Content Services – Was habe ich davon?
Das Problem mit ECM
Eine der größten Herausforderungen bei herkömmlichen, veralteten ECM-Definitionen (Enterprise Content Management) besteht darin, dass die Idealvorstellung einer perfekten Lösung lange Zeit als eine einzige, zentralisierte Plattform zur Verwaltung aller Informationen im gesamten Unternehmen definiert wurde. Dies hat sich als ein Ziel erwiesen, das unmöglich zu erreichen ist. Die zentrale Plattform war nie besonders erfolgreich oder realistisch und hinterließ Lücken bei der Erfüllung aller Informationsmanagementanforderungen des Unternehmens. In einer kürzlich durchgeführten Umfrage gaben 22 % der AIIM-Community an, dass ihre gesamten ECM-Initiativen ins Stocken geraten sind und dass Unternehmen häufig mit verlassenen Datensilos übersät sind.* Diese Silos sind oft das Überbleibsel einer kostspieligen Migration von einem leistungsschwachen ECM-System zu einem neuen (50 % der Befragten haben drei oder mehr ECM-Systeme und 22 % haben fünf oder mehr).
Wo passen Content Services hinein?
Content Services stellen eine alternative Strategie dar, die eine praktischere Lösung bietet, um die Vorteile zu erreichen, die die ursprüngliche Vision von ECM versprach: Informationen intelligent zu erfassen und sie den richtigen Personen zur richtigen Zeit im richtigen Format bereitzustellen, bei gleichzeitiger Gewährleistung der Compliance und Schaffung von Prozess- und Kosteneffizienz.
Dabei geht es nicht unbedingt um neue Software, neue Plattformen oder neue Systeme. Eine Content Services-Strategie basiert auf Integrationen und der Zusammenführung der architektonischen Unterstützung mehrerer lokaler und möglicherweise auch Cloud-basierter Dokument- und Informationsspeicher. Dabei handelt es sich um einen Multi-Repository-Ansatz, um Inhalte unabhängig von ihrem Quellrepository zu verwalten und föderierte Funktionen wie die Unternehmenssuche bereitzustellen, um agile, kostengünstige Lösungen zu schaffen.
Vorwärtsgehen?
Was ist eine Legacy-ECM-Anwendung?
Legacy ECM-Anwendungen sind in der Regel schon seit vielen Jahren im Einsatz, oft schon seit ein oder zwei Jahrzehnten. Diese Anwendungen wurden ursprünglich auf Mainframe-Plattformen eingesetzt und viele wurden auf verteilte Systeme portiert. Diese ECM-Altanwendungen sind starr und unflexibel in ihren Prozessen. Daher erfordern sie in der Regel erhebliche Mengen an Hardware, eine komplizierte Softwareorganisation, einen hohen Verwaltungsaufwand, eine unflexible Benutzeroberfläche sowie erhebliche Wartungs- und Supportkosten.
Wenn es nicht kaputt ist – warum reparieren?
Auch wenn das Altsystem den ursprünglichen Zweck gut erfüllt, ändern sich die Anforderungen. Das starre Design von Alt-ECM-Systemen ist möglicherweise nicht flexibel genug, um neue Geschäftsprozesse und -ziele zu unterstützen. Außerdem ist es zu teuer, diese Systeme zu ändern, um den Anforderungen gerecht zu werden, mehrere Inhaltstypen über verschiedene Bereitstellungsmethoden an die richtigen Personen zu liefern.
Warum sollte sich meine Organisation ändern?
Da die Inhalte in mehreren Silos (Repositorys) gespeichert sind und die Kunden eine Informationsübermittlung über eine Kombination aus Druck, E-Mail, Webbrowser, Textnachricht und anderen neuen Kanälen verlangen, müssen die Inhalte aus vielen Quellen extrahiert, konsolidiert und in das richtige Format für die Verteilung umgewandelt werden.
In dieser mobilen, vernetzten Welt, in der alles elektronisch abläuft und die Geschäftswelt sich immer schneller entwickelt, können Unternehmen mit Content Services Schritt halten.
Welche Anwendungen?
Alle Inhalte, die gespeichert, verwaltet und verteilt werden müssen, werden von Anwendungen erstellt. Die ursprünglichen Anwendungen und ihre Auswirkungen auf die Benutzergemeinschaft sind die wichtigsten Überlegungen beim Wechsel von ECM zu Content Services. Kann eine bessere Benutzererfahrung geschaffen werden? Anwendungen und Prozesse, die sich gut für die Verwendung von Content Services eignen, weisen eine oder mehrere der folgenden Eigenschaften auf:
- Anwendungen, die laufend neue Inhalte in Repositories laden. Der Hauptzweck besteht darin, internen und externen Benutzern aktuelle Transaktionsinformationen bereitzustellen.
- Anwendungen, die Daten und Dokumente erstellen, für die gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten und die aufbewahrt und Justiz- und Regierungsbehörden zur Verfügung gestellt werden müssen.
- Jede Anwendung oder jedes System, das an ein Repository gebundene Dokumente erstellt, die auf Kundenanfrage verfügbar sein sollen.
- Für Regierungsbehörden: jedes Repository, in dem Dokumente gespeichert sind, die gemäß dem Freedom of Information Act (FOIA) angefordert werden können.
- Jeder Speicher, der private, persönliche Kundeninformationen enthält, die „bereinigt“ und in einen Zustand gebracht werden müssen, in dem sie legal weitergegeben werden können. Dies kann die Entfernung oder Schwärzung bestimmter persönlicher, privater Informationen wie Konto- oder Sozialversicherungsnummern beinhalten.
Erste Schritte
Eine detaillierte Analyse, wo der größte positive Einfluss erzielt werden kann, ist unbedingt erforderlich.
Bestimmen Sie die geschäftlichen Auswirkungen und den erwarteten Wert
Jede Änderung eines bestehenden Prozesses hat Auswirkungen auf den täglichen Geschäftsbetrieb. Es muss darauf geachtet werden, dass der erwartete Nutzen der Änderung die Auswirkungen auf das Unternehmen rechtfertigt. Daher ist es sinnvoll, mit Dokumenten- und spezifischen Anwendungs-KMU zusammenzuarbeiten, um herauszufinden, wie Benutzer mit Dokumenten und den Anwendungen, die sie erstellen und verwenden, interagieren. Ziel ist es, die am häufigsten verwendeten Dokument-Repositories zu identifizieren, die mit der Einführung von Content Services die positivsten Auswirkungen auf das Unternehmen haben können.
Zu berücksichtigende Fragen
- Werden Dokumente und die darin enthaltenen Daten sowohl von internen als auch von externen Benutzern benötigt?
- Werden für einen oder mehrere Anwendungsfälle die Daten mehrerer Anwendungen benötigt?
- Müssen dokumentenbasierte Informationen an Dritte weitergegeben werden?
- Kann der Informationsverteilungsprozess mit der entsprechenden Technologie zur Selbstbedienung gestaltet werden?
- Gibt es jetzt oder wird es in Zukunft Anforderungen in Bezug auf Sicherheit, Datenschutz und Governance geben?
- Gibt es mehrere Repositories (Silos), die von einer föderierten Suche profitieren würden?
Durchführung
Die Implementierung einer Content Services-Methode zur Bereitstellung von Informationen und Dokumenten für eine vielfältige Gruppe interner und externer Benutzer erfordert einen anderen Ansatz als das herkömmliche IT-Projekt. Es ist möglicherweise nicht erforderlich, neue Server und Systeme bereitzustellen und einzusetzen. Tatsächlich besteht einer der Hauptvorteile des Content Services-Ansatzes darin, vorhandene Systeme zu erweitern und den vorhandenen Altsystemen „neues Leben einzuhauchen“, die in Wirklichkeit sehr gute Arbeit bei der Speicherung und Aufbewahrung leisten, aber bei der Bereitstellung der Informationen für die heutigen Anforderungen der Multi-Channel-Verteilung versagen. Einige Punkte, die Sie zu Beginn berücksichtigen sollten, sind:
- Bestimmen Sie die Zusammensetzung der Benutzergemeinschaft. Ist sie hauptsächlich intern oder extern? Wie viele externe Benutzer sind Kunden, Geschäftspartner oder Lieferanten, da Häufigkeit und Art des Zugriffs unterschiedlich sind?
- Stellen Sie fest, welche Anwendungsfälle von einer föderierten Suche in mehreren Repositorys profitieren könnten.
- Bestimmen Sie, welche arbeitsintensiven Anwendungsfälle auf einen kundenorientierten Selfservice-Ansatz migriert werden könnten.
- Berücksichtigen Sie Anwendungen und Dokumente, die bekannte Auswirkungen auf die Compliance haben, wie z. B. HIPAA, CFR Part II, SEC 17a-f, GDPR
- Stellen Sie fest, welche Anwendungen und Repositorien aufgrund von Vorschriften und gesetzlichen Anforderungen für Blinde und Sehbehinderte zugänglich sein müssen.
- Bewerten Sie die Ressourcen, die für die Verwaltung, den Support und die Administration der aktuellen Systeme erforderlich sind.
- Untersuchen Sie die aktuelle Technologieinfrastruktur, um potenzielle Hardware- und Softwareanforderungen zu ermitteln.
Das Ziel besteht darin, die Zusammensetzung der vielfältigen Landschaft rund um Dokumenterstellung, -verwaltung, -speicherung und -verteilung vollständig zu verstehen und dieses Wissen für die Entwicklung von Konsolidierungs- und Verteilungsstrategien zu nutzen, die Content-Services-Methoden verwenden, um vorhandene Repositories optimal zu nutzen.
Warum sollte es mich interessieren?
Die Einführung eines Content Services-Ansatzes zur Bereitstellung von Dokumenten und dokumentenbasierten Informationen aus vorhandenen Repositorien kann die Zufriedenheit von Kunden und Geschäftspartnern steigern, die interne Verarbeitung optimieren und Verwaltungs- und Wartungskosten senken. Darüber hinaus können Unternehmen damit einen Weg in die Zukunft ebnen, indem sie die Abhängigkeit von Altsystemen beseitigen und einen modernen Technologieansatz implementieren.
Die große Frage: Lohnt es sich?
CrawfordTech bietet eine KOSTENLOSE halbtägige Portfolioanalyse an, die darauf ausgelegt ist, potenzielle Vorteile zu ermitteln, die Ihr Unternehmen durch die Einführung eines Content-Services-Ansatzes für die dokumentenbasierte Verteilung und Bereitstellung von Informationen erzielen kann.
Mithilfe der Produkt-, Tool- und Servicesammlungen von CrawfordTech können Sie Ihre Investitionen in Legacy-Anwendungen optimal nutzen, um den richtigen Personen zur richtigen Zeit im richtigen Format Informationen bereitzustellen. Gleichzeitig stellen Sie die Einhaltung von Vorschriften sicher und sorgen für Prozess- und Kosteneffizienz.
- Stellen Sie unterschiedliche Inhalte aus verschiedenen Repositorien in einem Paket zusammen und liefern Sie sie sicher an interne und externe Anforderer.
- Föderierte Suche und Abfrage aus mehreren Inhalts-Repositorys
- Transformieren Sie gespeicherte Inhalte für die Bereitstellung über mehrere Kanäle, ohne dass Sie sie programmieren oder neu zusammenstellen müssen.
- Wählen Sie automatisch das richtige Lieferformat basierend auf den Benutzerpräferenzen
