Produktionsautomatisierung sorgt für Effizienz
Hintergrund
Formost mediaOne bietet Druck- und Verteilungsdienste für Rechnungen, Kontoauszüge und andere wichtige Kundenkommunikation für eine Reihe von Unternehmen in den Bereichen Finanzdienstleistungen, Telekommunikation, Versorgungsunternehmen und Gesundheitswesen an. Das Unternehmen ist für seine gleichbleibend hohe Qualität, wettbewerbsfähige Preise, pünktliche Lieferung und außergewöhnlichen Kundenservice bekannt.
Das Unternehmen ist ständig auf der Suche nach innovativen Hard- und Softwarelösungen. Es ist von der Offset-Endlos-, Einzelblatt- und Rollenzuführung auf die digitale Rollen- und Einzelblattzuführung umgestiegen und profitiert von Skaleneffekten sowie der besten Hard- und Software, die es ihm ermöglichen, seine Betriebs- und Kundenanforderungen zu erfüllen und seinem Kundenstamm stets einen Mehrwert zu bieten.
Die Herausforderung
Formost mediaOne arbeitete bereits mit einer Bank zusammen, um vierteljährlich Auszüge zu drucken und zu verteilen. Als die Bank ihre alte Datenbank auf ein anderes System umstellte, bestand die resultierende Ausgabe aus einem PDF pro Konto oder etwa 180.000 einzelnen PDF-Dokumenten, von denen die meisten mehrere Seiten umfassten. Dies war in einer Produktionsumgebung eindeutig nicht sinnvoll, also wandte sich Formost mediaOne an Crawford Technologies, um Gespräche zwischen der Bank, Formost mediaOne und CrawfordTech zu führen.
Die grundlegende Herausforderung bestand darin, diese einzelnen Dateien zu kombinieren, um innerhalb eines Drucklaufs Kontoauszüge zu erstellen, die den Durchsatz optimieren, die Einsteckmaschinen antreiben, die Haushaltsführung unterstützen und Möglichkeiten zur Portoeinsparung nutzen. Darüber hinaus musste die Ausgabe intelligent gruppiert werden, je nachdem, ob der Kontoauszug für einen Händler oder einen Kunden bestimmt war, wobei die Gruppierung noch weiter nach Seitenzahl, Standort und Sprache verfeinert werden musste. Da es bei der vorherigen PDF-Ausgabe zu Problemen mit Schriftarten gekommen war, die zusätzliche Ineffizienzen und Engpässe verursachten, benötigten Formost mediaOne und ihr Kunde eine Lösung, die fehlende Schriftarten automatisch erkennt und durch richtig definierte Schriftarten ersetzt.
Die Lösung
Nach einer Analyse des aktuellen Workflows, der vorhandenen PDF-Dateien und der Überprüfung der Anforderungen und Ziele empfahl CrawfordTech die Implementierung von Operations Express in Verbindung mit PRO Concatenator. Die Bank stimmte zu, dass es am besten wäre, wenn Formost mediaOne die komplette Verantwortung für die Software sowie für die gesamte Produktion und Verteilung übernehmen würde.
Mit PRO Concatentator werden die einzelnen PDFs automatisch und intelligent zu Stapeln von etwa 50.000 Dateien zusammengeführt – ein viel effizienterer Produktionsablauf.
Operations Express wird eingesetzt, um Schriftarten einzubetten oder zu ersetzen, OMR-Barcodes für die Kuvertiermaschinen von Formost mediaOne anzubringen und die Ausgabedateien automatisch nach Dokumentempfänger, Seitenzahl und Standort zu gruppieren. Es wird auch verwendet, um Dateien aufzuteilen und zu indizieren, um sie für die Archivierung und ePresentment vorzubereiten.
Ergebnisse
Die Implementierung war, einschließlich der Tests, in weniger als einer Woche abgeschlossen. Mit einer von CrawfordTech Professional Services implementierten Batch-Verarbeitungsroutine ist die Dateiverarbeitung und -ausgabe nun hochgradig automatisiert und fehlerfrei. Sie haben diesen Workflow auf andere Kunden ausgeweitet und dabei dieselben Kernfunktionen genutzt, um den Durchsatz zu erhöhen und die Effizienz zu steigern.
Alex Calpito, Director of Operations, kommentiert: „Wir sind von den Fähigkeiten der Software überzeugt. Sie tut genau das, was wir brauchen, und wir werden weiterhin mehr damit machen. Am beeindruckendsten ist die Art und Weise, wie CrawfordTech auf unsere Bedürfnisse reagiert hat. Sie waren phänomenal! Die Einzelpersonen und Teams, mit denen wir zusammenarbeiten, sind immer für uns da und tun alles, um uns entgegenzukommen.“
Formost mediaOne plant bereits weitere Lösungen von Crawford Technologies und plant derzeit die Implementierung einer Lösung für die Barrierefreiheit von Dokumenten, um die Erstellung von barrierefreien PDF-Dateien für einen neuen Kunden zu automatisieren.
„Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit mit Crawford Technologies und betrachten unsere Beziehung als eine kooperative und erfolgreiche Partnerschaft“, sagte Alex Calpito.
„Wir sind von den Fähigkeiten der Software überzeugt. Sie
genau das, was wir brauchen, und wir machen noch mehr damit.“
