Eine Krankenversicherung implementiert barrierefreie Dokumente
Hintergrund
Diese große US-Krankenversicherung musste ihren blinden, sehbehinderten und geistig behinderten Kunden barrierefreie Dokumente zur Verfügung stellen. Sie wusste, dass sie Vorschriften wie den Rehabilitation Act Section 508 ICT Refresh und den ACA einhalten musste, und war auch der Ansicht, dass alle ihre Kunden gleichberechtigten und unabhängigen Zugang zu wichtigen Kommunikationsmitteln haben sollten.
Die Herausforderung
Nahezu alle Kundendokumente wurden über das Internet übermittelt und in einem Enterprise Content Management-System im AFP-Format gespeichert und in HTML und PDF elektronisch präsentiert. Die Versicherungsgesellschaft benötigte eine Lösung, die sich in ihr ECM-System integrieren ließ und große Mengen komplexer Dokumente wie Leistungserklärungen, Kontoauszüge und Rechnungen verarbeiten konnte. Sie wollte sicherstellen, dass die Lösungsarchitektur und die Lizenzierung ihnen eine flexible und skalierbare Grundlage für zukünftiges Geschäftswachstum und -entwicklung bieten würden.
Bei der Prüfung der Optionen für barrierefreie Formate entschied sich das Unternehmen, sowohl barrierefreies PDF als auch barrierefreies HTML5 anzubieten, da seine Kunden bei ihrer Kommunikation bereits auf ePresentment setzten. Sie erkannten, dass barrierefreies HTML5 zwar für Dokumente wie Rechnungen das bevorzugte Format sein könnte, für mehrseitige Mitteilungen wie Leistungserklärungen jedoch barrierefreies PDF besser geeignet wäre.
Sie mussten die Konvertierung ihrer AFP-Druckströme in barrierefreies PDF und barrierefreies HTML5 mit vollständiger Dokumentintegrität automatisieren – und dabei sicherstellen, dass alle Informationen exakt mit dem Original übereinstimmten, in der richtigen Lesereihenfolge vorlagen und mithilfe unterstützender Technologien problemlos genutzt werden konnten.
Die Lösung
Mit seiner bahnbrechenden MasterONE-Architektur war CrawfordTech in der Lage, beide barrierefreien Formate von einer einzigen Einrichtung aus zu unterstützen und so Zeit und Geld zu sparen. Mit AccessibilityNow Gateway, einer Content Repository API für jedes CMIS-konforme Repository, konnte Crawford Technologies sein ECM-System integrieren und eine technische Grundlage sowohl für die unmittelbaren geschäftlichen Bedürfnisse als auch für zukünftige Anforderungen implementieren. Die Lösungen arbeiten zusammen, um AFP-Dateien automatisch in barrierefreies PDF oder barrierefreies HTML5 umzuwandeln, während die native AFP-Datei im ECM-System erhalten bleibt.
AccessibilityNow Designer bietet eine einfach zu bedienende grafische Benutzeroberfläche, so dass die Mitarbeiter Dokumente leicht kennzeichnen, die richtige Lesereihenfolge bestimmen und die Ergebnisse am Bildschirm überprüfen können. Die CrawfordTech-Teams für professionelle Dienstleistungen und Dokumentenzugänglichkeit boten Beratung, Anpassung, Implementierung und Schulung an und sorgten so für einen reibungslosen Übergang, während das Unternehmen mit den laufenden Prozessen fortfuhr.
Ergebnisse
Wenn ein Kunde barrierefreies PDF oder barrierefreies HTML5 anfordert, wird die Datei jetzt sofort in das gewünschte Format konvertiert. Der Inhalt des Dokuments bleibt erhalten, während es in ein Format umgewandelt wird, das das Lesen mit unterstützender Technologie ermöglicht. Der Kundendienst kann problemlos auf dasselbe Dokument zugreifen, wobei persönliche und vertrauliche Informationen entsprechend redigiert werden, um die Privatsphäre zu schützen.
Indem das Unternehmen seine Dokumente weiterhin im AFP-Format speichert, benötigt es weniger Speicherplatz und kann gleichzeitig sicherstellen, dass alle Dokumente problemlos in die Formate barrierefreies PDF oder barrierefreies HTML5 konvertiert werden können – unabhängig davon, ob ein Kunde jetzt oder in Zukunft ein barrierefreies Format benötigt.
Diese Krankenversicherung erfüllt nun alle Vorschriften, darunter die ACA- und IKT-Aktualisierung gemäß Abschnitt 508, und profitiert von der Effizienz eines eng integrierten Workflows. Am wichtigsten ist jedoch, dass keiner ihrer Kunden beim Zugriff auf wichtige Mitteilungen diskriminiert wird.
