Ein Kommunikationsanbieter optimiert seinen Workflow
Hintergrund
Dieser in den USA ansässige Dienstleister ist auf die Bereitstellung unternehmenskritischer Kundenkommunikation für Branchen wie das Gesundheitswesen, den Finanzsektor, die Versorgungswirtschaft, die Telekommunikation und das Inkasso spezialisiert, in denen Sicherheit, Genauigkeit und Compliance von entscheidender Bedeutung sind. Das Unternehmen druckt weit über eine Milliarde Seiten pro Jahr und verschickt fast eine halbe Milliarde Pakete. Daher versucht das Unternehmen, seinen Produktionsprozess so effizient wie möglich zu gestalten.
Die Herausforderung
Das Unternehmen erhält von mehreren Kunden Dateien in unterschiedlichen Formaten und mit unterschiedlichen Produktionsanforderungen. Da das Unternehmen sowohl Einzelblatt- als auch Endlosdruckmaschinen hatte, musste es sowohl PDF- als auch AFP-Dateien ausgeben und, wenn möglich, Aufträge kombinieren und standardisieren, die zu klein für die Ausgabe auf den Rollendruckmaschinen waren.
Ein wesentlicher Bestandteil ihrer Anforderungen bestand darin, dass die Lösung flexibel und skalierbar sein sollte, um zukünftige Softwareversionen, Änderungen an der Ausrüstung sowie Wachstum und Weiterentwicklung ihres Unternehmens zu unterstützen.
Die Lösung
CrawfordTech hat eine Auswahl von Produkten implementiert, um eingehende Druckdatenströme in PDF oder AFP zu konvertieren und Dateien für eine verbesserte Automatisierung und Effizienz neu zu bearbeiten. Der Workflow-Prozess wird automatisch gestartet, wenn eine ZIP-Datei eintrifft, die eine beliebige Anzahl einzelner PDF-Dateien sowie eine MRDF-Datei zum Extrahieren von Auftragsinformationen enthält.
Sobald die Dateien entpackt sind, überprüft ein automatisierter Prozess, ob die Anzahl der MRDF-Datensätze und die Anzahl der PDF-Dokumente übereinstimmen. Alle nicht übereinstimmenden Dateien werden in einen Fehlerordner verschoben und eine Benachrichtigungs-E-Mail generiert. Der Prozess ruft dann die REST-API auf, um die Anweisungen abzurufen, die zur Verarbeitung der Aufträge erforderlich sind.
Zu den Werten und Parametern der REST-API gehören:
- Der ursprüngliche individuelle Dateiname für jedes Dokument
- Der Name und die ID des Kunden
- Der Pakettyp basierend auf den Post-/Versandanforderungen
- Der Kundenabrechnungscode
- Eine Bestimmung, wie viele Seiten jedes Dokument hat
- Druckertyp (Rollen- oder Blattdruck)
- Ob der Auftrag simplex oder duplex gedruckt werden soll, einschließlich des Hinzufügens einer leeren Seite, um sicherzustellen, dass alle Dokumente eine gerade Anzahl von Seiten haben
- Hinzufügen von 2D-Barcodes an der richtigen Stelle für Einsteckgeräte
- Vollfarbe hinzufügen und/oder Farbe in Graustufen umwandeln
- Erstellen von Display-Headern und Bannerseiten
- Größenanpassung von nicht standardmäßigen Seiten
- Extraktion der Postanschrift aus dem Dokument. Die Postanschrift wird zur späteren Verwendung gespeichert.
- Andere Parameter zur Erleichterung und Verfolgung der Ausgabe
Wenn dieser Vorgang bei einer einzelnen PDF-Datei fehlschlägt, wird sie im Ordner „Fehlgeschlagen“ abgelegt und eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet.
Ausgabebereite Aufträge werden je nach Seitenanzahl in Arbeitsordner für verschiedene Umschlaggrößen (Standard, 6 x 9 Zoll oder flach) gelegt. An diesem Punkt wird der Prozess die Ausgabe in einzelne Dateien zusammenfassen, eine neue MRDF-Datei und einen Zusammenfassungstext für die Abrechnung erstellen und mit der Verarbeitung der Aufträge beginnen.
Ergebnisse
Dieser Kunde hat seinen Workflow automatisiert und die Bearbeitungszeit verbessert, während gleichzeitig Fehler reduziert wurden. Der geänderte Workflow ist für seine Kunden völlig transparent und erforderte keine wesentlichen Änderungen an seiner Infrastruktur oder seinen Standardprozessen.
