In der zunehmend digitalen Welt von heute stehen Organisationen zunehmend vor der Notwendigkeit, sicherzustellen, dass ihre Dokumente für alle Benutzer zugänglich sind, unabhängig von ihren Fähigkeiten. Dies ist nicht nur eine Frage der sozialen Verantwortung, sondern in vielen Rechtsgebieten auch eine gesetzliche Anforderung. Eine Enterprise Document Accessibility Platform (EDAP) kann ein wirksames Werkzeug sein, um Organisationen bei der Bewältigung dieser Herausforderungen zu unterstützen.
Was ist eine Plattform zur Barrierefreiheit von Unternehmensdokumenten?
Eine Enterprise Document Accessibility Platform ist eine umfassende Lösung, die alle wesentlichen Komponenten umfasst, die erforderlich sind, um Kundenkommunikation in einer Unternehmensumgebung zugänglich, konform und nutzbar zu machen. Um die Herausforderung der Barrierefreiheit erfolgreich zu bewältigen, umfasst sie in der Regel eine Reihe von Softwaretools, Diensten und Support, die Unternehmen dabei helfen können:
- Zugänglichkeit von Inhalten . Es soll Ihnen dabei helfen, den Inhalt Ihrer Websites, Repositories und Archive (einschließlich PDF- und MS-Word-Dokumente) zu finden, zu testen und zu korrigieren.
- Automatisierte Dokumentenzugänglichkeit . Es muss einen automatisierten Prozess zum Erstellen zugänglicher digitaler Dokumente aus Ihren Transaktionsanwendungen bereitstellen.
- Unterstützung für alle Dokumenttypen : Die Plattform muss den Zugriff auf alle Dokumenttypen (statisch, transaktional und hybrid) unterstützen.
- Auslagern, wenn nötig . Die Plattform sollte es Ihnen ermöglichen, die Erstellung alternativer Formate wie Braille und Großdruck sowie die Korrektur komplexer oder umfangreicher Dokumente auszulagern.
Vorteile eines EDAP
Die Vorteile der Implementierung einer Enterprise Document Accessibility Platform sind zahlreich und weitreichend. Dazu gehören:
- Reduziertes Risiko von rechtlichen und behördlichen Strafen . Indem Sie dafür sorgen, dass öffentlich zugängliche Dokumente vollständig konform sind, verringern Sie das Risiko von Bußgeldern und Klagen.
- Verbesserte Kundenzufriedenheit . Zugängliche und nutzbare Dokumente verbessern die Kundenzufriedenheit.
- Höhere Produktivität . Eine schnellere Markteinführung bedeutet, dass wichtige Dokumente schneller geliefert werden können.
- Kosteneinsparungen . Sie erzielen Kosteneinsparungen, indem Sie über eine einzige Lösung für die Erstellung aller zugänglichen Dokumente verfügen und so doppelte Arbeit vermeiden.
- Vorhersehbare Kosten . Wenn Sie Ihr System zukunftssicher machen, sind die Kosten langfristig vorhersehbar.
- Verbesserter Ruf der Marke . Durch Investitionen in die Dokumentenzugänglichkeit können Unternehmen ihren Gewinn steigern, Top-Talente anwerben und halten sowie ein positiveres und produktiveres Arbeitsumfeld schaffen.
Voraussetzungen für einen EDAP
Bevor Sie eine Enterprise Document Accessibility Platform implementieren, müssen Sie die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens verstehen. Hier sind einige wichtige Überlegungen:
- 100 % Konformität . Es sollte eine 100-prozentige Konformität mit den Zugänglichkeitsstandards erreicht werden.
- Dokumentkonvertierung. Die Plattform muss alle Dokumente in zugängliche, für alle Leser nutzbare Formate konvertieren.
- Dokumenttypen . Es sollte alle für die Kommunikation verwendeten Dokumenttypen unterstützen.
- Zukunftssicher. Engagieren Sie sich für die Unterstützung sich entwickelnder Standards für Barrierefreiheit und sorgen Sie für einen nahtlosen Übergang zu neuen Standards.
- Unterstützung für Transaktionsdokumente . Bieten Sie eine geprüfte Lösung zum Generieren zugänglicher Transaktionsdokumente in großen Mengen.
- Unterstützung für statische Dokumente . Bieten Sie eine geprüfte Lösung zum Erstellen zugänglicher statischer Dokumente.
- KI-Funktionalität . Nutzen Sie KI, um Einrichtungs- und laufende Kosten zu minimieren.
- Bieten Sie verschiedene Lösungen an, darunter vor Ort, Cloud-basiert, Dienste oder eine Kombination dieser Optionen.
Besondere Anforderungen für Transaktionsdokumente
Transaktionsdokumente sind Dokumente, die automatisch von den Systemen einer Organisation generiert werden, wie z. B. Rechnungen, Kontoauszüge und Rechnungen. Aufgrund ihrer komplexen Formatierung und ihres dynamischen Charakters kann es besonders schwierig sein, diese Dokumente zugänglich zu machen. Ein EDAP sollte über die folgenden Funktionen für die Handhabung von Transaktionsdokumenten verfügen:
- Korrektur auf Anfrage, in Echtzeit . Möglichkeit zur Korrektur auf Anfrage und Stapelverarbeitung.
- Handhabung historischer Dokumente . Möglichkeit zur Handhabung sowohl aktueller als auch historischer Dokumente.
- Effiziente Sanierung. Fähigkeit, große Datenmengen effizient zu verarbeiten, einschließlich Datenvalidierung, -transformation und -anreicherung.
- Regelbasierte Vorlagen . Ein optimierter Workflow mit regelbasierter Vorlagenerstellung für die Verarbeitung großer Mengen.
- WCAG-, PDF/UA- und HHS-Konformität . Möglichkeit zur Gewährleistung vollständiger Konformität in jedem transaktionalen und statischen Workflow.
- Konformitätstests . Möglichkeit zum automatischen Testen und Validieren aller generierten zugänglichen Dokumente, um die Konformität sicherzustellen.
Besondere Anforderungen für statische Dokumente
Statische Dokumente sind manuell erstellte Dokumente wie Broschüren, Berichte und Präsentationen. Diese Dokumente können mithilfe verschiedener Tools und Techniken zugänglich gemacht werden. Ein EDAP sollte über die folgenden Funktionen für die Handhabung statischer Dokumente verfügen:
- Website-Scan . Möglichkeit, Websites nach PDF- und MS-Word-Dateien zu scannen und auf Konformität zu testen.
- KI-gestützte Korrektur . Ein benutzerfreundliches, KI-gestütztes Korrekturtool zur Verarbeitung großer Mengen von PDF-Dateien.
- Outsourcing der Behebung . Möglichkeit zum Outsourcing der Behebung, wenn ein Rückstand an unzugänglichen Dokumenten vorhanden ist.
- Scannen von Dokument-Repositorys . Möglichkeit zum Scannen von Dokument-Repositorys und Überprüfen der Dokumentzugänglichkeit.
- LMS-Dokumentenscannen. Scannen von Dokumenten in Learning Management Systemen (LMS), um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.
Erfüllung der Anforderungen mit AccessibilityNow®
Crawford Technologies‘ AccessibilityNow® ist ein umfassender EDAP, der alle oben genannten Anforderungen erfüllt. Es handelt sich um eine bewährte Lösung, die von vielen der größten Organisationen der Welt eingesetzt wird. AccessibilityNow® umfasst die folgenden Komponenten:
Zusammenfassend kann ein EDAP für Organisationen, die ihre Dokumente allen Benutzern zugänglich machen möchten, von großem Nutzen sein. Durch die Implementierung eines EDAP können Organisationen ihr Risiko rechtlicher und behördlicher Sanktionen verringern, die Kundenzufriedenheit verbessern, die Produktivität steigern und den Ruf ihrer Marke verbessern.
AccessibilityNow® von Crawford Technologies ist ein umfassender EDAP, der Unternehmen dabei helfen kann, alle Anforderungen an die Barrierefreiheit von Dokumenten zu erfüllen.
Um mehr über die robuste und umfassende Lösung von CrawfordTech zu erfahren, besuchen Sie unsere EDAP-Seite und registrieren Sie sich für unser Webinar am 28. November 2023 um 13:00 Uhr ET zum Thema Enterprise Document Accessibility Platforms .
