Ein Staat rationalisiert Prozesse
Hintergrund
Verschiedene Abteilungen eines mittelgroßen US-Bundesstaates waren für die Ausgabe und den Versand einer Reihe von Dokumenten zuständig, darunter Auszüge, Rechnungen, Erklärungen zu Leistungen und mehr. Ein Mainframe-System an einem entfernten Standort speicherte die Daten, während die gesamte Produktion lokal an jedem Standort erfolgte. Die verschiedenen Abteilungen mussten mit mehreren Eingabeformaten umgehen, darunter PostScript®, PDF und Xerox Meta, und wichtige Kundenmitteilungen zeitnah und unter Einhaltung strenger gesetzlicher Richtlinien erstellen. Mit Hilfe von Crawford Technologies konnten die Prozesse gestrafft, Fehler beseitigt und die Effizienz des Workflows gesteigert werden.
Die Herausforderung
Die vorhandenen Arbeitsabläufe waren größtenteils manuell und zeitaufwändig. Schlimmer noch, es kam zu Fehlern bei der Übermittlung genauer Mitteilungen. Es gab kein System für Audits und nur sehr wenig Einblick in die Produktion. Die Mitarbeiter wussten nicht einmal, wie viele Seiten täglich verarbeitet wurden. Aufgrund ineffizienter Arbeitsabläufe liefen die Geräte nicht mit voller Kapazität, einige der Geräte wurden nicht ausreichend genutzt und Portoeinsparungen wurden nicht immer genutzt.
Der Staat hat folgende Ziele festgelegt:
- Verbesserung und Automatisierung der Produktions- und Nachproduktionsprozesse
- Akzeptieren Sie mehrere Eingabeformate, einschließlich der fortgesetzten Unterstützung von Daten aus dem Mainframe-System
- Garantieren Sie Dokumentenintegrität und Verantwortlichkeit
- Nachdrucke erleichtern und automatisieren
- Sorgen Sie für bessere Transparenz in der Produktion
- Sicherstellen, dass Geräte und Systeme die Portokosten maximieren
Die Lösung
Nach einer Vor-Ort-Beurteilung empfahl CrawfordTech eine Reihe von Lösungen, die zusammenarbeiten würden, um die eingehenden Druckdatenströme automatisch in PDF umzuwandeln und so die Produktion und Nachbearbeitung zu standardisieren und zu rationalisieren. Metadaten und MRDF-Steuerdateien, die während des Konvertierungsprozesses erstellt werden, verleihen den Aufträgen Intelligenz und bestimmen, wie sie verarbeitet werden.
Aufträge werden automatisch kombiniert, um die Arbeit zu konsolidieren und den Durchsatz zu optimieren, und ein automatisierter Prozess verwaltet Nachdrucke. Durch das Hinzufügen von Einsteckmarkierungen und Barcodes können die Agenturen ihre Postausrüstung besser nutzen und Portokosten sparen. Alle Aktivitäten werden verfolgt, sodass das Betriebspersonal den erforderlichen Einblick und das erforderliche Maß an Kontrolle hat.
Ergebnisse
Neue Aufträge aus dem Mainframe-System können jetzt in weniger als einer Stunde an Bord genommen werden – vom Laden der Daten über das Testen und Qualifizieren bis hin zur Ausgabe für Druck und Versand. Dank der zusätzlichen Intelligenz, der Standardisierung der Arbeitsabläufe und der Auftragskonsolidierung durchlaufen mehr Aufträge den Produktionsprozess mit vollständiger Transparenz in Planung und Produktion und ohne Fehler. Die Produktivitätssteigerungen haben zu Kosteneinsparungen und einer verbesserten Kundenlieferung geführt.
