.
Versicherungsanbieter stehen auch vor der Herausforderung, mit der „digitalen Transformation“ Schritt zu halten. Während viele andere Branchen wie Finanzdienstleistungen und Fertigung zunehmend digitalisiert werden, ist das Papier im Versicherungsgeschäft noch weit verbreitet. Versicherungspolicen und -erklärungen werden zum größten Teil noch immer auf Papier gedruckt, während immer mehr Transaktionen wie Rechnungsstellung, Terminplanung und Mahnungen digital abgewickelt werden. Die Verwaltung dieser Mischung aus Papier und digitalen Inhalten ist daher für Versicherungsunternehmen eine besonders große Herausforderung.
Wie können Versicherungsunternehmen diese Herausforderung meistern? Crawford Technologies verfügt über eine Reihe von Lösungen und Dienstleistungen, die Ihnen helfen können, Ihre Abläufe auf diese wichtige Weise zu verbessern.
Einhaltung
Es ist kein Geheimnis, dass die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften für jedes Versicherungsunternehmen ein großes Anliegen ist. Die Risiken, die sich durch ständig wechselnde Vorschriften ergeben, betreffen Versicherer auf der ganzen Welt. Der Affordable Care Act fällt einem als wichtige Teile der US-Gesetzgebung ein, die die Branche vorantreiben, ebenso wie die HIPAA-Datenschutzbestimmungen und der Dodd-Frank Consumer Protection Act. Außerhalb der USA prägen Standards wie die DSGVO, die Verhaltensregeln der britischen Financial Services Authority für Versicherungsunternehmen und die Richtlinien der Canadian Life and Health Insurance Association die Compliance-Erwartungen für die Branche.
Wenn es um Compliance geht, wird der Archivierung und Datensatzverwaltung große Aufmerksamkeit gewidmet. Welche Dokumente und Datensätze gespeichert werden und wie lange, sind allgemeine Aspekte der Inhaltsverwaltung und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Versicherungspolicen müssen in den USA im Allgemeinen drei Jahre nach Ablauf der Police archiviert werden. Die Aufbewahrungsfrist für Lebensversicherungspolicen beträgt sogar sieben Jahre nach dem Tod des Versicherungsnehmers. Multipliziert man dies mit der Anzahl der Dokumente, die mit jeder Police verknüpft sind, und dem jährlichen Zyklus der in mehreren Geschäftsbereichen ausgestellten Dokumente, ergibt sich, dass Versicherungsunternehmen sehr lange und komplizierte Anforderungen an die Datensatzverwaltung und Dokumentenaufbewahrung haben, die effektiv bewältigt werden müssen, um die Nichteinhaltung zu vermeiden.
Anwendungsfall
Unsere Arbeit mit IF Insurance ist ein Beispiel dafür, wie Crawford Tech Versicherungsunternehmen bei der Einhaltung von Vorschriften unterstützt. IF Insurance ist eine in Finnland ansässige Sach- und Unfallversicherung mit etwa 3,8 Millionen Kunden in der gesamten nordischen Region, einschließlich Schweden, Norwegen, Finnland und Russland. Die vorhandenen Systeme enthielten über 150 Millionen Dokumente, die mindestens 11 Jahre lang aufbewahrt werden müssen, um die einschlägigen lokalen Gesetze für Versicherungspolicen zu erfüllen. Daher war es für das Unternehmen wichtig, eine effiziente Methode für die Konvertierung und Migration dieser Dokumente nach PDF/A zu finden. Unsere Lösung PRO Archiver wurde eingesetzt, um eine Reihe unterschiedlicher Ablagen zu konsolidieren. Alle 150 Millionen Dokumente wurden migriert und von AFP nach PDF/A konvertiert, um sie langfristig zu speichern und abzurufen. Lesen Sie hier mehr über IF Insurance.
Zugänglichkeit
Die Zugänglichkeit von Dokumenten ist für Versicherungsunternehmen ein wachsendes Anliegen. Weltweit sind über 285 Millionen Menschen sehbehindert. In Nordamerika leben über 30 Millionen Menschen mit einer Sehbehinderung und laut dem National Eye Institute wird sich diese Zahl aufgrund der Alterung der Babyboomer-Generation bis 2020 voraussichtlich verdoppeln. Für Sehbehinderte bedeutet die Möglichkeit, auf Rechnungen, Kontoauszüge und andere Transaktionsdokumente zuzugreifen, mehr Unabhängigkeit und Kundenzufriedenheit. Für Unternehmen ist die Berücksichtigung sehbehinderter Kunden nicht nur gut fürs Geschäft, sondern auch gesetzlich vorgeschrieben.
Der US-amerikanische Disability Discrimination Act Paragraph 508 verpflichtet Unternehmen dazu, ihre Serviceleistungen so anzupassen, dass sie auch von Menschen mit Behinderungen genutzt werden können. Weitere Beispiele für internationale Gesetze sind der britische Equality Act sowie der Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA) und der Accessibility for Manitobans Act (AMA) in Kanada. Und auch in vielen anderen Ländern werden strengere Gesetze erarbeitet, die Organisationen stärker dazu verpflichten, Dokumente allgemein zugänglicher zu machen.
Anwendungsfall
Wir haben vor Kurzem mit einer großen, landesweit anerkannten Versicherungsgesellschaft zusammengearbeitet, die barrierefreie Dokumente bereitstellen musste, um die US-amerikanischen Barrierefreiheitsanforderungen für Informations- und Kommunikationstechnologie (allgemein bekannt als „Section 508 Refresh“ des Rehabilitation Act) zu erfüllen, die es Bundesauftragnehmern und -unterauftragnehmern verbieten, Menschen mit Behinderungen zu diskriminieren. Nahezu die gesamte Kundeninteraktion und -kommunikation erfolgte webbasiert und wurde in einem Enterprise Content Management System gespeichert. Die Firma benötigte eine Lösung, die sich in ihr Archivsystem integrieren ließ und AFP automatisch in die Formate barrierefreies PDF und barrierefreies HTML5 konvertierte. Sie verwendet die CrawfordTech MasterONE-Architektur für Barrierefreiheit, die in einer einzigen Konfiguration in beide Formate konvertiert. Wenn Kunden ein barrierefreies PDF- oder HTML5-Dokument anfordern, konvertiert das System es sofort – es gibt dem Kunden sofort, was er braucht, während die Originaldatei im Systemarchiv erhalten bleibt.
Digitalisierung
Es scheint, als stünde in jeder Branche das dringende Ziel, Papier abzuschaffen, Prozesse zu automatisieren und die Kommunikation zu digitalisieren. Für Versicherungsunternehmen, die mit einem undurchdringlichen Mix aus gedruckten und digitalen Inhalten zurechtkommen müssen, ist die digitale Transformation jedoch nicht so einfach.
Tatsächlich können Kunden sehr anspruchsvoll sein, was die Art der Zustellung ihrer Mitteilungen angeht. Manchmal sind digitale Inhalte gefragt, manchmal wird schlichtes Papier bevorzugt. Sie möchten beispielsweise Ihre monatlichen Rechnungen elektronisch erhalten und elektronisch bezahlen, möchten Ihre Versicherungsunterlagen aber trotzdem ausdrucken und per Post zustellen lassen. Terminerinnerungen per E-Mail oder SMS zu erhalten, ist ein toller Service, aber nur sehr wenige Kunden möchten ihre Versicherungsunterlagen auf einem Smartphone lesen.
Das Ergebnis ist ein Mix aus gedruckten und digitalen Inhalten, der effektiv und nach den Vorlieben des Benutzers verwaltet werden muss. Dies bedeutet viel mehr Aufteilung und Zerstückeln verschiedener Kommunikationsarten und erfordert ein höheres Maß an Flexibilität und Agilität bei der Integration von Content-Management-Systemen.
Anwendungsfall
Die Economical Insurance Group setzt CrawfordTech Riptide ein, um ihre Serviceleistungen zu verbessern und die Unternehmensleistung zu steigern, indem sie Metacode-Dokumente, die in ihrem Content Repository gespeichert sind, für die Online-Präsentation in PDF konvertiert. Dies beinhaltet einen Selbstbedienungs
Online-Repository für Makler. Die Idee war, Maklern den Übergang zu einer papierlosen Umgebung zu ermöglichen und gleichzeitig die Druck- und Versandkosten unter Kontrolle zu halten. Viele Makler scannten Dokumente und schredderten diese anschließend, nur um sie in einen papierlosen Workflow zu integrieren. Dies führte zu unnötigen Kosten für das Drucken und Versenden der Dokumente sowie für den Makler in Bezug auf die Hardware, Systeme und den Aufwand, der erforderlich ist, um das Papier nach Erhalt zu scannen und zu digitalisieren.
Vorwärtskommen
Crawford Technologies ist einzigartig qualifiziert, um Versicherungsunternehmen bei den kritischen Aspekten der Einhaltung von Vorschriften, der Zugänglichkeit von Dokumenten und der digitalen Transformation zu unterstützen. Unser preisgekröntes Portfolio an Content-Management-Lösungen lässt sich mit einem hohen Maß an Flexibilität auf die Bereiche Druck, Archivierung, Reengineering und Presentment anwenden. Kein anderes Unternehmen verfügt über so viel Erfahrung im Bereich Content Management.
Aber wie Sie sehen, müssen Sie sich nicht nur auf unser Wort verlassen. Diese und andere Anwendungsfälle sind nur einige Beispiele dafür, wie wir über 1.800 Organisationen auf der ganzen Welt geholfen haben, immer strengere gesetzliche Compliance-Anforderungen zu erfüllen, den wachsenden Bedarf an zugänglichen Dokumenten zu decken und fortschrittliche Techniken und Prozessverbesserungen zu nutzen, die durch die digitale Transformation möglich wurden.
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