Ein Anbieter von Finanzlösungen automatisiert seinen Workflow
Hintergrund
Dieses Großunternehmen mit einem Jahresumsatz von rund 10 Milliarden US-Dollar bietet 30 Millionen Menschen direkt und über mehr als 150.000 Makler und Berater in den USA und Großbritannien finanzielle Leistungslösungen wie Invaliditäts-, Lebens-, Kranken- und Unfallversicherungen an.
Ihre zentral gelegene Druckerei verwendet Tintenstrahltechnologie, um Kontoauszüge und andere Materialien zu produzieren und zu versenden. Da das Ausgabevolumen sehr hoch ist und sie die vorgeschriebenen SLAs einhalten müssen, hat dieser Anbieter das Océ PRISMAproduction-Workflowsystem von Canon implementiert, um maximale Produktionseffizienz zu erzielen.
Die Herausforderung
Das Unternehmen für finanzielle Leistungen hatte in eine Postoptimierungssoftware von Satori investiert, die in die Arbeitsabläufe und die Produktionsumgebung integriert werden musste. Da die Integration sechs verschiedene Dokumenttypen unterstützen musste, darunter sieben verschiedene Versionen von 1099-Steuererklärungen, war es schwierig, eine vollständig integrierte Lösung erfolgreich zu erstellen.
Die Lösung
Crawford Technologies empfahl die Integration von Operations Express mit dem Canon Océ PRISMAproduction Workflow System und ihrer Postoptimierungssoftware, um die beiden Systeme effektiv miteinander zu verbinden. Um alle Dokumententypen zu verwalten und einen hohen Automatisierungsgrad zu erreichen, entwickelte das professionelle Serviceteam von CrawfordTech einen mehrstufigen Prozess, der anwendungsspezifische Druckströme normalisierte und einen Standard-Workflow bereitstellte, um zusätzliche Dokumententypen zu unterstützen und zukünftige Workflow-Erweiterungen zu ermöglichen.
Der Prozess
Der erste Schritt des Workflows besteht darin, die Adressblockdaten zu extrahieren, diese Informationen, einschließlich Schriftarten und Adresspositionierung, zu speichern und sie von der Originalseite zu entfernen. Diese Informationen werden dann an den Satori-Postoptimierungsprozess weitergegeben, der entweder den einzelnen Adressdatensatz aktualisiert oder eine Markierung setzt, um anzuzeigen, dass die Postoptimierung für diesen Datensatz fehlgeschlagen ist.
Im nächsten Schritt fügt der Standard-Workflow die aktualisierten Adressinformationen automatisch wieder in die richtigen Dokumente ein und teilt die Originaldatei auf, je nachdem, ob die Adresse aktualisiert wurde oder nicht. Die Ausgabe wird dann an nachgelagerte Archivierungs- oder Druck-Workflows weitergeleitet, je nachdem, ob die Postoptimierung fehlgeschlagen oder erfolgreich war. Darüber hinaus ist das Streamen und Kombinieren von Aufträgen oder das Segmentieren sehr großer Aufträge möglich, um die Ausgabe über mehrere Geräte hinweg zu optimieren und die Nachbearbeitungsprozesse weiter zu automatisieren. Beispielsweise werden verschiedene Bündel basierend auf der Anzahl der Seiten in jedem Dokument erstellt, sodass die Ausgabe intelligent auf der Grundlage der für den Versand erforderlichen Umschlaggrößen verteilt werden kann. Die Ausgabe wird automatisch geändert, um Kundenbannerseiten, Barcodes und Indizes für die Archivierung einzuschließen.
Darüber hinaus ermöglichen Optimierungsprozesse einen Lastausgleich beim Drucken, die Weiterleitung unterschiedlicher Dokumenttypen an die richtigen automatischen Einlegegeräte auf Basis der Seitenzahl pro Paket, die automatische Erstellung von Betriebsbarcodes, Indizes und Metadaten für die Dokumentarchivierung, Bannerseiten für bestimmte Kundendokumente und mehr.
Da die CrawfordTech-Lösung in eine Linux-basierte Workflow-Umgebung integriert werden musste, wurde eine Standard-Namenskonvention entwickelt, damit Komponenten einfach und ohne Änderungen hinzugefügt werden können. Das gesamte System wurde so konzipiert, dass Software-Updates und neue Module mit minimalem Aufwand und ohne Unterbrechung der laufenden Produktion implementiert werden können.
Ergebnisse
Nach Abschluss der ersten Implementierung konnte der Anbieter alle 1099 Erklärungen innerhalb von zwei Wochen erstellen und die von der Regierung gesetzten Fristen für den Druck und Versand dieser Dokumente einhalten. Workflow-Eingaben von mehreren Plattformen werden nun in einen einzigen End-to-End-Workflow integriert, was zu einem hochgradig automatisierten Prozess führt – so kann das Unternehmen strenge Fristen einhalten, seine Prozesse schlank und effizient halten und Betriebskosten sparen.
