Druckdienstleister beschleunigt komplexe PDF-Verarbeitung

Die Critical Communication Division (CCD) von Wright ist ein SOC 2 Typ 2-Betrieb, der auf die Verarbeitung und Mehrkanal-Übermittlung vertraulicher und persönlich identifizierbarer Informationen (PII) spezialisiert ist und zahlreiche Branchen unterstützt, darunter das Gesundheitswesen, das Bankwesen, die Versorgungswirtschaft, das Inkasso und mehr.

Wright CCD konzentriert sich auf gedruckte erstklassige Transaktionspost des USPS und liefert hochvolumige, variable, kritische Kundenkommunikation über eine automatisierte Dokumentenfabrik, die den Datenzugriff minimiert und die Effizienz maximiert. Es verarbeitet häufig komplexe Aufträge, die eine benutzerdefinierte Programmierung und Integration erfordern, was Wright CCD von typischen „Posthäusern“ unterscheidet.

Die Herausforderung

Schnelle Bearbeitungszeiten sind für Wright CCD entscheidend, um seine Service Level Agreements (SLAs) einzuhalten. Die Auftragsannahme und -automatisierung beginnt, sobald die Daten des Kunden auf seiner sicheren Dateiübertragungsplattform eintreffen. Innerhalb einer durchschnittlichen Zeit von 15 Minuten von Anfang bis Ende umfasst der Workflow die Überprüfung der Geschäfts- und Datenintegritätsregeln, die CASS/NCOA-Verarbeitung, die Datentransformation und -zusammenstellung, die Erstellung von Druckdateien, die Aktualisierung der ERP-Plattform, die Erstellung elektronischer PDFs und Benachrichtigungen per E-Mail oder API. Die Standard-SLA-Bearbeitungszeit von Wright CCD beträgt 9 Uhr und wird am nächsten Werktag per Post verschickt, was die Leistung entscheidend macht.

Mit der zunehmenden Nutzung von PDFs hat sich das Geschäft von Wright CCD von der Annahme verschiedener strukturierter Datenformate (.csv, xml, json usw.) zur Annahme von PDF-Formaten entwickelt. Aufgrund der zunehmenden Menge komplexer PDF-Dateien, insbesondere während der Steuersaison, wurde deutlich, dass Wright CCD die SLAs seiner Kunden nicht einhalten kann, wenn es keine leistungsstarke Automatisierungslösung zur Verarbeitung dieser Zunahme gibt.

Das Team von Wright CCD implementierte und testete verschiedene Lösungen, um entweder Daten aus externen Dateien hinzuzufügen oder Daten zu extrahieren und die PDFs neu zu erstellen. Diese Lösungen konnten zwar PDFs verarbeiten, waren jedoch zu langsam, um die Leistungserwartungen von Wright CCD zu erfüllen. Tatsächlich benötigte eine Lösung 3 Tage, um eine Testanwendung auf 2 Servern zu verarbeiten. Wright CCD beschleunigte seine Suche nach einer Lösung, die seinen komplexen Anforderungen an die PDF-Verarbeitung gerecht wurde.

Die Lösung

Wright CCD testete eine Kombination aus den Lösungen von Crawford Technologies, Operations Express und dessen Komponente PDF Accelerator, um eine Reihe komplexer PDF-Verarbeitungsvorgänge auszuführen, darunter die Optimierung und Aufteilung von PDF-Dateien sowie die Datenextraktion. Diese Lösungen erfüllten die Verarbeitungserwartungen von Wright CCD und lieferten leistungsstarke, fehlerfreie Ergebnisse. Operations Express und PDF Accelerator ermöglichten es Wright CCD nicht nur, seine SLAs zu erfüllen, sondern verursachten auch keine Störungen der bestehenden Prozesse und Arbeitsabläufe.

Operations Express, die Lösung von Crawford Technologies für das Re-Engineering von Dokumenten, steigert die betriebliche Effizienz durch die Nutzung der fortschrittlichen Dokumententransformations-Engine, um bestehende Produktionsdruckströme zu nutzen und die Druck- und Postproduktion zu rationalisieren. Es erleichtert die Produktionsoptimierung durch Integritätsbarcodes, die Extraktion wertvoller Daten und Inhalte für die Adressbereinigung, die Indizierung von Dokumenten, Analysen usw. Operation Express unterstützt auch die Aufteilung großer Dateien in mehrere kleine Dateien, um die Geräteauslastung und Produktivität zu maximieren.

PDF Accelerator bietet leistungssteigernde und flexible Optimierungsfunktionen für die Verarbeitung großer PDF-Dateien. Umfassende Konfigurations- und Implementierungsmöglichkeiten bieten die nötige Flexibilität, um PDFs sowohl in Bezug auf die Leistung als auch auf die Größe zu optimieren, um spezifische Geräte- und Betriebsanforderungen zu erfüllen. Dadurch wird sichergestellt, dass Betriebe wie Wright CCD qualitativ hochwertige Ergebnisse in kürzester Zeit produzieren können, um ihre betriebliche Effizienz zu maximieren.

Ergebnisse

Durch die Implementierung von Operations Express und PDF Accelerator konnte Wright CCD die Verarbeitung komplexer PDF-Dateien im Vergleich zur vorherigen Lösung um das bis zu 30-fache reduzieren. Wright CCD war in der Lage, die exakte Test-PDF-Datei in etwa zwei Stunden aufzuteilen, ohne einen Server zu benötigen.

Ty Babcox, Direktor für IT, Sicherheit und Compliance, meint dazu: „Die Ergebnisse waren signifikant und beeindruckend. Bei der Bearbeitung von Steuerdokumenten ist Zeit ein kritischer Faktor. Wir messen die Zeit in Stunden, nicht in Tagen. Ohne Crawford wären wir in der letzten Steuersaison mit vielen Aufträgen im Verzug gewesen. Die Crawford-Lösung hat unsere Bearbeitungszeit um über 60 % reduziert. So konnten wir unsere Fristen einhalten und der Stress in einer sehr arbeitsreichen Zeit des Jahres wurde reduziert. Das allein ist den Eintrittspreis wert.“

Wright CCD war auch äußerst beeindruckt davon, wie schnell und einfach die Software zu implementieren war. Sie wurde in weniger als einer Stunde ohne Unterstützung zum Laufen gebracht und noch am selben Tag für einen Optimierungsauftrag eingesetzt. Auch die Unterstützung durch die Produktexperten von Crawford Technologies war außergewöhnlich. Die Reaktionszeiten des Support-Teams waren schnell, 24×7. „Crawford Technologies hat sich bei der Erfüllung unserer strengen SLAs und Verarbeitungsanforderungen als unschätzbar wertvoll erwiesen.“