Crawford Technologies, Inc. bietet empfohlene Lösungen an, die, wenn sie implementiert werden, Unternehmen in die Lage versetzen, die von ihnen angestrebten operativen Verbesserungen und Effizienzsteigerungen in der Kundenkommunikation zu erreichen. Diese Lösungen stellen sicher, dass Kunden und Mitglieder alle Dokumente erhalten, die für sie bestimmt sind, und nur diese Dokumente.
Darüber hinaus umfassen die Leistungen auch
- Aktualisierung veralteter Anwendungen und Prozesse zur Kundenkommunikation.
- Automatisierung manueller Arbeitsabläufe zur Vermeidung menschlicher Fehler
- Hinzufügen von Betriebs- und Dokumentintegritätsfunktionen, einschließlich der Erstellung durchgängiger Prüfpfade.
- Minderung des langfristigen Risikos, das durch die Verringerung des Pools an Mitarbeitern entsteht, die über „Stammeswissen“ zu veralteten und manuellen Prozessen sowie zu Prozessen verfügen, die auf Programmierung und Skripting angewiesen sind.
- Beseitigung und Ersatz veralteter Prozesse, die die Fähigkeit zur besseren Kundenbetreuung, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Prüfvorschriften sowie das Unternehmenswachstum und die Rentabilität einschränken.
- Implementieren Sie moderne Anwendungen zur Kundenkommunikation, die webbasierte Benutzeroberflächen nutzen, eine End-to-End-Integration ermöglichen, Prozessautomatisierung und -orchestrierung einbeziehen, die Nachverfolgung auf Stückebene erleichtern und durch benutzerfreundliche Dashboards Einblick in Betriebsabläufe bieten.
Ausdrücklich die Einhaltung des HIPAA und der Schutz personenbezogener Daten (PII) durch den Einsatz
Operations Express „Post Composition“ Lösung zur Überarbeitung von Dokumenten
- Fügt Produktionsmarkierungen und notwendige Änderungen zu allen Produktionsdruckdateien hinzu, um die Sendungsverfolgung und Prüfpfade auf Unternehmenspoststückebene zu ermöglichen, einschließlich der Aktivierung dateibasierter Einfügefunktionen auf aktueller Einfügehardware.
- Lässt sich nahtlos in die aktuelle Produktion und Auftragsabwicklung integrieren, um aktuelle Investitionen und Infrastruktur zu nutzen und zu erweitern]
- Bietet Effizienz beim Drucken und Versenden, ohne dass eine Neuprogrammierung „vorgelagerter“ Tools zur Erstellung von Kundenkommunikation erforderlich ist. Zu den Funktionen gehören das Importieren, Bearbeiten, Verketten, Barcode-Erstellen, Aufteilen, Sortieren und Kombinieren aller angegebenen Dateitypen aus jedem Eingabeformat in das gewünschte Ausgabeformat.
PRO Conductor – Unternehmensintegration, Workflow-Automatisierung und Unternehmens-Dashboard
- End-to-End-Produktionsmanagementplattform, die so konfiguriert ist, dass sie jedes System und jeden Schritt der Produktionsumgebung für die Kundenkommunikation integriert, automatisiert, orchestriert und überwacht .
- Bietet angepasste Benutzer-Dashboards basierend auf Rolle, Standort, Geschäftseinheit und/oder Berechtigungen, um es Beteiligten zu ermöglichen, den Produktionsstatus anzuzeigen und zu verfolgen und alle Produktionsschritte zu verwalten oder zu steuern.
- Automatisiert die gesamten Prozesse der Kundenkommunikation, vom Druckdateierhalt über Reengineering, Drucken, Kuvertieren, Postoptimierung, Archivierung/Abruf bis hin zum Neudruck.
- Bietet zuverlässige Datenerfassung und Berichterstattung, einschließlich detaillierter Leistungsmesswerte, automatischer Rückbuchungen für Geschäftseinheiten/Abteilungen, standardmäßiger und benutzerdefinierter Berichte, SLA-Verfolgung und vollständiger Prüfpfade für die gesamte Produktionsumgebung.
Wie funktioniert es
In der heutigen Umgebung mit hohem Post- und Nachrichtenaufkommen müssen die Leiter von Dokumentenfabriken ihre Flexibilität maximieren, um neue und anspruchsvolle Anwendungen oder Änderungen kurzfristig bewältigen zu können. Gleichzeitig müssen sie die Integrität optimieren, um die Qualität sicherzustellen und die mit dem Kundendienst aufgrund fehlerhafter Post verbundenen Kosten zu senken.
Die beste Möglichkeit, sowohl die Prozessflexibilität als auch die Prozessintegrität zu optimieren, besteht in der Implementierung eines Feedback-Mechanismus, der eine möglichst frühe und über den gesamten Zyklus hinweg erfolgende Überwachung des Mail-Stream-Prozesses ermöglicht. Darüber hinaus bietet er integrierte Kontrollsysteme, mit denen der Benutzer die Prozessschritte steuern und verwalten kann.
Die dateibasierte Verarbeitung bietet dies als Überwachungs- und Kontrollschema und sorgt für Produktivitäts- und Integritätsverbesserungen bei minimalen Auswirkungen auf bestehende Abläufe. Wenn eine Mailing-Anwendung so weit wächst, dass nicht jedes Poststück genau gleich aufgebaut ist, ist eine Art „intelligenter“ Kontrollmechanismus erforderlich, damit jedes Poststück während des gesamten Produktionsprozesses eindeutig verarbeitet werden kann. Es gibt eine Vielzahl von Kontrollcodierungsformaten und Kontrolltechniken, die zur Implementierung einer intelligenten Kuvertiersteuerung verwendet werden können, jede mit ihren eigenen Vor- und Nachteilen.
Um alle Einzelheiten zu verstehen, muss man sich klarmachen, dass ein intelligentes Kuvertiersystem aus zwei wesentlichen, separaten Bestandteilen besteht:
1. Informationen werden als Strichcode auf das Dokument aufgebracht
Bei der empfohlenen Methode „Mail Run Data File“ (MRDF) wird dem Dokument eine Sequenznummer zugewiesen, die auf Informationen in einer zugehörigen Datenbank verweist. Diese Informationen können verschiedene Informationen sein, mit denen ein Dokument, seine Seitenzahl und andere Elemente speziell identifiziert werden können.
Der offensichtlichste Vorteil dieser dateibasierten Verarbeitung besteht darin, dass sie mit nur einem kleinen Code auf der Seite eine große Datenmenge zur Steuerung des Mailingprozesses bereitstellt. Die größere Datenmenge ermöglicht die Implementierung von Anwendungen, die sonst nicht möglich wären, wie z. B. Inline-Druck. Es ist einfach, sowohl Zustell- als auch Absenderadressen sowie individuelle Werbe- oder 1:1-Marketingbotschaften in die Datendatei aufzunehmen, damit sie auf den Umschlag gedruckt werden können.
Erstellen der Datendatei Die grundlegende dateibasierte Verarbeitung ist recht einfach zu implementieren. Die Hauptanforderung besteht darin, eine Datei mit Informationen über die zu verarbeitenden Poststücke zu erhalten. Die Datei wird von der bereits erwähnten Operations Express-Lösung generiert, indem die Informationen über die Poststücke aus der Druckdatei extrahiert werden, und der entsprechende Barcode wird der Druckdatei des Dokuments hinzugefügt.
2. Informationen werden mit dem vom Kuvertiergerät gelesenen Barcode abgeglichen
Das Kuvertiersteuerungssystem verwendet die Datei selbst sowie die in der Datei enthaltenen und aus dem Dokument gelesenen Sequenzinformationen, um die Zuverlässigkeit und Integrität des Systems zu gewährleisten und die Überwachung und Steuerung der Prozesse in der Fertigung zu ermöglichen. Da die Datensätze im MRDF in derselben Reihenfolge wie die Dokumente vorliegen, weiß das Steuerungssystem immer, welche Seite als nächstes kommt. Es kann in der Datendatei „vorausschauen“ und auf das nächste Poststück vorhersagen, was eingezogen wird. Dadurch können fehlende Scandaten korrigiert und die Systemproduktivität verbessert werden. Da MRDF im Wesentlichen eine Liste aller voraussichtlich fertiggestellten Poststücke ist, hakt das Steuerungssystem jedes Stück von der Liste ab, während es verarbeitet wird, und schließt so den Kreislauf zwischen Anwendung und physischer Post. Dadurch kann automatisch eine Regenerationsliste erstellt werden, die sowohl beschädigte Stücke als auch solche Stücke enthält, die es nie in den Kuvertierer geschafft haben, selbst wenn sie nie gedruckt wurden!
