Ein großer Druckdienstleister optimiert PDF-Dateien
Hintergrund
Die Optimierung des Durchsatzes, die Automatisierung von Prozessen und die Senkung der Kosten sind entscheidende Faktoren für den Erfolg und die Rentabilität in der heutigen wettbewerbsintensiven Welt des Druck- und Postoutsourcings. Durch den Einsatz der Softwarelösungen von Crawford Technologies konnte dieser internationale Druck- und Postdienstleister dies erreichen, indem er die Verarbeitung und den Druck von PDF-Dateien erheblich verbesserte.
Die Herausforderung
Die Herausforderung für diese Druckerei bestand darin, dass die Verarbeitung vieler PDF-Dateien mehrere Stunden dauerte oder sogar fehlschlug, was den gesamten Produktionsprozess verlangsamte oder unterbrach. Die Auswirkungen auf die Effizienz und letztlich auch auf die Rentabilität waren erheblich, da problematische PDF-Dateien zu Verzögerungen bei anderen Aufträgen führten und die pünktliche Lieferung an die Kunden gefährdeten.
Obwohl der PSP über ein vorhandenes Produkt zur Verwaltung von PDF-Dateien verfügte, genügte es seinen Anforderungen nicht und unterstützte keine Produktionsumgebung mit hohem Volumen und schnellen Durchlaufzeiten.
Der Betriebsleiter erklärte: „Wir haben ein MS Windows-basiertes Produkt ausprobiert, das auf einer GUI-Schnittstelle basierte und alles intern im PDF-Format verarbeitete. Da es PDF als internes Verarbeitungsformat verwendete, dachten wir, dass es unseren Anforderungen an den Produktionsdurchsatz und unsere Anforderungen an die Erstellung richtig strukturierter PDFs für maximale Produktivität gerecht würde. Aber die Verarbeitung und der Druck vieler unserer PDF-Dateien dauerten immer noch viel zu lange.
Immer mehr unserer Kunden senden uns Druckdateien im PDF-Format und erwarten, dass wir sie einfach annehmen und richtig verarbeiten können. Wir waren zunehmend frustriert über unsere Fähigkeit, diese schlecht formatierten PDF-Dateien richtig zu verarbeiten und sie für unsere Produktionsanforderungen zu optimieren. Wir dachten sogar darüber nach, zusätzliche Server hinzuzufügen oder unsere vorhandenen aufzurüsten, um die Verarbeitung zu beschleunigen. Und wir brauchten etwas, das wir in unsere vorhandenen Workflow-Systeme integrieren konnten – etwas, das nicht vorhanden war und zur allgemeinen Ineffizienz beitrug.“
Lösung
Nach einer Bewertung der Dateien und des aktuellen Workflows empfahl Crawford Technologies ein kombiniertes Produktpaket zur Optimierung und Verbesserung der PDF-Dateien, um den Durchsatz für alle Aspekte der Druckproduktion zu maximieren. Ein Proof of Concept wurde beim Kunden installiert, damit dieser eine umfassende Bewertung vornehmen und sicherstellen konnte, dass die Lösung in seine bestehenden Systeme integriert werden konnte.
Nach Aussage des Betriebsleiters war Crawford Technologies der einzige Anbieter, der alle Anforderungen des Unternehmens erfüllen konnte:
- Minimieren der PDF-Dateigröße für eine schnellere Verarbeitung und effizientere
- Optimierung von PDFs für den Druck, einschließlich der Beseitigung sich wiederholender grafischer Elemente, der Standardisierung der PDF-Struktur, der Beseitigung sich wiederholender Schriftarten mit unterschiedlichen Namen, der Beseitigung schlecht strukturierter Schriftzeichensätze und
- Unterstützt die nahtlose Integration in ihr vorhandenes Workflow-System, einschließlich der Erleichterung der Seitenzählung, Blattzählung, Auftragsgröße und der Bereitstellung anderer Betriebs- und Abrechnungsstatistiken.
Ergebnisse
Der Druckdienstleister konnte die Verarbeitungszeit seiner PDF-Dateien an mehreren Stellen des Produktionsworkflows deutlich verkürzen. Dateien, deren Verarbeitung zuvor 7 Stunden dauerte, sind jetzt in weniger als 20 Minuten fertig – eine deutliche Verbesserung. Für die Vorbereitung, Fehlerbehebung und Änderung der PDF-Dateien sind weniger Ressourcen erforderlich, was zusätzliche Zeit und Geld spart. Außerdem müssen sie keine teuren Upgrades ihrer Server mehr in Betracht ziehen, um die Verarbeitungsgeschwindigkeit zu verbessern.
„Wir waren von der Produktivität und Flexibilität der CrawfordTech-Software begeistert. Die schnellere Verarbeitung der problematischsten Dateien war bemerkenswert, aber wir haben bei allen unseren PDF-Dateitypen erhebliche Produktivitätssteigerungen festgestellt. Und da wir ihre Software über ein Skript, eine Befehlszeile oder einen API-Aufruf aufrufen können, haben wir die Produktionsflexibilität und Integration, die wir brauchen. Sie lässt sich auch gut in die anderen Module unseres Workflow-Systems integrieren. Sie haben wirklich an alles gedacht, was die Daten und Methoden betrifft, die wir benötigen würden, um ihr Produkt in unser bestehendes Produktions-Workflow-System zu integrieren.“
Crawford Technologies ist mehr als nur ein Software-Anbieter, sondern geht auf die spezifischen Anforderungen ein, die wir in unserer Umgebung haben. Das Fachwissen und die praktische Erfahrung, die das Team von Crawford Technologies mitbringt, sind erstklassig. Es ist erfrischend zu hören: ‚Oh, das habe ich schon einmal erlebt. Ich weiß, wie man das beheben kann.
