Einführung
Enterprise Content Management (ECM)-Systeme sind wichtige Dokumentenspeicher und kritische Komponenten operativer Geschäfts- und Fallprozesse in Organisationen aller Branchen. Alle Organisationen müssen mit einer zunehmend komplexen Ansammlung von Inhalten umgehen. Alles, von E-Mail-Nachrichten und sozialen Medien bis hin zu einer Vielzahl von Datenbanken, Dokumentenspeichern und veralteten Druck- und Mailsystemen, muss verwaltet, geschützt und gewartet werden, damit der normale Geschäftsbetrieb weiterlaufen kann. Wenn auch nur ein einziges Teil des Content-Management-Puzzles falsch verwaltet wird, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Ihr Unternehmen nicht die optimale Leistung erbringt und möglicherweise einem erhöhten Risiko ausgesetzt ist.
Den Systemen, die Unternehmensinformationen sammeln und archivieren, wird große Aufmerksamkeit gewidmet. Der strategische Fokus liegt häufig auf der digitalen Erfassung und Speicherung von Informationen und/oder der Umwandlung von Papierdokumenten in digitale Dateien mit dem Ziel, Papier aus den Unternehmensabläufen zu entfernen. Diese digitale Transformation ist in vollem Gange und die meisten Unternehmensorganisationen verfügen häufig über mehrere Informationssysteme und Inhaltsspeicher, um eine beliebige Anzahl spezialisierter Prozesse, Abteilungen und Zuständigkeitsbereiche zu unterstützen.
Informationseingabe vs. Informationsausgabe
Während ECM-Systeme sehr gut für die Informationseingabe sind, sind sie bei der Informationsausgabe nicht sehr erfolgreich. Diese Plattformen bieten alle hervorragende Möglichkeiten zum Erfassen, Suchen und Anzeigen von Daten, aber die meisten bieten keine einfachen oder effizienten Möglichkeiten zum Ausgeben oder Veröffentlichen der Informationen.
Stellen Sie sich einen fallbasierten Prozess vor, bei dem Benutzer Informationen erfassen müssen – beispielsweise im Rahmen eines Versicherungsanspruchs, einer Kundendienstanfrage oder vielleicht eines Strafverfahrens – und eine Falldatei mit zugehörigen Dokumenten zur Verwendung durch andere interne Teams oder Dritte bereitstellen müssen.
Das Veröffentlichen von Fallakten kann ein langsamer und fehleranfälliger manueller Prozess sein. Dabei müssen alle Dokumente im Fall gefunden, geöffnet und angezeigt werden, um sie dann zu sortieren, zusammenzustellen und auszudrucken oder über einen digitalen Lieferkanal auszugeben. Dieses Problem wird in den meisten ECM-Systemen dadurch verschärft, dass Dokumente in mehreren Formaten gespeichert werden können, z. B. als MS-Office-Dokumente, Bilder und druckfertige Dateien, die alle zu einem endgültigen Paket kombiniert werden müssen, oft im gleichen Dokumentformat, oft als PDF. Darüber hinaus sind die erforderlichen Dokumente wahrscheinlich auf mehrere separate ECM-Systeme verteilt, was diesen Prozess noch schwieriger macht.
Eigene Workarounds
Einige ECM-Plattformen bieten die Möglichkeit, manuell aggregierte Ergebnisse auszugeben. In der Regel sind die Ergebnisse jedoch auf das ursprüngliche Dateiformat der Dokumente in einer einfachen ZIP-Datei beschränkt und bieten dem Benutzer keine Möglichkeit, Mehrwertfunktionen wie Sortieren, Wasserzeichen, Kommentieren oder Indizieren des Inhalts auszuführen. Letztendlich leiden die meisten Unternehmen selbst mit den fortschrittlichsten ECM-Systemen aufgrund dieser fehlenden Ausgabefunktionalität unter einer verringerten betrieblichen Produktivität und Effektivität.
Viele Kunden entwickeln ihre eigene ECM-Publishing-Point-Lösung, um diese Schwächen zu beheben. Dieser Ansatz führt jedoch zu erheblichen anfänglichen Entwicklungskosten und einem laufenden Wartungsaufwand, der häufig durch Upgrades des ECM-Systems und verschiedene Inkompatibilitäten noch verschärft wird.
Letztendlich ist es schwierig und kostspielig, die allgemeinen Geschäftsanforderungen für die Ausgabe oder Veröffentlichung von Inhalten aus den meisten ECM-Systemen zu erfüllen. Das Ergebnis ist eine geringere Produktivität der Sachbearbeiter, ein weniger effektives Endprodukt und erhebliche Investitionen, wenn keine speziell entwickelte Unternehmenslösung vorhanden ist.
Ein besserer Ansatz
Crawford Technologies bietet mit Riptide® – einer Output-Management-Lösung für ECM-Repositories – einen besseren Ansatz. Diese innovative Lösung ermöglicht die Ausgabe von Inhalten aus Enterprise Content Management-Plattformen und -Lösungen in praktisch jedem Dokumentenformat und für praktisch jedes beliebige Ziel. Mit Riptide können Sie ECM-Inhalte aus einer Vielzahl von unterschiedlichen Repositories sammeln und verpacken und diese Inhalte dann in standardmäßigen Druck- und digitalen Ausgabeformaten ausgeben.
Riptide unterstützt sehr große Mengen an Dokumenten und lässt sich nahtlos und einfach in bestehende ECM-Umgebungen von Unternehmen mit mehreren Anbietern und mehreren Repositories integrieren und unterstützt Büro-, Druck- und Imaging-Dateitypen.
Wenn Sie Unternehmensinhalte erfassen und veröffentlichen müssen, können Sie mit Riptide ganz einfach eine Vielzahl von Eingabeformaten unterstützen und in eine Vielzahl von Übermittlungskanälen mit einer breiten Palette von Übermittlungsoptionen konvertieren, einschließlich Druck, E-Mail, Fax und mehr.
Anwendungsfälle
Wir glauben, dass Riptide ein unverzichtbares Werkzeug für effektives Enterprise Content Management ist. Hier sind nur einige Beispiele für den Einsatz von Riptide in der Praxis:
Verbesserte Kundenkommunikation im Finanzdienstleistungsbereich
Ein Finanzdienstleistungsunternehmen an der Wall Street setzte Riptide ein, um ein integriertes System für eine verbesserte Kundenkommunikation zu schaffen. Das Unternehmen nutzte Riptide im Rahmen einer umfassenden Umstrukturierung des Unternehmens, um alle Geschäftsprozesse in einer einzigen verwalteten Lösung zu konsolidieren. Die Inhalte werden über verschiedene interne und externe Kanäle gesammelt, und da es sich um eine sehr große Anzahl von Dokumenten handelt, musste die Ausgabe und Bereitstellung automatisiert werden. Die Benutzer fordern die von ihnen benötigten Inhalte an. Die Anfragen werden automatisch an Riptide gesendet, das die Inhalte abruft und das Ausgabeziel bestimmt. Die Aufträge werden automatisch in das richtige Format für die Zustellung konvertiert. Lesen Sie den gesamten Anwendungsfall hier.
Effizienteres Fallmanagement in der Regierung
Diese Stadtverwaltung kombiniert die Leistungsfähigkeit von ECM mit der automatisierten Dokumentensammlung und Output-Management-Funktion von Riptide. Die Polizeibehörde dieses Vororts von Los Angeles sorgt für die öffentliche Sicherheit von fast 210.000 Einwohnern. Ihr Kampf: Fallmanagement. Jede Fallakte wird nach Eingang der Dokumente zusammengestellt und besteht aus Dokumenten in unterschiedlichen Formaten. Die Akten enthalten sowohl gescannte als auch elektronische Dokumente. Im Laufe des Ermittlungsverfahrens müssen die Akten von verschiedenen Abteilungen und beteiligten Personen überprüft werden. In der Vergangenheit war dies ein manueller Prozess, bei dem gedruckt, kopiert, sortiert usw. wurde. Jetzt wird Riptide verwendet, um die Fallakten automatisch zu finden, zusammenzustellen und zu verteilen. Der automatisierte Prozess spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht auch die Fehlerverfolgung, die Protokollierung und die Aufzeichnung der versendeten Fallakten. Lesen Sie den gesamten Anwendungsfall hier.
Fallmanagement und -verteilung für ein Krankenhaus
Dieses Krankenhaus nutzte die Integrationsmöglichkeiten von Riptide, um sein Health Information Management (HIM)-System mit seiner IBM FileNet Content Manager-Plattform zu verbinden, wodurch ein umfassendes webbasiertes, digitales System zur Verwaltung von Gesundheitsakten entstand. Das HIM-System sammelt, speichert und präsentiert unstrukturierte Daten in Verbindung mit strukturierten elektronischen Patientenakten (EPR). Mit Riptide werden die Daten erfasst, bei Bedarf neu formatiert und dann automatisch freigegeben und an die entsprechenden Abteilungen und Personen verteilt. Durch die Abschaffung manueller Prozesse hat das Krankenhaus Fehler reduziert, Geld gespart und die Kundenzufriedenheit verbessert. Lesen Sie den gesamten Anwendungsfall hier.
Rationalisierung der Verwaltungsabläufe für eine Versicherungsgesellschaft
Dieses große Versicherungsunternehmen, das sich auf die Bearbeitung von Invaliditätsansprüchen spezialisiert hat, hatte den Case Manager von IBM für die Speicherung und Verwaltung von Dokumenten implementiert. Bei der Bearbeitung von Versicherungsansprüchen werden zahlreiche Berichte aus einer Vielzahl von Quellen erstellt, in der Regel in verschiedenen Formaten, darunter Word-Dokumente, Bildformate, PDFs und XML-Übertragungen. Da die verschiedenen Zielgruppen diese Informationen sicher und zeitnah erhalten müssen, war es für das Versicherungsunternehmen wichtig, eine Lösung zu finden, die die Zusammenstellung und Verteilung von Schadensdokumenten rationalisiert. Durch den Einsatz von Riptide war das Unternehmen in der Lage, Dokumente automatisch aus einem oder mehreren ECM-Repositories zu extrahieren, ein Paket zusammenzustellen, das ein Deckblatt, ein Inhaltsverzeichnis und andere relevante Daten enthält, und die vollständigen Pakete an die vorgesehenen Ausgabemedien zu übermitteln, einschließlich Druck, Fax und ePresentment. Das Versicherungsunternehmen konnte durch diesen automatisierten Prozess die Verwaltungskosten senken und die Kundenerfahrung verbessern. Lesen Sie den gesamten Anwendungsfall hier.
Vorwärtskommen
Riptide bietet eine Reihe wichtiger Funktionen, die Unternehmen in Betracht ziehen sollten, wenn sie hoffen, das Versprechen von Enterprise Content Management, das eng in die Geschäftsprozesse integriert ist und einen Mehrwert für das Unternehmen schafft, voll erfüllen zu können. Mit Riptide können Sie mehrere unterschiedliche Dokumente in Stapelverarbeitung oder in Echtzeit ausgeben. Ziehen Sie mühelos Inhalte aus verschiedenen ECM-Repositories und verteilen Sie diese Inhalte dann in verschiedenen Formaten und für verschiedene Ziele oder Geräte. Beseitigen Sie Engpässe bei der ECM-Ausgabe, während Sie die Lieferung Ihrer Inhalte in Form von Druck, Fax, E-Mail, PDF und mehr verfolgen.
Riptide unterstützt benutzergesteuerte und automatisierte Prozessintegrationsszenarien. Riptide lässt sich über die CMIS-Standardschnittstelle oder über die REST-API in praktisch jedes ECM-System integrieren. Die Integration in einen automatisierten Prozess lässt sich mit der REST-API leicht bewerkstelligen. Für beide Szenarien bestimmen Sie einfach die benötigten Dokumente, geben die gewünschten Attribute wie Inhaltsverzeichnis, Wasserzeichen, Seitenanordnung usw. an und geben sie dann in einem oder mehreren Formaten für das gewünschte Medium und die gewünschte Methode aus.
