Bewältigung von Herausforderungen bei der Dokumentenübersetzung: Gesundheitsdienstleister spart 4 Millionen US-Dollar pro Jahr

Ein regionales US-Gesundheitsdienstleistungsunternehmen stand vor der gewaltigen Herausforderung, die komplexen Vorgaben der CMS Final Rule 2023 zur gesundheitlichen Chancengleichheit zu erfüllen. Diese schreibt die Bereitstellung von Gesundheitsinformationen in mehreren Sprachen vor, darunter Arabisch, Italienisch, Koreanisch, Russisch, Tagalog und Vietnamesisch, sowie in barrierefreien/alternativen Formaten, darunter Braille, Großdruck, Audio und barrierefreie PDFs. Durch die Entscheidung für die Lösung AccessibilityNow® Translate von Crawford Technologies konnte das Unternehmen Kosteneinsparungen in Höhe von 4 Millionen Dollar pro Jahr bei Übersetzungen und Dokumentenformaten erzielen.

Die manuellen Übersetzungs- und Alternativformatierungsprozesse waren nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig, was zu erheblichen betrieblichen Ineffizienzen führte. Da das Unternehmen eine Belegschaft ausschließlich für diese Aufgabe einsetzte, entstanden dem Unternehmen monatlich Kosten von über 400.000 US-Dollar, wodurch wichtige Ressourcen für die Patientenversorgung abgezogen wurden. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit für die Erstellung eines übersetzten und zugänglichen Dokuments überschritt 72 Stunden, was häufig zu Verzögerungen in der Kommunikation und potenziellen Compliance-Risiken führte.

Die Herausforderung

Die manuellen Übersetzungs- und Alternativformatierungsprozesse des Gesundheitsdienstleisters waren durch mehrere wesentliche Herausforderungen gekennzeichnet:

• Hohe Kosten. Das Unternehmen stellte für einen Prozess, der ausschließlich Übersetzungs- und Formatierungsaufgaben gewidmet war, ein beträchtliches Budget von über 500.000 US-Dollar pro Monat bereit. Dies machte einen großen Prozentsatz des gesamten Betriebsbudgets der Abteilung aus.
• Ineffizienz und Verzögerungen. Der manuelle Prozess war zeitaufwändig und die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Dokument betrug 5 Tage. Dies führte zu Verzögerungen bei der Kommunikation mit den Patienten, erhöhte die Zahl der Kundenanfragen und führte zu Compliance-Risiken.
• Inkonsistenz und Qualitätskontrolle. Die Einhaltung einer einheitlichen Formatierung und Terminologie über mehrere Sprachen und Dokumenttypen hinweg war eine große Herausforderung. Um Genauigkeit und Einhaltung gesetzlicher Richtlinien sicherzustellen, waren strenge Qualitätskontrollmaßnahmen erforderlich, die zeit- und ressourcenintensiv waren.
• Skalierbarkeitsprobleme. Der manuelle Prozess hatte Mühe, mit der zunehmenden Menge an Dokumenten und der wachsenden Anzahl erforderlicher Sprachen und zugänglicher/alternativer Formate Schritt zu halten.
• Mangelnde Standardisierung. Das Fehlen standardisierter Prozesse und Tools für die Übersetzung und Formatierung führte zu Inkonsistenzen und Ineffizienzen. Dieser Mangel an Standardisierung behinderte den Wissenstransfer, die Schulung und die Fähigkeit, Prozessverbesserungen umzusetzen. Und das Schlimmste war, dass die Planmitglieder inkonsistente und manchmal irreführende Informationen erhielten.

Ergebnisse und Auswirkungen

Kosteneinsparungen: Die Implementierung von AccessibilityNow Translate führte zu beträchtlichen Verbesserungen bei verschiedenen Metriken. Vor der Einführung der Lösung entstanden dem Gesundheitsdienstleister Kosten in Höhe von über 400.000 $ pro Monat für die manuelle Übersetzung und Formatierung. Mit AccessibilityNow Translate sanken diese Kosten auf einen Bruchteil der ursprünglichen Ausgaben, was zu jährlichen Einsparungen von über 4 Millionen Dollar pro Jahr führte.

Diese Fallstudie zeigt, dass selbst für einen regionalen Gesundheitsdienstleister erhebliche Kosteneinsparungen möglich sind. Größere Gesundheitsorganisationen mit einem höheren Dokumentenvolumen können sogar noch höhere Kapitalrenditen erwarten. Durch die Automatisierung der Übersetzungs- und Formatierungsprozesse können diese Organisationen ihre Ressourcen für andere betriebliche Anforderungen und strategische Initiativen freisetzen.

Verbesserungen bei der Bearbeitungszeit: Neben den finanziellen Vorteilen verbesserte die Lösung auch die betriebliche Effizienz erheblich. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit für die Übersetzung von Dokumenten und alternative/zugängliche Formate sank von mühsamen 5 Tagen auf erstaunliche 2-3 Minuten pro Dokument. Diese dramatische Beschleunigung rationalisierte Arbeitsabläufe, reduzierte Engpässe und ermöglichte es dem Unternehmen, strenge gesetzliche Fristen problemlos einzuhalten.

Übersetzungsgenauigkeit: Darüber hinaus spielte AccessibilityNow Translate eine entscheidende Rolle bei der Steigerung der Patientenzufriedenheit. Durch die Bereitstellung zeitnaher und präziser Übersetzungen und Formatierungen wichtiger Gesundheitsinformationen in mehreren Sprachen zeigte das Unternehmen sein starkes Engagement für Inklusion und Barrierefreiheit. Dies verbesserte die Erfahrung der Mitglieder und stärkte den Ruf des Unternehmens als patientenorientiertes Unternehmen.

Einhaltung: Die Einhaltung der CMS-Vorschriften war ein weiterer wichtiger Bereich, in dem AccessibilityNow Translate greifbare Ergebnisse lieferte. Die übersetzten Dokumente wurden außerdem in WCAG-konforme PDFs umgewandelt, damit sie direkt in das Patientenportal geladen werden konnten. Die Fähigkeit des Anbieters, neben mehreren Sprachen auch alternative Formate wie Blindenschrift und Großdruck zu erstellen, stellte sicher, dass das Unternehmen alle gesetzlichen Vorschriften einhielt. Dies minderte das Risiko von Strafen und rechtlichen Konsequenzen und gab dem Unternehmen ein gutes Gefühl.

Zusammenfassung: Die Implementierung von AccessibilityNow Translate erwies sich als eine transformative Entscheidung für das Gesundheitsdienstleistungsunternehmen. Die Lösung bietet erhebliche Kosteneinsparungen, verbesserte betriebliche Effizienz, erhöhte Patientenzufriedenheit und gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Diese kombinierten Vorteile festigen die Position von AccessibilityNow Translate als strategisches Werkzeug für das Unternehmen.

Abschluss

Die Erfahrung dieses Dienstleistungsunternehmens im Gesundheitswesen unterstreicht die tiefgreifenden Auswirkungen, die AccessibilityNow Translate auf Organisationen haben kann, die mit einem vielfältigen Kundenstamm mit unterschiedlichem ethnischen Hintergrund zu tun haben. Durch die Automatisierung der Übersetzung und Formatierung von Dokumenten setzt die Lösung wertvolle Ressourcen frei, beschleunigt Prozesse und verbessert die betriebliche Effizienz insgesamt.

Darüber hinaus unterscheidet sich Crawford Technology durch sein Engagement für Zugänglichkeit und Inklusivität von herkömmlichen Übersetzungsanbietern. Die Fähigkeit, genaue und zeitnahe Dokumentübersetzungen in mehreren Sprachen bereitzustellen, gepaart mit der Unterstützung alternativer/zugänglicher Formate, zeigt das Potenzial der Lösung, das Kundenerlebnis zu verbessern und die Beziehungen zur Community zu stärken.

Mit der Weiterentwicklung des Gesundheitswesens steigt die Nachfrage nach mehrsprachiger und barrierefreier Kommunikation rapide an. Crawford Technologies hat die AccessibilityNow®-Plattform so positioniert, dass sie an der Spitze dieses Trends steht und Organisationen in die Lage versetzt, außergewöhnliche Patientenpflege zu leisten und gleichzeitig die gesetzlichen Auflagen zu erfüllen. Durch Investitionen in innovative Lösungen wie diese können Gesundheitsdienstleister eine stärkere und widerstandsfähigere Zukunft aufbauen.