Die Zugänglichkeitslücke: Millionen Menschen haben Schwierigkeiten, auf Informationen zuzugreifen
Der wachsende Bedarf an barrierefreien Dokumenten
Blindheit, Sehverlust und kognitive Behinderungen betreffen eine beträchtliche Zahl von Menschen. Schätzungsweise haben weltweit mehr als 258.000 Menschen, darunter 30 Millionen in den Vereinigten Staaten, Schwierigkeiten, herkömmliche gedruckte und elektronische Mitteilungen zu lesen und zu verstehen. Diese Zahl wird aufgrund der alternden Bevölkerung und häufiger Krankheiten wie Makuladegeneration und Diabetes voraussichtlich noch weiter steigen.
Trotz neuer Bestimmungen und verstärkter Durchsetzung der geltenden Gesetzgebung zu barrierefreien Dokumenten wird dieser Bevölkerungsgruppe weiterhin nicht ausreichend geholfen. Branchenexperten weisen darauf hin, dass nur 3 bis 4 % aller Mitteilungen in einem barrierefreien Format übermittelt werden. Statistiken zeigen jedoch, dass zwischen 15 und 20 % der Gesamtbevölkerung unter irgendeiner Form von druckbedingter Behinderung leiden.
Das aktuelle System: Kaputt und ineffizient
Wenn jemand ein barrierefreies Dokument benötigt, liegt es außerdem in der Verantwortung des Einzelnen, eine Anfrage zu stellen. Der typische Ablauf ist, dass ein blinder oder sehbehinderter Kunde den Kundendienst anruft und nach einem bestimmten Dokument in einem barrierefreien Format fragt. Der Kundendienstmitarbeiter weiß oft nicht, was das bedeutet oder was getan werden soll, und muss einen Vorgesetzten einbeziehen. An diesem Punkt wird oft darüber diskutiert, was das Unternehmen liefern kann, was den Anforderungen des Kunden möglicherweise entspricht oder nicht. Es kommt nicht selten vor, dass ein Unternehmensvertreter dem Kunden vorschlägt, jemanden zu finden, der ihm das Dokument vorliest, oder anbietet, es ihm vorzulesen – sicherlich keine geeignete Lösung für persönliche und vertrauliche Informationen! Es ist auch zu beachten, dass dieser Ansatz in keiner Weise die Einhaltung der Vorschriften zur Barrierefreiheit von Dokumenten darstellt.
Die Kosten unzugänglicher Dokumente
Sobald vereinbart wurde, dass ein barrierefreies Format bereitgestellt wird, muss das Dokument gesucht und zur Korrektur gesendet werden. Die fertige Datei wird dann an den Kunden geliefert. Obwohl einige Unternehmen in der Lage sind, barrierefreie Dokumenteinstellungen in ihrem CRM-System zu verfolgen, kommt es häufiger vor, dass der Kunde jedes Mal anrufen muss, wenn er eine neue Mitteilung erhält. Branchenanalysten schätzen, dass der durchschnittliche amerikanische Haushalt jeden Monat 14 Dokumente von den Organisationen erhält, mit denen er Geschäfte macht. Das bedeutet, dass jemand 168 Anrufe pro Jahr tätigen muss – ganz klar ein zeitaufwändiger und ineffizienter Prozess für Unternehmen und ihre Kunden.
Es besteht kein Zweifel, dass dieser Prozess Zeit kostet, Gewinne schmälert, sich negativ auf das Kundenerlebnis auswirkt und letztlich diskriminierend ist, da ein erheblicher Teil der Bevölkerung keinen gleichberechtigten Zugang zu wichtigen Mitteilungen hat. Es ist ein neuer Ansatz erforderlich, damit zugängliche Dokumente proaktiv bereitgestellt werden können und alle Verbraucher Informationen erhalten, auf die sie zeitnah zugreifen und auf die sie reagieren können.
Grundlegendes zu barrierefreien Dokumentformaten
Bevor wir uns mit der Erstellung barrierefreier Dokumente befassen, werfen wir einen kurzen Blick auf die verschiedenen heute verwendeten Formate. Es gibt eine Reihe alternativer Formate für barrierefreie Dokumente, und verschiedene Personen bevorzugen unterschiedliche Formate. Ein Kunde fordert möglicherweise ein Dokument in Blindenschrift, während ein anderer Großdruck benötigt. Um Anfragen nach barrierefreien Formaten angemessen nachkommen zu können, müssen Kommunikationsanbieter ein Dokument in dem vom Kunden gewünschten Format liefern.
Zu den herkömmlichen barrierefreien Formaten zählen Braille, Großdruck, eText und Audio. Diese werden in der Regel als Anpassungsformate bezeichnet und auf Anfrage bereitgestellt.
Die Erstellung und Prüfung von Dokumenten in diesen Formaten wird im Allgemeinen von einem spezialisierten Servicebüro durchgeführt. Jedes Format hat Standards und Best Practices, die befolgt werden müssen. Spezialisierte Serviceanbieter können sicherstellen, dass die Kundenkommunikation in alternativen Formaten den gesetzlichen Bestimmungen und Branchenstandards entspricht.
Der Aufstieg elektronischer Formate: Barrierefreie PDFs und mehr
Zu den elektronisch zugänglichen Formaten gehören Accessible PDF und Accessible HTML5. In beiden Formaten werden Tags auf Elemente wie Absätze, Überschriften und Tabellen angewendet und Textbeschreibungen zu Bildern hinzugefügt. Diese Tags ermöglichen blinden und sehbehinderten Benutzern das Navigieren in Dateien mithilfe von Hilfstechnologien wie JAWS, NVDA und Voiceover. Ein Großteil der aktuellen Gesetzgebung verlangt lediglich, dass Accessible PDF-Dokumente mit WCAG 2.0 Level AA getaggt werden, aber einige Organisationen entscheiden sich dennoch dafür, Dateien mit dem normativen Standard PDF/UA (Universal Access, ISO 14289-01) zu taggen. Damit ein Dokument getaggt werden kann, muss es ein Standard-PDF sein (d. h. es muss ISO 32000-01 entsprechen).
Barrierefreies HTML ist zwar ein neueres Format, dessen Erstellung für Unternehmen schwieriger sein kann, wird aber von vielen Empfängern bevorzugt, insbesondere angesichts der zunehmenden Nutzung mobiler Geräte. Barrierefreies HTML5 bietet noch weitere Vorteile. Es ist viel einfacher, Tags oder Alternativtexte bei Bedarf zu bearbeiten, selbst für jemanden, der nicht der Inhaltseigentümer ist.
Mit der zunehmenden Nutzung mobiler Geräte und Bildschirmlesegeräte in der sehbehinderten Bevölkerung erfreuen sich elektronische Formate zunehmender Beliebtheit. Sie bieten außerdem den Vorteil, dass sie echte Dokumentenzugänglichkeit bieten, da jeder auf barrierefreie PDF- und HTML5-Dateien zugreifen kann, unabhängig davon, ob er eine Druckbehinderung hat oder nicht.
Benutzerpräferenzen bleiben entscheidend: Erfüllung unterschiedlicher Bedürfnisse
Trotz des Wachstums elektronischer Formate müssen Organisationen weiterhin die unterschiedlichen Arten berücksichtigen, wie ihre blinden oder sehbehinderten Kunden Inhalte nutzen, da unterstützende Technologien nicht unbedingt den Bedürfnissen aller Benutzer entsprechen. Unternehmen müssen weiterhin Anfragen nach Brailleschrift, Großdruck, E-Text und Audio berücksichtigen.
Ein Universum aus Dokumenten: Ihre Anforderungen an die Barrierefreiheit verstehen
Jede Organisation erstellt eine breite Palette interner und externer Dokumenttypen – Formulare, Broschüren, Marketingmaterial, Webinhalte, E-Mails, Rechnungen, Kontoauszüge, Briefe und mehr. Mehrere Einzelpersonen und Gruppen, wie Marketing und Design, Vertrieb, Recht, Führungskräfte, Personalabteilung und andere, teilen sich die Verantwortung für diese Kommunikation. Darüber hinaus werden für die Erstellung dieser Kommunikation eine Vielzahl von Anwendungen und Tools verwendet. Kein Wunder, dass es für eine Organisation so schwierig sein kann, eine Strategie für die Barrierefreiheit von Dokumenten zu definieren und umzusetzen!
Dokumenttypen kategorisieren
Generell können diese Mitteilungen in mehrere Gruppen eingeteilt werden –
- Statisch: Dieser Begriff bezieht sich auf Informationen, die für alle Benutzer gleich sind, wie etwa Marketingmaterial und Webinhalte.
- Strukturierte oder transaktionale Dokumente umfassen komplexe Tabellen oder Formulare, sind datengesteuert und enthalten persönliche und vertrauliche Informationen.
- Eine Mischung der oben genannten: Dokumente, die statischen Inhalt haben und auch variable Daten enthalten.
Erstellen Ihrer Roadmap zur Barrierefreiheit: Wichtige Fragen, die Sie beantworten sollten
Einer der ersten Schritte einer Organisation bei der Entwicklung eines Plans zur Barrierefreiheit von Dokumenten besteht darin, zu beurteilen, welche Dokumente bearbeitet werden müssen, und Folgendes festzulegen:
- Wer ist beteiligt – welche Gruppen und Einzelpersonen „besitzen“ die Dokumente?
- Wer ist unser Publikum – welche Formate wurden bereits angefragt?
- Wo sollten wir anfangen? Welche Dokumente sollten hinsichtlich der Barrierefreiheit vorrangig behandelt werden?
- Welche Formate sollten wir angesichts unseres Kundenstamms und der von uns bereitgestellten Dokumente zur Verfügung stellen?
Sobald das oben Genannte erledigt ist, können eine Strategie auf hoher Ebene und spezifische Prozesse entwickelt und im gesamten Unternehmen kommuniziert werden. Angesichts der Vielfalt an Dokumenttypen ist es sinnvoll, für verschiedene Dokumente unterschiedliche Tools zu verwenden. Sehen wir uns also an, wie Dateien traditionell bereinigt wurden.
Die Herausforderungen der herkömmlichen Dokumentenbereinigung
Ein Labyrinth aus Prozessen: Die Komplexität der manuellen Behebung
Die Dokumentenkorrektur – also das Einrichten eines Dokuments in ein zugängliches Format – erfolgt normalerweise manuell. Die verwendeten Tools oder Software hängen vom erforderlichen Format ab. Da für jedes Format ein anderer Prozess erforderlich ist, ist es verständlich, dass Unternehmen die Aufgabe, Dokumente zugänglich zu machen, als ziemlich entmutigend empfinden. Wenn Tausende von Dokumenten, Veröffentlichungen, Rechnungen, Kontoauszügen, Briefen und Büchern konvertiert werden müssen, können erhebliche Kosten entstehen, insbesondere zu Beginn. Es ist auch wichtig zu beachten, dass die Einhaltung der Vorschriften nicht über Nacht erreicht wird.
Statische elektronische Dokumente wie PDFs werden normalerweise mit Tools wie Adobe Acrobat Professional oder anderen Software-Plug-ins getaggt. Dies erfordert Kenntnisse über die Barrierefreiheit von Dokumenten (was sowohl das Taggen als auch das Testen umfasst). Mit anderen Worten: Ein Unternehmen muss nicht nur in die Tools investieren, sondern auch einige seiner Mitarbeiter darin schulen, die Tools effektiv zu nutzen. Die Behebung ist ein langwieriger Prozess, der bestimmte Fähigkeiten erfordert. Das getaggte Dokument ist möglicherweise nicht konform oder sogar verwendbar, wenn die Arbeit von jemandem durchgeführt wird, der mit der Software oder den Anforderungen an die Barrierefreiheit von Dokumenten nicht vertraut ist. Das Testen, um zu überprüfen, ob Dateien richtig getaggt sind, ist ein kritischer Schritt, der zusätzliche Fachkräfte und Zeit erfordert. Die Behebung von Dokumenten kann Tage dauern, und das Endergebnis ist, dass nur eine Datei barrierefrei gemacht wurde. Und wenn sich das Dokument ändert, muss natürlich der gesamte Prozess wiederholt werden.
Komplexität und Kosten
Viele Organisationen lagern Dokumente, die überarbeitet werden müssen, an Firmen aus, die sich auf die Überarbeitung spezialisiert haben. Die manuelle Verschlagwortung wird traditionell pro Seite abgerechnet, wobei die Kosten je nach Komplexität des Dokuments sehr unterschiedlich ausfallen können. Einfache Dokumente kosten im Durchschnitt weniger als 10,00 USD pro Seite, während mittelschwere bis komplexe Dokumente bis zu 30,00 USD pro Seite kosten können. Selbst wenn der Vorgang ausgelagert wird, kann er Tage oder sogar Wochen dauern.
Ein Schritt vorwärts: Automatisierung der Dokumentenkorrektur
Für strukturierte oder Transaktionsdokumente sind automatisierte Tools auf der Grundlage von Geschäftsregeln, die von einem Benutzer eingerichtet werden, die neueste Entwicklung. Diese Tools automatisieren die Umwandlung von Dokumenten von unzugänglichen in zugängliche Dokumente mit Hunderten von Seiten pro Sekunde. Dies erfordert jedoch weiterhin, dass die Grundeinrichtung von einer qualifizierten Person vorgenommen wird, die sich mit Zugänglichkeit auskennt und fundierte Entscheidungen über Dinge wie Lesereihenfolge und komplexe Tabellen treffen kann. Dies sind großartige Tools für die Produktion großer Mengen von Dokumenten wie Rechnungen, Kontoauszügen, Briefen, Richtlinien und allen strukturierten oder vom System generierten Ausgaben, aber die anfängliche Einrichtung wird immer noch viel Zeit und Fachwissen erfordern.
Automatisierung optimiert die Zugänglichkeit
Automatisiertes Tagging: Automatisierte PDF-Zugänglichkeit
Im Zuge der Weiterentwicklung des Barrierefreiheitsbereichs werden bei der barrierefreien PDF-Kennzeichnung zunehmend automatische Kennzeichnungstools entwickelt und eingesetzt. Diese Tools werden sowohl in Veröffentlichungs- oder statischen Dokumentkategorien als auch in der Welt der personalisierten oder variablen Transaktionsdokumente verwendet.
Mithilfe der Möglichkeit, PDF-Schriftarten abzufragen und einen Algorithmus für die Standorthierarchie von Textinhalten zu verwenden, kann Auto-Tagging eingehende PDFs automatisch taggen und sie in barrierefreie PDFs gemäß WCAG 2.0 Level A und AA umwandeln. Dadurch können je nach Komplexität des Dokuments zwischen 25 % und 100 % des manuellen Korrekturaufwands eingespart werden. Es ist jedoch zu beachten, dass im Rahmen des Workflows normalerweise weiterhin Qualitätssicherungstests erforderlich sind, um eine korrekte Interpretation des Dokuments sicherzustellen.
Durch automatisches Tagging lässt sich der Arbeitsaufwand für das Taggen von Dokumenten erheblich reduzieren. Tatsächlich kann eine automatische Tagging-Lösung in nur wenigen Sekunden ein barrierefreies PDF erstellen, das gesetzlichen Anforderungen wie ADA, Abschnitt 508, AODA und anderen globalen Vorschriften entspricht.
Crawford Technologies hat vor kurzem den AccessibilityNow Publisher eingeführt. Mit dieser Lösung können alle Arten von Dokumenten, von statischem Material bis hin zu umfangreichen Transaktionsdokumenten, ganz oder teilweise automatisch mit Tags versehen und in barrierefreies PDF oder barrierefreies HTML5 konvertiert werden. Diese Lösung wird als vor Ort installierte Software und als Cloud SaaS-Lösung über die sichere E-Commerce-Website von CrawfordTech angeboten.
Automatisches Tagging: Der Schlüssel zu barrierefreien Dokumenten
Obwohl die Zeitersparnis durch automatisches Tagging beeindruckend ist, liegt der überzeugendste Grund, diese Funktion zu nutzen, darin, dass sie es allen Benutzern ermöglicht, alle elektronischen Dokumente gleichermaßen zugänglich zu machen. Mit deutlich geringeren Kosten und garantierter Benutzerfreundlichkeit können barrierefreie PDFs und barrierefreies HTML5 als normaler Teil der Geschäftstätigkeit erstellt und bereitgestellt werden – nicht als Ausnahme oder als Reaktion auf eine Sonderanfrage.
Denken Sie an Regierungen und andere Organisationen, die im Laufe der Jahre viele Dokumente erstellt haben, die der Öffentlichkeit über eine Website zur Verfügung gestellt werden. Diese Dokumente können nicht entfernt werden, um die Einhaltung der Vorschriften zu erreichen, sondern müssen korrigiert und allen zur Verfügung gestellt werden. Die ultimative Lösung besteht darin, diese Dokumente in zugängliche PDF-Dateien zu konvertieren, damit Benutzer, die unterstützende Technologien verwenden, ohne zusätzliche Eingriffe auf die Informationen zugreifen können.
Skalierbarkeit zur Erfüllung laufender Zugänglichkeitsanforderungen
Bei solch großen Dokumentenmengen kann die manuelle Bereinigung Monate und manchmal sogar Jahre in Anspruch nehmen. Und aufgrund der häufigen Aktualisierungen, Änderungen und Ergänzungen ist die Aufgabe buchstäblich nie erledigt. Mit einer Auto-Tagging-Lösung wie dem AccessibilityNow Publisher von CrawfordTech kann die Zeit für die Korrektur von Dokumenten von Tagen oder Wochen auf Minuten oder Stunden reduziert werden.
Unternehmen, die Dokumente korrigieren müssen, können auf diese Lösung zurückgreifen, um Kosten zu senken und die Lieferzeiten zu verkürzen. Ganz gleich, ob es sich um eine einmalige Korrektur, eine fortlaufende Wartung oder eine unternehmensweite Lösung handelt, AccessibilityNow Publisher akzeptiert PDF-Dateien und verwandelt Dokumente in konforme barrierefreie PDF- oder HTML-Dateien.
Wie bereits erwähnt, benötigen einige Benutzer nach wie vor traditionelle barrierefreie Formate wie Braille, Großdruck, eText oder Audio. Dank der zugrunde liegenden MasterONE-Architektur von CrawfordTech kann AccessibilityNow Publisher in Verbindung mit einer unserer Accessible Transforms-Lösungen alle alternativen Formate mit einer einzigen Einrichtung erzeugen. Dies reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand und macht es einfach, barrierefreie Dokumente in allen Formaten bereitzustellen.
Die Zukunft barrierefreier Dokumente: Ein besserer Weg für alle
Es besteht kein Zweifel, dass die Zukunft rosig ist, was die Erstellung barrierefreier Dokumente und die Bereitstellung gleichberechtigter Kommunikationszugriffe für alle Benutzer betrifft. Wir sind stolz darauf, ein anerkannter Branchenführer zu sein, der eine solide und umfassende Auswahl an Diensten und Lösungen anbietet, die die Erstellung barrierefreier Dokumente einfacher denn je machen.
