Digitale Transformation erreicht

Nach einer gründlichen Analyse von Workflow-Lösungen entschied sich das Finanzdienstleistungsunternehmen für die Implementierung von Crawford Technologies‘ PRO Conductor. PRO Conductor ist eine moderne Plattform, die die Anforderungen an eine Schnittstelle mit geringem Codeaufwand und eine grafische Berichterstellung erfüllt und gleichzeitig die Hochgeschwindigkeitsumwandlung von Druckströmen und die Anforderungen an den Produktionsworkflow eines ADF-Systems (Automated Document Factory) erfüllt.

In dieser ersten Phase wurden Standards und Regeln definiert. Das Finanzdienstleistungsunternehmen verfügt über ein sehr talentiertes IT-Team und wollte eine Workflow-Lösung, die alle Auftragsarten und verschiedenen Druckströme verarbeiten kann, ohne dass eine Standardisierung auf ein bestimmtes Designformat erzwungen werden muss. Außerdem wollte man sich nicht mit der Erstellung von Hunderten von Vorlagen für jeden Dokumenttyp herumschlagen, die jedes Mal bearbeitet werden müssen, wenn eine Geschäftseinheit ein Dokument ändert.

Gemeinsam mit dem Serviceteam von CrawfordTech konnten sie Techniken entwickeln, um alle Jobs in den Normalisierungsprozess von CrawfordTech einzuordnen.

Dies wird durchgeführt, wenn ein Druckauftrag auf PRO Conductor eingeht. Diese Technik vereinfacht die Verwaltung von Druck-Workflows erheblich.

Für die Produktionsbereitstellung werden nur drei robuste, umfassende Workflows verwendet:

• Ein älterer Xerox-Druckworkflow mit einem standardisierten Ausgabeformat
• Ein Workflow zum Konsolidieren, Aufteilen, Zusammenführen und Segmentieren von PDF-Dateien
• PDF-Marketing-Mail-Workflow für weitere Ad-hoc-Marketing-/Massenmail-Aufträge.

Hunderte von Anwendungen wurden normalisiert und über diese Workflows verarbeitet, so dass nicht mehr für jede Anwendung eine eigene Vorlage, ein eigener Workflow oder ein Hot Folder erforderlich war. Dies vereinfacht die Bereitstellung und Verwaltung aller Anwendungen und sorgte dafür, dass der Rollout in einem Bruchteil der Zeit abgeschlossen werden konnte, die für die meisten ADF-Bereitstellungen benötigt wird. Diese erweiterte Workflow-Implementierung wird vom Crawford Technologies Team als „Normalisierung“ bezeichnet.

Das Projekt legte den Schwerpunkt auf die Archivierung und den Zugriff auf Dokumente als wichtige Komponenten der Initiative zur digitalen Transformation des Unternehmens. Der bisherige Prozess nutzte Mainframe-Verarbeitungszyklen für die PDF-Erstellung und die Erzeugung von Indexdateien, was zwar effektiv war, aber Optimierungsmöglichkeiten innerhalb des breiteren IT-Ökosystems bot. Im Rahmen der Implementierung von PRO Conductor migrierte CrawfordTech die Indizierungsfunktionen auf einen dedizierten Server und automatisierte das Laden von Korrespondenzdokumenten in das IBM FileNet Dokumentenmanagement-Speichersystem, wodurch der Arbeitsablauf rationalisiert wurde. Diese Verbesserung ermöglichte den Kundendienstmitarbeitern (CSRs) einen verbesserten Zugriff auf bestimmte Poststücke und Kundenkommunikation innerhalb von IBM FileNet und einen sicheren webbasierten Zugriff auf den ADF vor dem Versand. Dieser Ansatz erwies sich als besonders vorteilhaft, da sich das Unternehmen in einer akuten Phase von IT-Ressourcenbeschränkungen befand. Die neue Lösung ermöglichte es dem Unternehmen, seine digitale Transformation effizient voranzutreiben.

Die Verwaltung und Verfolgung von Aufträgen und Poststücken war ein äußerst wichtiger Bestandteil der Einführung des ADF. Die Mitarbeiter verwendeten eine alte Schnittstelle (SDSF), um Aufträge an die Druckereien zu übermitteln. Dieser Prozess war manuell und wurde am Ende eines Quartals tausende Male wiederholt, nur um den normalen Druck- und Versandprozess abzuschließen.

Im Rahmen der Lösung PRO Conductor wurde der Prozess der Auftragsbereitstellung auf eine grafische Benutzeroberfläche (GUI) migriert, die auf der automatischen Übermittlung per Drag-and-Drop basiert. Heute können die Bediener über die grafische Benutzeroberfläche Auftragseingaben einfach auf ein Druckersymbol ziehen. Rechte und Regeln wurden so konfiguriert, dass angemessene Benutzerrechte und eine korrekte Druckernutzung gewährleistet sind.

Wie bei vielen großen Unternehmen war die Unterstützung für die Ausrüstung ein Problem, das dieses Unternehmen herausforderte. Budgetbeschränkungen schränkten die Möglichkeit ein, Kuvertiermaschinen und Drucker auf die neueste Hardware aufzurüsten. Crawford Technologies Post-Composition Software löste dieses Problem. Bei einigen großen Aufträgen mussten die Mitarbeiter die Post manuell in die Umschläge kuvertieren, da die Kuvertiermaschine die Ausgabe in umgekehrter Reihenfolge verlangte. Die Lösung von PRO Conductor war in der Lage, die Druckreihenfolge umzukehren, neue Barcodes auf der Rückseite der Bögen hinzuzufügen und die vollständige Automatisierung des Kuvertiervorgangs mit den vorhandenen Kuvertiermaschinen zu ermöglichen, ohne Hunderttausende von Dollar in neue Geräte investieren zu müssen.

Am Monatsende überforderte die schiere Anzahl der Aufträge das Betriebsteam. Manchmal gab es 4.000 bis 5.000 einzelne Druckaufträge, von einzelnen Postsendungen bis hin zu großen Aufträgen, deren Druck bis zu 20 Stunden dauerte. Dies führte zu mehreren Problemen:

1. Wie können 5.000 Druckaufträge manuell verwaltet, verfolgt und abgerechnet werden?
2. Wie können wir sicherstellen, dass jeder Auftrag erfolgreich gedruckt wird?
3. Wie können wir sicherstellen, dass wir denselben Auftrag nicht zweimal drucken?
4. Wie lässt sich die Nutzung der Produktionsanlagen maximieren, sodass nicht bei jedem Auftrag der Papiervorrat gewechselt werden muss?

PRO Conductor war in der Lage, viele der kleinen Aufträge in einer einzigen großen Produktionsausgabedatei zusammenzufassen. Diese großen Dateien wurden dann aufgeteilt, segmentiert, sortiert und nach Kuvertierertyp ausgegeben, um sicherzustellen, dass die Einrichtung des Druckers und des Kuvertierers nur einmal für einen bestimmten Papier- oder Umschlagtyp abgeschlossen wurde. Die Fähigkeit, Tausende von Dateien schnell zu sortieren und zusammenzuführen und Tausende von Dateien auf nur ein Dutzend Produktionsdruckdateien zu reduzieren, machte den Rechenschafts- und Herstellungsprozess einfach und leicht. Die Dateien wurden nach Gewicht und Seitenzahl, Bestimmungsort, Papier oder Umschlagtyp gruppiert, wobei jedes Poststück zur Prüfung und vollständigen Nachverfolgung auf Stückebene wieder mit der ursprünglichen Druckdatei verknüpft wurde.

Ein Problem, das bei der Entwicklung und dem Einsatz eines ADF manchmal übersehen wird, ist die Verfolgung und Überprüfung von Nachdrucken. Der ursprüngliche Prozess erforderte, dass die Bediener zum Mainframe zurückkehrten oder am Xerox-Druckercontroller einen Seitenbereich zum Nachdrucken auswählten. Dieser Prozess war ineffizient und zeichnete sich durch Nachdruckverzögerungen von ein bis zwei Tagen und eingeschränkte Prüfungsfunktionen aus.

Der neue Prozess nutzt die neueste Integration der Hyperautomatisierung von CrawfordTech. PRO Conductor kommuniziert mit dem Kuvertierer, um sicherzustellen, dass alle Sendungen erfolgreich kuvertiert werden. Wenn ein Poststück beschädigt ist, sammelt PRO Conductor automatisch alle erforderlichen Ressourcen und Dokumente, erstellt eine neue Druckdatei und legt sie wieder in der Druckwarteschlange ab. Anschließend wartet es auf die Rückmeldung des Kuvertierers, um sicherzustellen, dass jedes Stück erfolgreich kuvertiert wurde. Dieser Prozess ist zu 100% automatisiert, völlig berührungslos und stellt sicher, dass jedes wichtige Poststück gedruckt und korrekt an den USPS geliefert wird.

Der vorherige Workflow erforderte manuelle Prozesse für alle Verfolgungsüberprüfungen und Audits. Als das Team die Ziele für die Workflow-Initiative zusammenstellte, erkannte es viele Verbesserungen bei der Berichterstattung, Nachverfolgung, Prüfung und Genehmigung. PRO Conductor ist eine fortschrittliche Integrationsplattform mit der Möglichkeit, eine Verbindung zu praktisch allen Druckern, Kuvertiermaschinen und anderen Unternehmenssystemen herzustellen. Die Beseitigung manueller Prozesse war ein wesentlicher Bestandteil der Lösung PRO Conductor.

Die Mitarbeiter müssen nicht mehr mit Klemmbrettern durch die Werkshalle laufen, um die Auftragsverfolgung durchzuführen. Heute blicken Manager auf ein Echtzeit-Dashboard, das genau die Informationen und Grafiken enthält, die sie auswählen. Sie können Dateien, Aufträge oder sogar Informationen auf Stückebene von jedem angeschlossenen Gerät aus einsehen, das Zugriff auf ihre PRO Conductor Schnittstelle hat. Was die Genehmigung angeht, so ermöglicht PRO Conductor die webbasierte Genehmigung und Überprüfung in Echtzeit für verschiedene Abteilungen, was sich als äußerst hilfreich erwiesen hat.

Und schließlich, und das war von höchster strategischer Bedeutung, brauchten sie eine Möglichkeit, ihre Druck-/Mail-Abläufe mit der unternehmensweiten „Digital First“-Strategie zu verbinden. Das bedeutete, dass alle Informationen einem Mitglied auf dem von ihm gewählten Kanal zur Verfügung stehen sollten, wenn es ihn wählt.

Einfach ausgedrückt, musste sichergestellt werden, dass das gesamte Output-Management-Team ein proaktiver Teil der eDelivery-Infrastruktur und der Multi-Channel-Kundenerfahrung sein konnte. Diese Integration wurde von ihrem IT-Team geleitet und nutzte PRO Conductor, um jegliche Druckausgabe für Personen zu unterdrücken, die eDelivery angefordert haben, was Standard ist. Ein spannender Aspekt dieses Projekts war der Einsatz von Hyperautomatisierung auf Multi-Channel-Basis. Wenn eine E-Mail zurückkam, sammelte ein API-Aufruf die Informationen der betreffenden Person und erstellte dann einen Druckauftrag mit der wichtigen Korrespondenz, die nicht elektronisch zugestellt werden konnte, sodass der Endbenutzer ein Stück physische Post erhielt. Anschließend wurde das FileNet-Archiv hinsichtlich der tatsächlichen endgültigen Disposition für Prüfzwecke aktualisiert. Im Finanzdienstleistungssektor kann es zu zahlreichen Rechtsstreitigkeiten kommen. Daher legte das für die Bereitstellung zuständige Team großen Wert darauf, sicherzustellen, dass alle Mitglieder ihre Mitteilungen auch dann erhalten, wenn ein Kanal nicht verfügbar ist, und dass ihnen ein detaillierter, gesetzeskonformer Prüfpfad zur Verfügung steht.

#DigitalTransformation

PRO Conductor eine moderne ADF-Lösung unter Verwendung von Datennormalisierung, Low-Code und Hyperautomation geliefert

Die Installation und der Erfolg einer jeden ADF-Implementierung hängt von der Vision, der Erfahrung und der Technologie ab. Bei diesem Projekt war PRO Conductor die Technologie, das Crawford Technologies Services Team sorgte für die Implementierung und der Kunde lieferte und formulierte einen zukünftigen Zustand, der einen enormen Wert für das Unternehmen darstellt.