Einleitung
Die Versicherungsbranche ist heute eine der inhaltsintensivsten Branchen. Versicherungsanbieter erstellen und verteilen täglich Millionen von Versicherungsdokumenten, Verlängerungsmitteilungen und Leistungsabrechnungen sowie eine Vielzahl an behördlichen, Kunden- und Kontokorrespondenzen. Die schiere Menge an Informationen, die verarbeitet werden müssen, und die wachsende Komplexität der Unternehmensinformationssysteme machen die Verwaltung all dieser Inhalte zu einer nie endenden Herausforderung.
Gleichzeitig werden die regulatorischen Auflagen immer strenger und entwickeln sich ständig weiter. Die Ungewissheit über die Besonderheiten der Gesetzgebung sowie die oft chaotischen geopolitischen Bedingungen machen die Einhaltung der Vorschriften zu einem immer schwierigeren Unterfangen, insbesondere wenn die Organisation über regionale oder nationale Grenzen hinweg geschäftlich tätig ist.
Auch Versicherer stehen vor der Herausforderung, mit der „digitalen Transformation“ Schritt zu halten. Während viele andere Branchen wie Finanzdienstleistungen und Fertigung zunehmend digitalisiert werden, ist das Erbe des Papiers tief in der Versicherungsbranche verankert. Richtliniendokumente und Offenlegungen bleiben größtenteils auf Papier gedruckt; Gleichzeitig werden immer mehr Transaktionsaktivitäten wie Rechnungsstellung, Terminplanung und Erinnerungen digitalisiert. Die Verwaltung dieser Mischung aus Papier- und digitalen Inhalten stellt daher für Versicherungsunternehmen eine besonders große Herausforderung dar.
Wie können Versicherungsunternehmen dieser Herausforderung begegnen? Crawford Technologies verfügt über eine Reihe von Lösungen und Dienstleistungen, die Ihnen dabei helfen können, Ihre Abläufe auf diese wichtige Weise zu verbessern.
Compliance
Es ist kein Geheimnis, dass die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften für jede Versicherungsorganisation ein wichtiges Anliegen ist. Die Risiken, die sich aus den sich ständig ändernden Vorschriften ergeben, wirken sich auf Versicherer auf der ganzen Welt aus. Da fallen mir der Affordable Care Act, die HIPAA Privacy Rule und der Dodd-Frank Consumer Protection Act als wichtige Teile der US-Gesetzgebung ein, die die Branche vorantreiben. Außerhalb der USA prägen Standards wie die DSGVO, die Verhaltensregeln für Versicherungen der britischen Financial Services Authority und die Richtlinien der Canadian Life and Health Insurance Association die Compliance-Erwartungen für die Branche.
Beim Thema Compliance liegt ein großer Schwerpunkt auf der Archivierung und dem Records Management. Welche Dokumente und Aufzeichnungen wie lange gespeichert werden, ist ein häufiger Aspekt der Inhaltsverwaltung und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Generell müssen Versicherungsunterlagen in den USA drei Jahre nach Ablauf der Police archiviert werden. Bei Lebensversicherungen erhöht sich der Selbstbehalt auf sieben Jahre nach Lebensende des Versicherungsnehmers. Multiplizieren Sie dies mit der Anzahl der mit jeder Police verbundenen Dokumente und dem jährlichen Zyklus der in mehreren Geschäftsbereichen ausgestellten Dokumente. Das Ergebnis ist, dass Versicherungsunternehmen einige sehr lange und komplizierte Anforderungen an die Datenverwaltung und Dokumentenaufbewahrung haben, die effektiv verwaltet werden müssen Risiko der Nichteinhaltung.
Anwendungsfall
Unsere Zusammenarbeit mit IF Insurance ist ein Beispiel dafür, wie Crawford Tech Versicherungsunternehmen dabei unterstützt, Compliance sicherzustellen. IF Insurance ist eine in Finnland ansässige Schaden- und Unfallversicherung mit rund 3.8 Millionen Kunden in der gesamten nordischen Region, darunter Schweden, Norwegen, Finnland und Russland. Ihre bestehenden Systeme enthielten über 150 Millionen Dokumente, die mindestens 11 Jahre lang aufbewahrt werden müssen, um den relevanten lokalen Gesetzen für Versicherungspolice-Dokumente zu entsprechen. Daher war es für sie von entscheidender Bedeutung, eine effiziente Methode zur Konvertierung und Migration dieser Dokumente nach PDF/A zu finden. Unser PRO Archiver Die Lösung wurde verwendet, um eine Reihe unterschiedlicher Repositories zu konsolidieren, und alle 150 Millionen Dokumente wurden migriert und von AFP nach PDF/A konvertiert, um sie langfristig zu speichern und abzurufen. Lesen Sie hier mehr über die IF-Versicherung.
Zugänglichkeit
Die Zugänglichkeit von Dokumenten ist für Versicherungsunternehmen ein wachsendes Anliegen. Weltweit sind über 285 Millionen Menschen sehbehindert. Über 30 Millionen Menschen in Nordamerika leben mit einer Sehbehinderung und laut dem National Eye Institute wird sich diese Zahl aufgrund der Alterung der Babyboomer-Generation bis 2020 voraussichtlich verdoppeln. Für Sehbehinderte bedeutet der Zugriff auf Rechnungen, Kontoauszüge und andere Transaktionsdokumente mehr Unabhängigkeit und Kundenzufriedenheit. Für Unternehmen ist die Unterbringung sehbehinderter Kunden nicht nur ein gutes Geschäft, sondern auch gesetzlich vorgeschrieben.
Gemäß Abschnitt 508 des US Disability Discrimination Act müssen Unternehmen Anpassungen an der Art und Weise vornehmen, wie sie ihre Dienstleistungen erbringen, damit Menschen mit Behinderungen diese nutzen können. Weitere Beispiele für internationale Gesetzgebung sind der UK Equality Act, der Accessibility for Ontarior with Disabilities Act (AODA) und der Accessibility for Manitobans Act (AMA) in Kanada. Und auch in vielen anderen Ländern sind strengere Gesetze im Gange, die Organisationen stärker in die Pflicht nehmen, Dokumente allgemeiner zugänglich zu machen.
Anwendungsfall
Wir haben kürzlich mit einer großen, bundesweit anerkannten Versicherungsgesellschaft zusammengearbeitet, die barrierefreie Dokumente bereitstellen musste, um den US-amerikanischen Barrierefreiheitsanforderungen für Informations- und Kommunikationstechnologie (allgemein bekannt als „Section 508 Refresh“ des Rehabilitation Act) zu entsprechen, die Bundesauftragnehmern das Verbot verbietet und Subunternehmer davon abzuhalten, Menschen mit Behinderungen zu diskriminieren. Nahezu die gesamte Kundeninteraktion und -kommunikation erfolgte webbasiert und wurde in einem Enterprise-Content-Management-System gespeichert. Das Unternehmen benötigte eine Lösung, die sich in sein Archivsystem integrieren und AFP automatisch in die Formate „Barrierefreies PDF“ und „Barrierefreies HTML5“ konvertieren würde. Für die Barrierefreiheit nutzen sie die CrawfordTech MasterONE-Architektur, die mit einem einzigen Setup in beide Formate konvertiert werden kann. Wenn Kunden ein barrierefreies PDF- oder barrierefreies HTML5-Dokument anfordern, konvertiert das System es im Handumdrehen – und stellt dem Kunden sofort das zur Verfügung, was er benötigt, während die Originaldatei im Systemarchiv verbleibt.
Digitalisieren
Es scheint, dass jede Branche das dringende Ziel hat, Papier abzuschaffen, Prozesse zu automatisieren und die Kommunikation zu digitalisieren. Für Versicherungsunternehmen, die sich mit einer undurchschaubaren Mischung aus gedruckten und digitalen Inhalten auseinandersetzen müssen, ist die digitale Transformation jedoch nicht so einfach.
Tatsächlich können Kunden sehr hohe Ansprüche an die Art und Weise stellen, wie sie ihre Kommunikation erhalten möchten. und manchmal bedeutet dies digitale Inhalte, während manchmal einfaches altes Papier bevorzugt wird. Beispielsweise möchten Sie vielleicht, dass Ihre monatlichen Rechnungen elektronisch eingehen und elektronisch bezahlt werden, Sie möchten aber trotzdem, dass Ihre Versicherungsunterlagen ausgedruckt und per Post verschickt werden. Terminreste per E-Mail oder SMS zu erhalten ist ein toller Service, doch die wenigsten Kunden möchten ihre Versicherungsunterlagen auf dem Smartphone lesen.
Das Ergebnis ist eine Mischung aus gedruckten und digitalen Inhalten, die effektiv und entsprechend den Vorlieben des Benutzers verwaltet werden müssen. Das bedeutet viel mehr, dass verschiedene Arten der Kommunikation in Scheiben geschnitten werden müssen, und das erfordert ein höheres Maß an Flexibilität und Agilität, die in Content-Management-Systeme eingebaut werden müssen.
Anwendungsfall
Die Economical Insurance Group nutzt CrawfordTech Riptide Verbesserung der Servicereaktion und der organisatorischen Leistung durch Konvertierung von in ihrem Content-Repository gespeicherten Metacode-Dokumenten in PDF zur Online-Präsentation. Dazu gehört auch eine Selbstbedienung
Online-Repository für Makler. Die Idee bestand darin, Maklern den Übergang zu einer papierlosen Umgebung zu ermöglichen und gleichzeitig die Druck- und Versandkosten zu kontrollieren. Viele Makler scannten Dokumente und schredderten diese Seiten anschließend, um sie in einen papierlosen Arbeitsablauf zu überführen. Dies führte zunächst zu unnötigen Kosten für das Drucken und Versenden der Dokumente sowie für den Makler in Bezug auf Hardware, Systeme und Aufwand für das Scannen und Digitalisieren des Papiers nach Erhalt.
Moving Forward
Crawford Technologies ist in einzigartiger Weise dafür qualifiziert, Versicherungsorganisationen bei der Bewältigung der kritischen Aspekte der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, der Zugänglichkeit von Dokumenten und der digitalen Transformation zu unterstützen. Unser preisgekröntes Portfolio an Content-Management-Lösungen lässt sich mit einem hohen Maß an Flexibilität in den Bereichen Druck, Archivierung, Reengineering und Präsentation einsetzen. Kein anderes Unternehmen verfügt über so viel Erfahrung im Content Management.
Aber wie Sie sehen, müssen Sie sich nicht nur auf unser Wort verlassen. Diese und andere Anwendungsfälle sind nur einige der Geschichten, die zeigen, wie wir über 1,800 Organisationen auf der ganzen Welt dabei geholfen haben, immer strengere regulatorische Compliance-Anforderungen zu erfüllen, den wachsenden Bedarf an barrierefreien Dokumenten zu decken und fortschrittliche Techniken und Prozessverbesserungen von ava zu nutzenilamöglich durch die digitale Transformation.
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