Unternehmen haben viele Gründe, über die Installation einer Automated Document Factory (ADF) nachzudenken. Die Vorteile von Kontrolle, Verantwortlichkeit, Analysedaten, Warnmeldungen, Produktivitätsverbesserungen und Kostendämpfung sind für fast alle Unternehmen, die Kundenkommunikation erstellen und verteilen, wichtig. Betriebe, die diese Funktionalität nicht anbieten können, seien es Outsourcing-Anbieter oder interne Dokumentenzentren, werden Schwierigkeiten haben, die für ihre Kunden wichtigen Dokumentenanwendungen zu unterstützen.
Unternehmen interessieren sich für die ADF-Technologie aufgrund offensichtlicher Schwachstellen wie Vorfälle mit gemischten Kontodokumenten, der Nichteinhaltung von SLAs oder dem Verlust von Geschäften an Wettbewerber, die die Vorteile und die Sicherheit von ADF bieten.
In anderen Fällen betrachten Unternehmen die ADF-Technologie als entscheidenden Faktor für das Geschäftswachstum, der es ihnen ermöglicht, neue Märkte zu erschließen oder ihren Kunden ein besseres Produkt zu liefern.
Könnte ein ADF Ihrem Unternehmen zugute kommen?
Risiko abwägen
Welche Folgen hat es, wenn Sie versehentlich personenbezogene Daten preisgeben, indem Sie Konten vermischen? Was passiert, wenn bei einem Auftrag die Versandfrist nicht eingehalten wird? Wenn eine Maschine während eines Produktionsauftrags ausfällt, wie kann der Bediener an der richtigen Stelle neu starten, um Duplikate oder fehlende Dokumente zu vermeiden?
Kosten kontrollieren
Können Sie die dritte Schicht aufgeben? Welche Jobs dauern am längsten? Wie viel Zeit verbringen Sie damit, Anfragen zum Auftrags- oder Dokumentenstatus nachzugehen? Können Sie die Produktions- und Portokosten durch die Kombination von Aufträgen senken? Wann ist es finanziell sinnvoll, veraltete Geräte zu ersetzen?
Neues Geschäft anziehen
Wären für Ihr Unternehmen neue Märkte wie die Verarbeitung von HIPAA-kontrollierten Dokumenten zugänglich, wenn Sie über eine bessere Nachverfolgung und Kontrolle verfügen würden? Gibt es Möglichkeiten, Anweisungen zur variablen Seitenanzahl zu drucken und einzufügen? Erfordern alle aktuellen Ausschreibungen eine Dokumentenzustellung über mehrere Kanäle und die Pflege der Kundenpräferenzen?
Service verbessern
Kann eine schnellere Reaktion auf Kundenanfragen zur Kundenbindung beitragen? Werden Dokumente durch automatisierte Nachdrucke ein oder zwei Tage früher per Post verschickt? Würden Echtzeitwarnungen es dem Management ermöglichen, Produktionsprobleme zu lösen, bevor sie sich auf die Kunden auswirken?
Jeder dieser Punkte könnte den Kauf einer ADF-Lösung rechtfertigen. Die meisten Unternehmen sehen Verbesserungen in mehreren Bereichen, wenn sie die Möglichkeiten der heutigen modernen automatisierten Dokumentenfabriken voll ausschöpfen.
Untersuchung einer Lösung: Identifizieren Sie alle Stakeholder
Das Drucken, Kuvertieren und Versenden von Dokumenten ist offensichtlich an den Änderungen beteiligt, die sich aus einer ADF-Implementierung ergeben. Aber die ADF-Lösung wird auch mehrere andere Gruppen und Abteilungen betreffen. Andere Unternehmen werden Ressourcen für den Entwurf und die Implementierung der ADF-Lösung bereitstellen. Typische beteiligte Gruppen sind:
- Informationstechnologie
- Qualitätskontrolle
- Customer Experience
- Recht/Vorschriften/Compliance
- Finanzen
- Marketing
- Kundenservice
- Sales
- Geschäftsbereiche
- Kunden
- Outsourcing-Dienstleister
Die Entscheidung treffen
Berücksichtigen Sie bei der Ermittlung Ihrer Bedürfnisse und der Untersuchung möglicher Lösungen die folgenden Punkte:
Umfang des Projekts
Suchen Sie eine Lösung für einen einzigen Standort oder benötigen Sie einen ADF, um die Arbeit an mehreren Standorten zu verwalten? Werden die verschiedenen Standorte unabhängig voneinander betrieben oder verteilen Sie die tägliche Arbeitsbelastung auf alle Standorte? Wie viele Vertriebskanäle unterstützen Sie derzeit und wie könnte sich dies ändern? Werden Sie den ADF gleichzeitig mit anderen Großprojekten implementieren, beispielsweise der Umstellung auf Tintenstrahl?
Meilensteine und Fristen
Setzen Kunden oder Regulierungsbehörden Fristen? Was sind Sie? Wie werden sich diese Ziele auf die Projektprioritäten auswirken?
Messung
Sind Basisdaten verfügbar?ilable? Wie messen Sie die ADF-Wirksamkeit? Benötigen Sie Hilfe, um Probleme zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen?
Identifizieren Sie aktuelle Probleme
Gibt es bestehende Probleme wie gemischte Dokumente, Nachdrucke, Produktivitäts-, Termin- oder Vertriebskanalfehler? Gibt es blinde Flecken im Arbeitsablauf, an denen Sie den Status eines Dokuments oder Auftrags nicht erkennen können?
Strategische Ziele
Verzögern Fehler oder Ineffizienzen das Wachstum? Lässt die Kundenzufriedenheit nach? Strebt Ihr Unternehmen danach, seinen Kunden ein nahtloses Kommunikationserlebnis zu bieten?
Überprüfungsoptionen
Welche ADF-Funktionen sind am wichtigsten? Können Sie einige jetzt und andere später umsetzen? Sind Investitionen in neue Geräte notwendig oder können Sie bestehende Hardware modifizieren? Sie benötigen Portale für Ihren Kundenservice oder für Endkunden?
Bewerten Sie das Risiko
Welche Auswirkungen hat es auf die Kundenkommunikation, wenn Sie nichts unternehmen? Sind Verstöße gegen Vorschriften möglich? Kann das ADF-Projekt im Zeitplan weitergeführt werden, wenn Ihre IT-Ressourcen neu zugewiesen werden?
Projektkosten und Einsparmöglichkeiten
Erwägen Sie Anschaffung, professionelle Dienstleistungen, Schulung, Gerätemodifikation oder -austausch, Personalabbau, verbesserten Cashflow, geringeres Porto, bessere Nutzung der Geräte, Reduzierung ausgelagerter Arbeit usw. Jede Organisation, die eine automatisierte Dokumentenfabrik implementiert, kann unterschiedliche Ziele haben, um Geld zu sparen oder neue Chancen nutzen.
Der heutige Markt erfordert Integrität und Kontrolle
Dokumentenzentren und Druckdienstleister stellen fest, dass Kunden von ihren Lieferanten Nachverfolgungs- und Integritätskontrollen erwarten. Jeder Betrieb, der Dokumente mit sensiblen Daten verarbeitet, muss über eiserne Prozesse verfügen, um zu verhindern, dass versehentlich die privaten Daten eines Kunden preisgegeben werden. Komplexe Anwendungen erhöhen den Bedarf an ava-Kontrollen auf Dokumentebeneilamöglich über ADF-Technologie.
Besonders fehleranfällig sind Aufträge, bei denen es sich um Dokumente mit variabler Seitenzahl, passende Umschlaginhalte, Adressierung auf geschlossenen Umschlägen oder beidseitig gedruckte variable Daten handelt. Die Ausführung solcher Anwendungen ist ohne ein ausgeklügeltes System zur Identifizierung und Nachverfolgung riskant.
Sogar Anwendungen im Direktmailing erfordern die Dokumentenintegritätsmaßnahmen von ADF-Systemen. Da Anwendungen stark personalisiert werden, steigt das Fehlerrisiko. Nicht übereinstimmende Elemente einer personalisierten Postsendung können für den Dienstleister oder das hauseigene Dokumentenzentrum große Schwierigkeiten verursachen, einschließlich Kosten für Nacharbeiten oder sogar den Verlust eines Kontos.
Da das gesamte Postvolumen aufgrund präziserer Zielgruppenausrichtung und der Umstellung auf digitale Kanäle sinkt, steigt der Wert jeder Postsendung. Das Versäumnis, an einen Teil der Liste zu versenden, oder Fehler zu machen, die dazu führen, dass die Postsendungen nicht das gewünschte Ergebnis liefern, verstärkt die Wahrnehmung der Kunden, dass Post zu teuer sei. Zu viele Fehler führen dazu, dass Versender alternative Möglichkeiten zur Kommunikation mit ihren Kunden und Interessenten in Betracht ziehen, was das E-Mail-Volumen weiter verringert.
Neben den offensichtlichen Vorteilen einer verbesserten Postqualität, niedrigeren Kosten oder effizienteren Abläufen können ADF-Lösungen auch die Tür zu neuen Möglichkeiten öffnen.
Durch eine verbesserte Nachverfolgung und Kontrolle können Dokumentenzentren Strategien wie Haushaltsführung und Zusammenlegung von Arbeitsplätzen in Betracht ziehen. Diese Strategien werden oft durch Dokumenten-Re-Engineering-Tools wie z Crawford Technologies Operations Express, geringere Betriebskosten und Portokosten. Auch überarbeitete Dokumente können das Kundenerlebnis verbessern.
Der Multi-Channel-Vertrieb ist ein Merkmal aller modernen Kundenkommunikationsstrategien. Dies ist ein bewegliches Ziel, da neue Trends und Technologien auftauchen. Eine flexible ADF-Plattform ist unerlässlich, um die Genauigkeit und Reaktionsfähigkeit zu gewährleisten, die Unternehmen benötigen, die über mehrere Kanäle mit ihren Kunden in Kontakt treten möchten.
Die Komplexität der Erfassung, Pflege und Umsetzung der Kommunikationspräferenzen der Kunden sowie die Notwendigkeit, Dokumente in mehreren Formaten auszugeben, um physische und digitale Kanäle zu unterstützen, erfordern eine automatisierte Dokumentenfabrik. Das erwartete Wachstum digitaler Liefersysteme wird diese Komplexität noch erhöhen, daher müssen Dienstleister und innerbetriebliche Dokumentenzentren darauf vorbereitet sein.
Höhere Produktivität und bessere Kontrolle können Geschäftsmöglichkeiten eröffnen. Durch die Möglichkeit, dank des ADF ein höheres Maß an Genauigkeit, Produktivität und Qualität zu demonstrieren, können Unternehmen möglicherweise Kunden mit höheren Volumina oder solchen mit Durchlaufzeiten ansprechen, die sie zuvor nicht bedienen konnten.
Und schließlich können Unternehmen die vom ADF gesammelten Kundenkommunikationsdaten nutzen, um ihre gesamte Kundenkommunikationsstrategie zu bewerten. Diese Informationen können dabei helfen, dies sicherzustellen
Kundenbotschaften sind konsistent, relevant und notwendig. Unternehmen können das ADF in andere Geschäftsprozesse integrieren und Kundenbeziehungen auf eine ganz neue Ebene bringen.
ADF-Enabler von Crawford Technologies
Flexible Arbeitsabläufe mit PRO Production Manager
Diese offene, konfigurierbare Lösung ermöglicht ein durchgängiges Prozessautomatisierungsmanagement. Es verbindet Datenquellen, Kompositionssysteme, Drucker, Kuvertiermaschinen und den Poststrom und sorgt so für einen nahtlosen Produktionsworkflow.
Echtzeit-Dashboard mit Alchem-e™
Das Alchem-e-System, availaAls integriertes Modul für andere CrawfordTech-Lösungen bietet es ein benutzerfreundliches webbasiertes Dashboard, das Echtzeitinformationen zum Jobstatus liefert, mit anpassbaren Berichten und Metriken, um Einblicke in wichtige Leistungsindikatoren zu geben.
Kundenerfahrung mit PRO Preference Manager
Customer-Experience-Strategien (CX) basieren darauf, den Kunden mehr Kontrolle zu geben. Mit PRO Preference ManagerDokumentempfänger können ihre eigenen Präferenzen über die sicheren Webportale unserer Kunden verwalten. PRO Production Manager Anschließend setzt es diese Informationen um und leitet Dokumente zur Produktionszeit an die aktuell ausgewählten Lieferkanäle weiter.
Zugängliche Dokumente
Es ist wichtiger denn je, der wachsenden Zahl blinder, sehbehinderter und geistig behinderter Menschen Dokumente in zugänglichen Formaten zur Verfügung zu stellen. Mit unseren Lösungen können Kunden die Erstellung und Zustellung von Dokumenten in Formaten wie z. B. automatisieren
Barrierefreies PDF, barrierefreies HTML5 und andere Formate. Die Konvertierung in zugängliche Formate wird zu einem integrierten Bestandteil des Produktionsworkflows.
Zusammenfassung
Um den richtigen ADF-Anbieter auszuwählen, müssen die Anforderungen und Prioritäten des Dokumentenerstellers mit den einzelnen Funktionen und Stärken der unten aufgeführten Lösungen verglichen werden
Rücksichtnahme. Manchmal sind wir das beste Spiel PRO Production Manager, möglicherweise in Verbindung mit anderen Lösungen von CrawfordTech und Drittanbietern. In anderen Situationen ist möglicherweise ein anderes Produkt besser geeignet. Wie auch immer die Wahl ausfällt, eine gut ausgewählte automatisierte Dokumentenfabrik hilft jedem Betrieb dabei, Kosten zu senken, die Qualität zu steigern und die Produktivität zu verbessern.
