Ein Druckdienstleister automatisiert die Produktion
Hintergrund
Dieses große, international aufgestellte Druckdienstleistungsunternehmen ist einer der größten Postdienstleister Nordamerikas und produziert einen erheblichen Anteil der internationalen Post. Es bietet eine breite Palette von Dienstleistungen an, darunter Dokumentenerstellung, elektronische Präsentation, Druck, Portooptimierung, Marketing, Postversand und damit verbundene Dienstleistungen.
Die Herausforderung
Das Unternehmen produziert jährlich über 1 Milliarde gedruckte und elektronische Dokumente. Die Fähigkeit, Dateien in verschiedenen Formaten von einer Vielzahl von Kunden anzunehmen und sie über einen automatisierten Workflow für den Druck, die elektronische Präsentation und die Archivierung zu verarbeiten und auszugeben, ist für ihre Rentabilität und ihr Wachstum von entscheidender Bedeutung.
Die Lösung
Crawford Technologies arbeitete mit diesem Unternehmen zusammen, um seine Bedürfnisse in Bezug auf seine derzeitige internationale Infrastruktur mit mehreren Standorten zu bewerten und dabei Produktionsspitzen, End-to-End-Workflows und Systemredundanzanforderungen sowie seine Wachstumserwartungen zu berücksichtigen. Sie brauchten eine Lösung, die über eine API aufgerufen und einfach in ihr ADF integriert werden konnte, um sie an jedem ihrer Standorte einzusetzen und alle möglichen Datenströme zu verarbeiten und eine unbegrenzte Anzahl von Druck- und Endverarbeitungsgeräten zu unterstützen. Die Lösung war der Einsatz von Crawford Technologies Operation Express Transform- und Document Re-Engineering-Lösungen in Verbindung mit den DDA-Archivierungsprodukten von Crawford Technologies.
Wie es funktioniert
Der Dienstleister nutzt die Produkte von Crawford Technologies im Wesentlichen auf vier Arten:
1 – Vorbereitung der Dokumente für die Produktionsfabrik
Einer der Hauptgründe für den Erfolg dieser Organisation ist, dass sie alle Dokumente auf konsistente, betrieblich optimierte Weise elektronisch aufbereitet. Crawford Technologies Operations Express wird verwendet, um automatisch jeden eingehenden Dokumententyp zu analysieren. Diese Analyse verwendet Geschäftsregeln, um Daten zu extrahieren und wichtige Metadaten in TLEs und No-Op-Datensätze auf jeder Seite jedes Dokuments einzubetten. Nachgelagerte Systeme stützen sich dann auf diese Metadaten für die Produktionsplanung, die Portooptimierung, die Produktionsplanung und die Weiterleitung an die kostengünstigsten Produktionsanlagen. Alles wird elektronisch und ohne menschliches Zutun bestimmt.
2 – Optimierung der Anzeigegeschwindigkeit elektronischer Dokumente
Viele Kunden dieses Unternehmens erzielen erhebliche Produktions- und Portoeinsparungen, wenn sie ihre Dokumente elektronisch in ihrem Archiv präsentieren. Das Unternehmen setzt die DDA-Archivtechnologie von Crawford Technologies ein, um die Dokumente seiner Kunden in ihrem nativen Druckdateiformat, in der Regel AFO, zu speichern und dann dieselben Dateien on-the-fly abzurufen und in PDF zu konvertieren, um sie den Endkunden durch die Integration mit den eigenen Websites der Kunden zu präsentieren.
3 – Optimiert für die Farbtintenstrahlproduktion
Mit der zunehmenden Verbreitung des 0-Farb-Tintenstrahldrucks sind Elemente wie Bilder, Logos, Grafiken und andere grafische Inhalte als Bilder in der Druckdatei enthalten. Die Verwendung von Grafiken in den Druckdateien spart Geld für vorgedruckte Formulare und sorgt für überzeugendere persönliche und relevante Inhalte auf jedem Kundendokument. Diese hochauflösenden Bilder sind jedoch sehr groß und können den Zeitaufwand für die Konvertierung von AFP in PDF für die elektronische Dokumentenübermittlung erhöhen. In Zusammenarbeit mit diesem Unternehmen hat Crawford Technologies Techniken implementiert, bei denen vorkonvertierte Bilder verwendet werden, was zu einer erheblichen Verkürzung der Verarbeitungszeiten führte und die Anzahl der Server reduzierte, die für eine akzeptable Reaktionszeit bei der elektronischen Übermittlung erforderlich sind. Die Nutzung dieser Fähigkeit hat zu Geschwindigkeitssteigerungen von bis zu 1.000% geführt.
4 – Minimierung des Archivspeichers
Einer der größten Kostenfaktoren bei Archiven ist der Speicherplatz, der zum Speichern der Daten benötigt wird. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Gültigkeit der Daten als wahre Darstellung der Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt.
Um den Speicherplatz zu minimieren, verwendet die DDA-Technologie von Crawford Technologies eine intelligente Komprimierung und Indizierung zur Archivierung der ursprünglichen Druckdatei. Mit dieser Technik wird die beste verfügbare Komprimierung erreicht und die Dateigröße wird in der Regel um 25 % bis 90 % kleiner als die ursprüngliche AFP-Druckdatei. In einem Fall wurde die Größe einer druckfertigen Datei mit 1 Million Seiten und 20 Gigabyte auf 2 Gigabyte reduziert.
Um die Datengültigkeit zu gewährleisten, wird die ursprüngliche Druckdatei im DDA-Archiv gespeichert. Dadurch wird sichergestellt, dass die Datei, die die Druckausgabe generiert, auch die gespeicherte Datei ist. Sie enthält wertvolle Daten wie Befehle zur Fachauswahl, Endbearbeitungsbefehle und andere Daten, die erforderlich sind, um das Dokument genau so zu erstellen, wie es ursprünglich erstellt und verschickt wurde. Viele Vorschriften verlangen die Erstellung von Dokumenten wie Rechnungen, Abrechnungen, Kontoauszügen und anderen Dokumenten als wahre Aufzeichnung von Finanz- und Geschäftsbeziehungen, sodass die Fähigkeit, diese Dokumente originalgetreu zu reproduzieren, von entscheidender Bedeutung ist.
Ergebnisse
Durch die Zusammenarbeit mit Crawford Technologies konnte dieses Unternehmen sein ursprüngliches Ziel erreichen, einen hocheffizienten automatisierten Produktionsprozess zu implementieren, der ihm und seinen Kunden erhebliche Einsparungen ermöglicht. Sie konnten die Portokosten senken, mit weniger Ressourcen mehr erreichen und die Ausgaben für Hardware und Infrastruktur reduzieren.
