Effizienteres Fallmanagement und -verteilung
Hintergrund
Crawford Technologies hat kürzlich mit einem Vorort von Los Angeles zusammengearbeitet, der sich am östlichen Ende des San Fernando Valley befindet. Die dortige Polizeibehörde ist für 23 Quadratmeilen zuständig und sorgt für die öffentliche Sicherheit von fast 210.000 Einwohnern. Sie besteht aus vier Abteilungen: Ermittlungen, Außendienst, Unterstützung und Verwaltungsdienste.
Die Herausforderung
Zu den Verwaltungsdiensten gehört das Records Bureau, das für die Verwaltung von Fallakten zuständig ist. Eine Fallakte wird angelegt, wenn ein Verbrechen gemeldet wurde, und wird zusammengestellt, sobald neue Dokumente eintreffen. Jede Fallakte besteht aus Dokumenten in unterschiedlichen Formaten wie Polizeiberichten, Fingerabdruckdateien, Zeugenaussagen, Listen und Fotos von Ermittlern am Tatort, DNA-Aufzeichnungen und möglicherweise Gerichtsakten, Gefängniseinweisungen und Verhaftungsakten. Sie enthält sowohl gescannte Dokumente als auch elektronische Quelldokumente.
Im Verlauf des Ermittlungsverfahrens müssen die Akten von verschiedenen Abteilungen und Personen, die mit dem Fall befasst sind, überprüft und untersucht werden. Einige der beteiligten Abteilungen sind die Bewährungshilfe, die Staatsanwaltschaft, die Gerichtsschreiber und verschiedene Ermittlungsbeamte. Akten müssen auch an die mit dem jeweiligen Fall befassten Verteidiger geschickt werden. Die meisten Behörden sind Teil der Stadtverwaltung; gelegentlich können jedoch auch externe Behörden wie die California Highway Patrol (CHP), Familien-/Kinderdienste oder sogar das FBI beteiligt sein.
Wenn einer Akte neuer Inhalt hinzugefügt wird, ist das Records Bureau verpflichtet, eine gekennzeichnete Kopie der aktualisierten Akte an alle Abteilungen und Behörden zu verteilen, die an der Untersuchung und/oder Fallbearbeitung der mit dem Verbrechen in Verbindung stehenden Personen beteiligt sind. Eine besonders belastende Anforderung besteht darin, dass jede Kopie das eindeutige Wasserzeichen der empfangenden Partei tragen muss.
In der Vergangenheit bedeuteten die Häufigkeit der Änderungen und die große Anzahl an Abteilungen und Behörden eine enorme Büroarbeit für die Mitarbeiter des Amtes. Jede Fallakte kann an ein Dutzend oder mehr Abteilungen und Behörden gehen und hundert oder mehr Seiten umfassen, die zuvor alle von Hand abgestempelt wurden. Der Ermittlungsunterstützungsdienst muss rund um die Uhr zur Verfügung stehen, was bedeutete, dass Büropersonal in allen drei Schichten eingesetzt werden musste, was die Kosten der Stadt weiter in die Höhe trieb.
Die Lösung
Ursprünglich handelte es sich um einen manuellen Prozess, der Drucken, Kopieren, Sortieren, Handstempeln und den Einsatz von Kurieren umfasste. Der Prozess war extrem zeitaufwändig und erforderte eine hohe Personalstärke in allen drei Schichten, um die Gerichtsfristen für die Zustellung der Fallakten an die beteiligten Parteien einzuhalten.
Crawford Technologies Riptide wurde eingesetzt, um die Verteilung von Falldateien zu automatisieren, die im IBM FileNet Content Manager Repository gespeichert sind. Riptide ist nahtlos in die ECM-Plattform für das Output-Management integriert und bietet in dieser Fallmanagement-Anwendung eine Reihe von Funktionen mit Mehrwert. Das eindeutige Wasserzeichen auf jeder Kopie dient als defakto Trennblatt, da es das Kopieren, Zusammentragen und Stempeln von Hand überflüssig macht. Durch die Zeitersparnis bei diesem Prozess entfallen der Bedarf an Kurierdiensten und die überflüssige Personalbesetzung.
Der Prozess beginnt damit, dass eine automatische E-Mail an das Records Bureau gesendet wird, in der mitgeteilt wird, dass einer Fallakte neue Inhalte hinzugefügt wurden. Der Agent des Records Bureau greift über die Workplace-Schnittstelle von IBM auf das IBM FileNet Content Manager Repository zu. Mithilfe von Suchvorlagen, die auf der Fallnummer basieren, werden die Dokumente in der Fallakte automatisch abgerufen. Über das Mehrfachauswahlmenü wählt der Records Bureau-Agent einfach ‚Riptide‘ als Ausgabe für die abgerufenen Dokumente aus. Anschließend wird die Dokumentenliste in einem benutzerdefinierten Fenster angezeigt. Hier kann der Agent die Dokumente neu anordnen, die Anzahl der Kopien auswählen und für jede Kopie die Zielausgabe und das gewünschte Wasserzeichen aus einem Pulldown-Menü auswählen. Riptide automatisiert den Rest des Output-Management-Prozesses.
Der Einsatz des automatisierten Prozesses von CrawfordTech Riptide spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht auch die Fehlerverfolgung, Protokollierung und Aufzeichnung der gesendeten Akten.
Die Ergebnisse
In den Worten des Projektleiters der Stadt: „Die Riptide-Lösung hat den Unterschied ausgemacht und ‚Tage und Stunden‘ Arbeit in ‚Minuten und Sekunden‘ verwandelt“, da die Aufgaben des Kopierens, Sortierens und manuellen Stempelns wegfielen. Eines der wichtigsten Ergebnisse war, dass die Mitarbeiter für produktivere Aufgaben eingesetzt werden konnten.
