Ameritas Financial konsolidiert Informationsmanagement und migriert Dokumentenspeicherung auf moderne Plattform
Hintergrund
Ameritas ist ein Versicherungs-, Mitarbeitervorteils- und Finanzdienstleistungsunternehmen mit mehr als 5.000 Mitarbeitern, das sich darauf konzentriert, das Leben zu erfüllen, Menschen bei der Planung ihrer Zukunft zu helfen und wichtige Vermögenswerte zu schützen. Ameritas® ist ein Marketingname für die Ameritas Mutual Holding Company und ihre verbundenen Tochterunternehmen, darunter Ameritas Life Insurance Corp. und Ameritas Life Insurance Corp. of New York.
Wertpapiere werden durch die Ameritas Investment Company, LLC (AIC), Mitglied von FINRA/SIPC, angeboten, und Anlageberatungsdienste werden durch die RIA von AIC angeboten, die unter dem Namen Ameritas Advisory Services firmiert.
Ameritas bietet Privatpersonen, Unternehmen und Institutionen sowie Kommunen und Gesundheitsdienstleistern eine Vielzahl von Finanzdienstleistungen an. Zu den Produkten und Dienstleistungen gehören Lebensversicherungen, Kranken-, Zahn- und Sehhilfeversicherungen, Investitionen, öffentliche Finanzen, Anleihenmarketing und -übernahme sowie Makler- und andere Anlagedienstleistungen. Ameritas hat seinen Hauptsitz in Lincoln, Nebraska, beschäftigt rund 2500 Mitarbeiter und ist in Privatbesitz.
Das Problem
Ameritas, ursprünglich als Old Line Bankers Life Insurance Company of Nebraska gegründet, ist durch organisches Wachstum sowie Fusionen und Übernahmen gewachsen und expandiert. Die daraus resultierende Dokumenten- und Informationsspeicherarchitektur war fragmentiert und isoliert. Elektronische Dokumente wurden in einer Reihe von Repositorien gespeichert.
Eine Fusion im Jahr 2006 führte zu doppelten Berichts- und Dokumentenmanagementsystemen. Wenn eine Fusion oder Übernahme stattfindet, denkt man sofort daran, die Systeme sofort zusammenzuführen. Die Begeisterung ist groß und der Gedanke, alles an einem Ort zu haben, ist ziemlich aufregend.
Dann setzt die Realität ein und die Erkenntnis, dass dies schwierig ist. Obwohl die Geschäftsdynamik der Fusion darauf hindeutete, dass die Zusammenlegung von Systemen Synergien und die Konsolidierung der Geschäftsprozesse besser erleichtern würde, war es in Wirklichkeit nicht überzeugend genug, den betroffenen Geschäftsbereichen mitzuteilen, dass wir auf eine neue Plattform mit neuen Benutzeroberflächen migrieren und die aktiven Integrationen mit anderen Prozessen neu aufbauen und im Wesentlichen dieselben Dienste bereitstellen würden, um Kooperation und Zustimmung zu erreichen.
Bei Ameritas wurden drei Systeme bzw. separate Silos installiert
- TRMS – eine Berichtsmanagementlösung
- ASG Mobius View Direct, Dokumenten- und Berichtsverwaltung
- Datawatch RMOD, Berichts- und Dokumentenmanagement
Schon früh wurden die TRMS-Inhalte in ASG Mobius integriert. Architektur und Inhalt waren ähnlich genug, um die Aufgabe ohne großen Aufwand zu erledigen.
Man erkannte, dass ausgereifte Produkte in der Regel mit minimalen Problemen und wenig oder keinem externen Supportbedarf liefen. Der Status Quo blieb also bestehen, bis …
Im Jahr 2017 erzwangen zwei Ereignisse das Problem. Datawatch gab bekannt, dass das RMOD-Produkt eingestellt und der Support eingestellt würde. Eine günstige Lizenzvereinbarung mit Mobius für das View Direct-Produkt würde Ende des Jahres auslaufen und die neue Lizenzierung wäre erheblich teurer. Dies und das Ende des Lebenszyklus des anderen Produkts machten die Entscheidung zur Konsolidierung zwingend erforderlich.
Die Herausforderung
Man kam zu dem Schluss, dass der beste Weg, dies zu erreichen, darin bestand, die Methoden und Zwecke dieser Systeme vollständig zu verstehen. Diese Systeme wurden ursprünglich für bestimmte Zwecke gekauft und erworben, sind aber im Laufe der Zeit gewachsen. Sie erschienen wie eine „Black Box“ – an einem Ende wurden Informationen eingegeben und am anderen Ende wieder entnommen.
CrawfordTech und das Team von Ameritas führten eine Analyse der verschiedenen Anwendungsfälle durch, leiteten eine Analyse der Dokumentinhalte und -typen sowie der Indizierungs-, Ausgabe- und Verteilungskriterien ein und erstellten eine Bestandsaufnahme der vorhandenen Software, die als Ersatz verwendet werden könnte.
Ameritas besaß auch Documentum und nutzt es als Enterprise Repository zusammen mit einem Drittanbieterprodukt – Generis Cara, das maßgeschneiderte Benutzeroberflächen (UI) für Documentum bereitstellt. Ameritas war der Ansicht, dass viele der Teile bereits vorhanden waren, benötigte aber eine Lösung für elektronisch generierte Druckdateien, die Documentum nicht unterstützte.
„Wollen wir wirklich ein weiteres Tool erwerben, das einen Großteil der aktuellen Funktionalität von
in einem reifen und schrumpfenden Marktsegment dupliziert“?
Nach einer gründlichen Analyse entschied sich Ameritas für die Verwendung von Crawford Technologies‘ PRO Archiver for Documentum für die Erfassung und Indizierung, OpenText’s Documentum für das Repository und die CMIS APIs und Generis‘ Cara für den Dokumentenbetrachter.
Weitere Herausforderungen waren:
Die schiere Menge an Informationen
- Tausende Berichte
- Millionen von Dateien
- Milliarden von Seiten
- Jahre der Geschichte
Ähnlich und doch anders
RMOD
- Weniger Berichte insgesamt
- Komplexe Indizierung
- Hoher Grad an Einzigartigkeit
Möbius
- Viele weitere Berichte
- Einfache Indizierung
- Geringe Einzigartigkeit
Wie viel Historie soll konvertiert werden?
- Initial – Alles davon
- Einbindung des oberen Managements
- Angewandte Datensatzverwaltung
- Legen Sie 7 Jahre als Basis fest
- Nutzungsbasierte Ausnahmen zulassen
Die Lösung
Ameritas entschied, dass ein schrittweiser Ansatz der beste Weg sei, um die enorme Menge an gespeicherten Dokumenten zu bewältigen. Aus mehreren Gründen entschieden wir, dass das RMOD-System als erstes umgestellt werden sollte:
- Nutzen Sie bisherige Planungen
- Kein Support mehr, wenn es also kaputt geht, kann es nicht repariert werden
- Enthält geschäftskritische Dokumente
- Speichern Sie am nächsten Tag, wenn es erstellt wird
Ameritas und CrawfordTech haben ein Pilotprogramm implementiert, bei dem eine Stichprobe von Dokumenten aus jeder RMOD-Datengruppe (Dokumenttyp) verwendet wurde, um die Entschlüsselung von Dokumentdateien, die Indizierungskriterien und den gesamten Arbeitsablauf zu testen.
„Aufgrund der proprietären Formate, die in RMOD verwendet werden, war die Expertise von CrawfordTech
für die Migration historischer Daten von entscheidender Bedeutung.
– Ken Schmidt, leitender IT-Architekt Ameritas
CrawfordTech leitete die historische Konvertierung und Ameritas schloss die Day-Forward-Konfiguration und den Betrieb mit Anleitung und Unterstützung von CrawfordTech ab.
Die RMOD-Migration wurde pünktlich abgeschlossen und ermöglichte die Außerbetriebnahme des RMOD-Systems deutlich vor dem Stichtag für den Datawatch-Support.
Die Mobius-Migration brachte einige zusätzliche Herausforderungen mit sich. Der Mobius-Dokumentenspeicherlösungs-Footprint umfasste sowohl ein Netzwerksystem (VDRNETS) als auch eine Mainframe-Installation und eine einzigartige Berichtsverteilungslösung.
Unabhängig von der Plattform ist die Methodik grundsätzlich dieselbe, die bei der RMOD-Migration erfolgreich eingesetzt wurde.
Mobius-Migration
- Organisieren Sie Berichte in Kategorien
- Konzentrieren Sie sich zunächst auf den Mainframe
- Dann machen Sie VDRNETS
- Verwenden Sie einen ähnlichen Ansatz wie RMOD
- Pilot
- Tag vor
- Konvertierung
- Wiederholen
- Druckproduktion am Folgetag
Ameritas hat Archiv-Repositories konsolidiert, indem es Datawatch RMOD, ASG/Mobius ViewDirect für NETS und ASG/Mobius ViewDirect MVS auf die Documentum-Plattform migriert hat.
Ameritas musste insbesondere sicherstellen, dass weiterhin Berichte gedruckt und verteilt werden können. Diese Berichte wurden zuvor aus einer Mainframe-JES-Druckwarteschlange und aus der Mobius-Archivlösung abgeleitet.
Nach der Analyse und dem Verständnis wurde festgestellt, dass die Verteilungs- und Drucklogik und -funktionalität von Pro Conductor und Operations Express bereitgestellt werden kann.
Die Produktionsabteilung von Ameritas Document Services erhält täglich Druck- und Versandanfragen sowie Anfragen für den Druck und die Verteilung von Berichten. Durch die Umstellung der aktuellen Umgebung auf eine neue CrawfordTech Pro Conductor Workflow-Umgebung werden Druckdateien von Quellsystemen, einschließlich JES-Spool-Anwendungen und lokalen verteilten Druckwarteschlangen, empfangen.
Das neue System, das auf der Workflow-Plattform Crawford Technologies PRO Conductor und CrawfordTech’s Operations Express aufbaut, empfängt und überwacht alle Aufträge, die vom MVS JES Spool verarbeitet werden, und verteilt sie auf der Grundlage von Geschäftsregeln zum Druck für den Versand oder die interne Verteilung. Ein Prozess zur Kombination von Berichten auf Empfängerebene für die Berichtsverteilung ist integriert, um eine Berichtsbündelung zu ermöglichen.
Wichtige Punkte
Die Migrationsplattform von CrawfordTech war ein integraler Bestandteil des Migrationsvorgangs. Neben der Ausführung des Verschiebens von Dokumenten vom Quell- zum Zielrepository steuert sie den Zeitpunkt des Ausführungsworkflows, die Verwaltung von Multithread-Prozessen sowie die Prüfung und Abstimmung des Vorgangs. Sie stellt sicher, dass jedes Dokument einem Index und jeder Index einem Dokument zugeordnet ist und dass die Indizes und Dokumente korrekt aufeinander verweisen.
Im Laufe von Zeiträumen wie denen der Repositorien von Ameritas können Dokumente und Indexdatenbanken beschädigt werden, Dokumentformate können unterschiedlich sein und Anwendungsfälle können sich ändern. Die Migrationsplattform von CrawfordTech stellt die Integrität der Migration sicher.
Erfolgsfaktoren
Die Software von CrawfordTech und insbesondere das Fachwissen zu Datenformaten, Druckdateien und Dokumentenspeichern sowie die enge Zusammenarbeit mit einem starken, motivierten Ameritas-Team garantierten praktisch den Erfolg.
„CrawfordTech ist ein geschätzter Partner, der Software liefert, aber, was noch wichtiger ist, ein geschätztes integrales Mitglied des Ameritas-Teams. Die Geschäftsleitung erkennt die Schwierigkeit dieser Konvertierungen und den herausragenden Erfolg an, den wir erzielt haben“, Ken Schmidt, IT Lead Architect Ameritas.
