Ein Finanzunternehmen migriert sein Archiv und erhöht die Sicherheit
Hintergrund
Dieses Unternehmen ist ein großer multinationaler Finanzdienstleistungskonzern mit Hauptsitz in den Vereinigten Staaten. Es ist vor allem für sein Kreditkarten- und Chargekartengeschäft bekannt. Eine in Großbritannien ansässige Abteilung bietet globale Dienstleistungen an, darunter die Archivierung und elektronische Übermittlung von Kundenkommunikation. Die Mitarbeiter auf der ganzen Welt nutzen diese Plattformen, um über sichere Online-Portale auf die Kundenkorrespondenz und die Kunden zuzugreifen.
Die Herausforderung
Im Rahmen einer strategischen IT-Überprüfung bewertete das Unternehmen seine bestehende Systemware-Lösung für die Archivierung von Kundenkommunikation und E-Präsentation. Ziel dieser Bewertung war es, Möglichkeiten zur Modernisierung und Optimierung zu identifizieren. Daraufhin beschloss das Unternehmen, auf eine neue Plattform umzusteigen, die die Produkte OpenText InfoArchive und Crawford Technologies PRO Archiver nutzt. Diese Entscheidung spiegelt das Bestreben wider, die Fähigkeiten zu verbessern und sich an die sich entwickelnden Geschäftsanforderungen anzupassen. Als Kreditkartenabwickler hält sich das Unternehmen an die PCI-Datenschutzstandards, die robuste Sicherheitsmaßnahmen für die Übertragung von und den Zugriff auf sensible Kundendaten erfordern.
Die Lösung
Um seine Dokumentenablage zu modernisieren, entschied sich das Unternehmen für OpenText InfoArchive als neue Archivplattform. Um Berichte effizient von Systemware in das neue Archiv zu übertragen, entschied man sich für Crawford Technologies‘ PRO Archiver für InfoArchive. Dieses Tool fungiert als Brücke, indem es Druckdatenströme umwandelt, sie für eine einfache Suche indiziert und in InfoArchive überträgt. Entscheidend ist, dass PRO Archiver es dem Unternehmen ermöglicht, seine Druckdatenströme in ihrem ursprünglichen Format zu speichern, um die Compliance zu gewährleisten, und gleichzeitig bei Bedarf eine schnelle Konvertierung von AFP in PDF und PDF/A zu ermöglichen. Außerdem können die Mitarbeiter des Kundendienstes sensible Informationen in den Dokumenten schwärzen.
Um die Sicherheit der Kundendaten bei der Dateiübertragung zu gewährleisten, implementierte das Unternehmen Crawford Technologies PRO Lockdown . Diese Lösung verschlüsselt einzelne Seiten von Dokumenten und bietet so einen zuverlässigen Schutz, unabhängig davon, ob die Dateien an andere Standorte oder an externe Druckdienstleister gesendet werden. Diese granulare Verschlüsselung garantiert Sicherheit während des gesamten Lebenszyklus der Dokumente.
Für eine nahtlose Integration nutzte das Unternehmen die Crawford Technologies Java API in Linux-Containern. Dieser Ansatz bot eine einfache und dennoch leistungsstarke Möglichkeit, die neuen Lösungen mit bestehenden Systemen zu verbinden. Diese optimierte Integration erfüllte die kritischen Anforderungen des Unternehmens in Bezug auf Skalierbarkeit, Geschwindigkeit, Sicherheit und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften im gesamten Unternehmen.
Um einen reibungslosen Übergang zu diesen neuen Diensten zu ermöglichen, wandte sich das Finanzdienstleistungsunternehmen an Crawford Technologies, um fachkundige Unterstützung bei der Implementierung von PRO Archiver für InfoArchive zu erhalten. Crawford Technologies arbeitete eng mit den internen Teams des Unternehmens zusammen, um das Archiv effizient zu migrieren und eine minimale Unterbrechung des laufenden Betriebs zu gewährleisten.
Ergebnisse
Das Unternehmen entschied sich für die Lösung von OpenText und Crawford Technologies, weil es verstand, dass InfoArchive nicht nur die kurzfristigen Anforderungen an die Archivierung von Berichten erfüllen konnte, sondern auch die langfristigen Anforderungen an die Stilllegung von Anwendungen und die Archivierung strukturierter Daten. Letztlich sparte die Lösung dem Unternehmen Geld, da Berichte und Auszüge nicht mehr gedruckt und verschickt werden müssen, sondern digitalisiert und über Webportale und mobile Geräte an die Kunden verteilt werden.
Das Unternehmen entschied sich für OpenText und Crawford Technologies aufgrund seiner strategischen Weitsicht. Sie erkannten, dass die Fähigkeiten von InfoArchive über die sofortige Archivierung von Berichten hinausgehen und eine robuste Plattform für die langfristige Stilllegung von Anwendungen und die Archivierung strukturierter Daten bieten. Dieser umfassende Ansatz ermöglichte erhebliche Kosteneinsparungen durch die Umstellung von der traditionellen Verteilung per Druck und Post auf eine sichere digitale Verteilung über Webportale und mobile Geräte sowie durch die Ablösung von Systemware.
