PDF-Korrektur

Im heutigen digitalen Zeitalter ist es entscheidend, dass Informationen für alle zugänglich sind, unabhängig von ihren Fähigkeiten. Bei der PDF-Korrektur geht es darum, PDF-Dokumente für Menschen mit Behinderungen zugänglich zu machen und sicherzustellen, dass sie den Inhalt wahrnehmen, verstehen, darin navigieren und mit ihm interagieren können. Durch die Bereinigung von PDFs können Organisationen ein breiteres Publikum erreichen, ihr Engagement für die Inklusion demonstrieren und die rechtlichen Anforderungen erfüllen.

Grundlegendes zur Barrierefreiheit von PDF-Dateien

Als allgemeine Regel gilt, dass eine barrierefreie PDF-Datei oft einige der folgenden Merkmale aufweist:

• Durchsuchbarer Text , der von unterstützenden Technologien wie Bildschirmleseprogrammen gelesen werden kann
• Schriftarten , die das Extrahieren von Zeichen als Text ermöglichen
• Dokumentstruktur-Tags und eine logische Lesereihenfolge
• Alternative Textbeschreibungen für Nicht-Text-Elemente wie Bilder und Grafiken
• Interaktive Formularfelder bei Verwendung ausfüllbarer Formulare, die ordnungsgemäß beschriftet und markiert sind
• Eine festgelegte Dokumentsprache und ein beschreibender Titel

Um barrierefreie PDF-Dateien zu erstellen, ist es wichtig, die relevanten Barrierefreiheitsstandards zu verstehen. Die gängigsten sind:

1. WCAG (Richtlinien zur Barrierefreiheit von Webinhalten)
2. PDF/UA (PDF Universal Accessibility)
3. HHS (Gesundheits- und Sozialdienste)

Diese Standards bieten Richtlinien und technische Anforderungen für die Erstellung barrierefreier digitaler Inhalte, einschließlich PDFs.

Die Bedeutung der PDF-Korrektur

Es gibt mehrere zwingende Gründe, der PDF-Sanierung Priorität einzuräumen:

1. Erreichen Sie ein breiteres Publikum : Barrierefreie PDF-Dateien können von blinden oder sehbehinderten Menschen und/oder Webbenutzern mit Behinderungen verwendet werden, wodurch Sie Ihr potenzielles Publikum erweitern.
2. Verbesserung der Benutzererfahrung : Barrierefreie PDFs sind für Benutzer von Hilfstechnologien wie Bildschirmleseprogrammen leicht zu navigieren und zu verstehen. Dies ist dank der Barrierefreiheits-Tags wie alternativen Textbeschreibungen möglich.
3. Soziale Verantwortung : Die Erstellung zugänglicher Inhalte zeigt Ihr Engagement für Inklusivität und gleichberechtigten Zugang zu Informationen.
4. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften : In vielen Ländern gibt es Gesetze, die die Barrierefreiheit elektronischer Dokumente vorschreiben, wie etwa Abschnitt 508 des Rehabilitation Act und der Americans with Disabilities Act (ADA) in den USA.

Häufige Probleme mit der Barrierefreiheit von PDF-Dateien

Um PDF-Dateien wirksam zu korrigieren, ist es wichtig, die gängigen Barrieren hinsichtlich der Zugänglichkeit zu verstehen:

Indem Sie diese Probleme identifizieren und beheben, können Sie die Zugänglichkeit Ihrer PDFs erheblich verbessern.

PDF-Korrekturtechniken

Es gibt zwei Hauptansätze zur Korrektur von PDF-Dateien: bei der Zusammenstellung bzw. Erstellung und Korrektur nach der Zusammenstellung .

Bei Komposition

Beim Tagging werden einem Dokument Strukturelemente hinzugefügt, um die Lesereihenfolge und logische Hierarchie festzulegen. Tags kennzeichnen Elemente wie Überschriften, Absätze, Listen, Tabellen und Bilder und erleichtern so die Navigation und das Verständnis des Inhalts durch unterstützende Technologien.

In vielen Fällen kann der beste Weg zum Erstellen eines Dokuments in einem zugänglichen Format auf der Ebene der Zusammenstellung oder Erstellung in Betracht gezogen werden. Dies ist jedoch leichter gesagt als getan, da die Autoren mit der Barrierefreiheit von Dokumenten bestens vertraut sein müssen. Dies bedeutet, dass sie wissen müssen, welche Standards sie einhalten müssen, wie z. B. WCAG, PDF/UA und/oder HHS (Health and Human Services). Dies erfordert nicht nur Wissen, sondern erfordert nahezu Expertenwissen, damit das endgültige PDF, wenn sie es erstellen, nicht nur zugänglich, sondern auch nutzbar ist, was zu vollständiger Konformität führt. Dies nimmt Zeit in Anspruch, und wenn Personen, die Dokumente erstellen, nicht ständig barrierefreie PDFs erstellen, kann es sehr lange dauern, jedes Mal ein PDF zu erstellen, da sie möglicherweise ihr Wissen über die Barrierefreiheit von Dokumenten ständig auffrischen müssen. Obwohl dies in einigen Fällen funktionieren kann und Benutzer möglicherweise ständig barrierefreie PDFs erstellen können, wird es daher viele Fälle geben, in denen dies nicht für alle Autoren möglich ist oder auf der Ebene der Dokumentzusammenstellung nicht möglich ist.

Um dies auf der Ebene der Dokumentzusammenstellung zu tun, müssen Benutzer nicht nur sehr, sehr gut mit der Dokumentzugänglichkeit und allen damit verbundenen Details vertraut sein, sondern auch sehr, sehr gut mit der Anwendung vertraut sein, die sie zum Erstellen ihres Dokuments verwenden, und wie diese Anwendung mit Zugänglichkeits-Tagging funktioniert. Während sie das Dokument erstellen, erstellen sie auch die dazugehörigen Zugänglichkeits-Tags.

Es gibt Tools und Software, die sie beim Barrierefreiheitsprozess unterstützen können, aber es handelt sich dennoch um einen Prozess, mit dem sie sehr vertraut sein müssen.

So kennzeichnen Sie eine PDF-Datei mit Tags:

1. Öffnen Sie das Dokument in einem Tool wie Adobe Acrobat Pro .
2. Verwenden Sie das Bedienfeld „Tags“, um Tags für jedes Inhaltselement hinzuzufügen und zu bearbeiten.
3. Stellen Sie sicher, dass die Tag-Struktur einer logischen Lesereihenfolge folgt.
4. Geben Sie alternativen Text für Bilder und andere nicht-textuelle Elemente an, indem Sie< Alt> Etikett.
5. Definieren Sie für Tabellen Zeilen- und Spaltenüberschriften mit dem< TH> Etikett.

Sanierung nach der Komposition

Bei der Korrektur nach der Erstellung wird ein vollständig erstelltes PDF-Dokument mit Tags versehen. Dieser Ansatz wird häufig für umfangreiche Transaktionsdokumente wie Kontoauszüge oder Rechnungen verwendet, bei denen das Taggen während der Erstellungsphase nicht möglich ist.

Wichtige Kernforderungen bei der Sanierung:

1. OCR durchführen : Wenn es sich bei der PDF-Datei um ein gescanntes Bild handelt, verwenden Sie die optische Zeichenerkennung (OCR), um es in durchsuchbaren Text umzuwandeln.
2. Taggen Sie das Dokument : Fügen Sie entsprechende Tags wie Überschriften, Absätze, Listen, Tabellen, Abbildungen usw. hinzu, um die Zugänglichkeitselemente und die Lesereihefolge des Dokuments zu definieren.
3. Alternativtext bereitstellen : Fügen Sie alternative Textbeschreibungen für Bilder und andere nicht-textliche Elemente hinzu.
4. Lesereihe : Stellen Sie sicher, dass die Lesereihe aller Zugänglichkeitselemente einer logischen Reihenfolge folgt.
5. Formularfelder definieren : Wenn Sie ausfüllbare Formulare verwenden, kennzeichnen und taggen Sie die Formularfelder ordnungsgemäß, um sie für unterstützende Technologien zugänglich zu machen.
6. Ordnungsgemäße Kennzeichnung von Tabellen: Vergewissern Sie sich, dass die Tabellen über richtig definierte Zeilen- und Spaltenüberschriften, die richtige Zelle associations, eine Tabellenbeschreibung und eine korrekte Kennzeichnung verfügen.
7. Geben Sie die Dokumentsprache an : Legen Sie in den PDF-Eigenschaften die primäre Sprache des Dokuments fest.

Für die Sanierung nach der Komposition sind mehrere Software-Tools verfügbar, darunter CrawfordTech’s AccessibilityNow® Suite von Lösungen. Bei großen Dokumentenmengen können automatisierte Korrekturlösungen den Prozess erheblich rationalisieren.

Überprüfen und Korrigieren von PDFs auf Barrierefreiheit

Auch wenn Sie die Best Practices zum Erstellen barrierefreier PDF-Dateien befolgt haben, ist es wichtig, Ihre Dokumente auf Barrierefreiheitsprobleme zu überprüfen und alle gefundenen Probleme zu beheben.

Grundlegende Barrierefreiheitsprüfungen

Beginnen Sie mit einigen grundlegenden Prüfungen, um offensichtliche Probleme zu identifizieren:

• Verwenden Sie einen PDF-Zugänglichkeitsprüfer wie PAC (PDF Accessibility Checker), um zu ermitteln, ob die PDF-Datei zugänglich ist oder nicht .
• Verwenden Sie die Barrierefreiheitsprüfung in Adobe Acrobat Pro, um häufige Barrierefreiheitsprobleme zu erkennen.

Erweiterte Tests zur Barrierefreiheit

Für eine gründlichere Bewertung können Sie die folgenden manuellen Testverfahren in Betracht ziehen:

• Testen eines Bildschirmleseprogramms : Verwenden Sie ein Bildschirmleseprogramm wie NVDA oder VoiceOver, um durch die PDF-Datei zu navigieren und nach Problemen zu suchen.
• Testen der Tastaturnavigation : Versuchen Sie, durch die PDF-Datei nur mit einer Tastatur zu navigieren, um sicherzustellen, dass auf alle Inhalte und Funktionen zugegriffen werden kann.
• Überprüfen der Lesereihenfolge und Struktur : Überprüfen Sie die Tag-Struktur und Lesereihenfolge, um sicherzustellen, dass sie der visuellen Reihenfolge des Inhalts entspricht.

Beheben von nicht barrierefreien PDF-Dateien

Zu den üblichen Sanierungsaufgaben gehören:

• Tags hinzufügen. PDFs verwenden Tags, um die Struktur und Reihenfolge des Inhalts für Bildschirmleseprogramme zu kennzeichnen. Wenn das PDF nicht getaggt ist, ist das Hinzufügen von Tags unerlässlich.
• Dokumentsprache. Durch die Angabe der Dokumentsprache wird sichergestellt, dass Bildschirmleseprogramme die richtige Aussprache und Übersetzung verwenden.
• Überschriftenstruktur. Eine ordnungsgemäße Überschriftenstruktur (H1, H2 usw.) erleichtert Bildschirmlesegeräten die Navigation im Dokument und das Verständnis seines Aufbaus.
• Tabellen und Listen. Stellen Sie sicher, dass Tabellen die richtige Struktur (Kopfzeilen, Datenzellen) aufweisen und Listen für die Navigation durch unterstützende Technologien richtig gekennzeichnet sind.
• Alternativtext für Bilder (Alt-Text). Alle nicht dekorativen Bilder benötigen einen klaren und prägnanten Alternativtext, der ihren Inhalt beschreibt.
• Farbkontrast. Sorgen Sie für einen ausreichenden Farbkontrast zwischen Text und Hintergrund, um die Lesbarkeit zu verbessern, insbesondere für Menschen mit Sehbehinderung.
• Lesereihe. Stellen Sie sicher, dass die Lesereihe für Bildschirmleseprogramme dem logischen Ablauf des Dokuments folgt.
• Lesezeichen. Durch das Hinzufügen von Lesezeichen zu großen Dokumenten können Benutzer zu bestimmten Abschnitten innerhalb der PDF-Datei springen.
• Links. Zum besseren Verständnis sollten beschreibende Linktexte statt einfacher URLs verwendet werden.
• Verifizierung und Testen. Verwenden Sie Barrierefreiheitsprüfer und Screenreader-Simulationen, um das korrigierte PDF zu testen und verbleibende Probleme zu identifizieren.

Automatisierte PDF-Korrektur

Für Organisationen, die mit großen Mengen an Transaktionsdokumenten arbeiten, ist die manuelle Korrektur keine gute Option, da sie viel zu lange dauern würde und die Dokumente nie rechtzeitig zugestellt würden. In diesen Fällen können automatisierte Korrekturlösungen helfen, den Prozess zu optimieren. Diese Lösungen umfassen in der Regel:

1. Vorlagenerstellung : Für jeden Dokumenttyp wird eine Vorlage erstellt, die die Struktur, Tags und andere Zugänglichkeitsfunktionen definiert, die angewendet werden sollen.
2. Stapelverarbeitung : Das automatisierte Tool verarbeitet einen großen Stapel von PDF-Dateien, wendet auf jede die entsprechende Vorlage an und generiert barrierefreie Versionen der Dokumente.
3. Korrektur auf Anfrage : Die Korrektur von Dokumenten auf Anfrage ist am effizientesten und kostengünstigsten und liefert Dokumente pünktlich.
4. Qualitätssicherung : Die korrigierten PDF-Dateien werden entweder durch automatisierte Prüfungen oder durch manuelle Durchsicht auf Richtigkeit und Einhaltung der Zugänglichkeitsstandards überprüft.

Durch die automatische Korrektur können der Zeit- und Arbeitsaufwand für die Zugänglichmachung großer PDF-Dateien erheblich reduziert werden, während gleichzeitig ein hohes Maß an Qualität und Konformität sichergestellt wird.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen einer getaggten und einer unmarkierten PDF-Datei?

Ein getaggtes PDF hat eine logische Struktur, die durch Zugänglichkeits-Tags definiert wird, die sich in den Metadaten befinden und mit bloßem Auge nicht zu erkennen sind. Für den durchschnittlichen Benutzer sieht ein getaggtes PDF genauso aus wie ein nicht getaggtes PDF, da die Tagging-Funktion in den Metadaten erfolgt und die Struktur des PDF selbst nicht beeinflusst oder ändert. Tags beschreiben die Hierarchie und Bedeutung des Inhalts. Einem nicht getaggten PDF fehlt diese Struktur, was es für Benutzer von Hilfstechnologien schwierig oder unmöglich macht, darin zu navigieren und den Inhalt zu verstehen.

Kann ich eine gescannte PDF-Datei zugänglich machen?

Ja, aber dazu ist ein zusätzlicher Schritt erforderlich. Sie müssen OCR (Optical Character Recognition) verwenden, um das gescannte Bild in durchsuchbaren Text umzuwandeln. Anschließend werden der PDF-Datei die Tags und andere Zugänglichkeitsfunktionen hinzugefügt.

Wie überprüfe ich, ob mein PDF barrierefrei ist?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Barrierefreiheit einer PDF-Datei zu prüfen:

• Verwenden Sie ein kostenloses Tool wie PAC (PDF Accessibility Checker) 3
• Verwenden der Barrierefreiheitsprüfung in Adobe Acrobat Pro
• Verwenden Sie einen Zugänglichkeitsprüfer wie das Validator-Tool von CrawfordTech
• Testen Sie das PDF mit einem Bildschirmleseprogramm wie NVDA oder VoiceOver
• Wenn Sie mit der Barrierefreiheit von Dokumenten sehr vertraut sind, überprüfen Sie die Tag-Struktur und die Lesereihenfolge manuell

Was sind die häufigsten Barrierefreiheitsprobleme bei PDFs?

Zu den häufigsten Barrierefreiheitsproblemen bei PDF-Dateien gehören:

• Fehlende Tags oder falsche Tagging-Struktur
• Fehlender oder falscher Alternativtext für Bilder
• Fehlende Dokumentsprachendefinition
• Unzureichender Farbkontrast
• Nicht zugängliche Formularfelder in ausfüllbaren Formularen
• Falsch gekennzeichnete Tabellen

Wie lange dauert die Behebung einer unzugänglichen PDF-Datei?

Die zur Behebung eines nicht barrierefreien PDF-Dokuments erforderliche Zeit kann je nach Komplexität des Dokuments, Schwere der Barrierefreiheitsprobleme und Kenntnissen des Benutzers zur Barrierefreiheit von Dokumenten stark variieren. Für jemanden mit Kenntnissen zur Barrierefreiheit von Dokumenten kann die Behebung eines einfachen Dokuments mit geringfügigen Problemen nur wenige Minuten dauern, während die Behebung eines komplexen Dokuments mit vielen Problemen mehrere Stunden oder sogar Tage dauern kann.

Wie kann ich große Transaktions-PDFs zugänglich machen?

Bei Transaktionsdokumenten mit hohem Volumen können automatisierte Korrekturlösungen dabei helfen, den Prozess zu optimieren. Diese Lösungen umfassen in der Regel das Erstellen von Vorlagen für jeden Dokumenttyp, die Korrektur nach Bedarf oder die Stapelverarbeitung einer großen Anzahl von PDFs sowie die Durchführung von Qualitätssicherungsprüfungen für die korrigierten Dokumente.

Crawford Technologies – Ihr Partner bei der PDF-Remediation

Die Korrektur von PDF-Dateien ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass digitale Inhalte für alle zugänglich sind, unabhängig von ihren Fähigkeiten. Wenn Unternehmen die Grundsätze der PDF-Zugänglichkeit verstehen, Best Practices für Tagging und Korrektur befolgen und die richtigen Tools und Techniken verwenden, können sie PDF-Dateien erstellen, die den Zugänglichkeitsstandards entsprechen und für alle nutzbar sind.

Denken Sie beim Erstellen barrierefreier PDF-Dateien daran, dass Barrierefreiheit ein fortlaufender Prozess ist. Priorisieren Sie die Barrierefreiheit von Anfang an, testen Sie Ihre Dokumente regelmäßig und machen Sie sie zu einem zentralen Bestandteil Ihres Workflows zur Dokumenterstellung. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass alle Benutzer auf Ihre Inhalte zugreifen und davon profitieren können.

Crawford Technologies bietet eine leistungsstarke Lösung für die Optimierung von PDF-Dateien für die Barrierefreiheit: AccessibilityNow® Remediate. Dieses innovative Desktop-Tool bietet Anwendern eine benutzerfreundliche grafische Benutzeroberfläche (GUI), die den Prozess der Kennzeichnung nicht-transaktionaler PDF-Dokumente vereinfacht. Mit AccessibilityNow Remediatekönnen Benutzer schnell und einfach verschiedene Elemente in einem PDF-Dokument markieren, darunter die Lesereihenfolge, Absätze, Überschriften, Listen, URLs und Tabellen. Durch die Integration fortschrittlicher KI- und maschineller Lerntechnologien kann dieses Tool Tagging-Elemente automatisch erkennen und so den Bedarf an manuellen PDF-Beseitigungsmaßnahmen und umfangreichen Qualitätssicherungsprozessen erheblich reduzieren.

Als eigenständiges Tool, AccessibilityNow Remediate kann nahtlos in den PDF-Sanierungsworkflow eines Unternehmens für nicht-transaktionale Dokumente integriert werden. Es kann unabhängig oder als letzter Schritt im Bereinigungsprozess für Dateien verwendet werden, die bereits mit Crawford Technologies‘ Publishing-Anwendungen gekennzeichnet wurden. Durch die Nutzung der Funktionen von AccessibilityNow Remediatekönnen Unternehmen die Zeit, den Aufwand und die Kosten, die mit der barrierefreien Gestaltung ihrer PDF-Dokumente verbunden sind, drastisch reduzieren. Dieses leistungsstarke Tool gewährleistet die Einhaltung wichtiger Zugänglichkeitsstandards wie PDF/UA, WCAG und HHS und ermöglicht es Unternehmen, integrative und benutzerfreundliche digitale Inhalte für alle Benutzer zu erstellen, unabhängig von deren Fähigkeiten.

Benötigen Sie Hilfe, um sicherzustellen, dass Ihre PDFs vollständig zugänglich sind? Wenden Sie sich an Crawford Technologies, um fachkundige Unterstützung bei der Erstellung und Korrektur von PDFs zu erhalten, die den höchsten Zugänglichkeitsstandards entsprechen.