Druckdienstleister optimiert Workflow

Minimale Standardisierung

Im Laufe der Zeit übernahm CCS viele Kundenverfahren. Das Unternehmen war stolz darauf, seinen Kunden durch die Übernahme der Dokumentproduktionsprozesse seiner Kunden nahtlose Übergänge zu ermöglichen. Leider führte diese Vorgehensweise zu Hunderten von Druckereinrichtungsanweisungen und Kuvertiermodi, die zu stark vom Wissen des Bedieners abhingen. Dieselben Aufträge wurden in jedem Werk anders ausgeführt, und die Gerätebediener nahmen Anpassungen auf Maschinenebene vor, ohne dass eine zentrale Kontrollstelle vorhanden war.

CCS verfolgte Betriebskennzahlen, um die Effizienz seiner Produktionsabläufe zu messen, die Datenerfassung erfolgte jedoch größtenteils manuell. Bediener und Manager gaben die Informationen per Hand ein, was zu Fehlern und Dateninkonsistenzen führte. Chief Technology Officer John Slaney schätzte, dass die Mitarbeiter mehr Zeit mit der Behebung von Fehlern verbrachten als mit der Analyse der Kerndaten.

„Wir brauchten ein leistungsfähigeres Workflow-System, mit dem wir mehrere Anlagen verwalten konnten“, so Slaney. „Unser manueller Abstimmungsprozess erforderte, dass wir große Aufträge in überschaubare Segmente aufteilten, was einen enormen Zeit-, Nerven- und Verwaltungsaufwand mit sich brachte, um sie abzugleichen.“

Suche nach einer Lösung

Schließlich drängte ein neuer Kunde CCS zu einer Six-Sigma-Qualitätskontrolle und das Unternehmen erkannte, dass es eine Lösung brauchte, die alle Produktionsprozesse miteinander verknüpfte. Es wollte seine Prozesse integrieren und standardisieren, ohne alle seit vielen Jahren laufenden Verfahren und Programme rückgängig zu machen – insbesondere ein intern entwickeltes ERP-System namens OPALS, das das Rückgrat des Workflows bildete und mit den Buchhaltungssystemen von CCS verknüpft war. Ebenfalls wichtig war eine Lösung, die es CCS ermöglichte, weiterhin die Druckmanagementlösung PRISMA von Canon zu verwenden, auf die es für den täglichen Produktionsdruck angewiesen war.

Das Unternehmen prüfte alle verfügbaren Optionen und suchte nach einer Lösung, die es ihm ermöglichte, seine vorhandenen Ressourcen und das entwickelte Wissen zu nutzen. Sie wollten ihre Prozesse nicht neu konfigurieren, um sie an das Workflow-Tool anzupassen. Nach einer umfangreichen Suche entschied sich CCS für PRO Conductor von Crawford Technologies. Diese Entscheidung ermöglichte den Übergang von einer Umgebung, die sich auf unverbundene Systeme und manuelle Datenerfassung stützte, zu einer automatisierten Umgebung, die es dem Unternehmen ermöglicht, weiter zu wachsen und gleichzeitig das Maß an Service und Effizienz zu bieten, das seine Kunden erwarten.

Mit PRO Conductor kann CCS alle Informationen, die sich auf den Produktionsrechnern oder verschiedenen Servern befanden, sammeln und in einem zentralen Repository speichern, um sie sofort auf dem PRO Conductor-Dashboard anzuzeigen und konsolidierte Berichte zu erstellen. Das PRO Conductor Dashboard ermöglicht es CCS außerdem, Aufträge von Anfang bis Ende für alle drei Standorte zu kontrollieren.
Druck-/Postdienstleister verarbeiten oft eine Vielzahl von Anwendungen, und das war auch bei CCS der Fall. Die Arbeit kommt als zusammengesetzter Druck, Rohdaten oder Druckbilder in das Unternehmen. PRO Conductor unterstützt all diese Methoden des Dateneingangs, was CCS laut Herrn Slaney „wahrscheinlich Jahre“ an individuellem Programmieraufwand erspart hat.

„Wir haben uns von einem Druck- und Postunternehmen zu einem Dokumentendienstleister gewandelt.
Verarbeitungsunternehmen mit einem optimierten, automatisierten Workflow.“
– John Slaney, CTO Content Critical Solutions

Interessanterweise entdeckte CCS Fakten über sein eigenes Produktionssystem, die bis zur Umstellung auf PRO Conductor verborgen geblieben waren. CCS schätzte und kalkulierte beispielsweise einige Aufträge auf der Grundlage eines Inkjet-Produktionsprozesses mit Rollendruck. Sie waren überrascht, als sie erfuhren, dass die Arbeit tatsächlich auf Bogendruckern lief. Das Unternehmen musste einige Aufträge neu konfigurieren, damit sie mit den Best-Practice-Entscheidungen übereinstimmten, die die Mitarbeiter in der Produktion getroffen hatten.

Ergebnisse

Der Produktionsablauf bei CCS hat sich erheblich verbessert. Seit der Installation von PRO Conductor kann CCS die Arbeit problemlos umverteilen, wenn dies erforderlich ist, z. B. wenn die Ausrüstung ausfällt. PRO Conductor prüft, ob der empfangende Standort über die für den Auftrag erforderlichen Materialien verfügt und kann den Auftrag von einem Produktionsstandort zum anderen verschieben.

Jetzt produziert CCS Arbeit mit dem erforderlichen Six Sigma-Qualitätsniveau, kombiniert mit relevanten Metriken und Berichten. Das Management kann seine Prozesse historisch betrachten und Anpassungen vornehmen, die die Produktivität, Qualität und Gewinnspanne verbessern. Sie haben manuelle Eingriffe eliminiert, die manchmal die Tür für Probleme öffneten, und sie haben die Produktivität verbessert. Als Beispiel verweist Herr Slaney auf einen großen Auftrag, der vor der Einführung von PRO Conductor sieben Tage dauerte. Derselbe Auftrag wird jetzt in 36 Stunden abgewickelt.

Wie erwartet hat CCS Canon Inkjet-Druckmaschinen, BlueCrest- und Bell + Howell-Kuvertierer, Prisma und das CCS OPALS-System in einen einzigen Kontrollpunkt integriert – den PRO Conductor von Crawford Technologies. Sollte eine neue Technologie für die Dokumentenverarbeitung entwickelt werden, mit der sie ihre Ziele erreichen können, ist CCS zuversichtlich, dass sie diese neuen Komponenten ebenso einfach integrieren können.

Beim Umgang mit COVID-19 hat CCS die Vorteile des PRO Conductor Dashboards genutzt, um die Produktion je nach Personalfluktuation und Materialverfügbarkeit von einer Anlage zur anderen zu verlagern.

Da PRO Conductor eine Standardisierung der Abläufe ermöglicht, weiß CCS, dass es die Aufträge korrekt und konsistent bearbeiten kann, unabhängig davon, welche Mitarbeiter die Aufträge tatsächlich ausführen. Dieses Vertrauen und diese Flexibilität sind in Zeiten von Arbeitsunterbrechungen, wie z.B. einer Pandemie, von großem Vorteil, wenn einige Mitarbeiter nicht zur Arbeit kommen können.

Einige CCS-Kunden führen regelmäßige Audits durch, bei denen die Kunden überprüfen, wie CCS die Arbeit erledigt hat, und zwar bis auf die Ebene der Poststücke. Durch den eingeschränkten Zugriff der Prüfer auf das PRO Conductor System konnte die Zeit, die für ein Audit erforderlich ist, reduziert werden. Die Inspektoren können ihre Arbeit jetzt in wenigen Stunden erledigen – eine Aufgabe, für die sie früher mehrere Tage brauchten. Die Kunden sind glücklich darüber!

Weitere Ergebnisse

Da die Prozesse nun standardisiert sind und von PRO Conductor gesteuert werden, ist das Onboarding von Kunden schneller und einfacher geworden. Nachdrucke sind jetzt vollständig automatisiert, was die rechtzeitige Fertigstellung der Arbeit verbessert hat. Und CCS kann jetzt die Leistung von Geräten und Mitarbeitern genau messen.

Eine Strategie, die viele Druckereien bei der Umstellung auf Hochgeschwindigkeits-Tintenstrahldrucker anwenden, ist die Konsolidierung kleiner Aufträge. Bei Anwendungen wie Rechnungen oder Kontoauszügen muss CCS jede Seite jedes Dokuments in jedem Verarbeitungsschritt verfolgen und überprüfen. Eine 100-prozentige Nachvollziehbarkeit ist bei der Zusammenlegung von Aufträgen normalerweise schwierig.

Mit PRO Conductor fasst CCS jedoch kleine Aufträge zuverlässig zusammen. Sie überprüfen automatisch die Integrität der Poststücke und verfolgen die Arbeit, auch wenn sie mehrere kleine Aufträge zu größeren Arbeitseinheiten zusammengefasst haben. Die kleinen Aufträge, die Druckdienstleister oft von Kunden annehmen müssen, um deren Großaufträge zu gewinnen, werden jetzt durch den automatisierten Workflow erledigt. Früher wurden viele kleine Aufträge von Hand zusammengestellt.

Ein weiteres Beispiel für die Vorteile, die CCS nach der Umstellung auf PRO Conductor genossen hat, ist die Ablehnungsquote von Aufträgen, die um 200% gesunken ist. Eine Ablehnung erfolgt, wenn ein Auftrag nicht ausgewogen ist und der Fehler nicht gefunden werden kann. In den meisten Geschäften besteht die Lösung darin, den Auftrag zu verwerfen und ihn neu zu starten. Wenn das Porto per Frankiermaschine aufgebracht wurde, kann der Druck-/Versandvorgang das Porto für nicht versandte Stücke zurückfordern, aber das ist ein manueller Vorgang. Der USPS erstattet nur 80 % des Portos, das auf die nicht versendeten Umschläge aufgetragen wurde, so dass eine Verringerung der Ablehnungsquote gleichzeitig den Arbeitsaufwand und die Kosten reduziert.

Die Umstellung auf PRO Conductor war der Höhepunkt eines gewaltigen Wandels in der Art und Weise, wie CCS Kundenaufträge bearbeitet. Mit den effizienteren Druck- und Kuvertierplattformen, die jetzt zur Verfügung stehen, und dem automatisierten Workflow und der Qualitätskontrolle von PRO Conductor kann CCS problemlos neue Kunden und neue Volumina aufnehmen, ohne befürchten zu müssen, dass ein fragmentiertes Produktionskontrollsystem die Arbeit gefährdet.

Herr Slaney schätzt, dass „wir jetzt 40 % mehr Arbeit erledigen, ohne zusätzliche Geräte oder Arbeitskräfte einsetzen zu müssen, weil wir durch den Einsatz von CrawfordTech’s PRO Conductor unsere Effizienz steigern konnten“.

Wenn Sie mehr über PRO Conductor von John Slaney, CTO von Content Critical Solutions, erfahren möchten, besuchen Sie bitte: https://bit.ly/ContentCritical2020