Zehn Vorteile für Druckdienstleister durch Software zur Dokumentenneugestaltung
Die meisten Druck-/Postdienstleister haben praktisch keine Kontrolle über das Format der Dokumente, die die Kunden von ihnen korrekt drucken, einlegen und versenden lassen möchten. Die Möglichkeiten zur Verbesserung der Produktivität oder Kosteneinsparung sind äußerst begrenzt, wenn die Dienstleister druckfertige Dokumente erhalten, die von ihren Kunden erstellt wurden. Nachträgliche Erstellungstools, sogenannte Document Reengineering-Software, helfen Druckdienstleistern, diese Einschränkungen zu überwinden.
Die Standardisierung von Dokumentenformaten durch die in Produkten wie Operations Express und Transpromo Express von Crawford Technologies integrierten Funktionen für das Re-Engineering von Dokumenten hat enorme Vorteile für Druckdienstleister. Druck- und Postbetriebe können nach dem Einsatz von Post-Composition Re-Engineering-Software Verbesserungen in den Bereichen Produktivität, Betriebskosten, Materialkosten und Qualitätskontrolle erwarten.
Hier sind zehn Möglichkeiten, wie Druckdienstleister Tools zur Dokumentneugestaltung nutzen, um ihr Serviceangebot zu verbessern und den Wert von Kundendokumenten zu steigern.
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Aufträge kombinieren
Durch die Neuformatierung von Dokumenten, sodass die Postanschrift in jeder Anwendung an einer konstanten Stelle auf der Seite gedruckt wird, können Dokumentvorgänge einen standardmäßigen Fensterumschlag für ausgehende Dokumente verwenden. Unabhängig davon, ob der Dienstanbieter ein Design mit einem oder zwei Fenstern als Standard verwendet, können Vorgänge durch das Versenden mehrerer Anwendungen in denselben Umschlägen mehrere kleine Aufträge kombinieren. Das Verschieben von Seitendaten an neue Positionen ist eine Hauptanwendung für Software zur Dokumentneugestaltung.
Mit dieser Taktik entfällt ein Großteil der Leerlaufzeit, die für Papierkram, Materialbereitstellung und Maschineneinrichtung aufgewendet wird. Durch weniger Unterbrechungen können die Bediener automatischer Kuvertiermaschinen mehr Poststücke pro Stunde produzieren. Dienstleister können außerdem die Materialkosten senken, indem sie einzelne Umschläge in großen Mengen bestellen, anstatt kleine Chargen von kundenspezifischen Umschlägen. Auch die Lager- und Bestandskosten im Zusammenhang mit dem Transport, der Lagerung und der Abrechnung einer großen Vielfalt an Umschlägen sinken.
Betriebe, die vom Einzelblattdruck auf Tintenstrahldrucker mit Rollenzuführung umsteigen, verwenden Software wie Operations Express, um Aufträge zu kombinieren. Das ist für sie besonders vorteilhaft. Größere Aufträge sind in Rollendruck- und Kuvertierumgebungen effizienter. Dienstleister können sogar Aufträge von mehreren Kunden zu größeren, effizienteren Arbeitsblöcken zusammenfassen.
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Portoeinsparungen
Durch die Zusammenlegung von Aufträgen kann ein Unternehmen auch die Vorsortierungsdichte erhöhen, was zu niedrigeren Portokosten führt. Druckdienstleister können sich dafür entscheiden, die Portoeinsparungen teilweise oder ganz an ihre Kunden weiterzugeben. Das Anbieten niedrigerer Portotarife, als Kunden einzeln erzielen können, kann eine überzeugende Verkaufsstrategie für Dienstleister sein, die Aufträge von den internen Abläufen der Kunden in ihre eigenen Einrichtungen verlagern möchten. Andere Anbieter berechnen Porto zu einem festen Tarif, beispielsweise dem dreistelligen Qualifikationsniveau in den USA. Dann legen sie Aufträge zusammen, um attraktivere Portotarife zu erzielen, und behalten die Differenz.
Mit Produkten wie Operations Express können Sie nicht nur durch die Kombination von Aufträgen eine höhere Sendungsdichte erreichen, sondern auch die kniffligen Aufgaben der Extraktion von Adressblockdaten für die Verarbeitung durch die Postsoftware übernehmen, um die Adressgenauigkeit zu verbessern und damit niedrigere Portokosten zu erzielen. Dies vereinfacht Vorgänge wie die Standardisierung von Adressen, die Vorsortierung und vor allem das Wiedereinfügen der standardisierten Daten in das richtige Dokument.
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Verteilte Verarbeitung
Software für das Re-Engineering von Dokumenten kann große Aufträge in überschaubare Stapel aufteilen. Diese Funktion ermöglicht es Druckdienstleistern, das Druck- und Postaufkommen an ihre Produktionskapazität anzupassen. Außerdem können sie Teile der Aufträge an geografischen Standorten drucken, die näher am Zielort liegen. Oder sie möchten die Aufträge auf mehrere an einem Standort installierte Geräte verteilen. Das Einhalten oder Verfehlen eines SLA kann manchmal von der Fähigkeit abhängen, mehrere Teile eines Auftrags gleichzeitig zu bearbeiten. Produkte wie Operations Express erleichtern die Anpassung der Betriebsabläufe an die sich manchmal ändernden Bedingungen. Wenn z.B. ein Teil der Produktionsausrüstung vorübergehend ausfällt, kann die Arbeit umgeleitet werden, um sicherzustellen, dass die Arbeitslast weiterhin angemessen ausgeglichen ist und Verzögerungen minimiert werden.
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Produktionsausnahmen auswählen und trennen
Mithilfe von Tools zur Neugestaltung nach der Zusammenstellung können Dokumentvorgänge Schecks mit hohem Wert, die manuell bearbeitet werden müssen, kennzeichnen und trennen oder Kontoauszüge mit hohem Seitenumfang segmentieren, damit sie als Briefumschläge oder Pakete verschickt werden können. Die Software kann auch zusätzliche Deckblätter mit der Absenderadresse erstellen – eine ideale Lösung für den Versand von Dokumenten mit hohem Seitenumfang in Briefumschlägen mit Fenster. Eine weitere Anwendung der Druckdateisegmentierung könnte es Druckdienstleistern ermöglichen, Premium-Konten auf Farbdruckern oder mit verbessertem Papier zu verarbeiten. Dienstleister können Daten verwenden, die bereits in der Druckdatei vorhanden sind, um den Auftrag zu segmentieren. Es ist nicht erforderlich, die Daten im Voraus aufzuteilen.
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Fügen Sie Maßnahmen zur Sendungsverfolgung und Qualitätskontrolle hinzu
Mithilfe von Software zur Dokumentenneugestaltung können Versender Dokumente vor dem Drucken verbessern. Dokumentendruckströmen können viele Funktionen hinzugefügt werden, die eine umfassendere Qualitätskontrolle ermöglichen. Druckdienstleister können Barcodes oder OCR-Sequenznummern hinzufügen, Bilanzseiten stapelweise kontrollieren oder sogar eine elektronische Datei erstellen, die zum Antreiben eines automatisierten Dokumentenfabriksystems oder zum dateibasierten Einfügen verwendet wird.
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Erstellen von Indizes
Große Dokumentarchive werden durch Indizierung wesentlich nützlicher. Software zur Dokumentenneuentwicklung kann aus Dokumenten oder zugehörigen externen Dateien extrahierte Daten verwenden, um Indizes zu erstellen, die das Filtern und Abrufen relevanter Seiten aus Dokumentarchiven erleichtern.
Neben den erheblichen Möglichkeiten zur Produktivitätssteigerung, Kostensenkung oder Qualitätsverbesserung kann Software zur Dokumentenneugestaltung auch die Effektivität der Dokumente verbessern, die Druckdienstleister für ihre Kunden erstellen. Mit diesen zusätzlichen Elementen können sich Dienstleister von der Konkurrenz abheben und mehr für ihre Dienste verlangen.
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Selektives Einfügen aufrufen
Viele Anwendungen können durch selektives Einfügen von Objekten in Umschläge auf der Grundlage von Daten, die bereits auf gedruckten Seiten vorhanden sind, bereichert werden. Ein klassisches Beispiel sind Überweisungsumschläge. Wenn der Text auf einer Rechnung darauf hinweist, dass der Kunde online oder per Lastschrift bezahlt, braucht er keinen Rückumschlag. Selektives Kuvertieren wird in der Regel durch das Einfügen von Maschinenbarcodes gesteuert. Software für das Re-Engineering von Dokumenten wie Operations Express kann vorhandene Barcodes durch neue Versionen ersetzen, die eine Steuerung für das selektive Einfügen enthalten.
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Fügen Sie Marketing- oder Informationsnachrichten hinzu
Transaktionsdokumente sind die meistgelesenen Verbraucherpoststücke. Die Menschen öffnen sie häufiger und verbringen mehr Zeit mit Rechnungen und Kontoauszügen als mit allem anderen, was sie mit der Post erhalten. Gezielte Angebote oder relevante Informationen direkt in die Dokumente einzubetten, ist eine attraktive Idee. Für viele Unternehmen ist es jedoch zu teuer, die Programme zu ändern oder neu zu schreiben, mit denen diese Dokumente erstellt werden. Mit einer Software für das Re-Engineering von Dokumenten können Dienstleister diese zielgerichteten Botschaften direkt in die Druckdatei einfügen, ohne die Ausgangsprogramme anfassen zu müssen. Mit Transpromo Express von Crawford Technologies können Druckdienstleister den von ihnen produzierten Dokumenten einen Mehrwert verleihen.
Transpromo Express kann den verfügbaren Leerraum erkennen, d. h. den Bereich auf einem Dokument, der nach einer variablen Anzahl von Detailzeilen auf einer Rechnung oder einem Kontoauszug folgt und ansonsten ungenutzt bleibt. Die Software fügt Anzeigen, Marketingbotschaften, relevante Bildungsnachrichten oder Informationsinhalte dort ein, wo sie hingehören, ohne eine zusätzliche Seite hinzuzufügen. Dieser eingefügte Inhalt kann variabel sein, je nachdem, welche anderen Informationen auf dem Dokument angezeigt werden. Ein Beispiel wäre ein Upsell-Angebot für Neukunden, aber ein Treueangebot für langjährige Kunden.
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Personalisierte Nachrichten
Im Gegensatz zu vorgedruckten Beilagen, die durch die Anzahl der verfügbaren Beilagenstationen auf der Versandmaschine beschränkt sind, sind Transpromo-Beilagen, auch Onserts genannt, unbegrenzt. Maschinenbeschränkungen zwingen Druckdienstleister nicht mehr dazu, Aufträge entsprechend der den Umschlägen beizufügenden Beilagen aufzuteilen. Jedes Transaktionsdokument kann für den Kontoinhaber relevante Werbung enthalten. Diese Onserts können personalisierte Informationen enthalten, wie das letzte Bestelldatum, Vorteile auf Kontoebene usw. Es ist sogar möglich, persönliche URLs (PURLs) oder QR-Codes einzufügen, um das Transaktionsdokument mit Multi-Channel-Marketingkampagnen zu verknüpfen.
Software für das Re-Engineering von Dokumenten wie Transpromo Express kann auf externe Dateien oder Systeme zugreifen und ermöglicht so eine weitere Personalisierung auf der Grundlage von Daten, die z. B. aus einem CRM-System stammen. Druckdienstleister können diese neuen Informationen als Teil der Nachricht drucken oder sie als Kriterium für die Auswahl der am besten geeigneten Nachricht für den Druck auf einzelnen Dokumenten verwenden.
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Kolorierter Inhalt
Viele Druckereien wechseln zu Vollfarb-Tintenstrahldruckern, aber ihre alten Dokumente sind immer noch monochrom. Um die neuen Farbfunktionen zu nutzen, verwenden Dokumentproduzenten Software zur Dokumentneugestaltung, um diesen alten Dokumenten neues Leben einzuhauchen. Nachträglich erstellte Software kann Text, Formularelemente oder Marketingbotschaften einfärben. Farbe lenkt die Aufmerksamkeit auf wichtige Teile der Dokumente, hilft dem Kunden beim Verständnis und verringert die Anzahl der Kundendienstanrufe.
Marketingfachleute verwenden in ihren Kampagnen gerne Farbe. Farbfotos, Diagramme, Logos oder andere Elemente erregen die Aufmerksamkeit des Verbrauchers und führen zu mehr Konvertierungen als identische Inhalte in Schwarzweiß.
Produkte zur Dokumentenneugestaltung sind wertvolle Tools für Druckdienstleister. Mit solchen Tools können sie Dateien mit druckfertigen Dokumenten von Kunden annehmen, die ihre Dokumente selbst zusammenstellen. Mithilfe von Post-Composition-Software können Dienstleister Verarbeitungsverbesserungen wie das Einfügen von Maschinenbarcodes hinzufügen, sodass sie wettbewerbsfähige Preise festlegen und Aufträge innerhalb eines Standardworkflows ausführen können. Ohne diese Software stehen Dienstleister vor der Aufgabe, die Seitenzusammenstellung selbst vorzunehmen oder eine Sammlung von Dokumenten zu bearbeiten, die benutzerdefinierte Einstellungen erfordern.
In einer Zeit hoher Konkurrenz, Anbieterkonsolidierung und Überkapazitäten möchte ein Druckdienstleister auf keinen Fall als Massenware gelten. Sich von der Konkurrenz abzuheben, Mehrwert zu schaffen und eine tiefere Integration in die Betriebsabläufe der Kunden zu erreichen, ist der Schlüssel zum anhaltenden Erfolg im Druck- und Versandgeschäft. Software zur Dokumentenneugestaltung hilft dabei, all diese Ziele zu erreichen.
Durch das Angebot, Dokumente zu kolorieren, neu zu formatieren, selektiv einzufügen oder Beilagen hinzuzufügen, können Druckdienstleister den Wert und die Funktionalität von Transaktionsdokumenten steigern. Die Kunden können ihre Investitionen in Altdokumente ohne den Zeit- und Kostenaufwand für eine Neuprogrammierung verlängern. Dies ist ein großartiges Verkaufsargument für Druckdienstleister, da es die Diskussion über die Kosten pro Seite hinaus auf die geschäftlichen Vorteile ausrichtet. Wenn es darum geht, die Dokumente eines Kunden zu verbessern, um das Kundenerlebnis zu verbessern, sind Kundenvertreter aus den Bereichen Marketing, Kundendienst, Vertrieb und Geschäftsführung beteiligt.
Die Vorteile der Software für das Re-Engineering von Dokumenten, die Sie in Produkten wie Operations Express und Transpromo Express finden, sind umfassend. Die Tools sind vielseitig und flexibel genug, um die Anforderungen von Druckdienstleistern aller Art zu erfüllen. Unabhängig davon, ob ein Dienstleister an einer Verbesserung des Produktionsworkflows, an Kosteneinsparungen oder an der Effektivität von Dokumenten interessiert ist, kann die Document Reengineering Software spezifische Geschäfts- und Marktanforderungen erfüllen. Einer der wichtigsten Vorteile, die sich aus der Implementierung von Document Reengineering ergeben, ist die verbesserte Kundenbindung. Wenn Druck- und Versanddienstleister eine Lösung implementieren, die ihren Kunden mehr bietet, die Durchlaufzeit verbessert und Geld spart, wird es für den Kunden viel schwieriger, die Arbeit wieder ins Haus zu holen oder zu einem anderen Anbieter zu wechseln. Post-Composition Re-Engineering ist eine Kompetenz, die die Kunden irgendwann von fast allen Druckdienstleistern verlangen werden.
