Ein In-Plant standardisiert den Betrieb
Hintergrund
Dieser große Staat verfügt über einen zentralisierten Betriebsbetrieb, der Druck- und Versanddienste für mehrere Abteilungen und Behörden bereitstellt. Um die Durchlaufzeiten zu verbessern und Fehler zu reduzieren, wollten sie Prozesse konsolidieren und automatisieren.
Herausforderungen
Da es praktisch keine Standardisierung gab, musste das Werk mit einer Reihe unterschiedlicher eingehender Druckdatenströme umgehen, darunter AFP, PDF und LCDS. Verzögerungen bei der Verarbeitung und beim Versand führten dazu, dass abteilungsspezifische SLAs nicht eingehalten wurden und die Zahlungen verzögert eingingen, weil Kunden Benachrichtigungen und Rechnungen nicht rechtzeitig erhielten. Sie mussten alle Formate berücksichtigen, in AFP konvertieren und in ihr bestehendes Workflow-System integrieren.
Lösung
CrawfordTech Print Stream Transforms und Operations Express wurden implementiert und in die bestehenden Arbeitsabläufe und Systeme integriert, so dass ein durchgängig automatisierter Arbeitsablauf entstand. Die Software von Crawford Technologies wurde auf einem zentralen Server installiert, um einen besseren Zugang für die Mitarbeiter zu ermöglichen.
Der neue Workflow wird gestartet, wenn Dateien und Daten im Werksbetrieb eingehen. MRDF-Dateien werden verwendet, um Seiten- und Dokumentkomponenten zu identifizieren und Standarddokumentkontrollen zu erstellen, darunter Barcode-Inhalt und -Speicherort, Sequenznummern für Fensterumschläge sowie die Bestimmung von Nachdrucken, manuellen Reparaturen und beschädigten Rücksendungen.
Zu den ausgewählten Änderungen und Verbesserungen an eingehenden Druckströmen gehören:
- Entfernen und Hinzufügen von Barcodes für Kuvertiermaschinen und postalische Optimierung
- Extrahieren und/oder Neupositionieren von Adressblöcken
- Auswertung des Auftragslistenprofils zur Festlegung der Verarbeitung
- Erstellung von Bannerseiten für Setups und Steuerungen
- Konvertierung und Normalisierung von Druckströmen in AFP, die TLE-Datensätze mit Metadaten enthalten
- Erstellung der endgültigen Ausgabedatei mit neuen Werkssteuerungen und MRDF-Datensatz
Die CrawfordTech-Lösung unterstützt die Möglichkeit, auf jeden Inhalt der Seite zu reagieren und E-Mails zu senden, die die Bediener über den Status von Fehlern und Auftragserfüllungen informieren. Der Nachdruckprozess wurde automatisiert, wobei Aufträge aktiv bleiben, bis alle Nachdrucke abgeschlossen sind. Alle Aufträge, Protokolle, MRDF-Dateien und Informationen werden gezippt und komprimiert, um die Nachverfolgung und Produktionsanalyse zu erleichtern.
Ergebnisse
Der Staat hat den neuen Workflow schrittweise in zwei Abteilungen eingeführt und konnte eine Verbesserung des Serviceniveaus und der Kundenzufriedenheit feststellen. Da sich der Prozess zur Auftragsübermittlung nicht geändert hat, verlief die Anpassung reibungslos und unkompliziert. Sie freuen sich darauf, weitere Abteilungen einzubinden und betrachten die CrawfordTech-Lösungen als solide Grundlage für zukünftiges Wachstum.
