Finanzdienstleister konvertiert druckfertige Transaktionsdokumente in responsive Formate für Mobilgeräte

Die Herausforderung

Als führendes Unternehmen der Finanzbranche und Technologievorreiter, das für seine überragende Kundenerfahrung bekannt ist, wurde das Institut mit Kundenanfragen konfrontiert, die ihre Transaktionsdokumente wie Kontoauszüge, Rechnungen und Mitteilungen nicht nur in gedruckter Form, sondern auch in anderen Formaten bereitstellen wollten. Grund dafür war der Trend, dass die Kunden vom traditionellen Bankgeschäft ab- und zum elektronischen Bankgeschäft übergingen. Sie wollten ihre tragbaren Mobilgeräte nutzen, um die mobile App des Finanzinstituts zu nutzen, um Transaktionen durchzuführen, Kontoauszüge zu lesen und Benachrichtigungen zu erhalten. Da die Transaktionsdokumente des Instituts für den Druck erstellt wurden, waren sie nicht reaktionsfähig und mit tragbaren Mobilgeräten mit kleinen Bildschirmen kompatibel. Die Kunden des Finanzinstituts waren schnell frustriert über die mühsame Arbeit, die sie beim Lesen von PDF-Dokumenten auf ihren Mobilgeräten leisten mussten.

Die Herausforderungen bei der Konvertierung druckfertiger Transaktionsdokumente in responsive Dokumente für mobile Geräte waren vielfältig, ließen sich aber in die folgenden Hauptkategorien unterteilen:

• Markteinführungszeit: Die Erstellung neuer, mobiler und webfreundlicher responsiver Dokumente erforderte wiederholte Arbeit durch die Neuzusammenstellung von Dokumenten, die von den geschäftlichen und staatlichen Aufsichtsbehörden überprüft und geprüft wurden.
• Anzahl der Dokumenttypen: Die große Vielfalt, Variabilität und Komplexität der Dokumenttypen und die enorme Menge, die erstellt werden musste, verhinderten eine Einheitslösung.
• Zusammensetzung: Die Autorschaft für Transaktionsdokumente wurde dezentralisiert und von den Geschäftseinheiten verwaltet. Dies führte zu einem inkonsistenten Designansatz.
• Archivierte Dokumente: In Archiven gespeicherte Unterlagen wie Kontoauszüge müssen für den Druck formatiert sein, aber in responsiven Formaten verfügbar sein. Das Speichern mehrerer Versionen derselben Dokumente ist kostspielig und könnte als Rechtsverstoß angesehen werden.

Das Finanzinstitut wollte jegliche Verzögerungen vermeiden. Die Markteinführungszeit war entscheidend. Es brauchte eine Lösung, um ein System bereitzustellen, das auf Abruf erstellte, kundenorientierte Transaktionsdokumente in responsive Formate konvertieren kann, die auf tragbaren Mobilgeräten angezeigt werden können. Die Lösung musste die Methode berücksichtigen, mit der Kunden Dokumente abrufen und wie sie angezeigt werden müssen. Sie musste auch die enorme Menge an Dokumenten bewältigen, die von einer Vielzahl von Systemen, Anwendungen und Programmen generiert und in mehreren Enterprise Content Management-System-Repositories gespeichert wurden.

Die Lösung

Das Finanzinstitut entschied sich für die Implementierung eines Vorlagenprozesses, der sowohl neue als auch vorhandene Transaktionsdokumentdateien aus der aktuellen standardisierten Druckausgabe in ein geeignetes, reaktionsfähiges und für mobile Geräte geeignetes Format umwandeln bzw. konvertieren würde. Der Prozess musste automatisch die Unterschiede in Schriftart und Form berücksichtigen, die in mehreren Versionen desselben Dokuments auftraten.

Das Finanzinstitut wandte sich an das Fachwissen, die Software und die Dienstleistungen von Crawford Technologies, um Vorlagen zu erstellen, die die ursprünglich für den Druck konzipierten Dokumente in ein mobilfähiges, responsives Format umwandeln.

Als Ausgabetyp wurde HTML5 gewählt, da es bei Verwendung mit einem Webbrowser wie Google Chrome, Microsoft Edge oder Mozilla Firefox schnell auf den Bildschirm eines Mobilgeräts passt.

Das Produkt Sunrise von Crawford Technologies, ein Manager für die Umwandlung von Webdiensten, wurde ausgewählt, um die Flexibilität und Leistung zu bieten, die erforderlich ist, um auf die Dokumentanfragen der Kunden zu reagieren. Es ist in der Lage, in Echtzeit ein druckfertiges Transaktionsdokument in ein mobiles, kundenfreundliches HTML-Format zu konvertieren und zu formatieren.

Das Finanzinstitut entschied sich für einen schrittweisen Ansatz zur Implementierung der Lösung:

Phase 1 – Vorlagendesign

Das Finanzinstitut implementierte PRO Designer, eine leistungsstarke und intuitive grafische Benutzeroberfläche (GUI). Sie wurde mit den vorhandenen Transaktionsdokumenten (Auszüge, Rechnungen, Bescheide) verwendet, um Vorlagen für die Konvertierung von AFP- und PDF-Dokumenten in responsives HTML zu erstellen und zu konfigurieren. Der Prozess zur Erstellung neuer Dokumentenkonfigurationsvorlagen erforderte keine Programmierung oder Beteiligung der IT-Abteilung.

Nachdem die Vorlagen für die Dokumentenkonvertierung erstellt und bewertet worden waren, um den Anforderungen des Finanzinstituts gerecht zu werden, bestand der nächste Schritt darin, Sunrise einzusetzen. Es wurde für die Echtzeitverarbeitung von Dokumentenkonvertierungen in responsives HTML unter Verwendung von mit PRO Designer erstellten Vorlagen und dynamischen Kundendaten eingesetzt.

Phase 2 – Bereitstellung

Sunrise ist ein Web Services Document Transformation Manager, der eine API-Integrationsschicht verwendet, um die Kommunikation zwischen den Dokumentenspeichern des Finanzinstituts, den Dokumentenkonvertierungsvorlagen und der Document Transformation Engine (DTE) von Crawford Technologies zu verwalten. Die Lösung kann vor Ort, in der Cloud oder in einer hybriden Umgebung eingesetzt werden.

Wenn ein Kunde einen Kontoauszug oder eine Rechnung über das Bankportal oder die mobile App des Finanzinstituts anfordert, wird eine Serviceanfrage an Sunrise gestellt. Sunrise ruft dynamisch die entsprechende Dokumenttransformationsvorlage und die Transformationsdienste von DTE auf, um das Dokument in responsives HTML für mobile Geräte oder in PDF zu konvertieren, wenn die Anfrage von einem PC aus gestellt wird. Nachdem Sunrise die Konvertierung abgeschlossen hat, wird das konvertierte Dokument an den anfragenden Dienst und dann an den Kunden, der die Anfrage gestellt hat, weitergeleitet.

Die Ergebnisse

Sunrise stellt sicher, dass die passende Dokumentvorlage, Schriftart und andere Ressourcen auf der Grundlage des ursprünglichen Dokumentdatums korrekt mit dem dynamischen Dokumenttext (Kundennummer, Adresse und Daten) kombiniert werden.

Der automatisierte Prozess bietet Benutzern die Möglichkeit, Dokumente im gewünschten Format selbst anzufordern. Manuelle Eingriffe, die Koordination mit einem Callcenter oder die Interaktion mit dem Kundendienst entfallen.

Wenn Sie Sunrise zusammen mit einem Portal und einer mobilen App für den Kundenservice verwenden, kann es den Gerätetyp des anfragenden Benutzers erkennen und das Dokumentenformat auswählen – ganzseitiges PDF oder dynamisches, reaktionsfähiges HTML – und die entsprechende Dokumentenkonvertierung automatisch vornehmen.

Sunrise ist zusammen mit PRO Designer, DTE und seinen Transformationsdiensten ein automatischer, vorlagengesteuerter Manager für die Dokumententransformation, der einen nahtlosen Zugriff auf Auszüge, Rechnungen und andere Transaktionsdokumente ermöglicht.