Canada Post stellt barrierefreie Dokumente bereit
Hintergrund
Im Juni 1992 verabschiedete die kanadische Bundesregierung wichtige Gesetze, darunter das Omnibus-Gesetz C-78 zur Änderung von Gesetzen, um Menschen mit Behinderungen entgegenzukommen. Das Gesetz fügte die Anforderung hinzu, Dokumente barrierefrei zugänglich zu machen, um einen gleichberechtigten Zugang zu unternehmenskritischer Kommunikation zu gewährleisten.
Canada Post wurde für die sichere Zustellung von Dokumenten der kanadischen Regierung für Rentner ausgewählt, darunter Kontoauszüge, Newsletter und Steuerformulare. So können Rentner wichtige Transaktionsinformationen über das sichere elektronische Zustellnetzwerk von Canada Post erhalten.
Was passiert, wenn Tausende von monatlichen elektronischen Rentnerdokumenten innerhalb kurzer Zeit elektronisch zugestellt und zugänglich sein müssen?
Die Herausforderung
Canada Post stellt für die kanadische Bundesregierung elektronische Mitteilungen an Rentner bereit. Die Dateien werden von der kanadischen Regierung bereitgestellt und müssen innerhalb von 24 Stunden zusammengestellt, verarbeitet und an die Rentner verteilt werden. Im Rahmen des Vertrags mit Canada Post besteht die Anforderung, alle elektronischen Dokumente zugänglich zu machen, um dem Omnibus Bill C-78 der kanadischen Regierung zu entsprechen.
Um die Anforderungen an die Zugänglichkeit zu erfüllen, mussten regelmäßig Tausende elektronischer Kontoauszüge zeitnah und effizient in barrierefreie PDF-Dateien umgewandelt werden. Die Dokumente müssen den Zugänglichkeitsrichtlinien WCAG 2.0 Level AA entsprechen. Eine manuelle Anpassung auf Anfrage ist aufgrund der Menge der zu sendenden Dokumente nicht möglich. Da es sich bei den Zielempfängern um Rentner im Alter handelt, besteht ein höheres Risiko für Sehverlust oder Sehbehinderung. Daher mussten alle vorzulegenden Dokumente in einem barrierefreien Format vorliegen, um die Anforderungen an eine angemessene Anpassung zu erfüllen.
Die Lösung
Die Canada Post Corporation wandte sich an Crawford Technologies, um deren Hochgeschwindigkeitslösung für die Korrektur und Umwandlung von Barrierefreiheit sowie professionelle Dienstleistungen für die automatisierte Konvertierung und Umwandlung ihrer Kontoauszugsdateien in barrierefreies PDF zu erkunden, nachdem die AFP-zu-PDF-Lösung eines Mitbewerbers zur Konvertierung von Dateien von AFP in PDF für ePresentment online lief. Mit der neuen Anforderung, ihre bestehenden AFP-Dateien in barrierefreies PDF umzuwandeln, benötigte CPC eine Hochgeschwindigkeits-Konvertierungslösung für diese hochvolumigen, unternehmenskritischen Dokumente.
Crawford Technologies arbeitete mit CPC und der kanadischen Bundesregierung zusammen, um deren AFP-Dateien zu testen und zu bewerten. CrawfordTech war in der Lage, die gelieferten AFP-Dateien zu übernehmen, sie einzuarbeiten, zu kennzeichnen und ein barrierefreies PDF gemäß WCAG 2.0 (Level AA) zu erstellen.
Canada Post beauftragte das Professional Services Team von Crawford Technologies mit der Einrichtung von barrierefreien PDF-Konfigurationsdateien für alle ihre Steuer-, Ausweis- und Informationsdokumente. Crawford Technologies implementierte die barrierefreie PDF-GUI-Lösung PRO Designer, und das CrawfordTech-Expertenteam kennzeichnete die Dokumente nach Lesereihenfolge, richtete wichtige Überschriften, Absätze und Tabellen ein und kennzeichnete die Bilder so, dass sie auch bei Verwendung von Hilfsmitteln leicht navigierbar sind.
Diese barrierefreien PDF-Dateien ermöglichen es Kunden, die unterstützende Technologien wie JAWs, Bildschirmleseprogramme, aktualisierbare Braillezeilen und Computer mit aktivierten Barrierefreiheitsfunktionen verwenden, problemlos durch die Inhalte zu navigieren. Dies geschieht mithilfe von Tags, die während des Umwandlungsprozesses in die PDF-Datei eingebettet werden.
Ergebnisse
Inhalte mit persönlichen und privaten Informationen sind jetzt leicht zugänglich. Das bedeutet, dass blinde und sehbehinderte Personen oder Personen mit kognitiven Behinderungen nicht mehr auf eine andere Person angewiesen sind, um diese Mitteilungen zu lesen oder zu überprüfen. Zugängliche Dokumente werden mit Hunderten bis Tausenden von Seiten pro Sekunde erstellt, sodass CPC strukturierte Systemausgabedateien schnell und nahtlos zugänglich machen kann.
Zu den weiteren Vorteilen gehörte eine 66 % kürzere Bearbeitungszeit für Steuerformulare im Vergleich zur nicht barrierefreien Konvertierung des Mitbewerbers von AFP nach PDF. In den ersten vier Monaten des Jahres 2014 wurden über 618.000 Dokumente konvertiert und für ePresentment gespeichert. Bis Ende 2015 wurden 1,53 Millionen Dokumente aus 23 Dokumenttypen konvertiert und gespeichert.
