GIP senkt Kosten und erweitert Services
Hintergrund
Die GIP GmbH (GIP) ist ein Managed Service Provider mit Sitz in Offenbach, Deutschland. Das Unternehmen stellt Software und Dienstleistungen für den öffentlichen Sektor in ganz Deutschland bereit und bietet Lösungen, die die Erstellung von Personaldokumenten (HR-Dokumente) für 2,5 Millionen Beamte unterstützen.
GIP musste eine Reihe geschäftlicher Herausforderungen bewältigen. Dazu gehörten die Reduzierung des Papierverbrauchs und des Druckens, die Wahl des richtigen Archivierungsstandards und die Unterstützung von 15 deutschen Rechenzentren bei der Reduzierung ihrer Software- und Servicekosten.
GIP entschied sich für die branchenführende Software von CrawfordTech zur Unterstützung seiner PDF/A-Archivierungsstrategie, eDelivery für die Verteilung und Anzeige elektronischer Dokumente sowie zur Konsolidierung von Softwarediensten.
Die Herausforderung
GIP brauchte eine Lösung für ein uraltes Problem: wie man die Kosten senkt.
GIP bietet HR-Systemverwaltungsdienste an, die Funktionen wie Leistungsverwaltung, Gehaltsabrechnung, Personalbeschaffung, Schulung und Leistungsanalyse in einem einzigen Verwaltungsportal bereitstellen. Millionen von Beamten in ganz Deutschland verlassen sich bei der Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen und anderen damit verbundenen Dokumenten auf die Systeme, Software und Supportteams von GIP.
Als SAP-Softwareentwicklungspartner seit 2008 verfügt GIP über ein Team, das täglich die Änderungen bei Lohn- und Gehaltsabrechnungscodes, Tarifen und Gesetzen überwacht, um sicherzustellen, dass die Berechnungen aktuell und richtig sind.
GIP ist für die Bereitstellung von Managed Services und Softwarelösungen für 15 Rechenzentren in ganz Deutschland verantwortlich, die wiederum die Dokumentenausgabe und -verwaltung für 2,5 Millionen Mitarbeiter im öffentlichen Dienst übernehmen. Die Menge an Dokumentation, für die GIP verantwortlich ist, ist enorm, da jede monatliche Gehaltsperiode bis zu 300 Seiten pro Beamtem generiert. Das bedeutet, dass ihre Systeme und Supportteams jedes Jahr bis zu 9 Milliarden Seiten wichtiger Inhalte erstellen.
Das Papiervolumen war jedoch nicht das einzige Problem, das GIP lösen musste.
Die von GIP betreuten Rechenzentren bestehen aus einer Reihe von Softwarekomponenten von Dutzenden verschiedener Anbieter, um eine Komplettlösung für ihre Endkunden zu schaffen. Dies hat dazu geführt, dass jedes Rechenzentrum unterschiedliche Lösungen für dasselbe Problem hat und mehrere Support- und Wartungsverträge mit verschiedenen Anbietern abschließen muss.
Darüber hinaus benötigte GIP eine Möglichkeit, mit neuer Archivierungshardware, -software und -prozessen zu interagieren, die den deutschen Gesetzen zur Dokumentenaufbewahrung entsprechen. Je nach Dokumenttyp muss das Unternehmen die Ausgabe nicht nur archivieren, sondern auch zum richtigen Zeitpunkt vernichten. Die Schnittstelle zu Systemen, die diesen Prozess verwalten können, ist von größter Bedeutung.
„Jedes Jahr wird eine Menge Papier verschwendet. Wir haben ausgerechnet, dass wir allein im HR-Bereich 750 Millionen Seiten pro Jahr einsparen könnten, wenn wir die richtige Lösung finden würden“, sagt Patrick Jehle, Product Owner bei GIP.
„Unsere Hauptabsicht bestand nicht darin, den gesamten Prozess in jedem Rechenzentrum zu ändern, sondern aus der von jedem Standort erstellten AFP-Druckdatei die richtigen Dokumente im richtigen Format ohne Änderungen zu generieren“, fährt Jehle fort.
Lösung
„Bei Lösungen für den öffentlichen Sektor in Deutschland ist viel Papierkram nötig“, erklärt Jehle. Die Entscheidung für die Arbeit mit Produkten von CrawfordTech beruhte auf zwei Hauptfaktoren: der Bandbreite an Betriebssystemen, Plattformen und Lösungen, mit denen die Software funktioniert, sowie den Gesamtbetriebskosten des Systems. Da CrawfordTech die Kosten im Verhältnis zur Aufgabe hielt, konnte GIP die Rechenzentren mit einer kostengünstigen Lösung ausstatten. Die Flexibilität und Offenheit der Software half auch bei den Implementierungsfristen, und GIP konnte die Software einführen, ohne seine Prozesse zu ändern – ein Schlüsselelement in seiner Gesamtstrategie.
Die Lösung funktioniert nun folgendermaßen: Jeden Monat startet die Personalabteilung eines öffentlichen Unternehmens in Deutschland den Gehaltsabrechnungsprozess. Die Personalsoftware berechnet die Beträge für jede Person und alle Zahlungsanweisungen, und die daraus resultierende Dokumentation wird in eine AFP-Datei eingefügt. CrawfordTechs PRO AFP to PDF/A Transform verarbeitet diese riesige Druckdatei, und die resultierende Ausgabe wird gedruckt und/oder archiviert.
Während der Verarbeitung sucht die Software von CrawfordTech in den Dateien auch nach Hinweisen zu Formularen und Aufteilungsinformationen. Dank der Geschwindigkeit der Software können sich Mitarbeiter und Personalabteilung trotz der enormen monatlichen Volumina bereits am nächsten Tag in ihr System einloggen und auf die einzelnen Dokumente im PDF/A-Format zugreifen.
Auch die Tatsache, dass ein lokaler CrawfordTech-Händler in der Lage war, umfassende Software- und Supportleistungen anzubieten, hat Jehle und seinem Team geholfen, eine erfolgreiche Lösung zu implementieren. „Wir haben wirklich gut mit Rasterpunkt zusammengearbeitet. Sie verstehen unsere Probleme und helfen uns, sie schnell zu lösen.“
Richard Mayer, Managing Director von Rasterpunkt, betont, dass die Wahl nicht nur auf Grund der niedrigen Gesamtbetriebskosten und der Plattformunabhängigkeit auf die Lösung von CrawfordTech fiel: „CrawfordTech bietet die einzige verfügbare Lösung, die die technischen Anforderungen von GIP erfüllt. Es ist wirklich die beste Wahl für diese Aufgabe.“
Ergebnisse
GIP schätzt, dass sie 750 Millionen Seiten pro Jahr einsparen, wenn sie diese Lösung nur im HR-bezogenen Teil ihres Angebots nutzen. GIP ist davon überzeugt, dass die Gesamteinsparungen in Zukunft durch die Ausweitung der CrawfordTech-Lösung auf andere Geschäftsbereiche bei fast 2 Milliarden Seiten pro Jahr liegen könnten.
Laut Jehle ist die Umwandlung von CrawfordTech PRO AFP in PDF/A „ein wichtiger Teil der Lösung, der für die Einsparung von 750 Millionen und möglicherweise 2 Milliarden Seiten pro Jahr verantwortlich ist.“
Darüber hinaus hat die Software von CrawfordTech GIP dabei geholfen, seine Strategie der Konsolidierung von Lösungen für die Rechenzentren umzusetzen und so den Wartungs- und Supportaufwand zu senken.
Schließlich trägt die Erstellung von PDF/A-Dateien nach ISO-Standard dazu bei, sicherzustellen, dass die für den späteren Abruf gespeicherten Dateien auch in Zukunft lesbar sind. PDF/A-Dateien enthalten alle erforderlichen Ressourcen, um die Ausgabe in den kommenden Jahren zu reproduzieren, und vermeiden so die Erstellung von „Friedhofsarchiven“ mit Dateien, die nicht mehr verwendet werden können.
